Januar 24, 2022

Willkommens-Mails erstellen: So geht’s!

Lesezeit ungefähr 16 min

Die Willkommens-E-Mail ist die erste Botschaft, die neue Empfänger:innen Ihres Newsletters automatisiert von Ihnen erhalten, nachdem sie sich angemeldet und den Double Opt-in durchlaufen haben. 

In diesem Blog-Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihre Willkommens-Mail zu ihrem vollen Marketing-Potenzial nutzen und mit Sendinblue im Nullkommanix den dazu nötigen Automatisierungs-Workflow einrichten. 

🔎 Was ist eine Willkommens-E-Mail?

Die Willkommens-E-Mail ist eine automatisierte E-Mail, die Empfänger:innen bestätigt, dass sie sich für einen Newsletter oder auch einen Service oder Shop angemeldet haben.

Dies dient im Sinn einer Transaktionsmail zunächst einmal der Information über die erfolgreiche Anmeldung. Doch mit weiterführenden Inhalten wie einem Begrüßungstext, Links und einer Vorschau auf kommende Newsletter ist die Willkommens-Mail darüber hinaus ein wichtiges und vielseitiges Marketing-Instrument.

👀 Der erste Eindruck zählt

Ohne Willkommens-Mail fehlt etwas. Zwar beinhaltet in der Regel der Double-Opt-in-Prozess eine Bestätigung, dass die Mail-Adresse eingetragen wurde. Doch dies bezieht sich eher auf den technischen Vorgang.

Wer sich für einen Newsletter oder Service anmeldet, hat in diesem Moment ein aktives Interesse an dem zugehörigen Angebot. Ohne Willkommens-Mail bliebe dieses Interesse zunächst unbefriedigt. Und wenn dann ein paar Tage später der erste Newsletter kommt, sind neue Abonnent:innen womöglich gerade mit dem Kopf ganz woanders.

Der Anbieter hätte die perfekte Gelegenheit verpasst, das aktive Interesse gleich zu nutzen und die Leser:innen auf kommende Newsletter vorzubereiten.

Traumhafte Öffnungsraten

Das bestätigen auch die Zahlen: Willkommens-E-Mails erreichen traumhafte Öffnungsraten von fast 60 % und Klickraten über 14 %.

Das ist ein Vielfaches dessen, was durchschnittliche Newsletter erreichen – genauer gesagt, etwa viermal so viele Öffnungen und fünfmal so viele Klicks.

Back to Basics! Die wichtigsten KPIs im E-Mail Marketing.

Die Wirkung auf die Kundenbindung ist schwieriger zu messen. Doch wir können davon ausgehen, dass eine freundliche, informative, hilfreiche Nachricht eine bessere Antwort auf das aktive Interesse neuer Abonnent:innen ist als Schweigen. Wie der Name schon sagt: Bei der Willkommens-Mail geht es darum, Ihre Abonnent:innen willkommen zu heißen, damit sie ihre Entscheidung für das Abonnement nicht bereuen und wissen, dass sie als Kund:innen Ihre Wertschätzung genießen.

Aber wie setzen Sie das am besten um? Was gehört in eine Willkommens-Mail und was nicht? Hier sind 11 Elemente, die Ihre Willkommens-Mail zum vollen Erfolg machen.

📩 11 Elemente für effektive Willkommens-E-Mails

Eine einladende Betreffzeile

In manchen Willkommens-E-Mails beschränkt sich die Betreffzeile tatsächlich auf ein „Herzlich willkommen!“ Das mag sogar genügen, wenn die Empfänger:innen sich gerade angemeldet haben und neugierig auf den Inhalt der E-Mail sind.

Aber sonderlich einfallsreich ist es nicht, und wer die Betreffzeile zu ihrem vollen Potenzial nutzen will, sollte mehr bieten.

Was bedeutet „mehr“? Am besten eine kleine Vorschau auf den Mehrwert, der die Nutzer:innen im Inhalt der E-Mail oder in den dort beworbenen Angeboten erwartet.

Beispiele:

  •  „Hier sind Ihre Schnäppchen aus dem Marken-Outlet!“
  •  „Willkommen zu den besten Blog-Artikeln der Woche!“
  • „Deine Tipps & Tricks für Excel & Co!”

Die Absenderadresse ist in ihrem gesonderten Feld sichtbar, so dass Empfänger:innen wissen, von wem sie diese E-Mail erhalten. Dennoch: Wenn Sie sich für das gute, alte „Herzlich willkommen“ entscheiden, haben Sie noch viel Platz im Betreff und können auch die Marke nennen: „Herzlich willkommen bei …“.

Das ist klarer, freundlicher und runder.

So überzeugen Sie Ihre Kontakte mit dem richtigen E-Mail Betreff.

Ein freundlicher Begrüßungstext

Die Willkommens-E-Mail erfüllt verschiedene Zwecke. Einer davon ist, mit einem freundlichen Begrüßungstext Ihren Kund:innen das Gefühl zu geben, willkommen zu sein, und eine positive Beziehung zu ihnen aufzubauen.

Richten Sie also ein paar freundliche Worte an Ihre Abonnent:innen. Bedanken Sie sich für die Anmeldung und sagen Sie ihnen, dass Sie sich freuen, sie als neue Newsletter-Leser:innen zu begrüßen. Dies lässt sich sehr gut mit dem nächsten Punkt verbinden.

Eine Vorschau auf kommende Newsletter

In den wenigsten Fällen werden Empfänger:innen bei der Anmeldung zu einem Newsletter bereits genau wissen, welche Inhalte sie darin künftig erwarten können. Die Willkommens-Mail ist eine perfekte Gelegenheit, um einen kurzen Überblick über die Themen und Inhalte zu bieten, die der Newsletter abdeckt.

Dazu eignen sich auch Aufzählungslisten, die stichwortartig einige Schwerpunktthemen und -inhalte benennen.

Personalisierte Anrede und Inhalte

Personalisierung ist eine bewährte Methode, die Conversion Rates von Newslettern zu erhöhen. Das beginnt mit der namentlichen Anrede in Betreff und/oder Textinhalt und reicht bis zur Verwendung unterschiedlicher Content-Blöcke je nach Interessen der jeweiligen Empfänger:innen.

Dazu müssen Ihnen die entsprechenden Informationen natürlich erst einmal vorliegen, und die zusätzlichen Content-Blöcke bedeuten Arbeitsaufwand. Daher ist Personalisierung nicht immer möglich. Doch sie ist in jedem Fall eine bedenkenswerte Option, wenn es darum geht, möglichst effektive E-Mails zu gestalten.

Hier gibt es 8 Tipps für das perfekte Newsletter Design.

Ein starkes Design und wirkungsvolle visuelle Elemente

Visuelle Elemente wie Bilder, animierte Gifs und sogar Videos können Ihren Newsletter beleben und ansprechender machen. Sie können Stimmungen und Emotionen, aber auch Informationen vermitteln, etwa ein Tutorial oder eine Infografik.

Durch visuelle Elemente sowie ein starkes Design im Einklang mit Ihrer Marke hinterlässt Ihre E-Mail sofort beim Öffnen einen stärkeren Eindruck. Leser:innen sind dann motivierter, sich den Inhalt näher anzusehen, und behalten Ihre Marke besser im Gedächtnis.

Ihre Alleinstellungsmerkmale

Die Willkommens-E-Mail ist eines der wichtigsten Schaufenster Ihres Geschäfts, und dort sollten Ihre attraktivsten und begehrtesten Angebote stehen.

Lassen Sie erkennen, was Sie auszeichnet und einzigartig macht – ob es im Begrüßungstext ist oder in einer kleinen Produktliste unterhalb davon. Glänzen Sie mit dem, was Sie zu bieten haben.

Ein Begrüßungsgeschenk

Ein Begrüßungsgeschenk ist eine wirkungsvolle Möglichkeit, von der Willkommens-Mail aus gleich die nächste Interaktion einzuleiten und so in die Kundenbindung zu investieren.

Viele Online Shops belohnen die Anmeldung mit Rabatt-Coupons für einen ersten Einkauf. Auch Gutscheine für Drittanbieter sind üblich. Eine Website mit Tutorials könnte ein kostenloses E-Book oder eine nützliche Infografik anbieten. Der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt.

Eine Feedbackmöglichkeit

Auch bei dieser Variante wird gleich eine nächste Interaktion angestoßen. Bitten Sie in der Willkommens-Mail zum Beispiel um Auskunft, welche Inhalte die Empfänger:innen sich wünschen

So schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe. Sie verstärken die Kundenbindung, indem Sie den Leser:innen zeigen, dass Sie sich für ihre Wünsche interessieren, und erhalten dabei wertvolle Informationen für Ihr E-Mail Marketing.

Attraktive Angebote & Inhalte

Was auch immer Sie anbieten – wer Ihren Newsletter abonniert, hat Interesse daran. Nutzen Sie diese hohe Aufmerksamkeit und bringen Sie daher einige Ihrer attraktivsten Angebote in der Willkommens-E-Mail unter. 

Vielleicht ist etwas dabei, dass manche neue Abonnent:innen gleich kaufen wollen. Und wenn nicht, trägt es immer noch zur Markenbildung bei, zu zeigen, was Sie können.

In unserem Sendinblue Marketing Newsletter nutzen wir beispielsweise die Bühne, um auf unsere Blog Highlights hinzuweisen und zum Herumstöbern in unserem Blog zu animieren.

Material zum Onboarding

Dies ist vor allem für Webseiten relevant, deren Nutzung mit einer Lernkurve verbunden ist. 

Die Willkommens-Mail ist eine gute Gelegenheit, den Nutzer:innen die ersten Schritte zu zeigen und sie wissen zu lassen, wo sie weitere Hilfe finden.

Social Proof

Social Proof ist eines der wirkungsvollsten Werbemittel überhaupt – positive Meinungsäußerungen von früheren oder bestehenden Kund:innen haben große Überzeugungskraft für Menschen, die Ihr Angebot in die engere Auswahl genommen haben.

Ob es Testimonials sind oder die beliebten Bewertungssternchen – klare Beweise für die Beliebtheit Ihres Angebots sagen mehr als tausend Worte, wenn es darum geht, sich Ihren neuen Kund:innen optimal zu präsentieren.

5 Beispiele für effiziente Willkommens-E-Mails

Zur Veranschaulichung und Inspiration haben wir hier fünf Beispiele für Willkommens-E-Mails von renommierten Marken mit professionellem Marketing zusammengetragen. 

Diese vermitteln Ihnen eine gute Vorstellung davon, wie eine Willkommens-Mail aufgebaut ist, und geben Ihnen Anregungen für das eigene E-Mail Marketing.

Kurz und knackig: Tchibo

Die Kaffeemarke Tchibo ist seit Langem auch für ihre Shops und Verkaufsaktionen bekannt, die über Kaffee hinausgehen. Und so sieht eine Willkommens-E-Mail der Kette aus:

Einige erwähnenswerte Elemente, die hier vorkommen:

  • Ganz oben sehen wir ein horizontales Menü ähnlich wie auf einer Website. Dies vermittelt einen Eindruck vom Angebotsspektrum und macht die entsprechenden Kategorien direkt per Klick aufrufbar.
  • Die E-Mail bietet einen Rabatt als Willkommensgeschenk und lenkt durch Überschrift und Bild die Aufmerksamkeit darauf.
  • Der kurze Text enthält nach der freundlichen Begrüßung und Danksagung eine Aufzählung von drei Dingen, die Leser:innen von künftigen Newslettern erwarten können.
  • Weiter unten folgen noch drei Shop-Kacheln unter einem Slogan, der ein Mehrwertversprechen transportiert.
  • Unter „Unsere Services“ folgen stichwortartig weitere Mehrwertversprechen und Alleinstellungsmerkmale.

Die E-Mail ist relativ kurz, aber dicht gepackt mit relevanten Werbebotschaften. Und Kürze ist ein Vorteil, wenn die Zielgruppe sich mehr für originelle Schnäppchen interessiert, als lange Texte lesen zu wollen.

Gewohnt peppig: MediaMarkt

Auch die Willkommens-E-Mail von MediaMarkt ist relativ kurz. Inhaltlich und gestalterisch ist sie noch enger fokussiert als die vorangegangene von Tchibo. 

Folgendes lohnt sich festzuhalten:

  • Ganz oben sehen wir wie gehabt das Kopfmenü für einen bequemen Übergang zur Website.
  • Das Bild zusammen mit der Überschrift „Yeah! Willkommen!“ ist simpel, aber vermittelt effektiv eine positive Stimmung in Verbindung mit dem Newsletter. Mit der roten Farbgebung bis hin zur Kleidung der abgebildeten Frau fügt sich alles perfekt in den peppigen Look der Marke.
  • Der Begrüßungstext gibt wiederum in drei Punkten eine Vorschau auf kommende Inhalte.
  • Auch der auffällige Link zu „aktuellen Schnäppchen“ ist markengemäß und für viele Abonnent:innen relevant.
  • Die Daumen eröffnen einen Kanal für Feedback zum Newsletter.

Der Shopping Newsletter: Otto

Der Otto-Versand bekennt sich mit seiner Willkommens-E-Mail ganz zu dem, was er ist: ein Online Shop.

  • Wir sehen hier etwa die gleiche Kombination aus Begrüßungstext und Willkommensgeschenk wie in den vorangehenden Beispielen.
  • Darunter folgt eine größere Batterie von Shop-Inhalten, wie sie bei den anderen Beispielen nicht zu finden war. Doch warum eigentlich nicht? Wer den Newsletter abonniert, wird sich für diese Shop-Inhalte interessieren. Also darf es ruhig etwas mehr sein.
  • Zuletzt winken mit dem großen Schriftzug „Sale“ noch einmal Schnäppchen. Der Rest ist dann schon Teil des Footers – übrigens auch ein wertvoller Ort für wichtige Informationen, Links und Werbebotschaften.

Noch einmal Shopping: home24

Der Online Shop für Möbel home 24 nutzt ebenfalls eine umfangereichere Willkommens-Mail, führt aber mit kleinen Textblöcken durch den Inhalt:

  • Die Inhalte sind gespickt mit Mehrwertversprechen, Alleinstellungsmerkmalen und nützlichen Links zum Anbieter.
  • Unter „Die besten Produkte …“ kommt hier auch einmal Social Proof zum Einsatz.

Newsletter-Begrüßungstext Beispiel: Süddeutsche Zeitung

Neben Shops bieten noch viele andere Arten von Websites eigene Newsletter an. Dazu gehören nicht zuletzt auch Informationsmedien wie Zeitungen. 

Eine Willkommens-Mail von der Süddeutschen liest sich beispielsweise so:

  • Sofort springt ins Auge, dass die E-Mail deutlich textlastiger ist. Der Begrüßungstext ähnelt fast einem Brief, mitsamt einer konkreten Person als Absenderin. Und es passt: Das Produkt einer Zeitung sind gute, informative Texte.
  • Nach dem Begrüßungstext folgt als Lead Magnet das kostenlose Probeabo.
  • Unten haben wir die E-Mail wegen der Länge abgeschnitten. Dort waren nach dem Muster des Blocks „Das Editorial“ noch eine Reihe weiterer Vorschauen auf die Inhalte des Newsletters zu sehen.

Wie Sie sehen, taucht einiges immer wieder auf, während anderes variieren kann. Fragen Sie sich am besten, welcher Stil und welche Inhalte Ihrer speziellen Zielgruppe gefallen würde. Im Zweifel helfen A/B-Tests, die Antwort zu finden.

Doch wie können Sie eine Willkommens-E-Mail technisch umsetzen? Dazu kommen wir jetzt. Mit Sendinblue ist das ein echtes Kinderspiel.

💙 Willkommens-Mails mit Sendinblue erstellen

Um eine Willkommens-E-Mail zu versenden, benötigen Sie einen Automatisierungs-Workflow. Dieser besteht aus einer Reihe von Bedingungen, die bestimmte Aktionen auslösen, wenn sie erfüllt sind.

Erfahren Sie alles über Marketing Automation.

So kann zum Beispiel eine Geburtstags-E-Mail ausgelöst werden, wenn eine Person auf Ihrer Liste Geburtstag hat, eine gezielte E-Mail an Empfänger:innen, die sich für ein aktuelles Sonderangebot interessieren könnten, oder eben eine Willkommens-E-Mail, wenn sich jemand neu angemeldet hat.

Zur Willkommens-E-Mail gehören also zwei Elemente: Der Automatisierungs-Workflow und die Nachricht selbst.

Einen Automatisierungs-Workflow einrichten

Automatisierungs-Workflows können Sie in Sendinblue unter dem Menüpunkt „Automation“ einrichten und verwalten. Wenn Sie noch keine Workflows eingerichtet haben, klicken Sie dort auf den Button „Erstellen Sie Ihren ersten Workflow“:

Wählen Sie dann den Workflow-Typ „Wilkommensnachricht“ aus und klicken Sie ganz rechts auf „Erstellen“.

Wählen Sie im nächsten Schritt die betreffende E-Mail-Liste aus, deren Neuanmeldungen die Willkommens-Mail erhalten sollen.

Im nächsten Schritt haben Sie die Möglichkeit, eine Zeitverzögerung einzurichten, wenn das System Ihre Willkommensnachricht nicht sofort nach der Anmeldung der Empfänger:innen verschicken soll.

Für eine reine Bestätigungsmail ist keine Verzögerung nötig. Wenn Sie sich in Ihrer E-Mail jedoch ausführlicher vorstellen (wie in den Beispielen oben), können Sie einige Minuten Verzögerung einrichten, damit sich Interessent:innen zuerst ein wenig auf Ihrer Website umsehen können.

Im dritten Schritt geht es um die Gestaltung und Inhalte der E-Mail selbst, die Ihre neuen Abonnent:innen als Willkommensgruß erhalten sollen.

Sie können aus der Dropdown-Liste die von uns vorbereitete Willkommens-Mail oder eine von Ihnen selbst erstellte auswählen. Als dritte Möglichkeit können Sie auf „Erstellen Sie eine neue E-Mail-Vorlage“ klicken, um eine neue Willkommensnachricht zu gestalten.

Darüber hinaus haben Sie hier folgende Optionen:

  • Eine Blindkopie der E-Mail an eine frei zu wählende E-Mail-Adresse versenden, wann immer ein neuer Kontakt die E-Mail erhält.
  • Unter Versandplanung können Sie optional die Versandzeiten für Ihre E-Mails konfigurieren.
  • Wenn mit dem auslösenden Ereignis bestimmte Kundendaten verarbeitet werden, können Sie diese nutzen, um die Willkommens-Mail zu personalisieren.

Ihre Willkommens-E-Mail gestalten

Wenn Sie oben auf „Erstellen Sie eine neue E-Mail-Vorlage“ klicken, öffnet sich ein neues Browser-Fenster oder -Tab. Dort erhalten sie zunächst eine Ansicht mit einigen wichtigen Grundeinstellungen für Ihre E-Mail, darunter die Betreffzeile, die Absenderadresse und mehr.

Klicken Sie auf „nächster Schritt“, wenn Sie fertig sind, um mit der Gestaltung Ihrer E-Mail zu beginnen.

Zunächst haben Sie die Möglichkeit, eine unserer bestehenden Vorlagen auszuwählen. So können Sie gleich mit einem professionellen Design starten und müssen nur Ihre Inhalte einfügen.

Wenn Sie eine Vorlage ausgewählt haben, gelangen Sie zum Editor. Dort können Sie einfach die Grafiken und Texte der gewählten Vorlage durch Ihre eigenen ersetzen, indem Sie die entsprechenden Elemente anklicken.

Die Blöcke auf der linken Seite ermöglichen es Ihnen darüber hinaus, weitere Elemente hinzuzufügen, um Ihre Vorlage ganz nach Ihren Vorstellungen zu gestalten.

Klicken Sie oben rechts auf „Weiter“, wenn Sie fertig sind.

Vorschau prüfen und Workflow aktivieren

Nun erhalten Sie noch einmal eine Vorschau Ihrer Nachricht. Am besten lassen Sie sich über den entsprechenden Button eine Testnachricht zusenden, um das Ergebnis in Ihrem E-Mail-Programm zu sehen.

Wenn alles stimmt, klicken sie nun auf „Speichern und aktivieren“ – und schon ist Ihre Willkommens-E-Mail aktiv!

Es fehlt allerdings noch die Aktivierung des Workflows, der den Versand dieser E-Mail auslöst. Dazu kommen wir jetzt.

Wenn Sie zum ersten Browser-Fenster oder -Tab zurückkehren, können Sie dort auf „Liste aktualisieren“ klicken, um Ihre soeben erstellte Willkommens-E-Mail auszuwählen.

Klicken Sie unten in diesem Fenster auf „Fertig“. Sie erhalten nun eine schematische Ansicht Ihres Workflows:

Klicken Sie nun nur noch oben rechts auf „Workflow aktivieren“ und schon erhält jeder neue Kontakt auf Ihrer Liste die soeben erstellte Willkommens-E-Mail! Ganz einfach, oder?

Sie möchten lieber in einem Video Tutorial erfahren, wie Sie mit Sendinblue einen Willkommens-Workflow erstellen? Kein Problem! In unserer kostenlosen Sendinblue Academy lernen Sie dies und noch viel mehr rund um das Thema Marketing Automation.

📈 Mehr Erfolg dank Willkommens-Mails

Eine gelungene Willkommens-E-Mail zahlt sich direkt und indirekt aus.

Direkt nutzen Sie das aktuelle Interesse der Empfänger:innen, um Inhalte und Produkte anzubieten und Conversions zu erzielen.

Indirekt erhöhen Sie die Chancen auf spätere Conversions, indem Sie den idealen Boden für eine gute Kundenbeziehung und -treue bereiten.

Und das Beste: Eine Willkommens-E-Mail ist leicht eingerichtet und kostet Sie nichts. Sie ist bereits im kostenlosen Paket von Sendinblue möglich. In diesem Sinne: viel Erfolg!

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