Die WhatsApp Business App ist ein einfacher und kostenloser Weg, mit Leads und Kund:innen zu kommunizieren. Die Kundenkommunikation per Smartphone kann auf Dauer allerdings ganz schön umständlich werden – besonders bei einem hohen Nachrichtenaufkommen. Einfacher geht’s mit WhatsApp Business Web. Damit chattest du nicht mehr per Handy, sondern über deinen PC.
In diesem Artikel erklären wir Schritt für Schritt, wie du WhatsApp Business auf dem Desktop nutzt und welche Alternative es zu WhatsApp Business Web gibt.
Inhaltsverzeichnis
Was ist WhatsApp Business Web?
Wer WhatsApp im Marketing, Kundensupport oder Vertrieb einsetzen will, braucht dafür eine App namens WhatsApp Business. Die Nutzung der privaten Anwendung ist für geschäftliche Zwecke nämlich tabu.
Um WhatsApp Business nutzen zu können, musst du die Anwendung zunächst auf deinem Smartphone herunterladen. Die App gibt es sowohl im Google Play Store (Android) als auch im Apple App Store (iOS). Nach dem Download musst du dich mit einer Telefonnummer registrieren und ein Unternehmensprofil einrichten.
Ist das geschafft, kannst du auch schon loslegen und über WhatsApp mit deiner Kundschaft chatten. Das muss jedoch nicht zwingend über das Smartphone geschehen, mit dem du dich bei WhatsApp Business registriert hast, denn: Du kannst den Messenger auf bis zu vier zusätzlichen Endgeräten nutzen. Das können weitere Mobilgeräte, aber auch Tablets und PCs sein.
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Die Vorteile von WhatsApp Business Web
Wenn du dich dafür entscheidest, WhatsApp Business über deinen PC bzw. Mac zu bedienen, hat das einige Vorteile. Der wohl größte Pluspunkt ist, dass das Chatten am Desktop für viele Menschen leichter von der Hand geht als am Smartphone. Denn hier kannst du Nachrichten ganz einfach auf deiner Computer-Tastatur eintippen. Der im Vergleich zum Handy größere Bildschirm macht das Ganze zudem übersichtlicher.
Praktisch ist die Desktop-Version von WhatsApp Business auch, wenn sich mehrere Personen ein Gerät teilen. So kannst du WhatsApp beispielsweise auf dem PC eines Mitarbeitenden installieren. Dadurch musst du dein (womöglich privates) Smartphone nicht ständig aus der Hand geben.
Chatbots, Abwesenheitsnachrichten, Schnellantworten: Lies hier, welche Funktionen WhatsApp Business zu bieten hat.
WhatsApp Business am Desktop verwenden: 3 Möglichkeiten
Soviel zu den Vorteilen der Nutzung von WhatsApp Business am Desktop. Doch wie funktioniert das Chatten per PC konkret? In diesem Abschnitt stellen wir dir drei Möglichkeiten vor.
Option 1: WhatsApp Business über den Web Browser nutzen
Die erste Möglichkeit, über den Computer auf WhatsApp Business zuzugreifen, ist der Login über deinen Browser. Dabei ist es egal, ob du Chrome, Firefox oder einen anderen Browser verwendest. Und so funktioniert’s:
- Rufe die Seite https://web.whatsapp.com/ auf.
- Öffne die WhatsApp Business App auf deinem Smartphone und klicke auf die drei Punkte oben rechts.
- Navigiere zu „Verknüpfte Geräte” bzw. „WhatsApp Web”. Klicke dann auf „Gerät hinzufügen”.
- Nun öffnet sich ein QR-Code Scanner. Scanne den Code, der dir auf oben genannter Website angezeigt wird, mit deinem Smartphone. Du wirst nun bei WhatsApp Web eingeloggt.
WhatsApp Web synchronisiert die Daten auf deinem Smartphone, sodass sämtliche Chats nun auf deinem Desktop angezeigt werden.
Option 2: WhatsApp Desktop App installieren
Alternativ kannst du dir auch die Desktop-Anwendung der WhatsApp Business App herunterladen. Die gibt es sowohl für Microsoft, als auch für Apple-Geräte. Die Einrichtung funktioniert wie folgt:
- Besuche den Microsoft Store bzw. den App Store und suche nach „WhatsApp”.
- Installiere und öffne die Anwendung auf deinem Desktop.
- Öffne die WhatsApp Business App auf deinem Smartphone und klicke auf die drei Punkte oben rechts. Navigiere zu „Verknüpfte Geräte“ bzw. „WhatsApp Web” und klicke auf „Gerät hinzufügen”.
- Nun öffnet sich ein QR-Code Scanner. Scanne den Code, der dir in der WhatsApp Web App angezeigt wird, mit deinem Smartphone. Du wirst nun bei WhatsApp Web eingeloggt.
Hinweis: WhatsApp Web lässt sich immer nur mit einem WhatsApp Account nutzen. Du kannst also nicht gleichzeitig mit deinem privaten und deinem geschäftlichen WhatsApp-Profil eingeloggt sein.
Option 3: Eine Verbindung über die WhatsApp Business API herstellen
Der Vorteil von WhatsApp Business Web ist die im Vergleich zur Smartphone-Anwendung einfachere Handhabung. Trotzdem stoßen mittlere bis große Unternehmen bzw. solche, die WhatsApp im großen Stil für Marketing, Kundenservice und Co. verwenden wollen, damit schnell an ihre Grenzen. Denn die Funktionen der Smartphone App und der Desktop-Anwendung sind identisch. Das heißt, auch mit WhatsApp Business Web kannst du von maximal 5 Geräten aus chatten. Außerdem kannst du eine Nachricht an höchstens 256 Kontakte gleichzeitig schicken – weitreichende WhatsApp Newsletter sind somit nicht drin. Und schließlich stellt auch die mangelnde DSGVO-Konformität von WhatsApp Business für viele Unternehmen ein K.O.-Kriterium dar.
Wenn du über den PC mit deiner Kundschaft chatten willst, Versand- und Gerätebeschränkungen umgehen und DSGVO-konform agieren möchtest, solltest du einen genaueren Blick auf die WhatsApp Business API (seit Kurzem: WhatsApp Business Platform) werfen. Dabei handelt es sich um eine technische Schnittstelle. Um auf die WhatsApp API zuzugreifen, benötigst du einen Drittanbieter – auch WhatsApp Business Solution Provider (BSP) genannt. Statt über dein Smartphone oder die Web App chattest du bei Verwendung der API also über eine Marketing Software deiner Wahl.
Die Verwendung der WhatsApp Business API ist die professionellste Möglichkeit, WhatsApp am Desktop zu nutzen; jedoch fallen dafür Kosten an. Wenn du Zugang zur API bekommen möchtest, gehe dabei wie folgt vor:
- Registriere dich bei einem Business Solution Provider deiner Wahl. Folge den Anweisungen zur Einrichtung.
- Erstelle einen WhatsApp Business Account oder verbinde einen bereits vorhandenen Unternehmensaccount mit der Software deines BSPs.
- Lass dein Konto von Meta verifizieren. Genaue Anweisungen zur Verifizierung bekommst du von deinem BSP.
Über WhatsApp kannst du nicht nur Kundenanfragen beantworten, sondern auch Marketing-Kampagnen verschicken. Wie das geht, erfährst du in diesem Artikel.
Fazit: WhatsApp Business am Desktop nutzen – am professionellsten über die API
Wenn du WhatsApp Business auf deinem PC nutzen willst, hast du drei Möglichkeiten. Die ersten beiden Optionen – WhatsApp Web per Browser oder App verwenden – sind einfach und kostenlos. Sie eignen sich vor allem für sehr kleine Unternehmen. Wenn es dir lediglich darum geht, WhatsApp-Nachrichten nicht mehr am Smartphone, sondern am Computer zu verfassen, dann bist du mit Option 1 oder 2 gut beraten. Welche davon du wählst, ist letztendlich Geschmackssache.
Du suchst stattdessen nach einer professionellen Alternative zu WhatsApp Business Web, mit der du im großen Umfang und DSGVO-konform am PC chatten kannst? Dann ist die WhatsApp Business API die richtige Wahl für dich. Damit erhältst du außerdem jede Menge nützliche Zusatzfunktionen, die die normale WhatsApp Business App nicht bietet.
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