Kund:innen genau dort erreichen, wo sie sich am meisten aufhalten – das ist das Ziel vieler Marketer. Der Messenger-Dienst WhatsApp macht genau das möglich: Über WhatsApp Business können Unternehmen in Echtzeit mit ihren Kund:innen chatten, Support-Anfragen bearbeiten und Marketing-Kampagnen versenden.
Was so viele Vorteile bringt, hat bestimmt auch einen stolzen Preis – oder? Kommt darauf an. Wir haben uns die Kosten für WhatsApp Business im Detail angeschaut und einen Überblick für dich zusammengestellt. Lies in diesem Artikel, wie sich die Preise für WhatsApp Business zusammensetzen und in welchem Fall du gar nichts für die Anwendung bezahlen musst.
Inhaltsverzeichnis
Was ist WhatsApp Business und was kann ich damit machen?
WhatsApp ist ein beliebter Messenger-Dienst, mit dem Nutzer:innen untereinander Text- und Sprachnachrichten, Medien und mehr austauschen können. Ist die Rede von WhatsApp, dann beziehen sich die meisten Menschen auf die kostenlose App für den privaten Gebrauch. Unternehmen dürfen diese Anwendung allerdings nicht nutzen: WhatsApp hat den Versand von Marketing-Kampagnen und Co. im Dezember 2019 offiziell verboten.
Das heißt aber nicht, dass die gewerbliche Nutzung des Messengers unmöglich ist. Möchtest du als Dienstleister mit deinen Kund:innen über die Social-Media-Anwendung chatten, dann kannst du das entweder über WhatsApp Business oder die sogenannte WhatsApp Business API tun. Beide Lösungen richten sich explizit an Unternehmen und erlauben es dir beispielsweise, WhatsApp Marketing zu betreiben. So unterscheiden sich die beiden voneinander:
WhatsApp Business
WhatsApp Business ist sozusagen die gewerbliche Version der Privatanwendung. Die App ist für kleine Unternehmen konzipiert und ähnelt dem normalen WhatsApp stark. Als Dienstleister installierst du WhatsApp Business auf einem Smartphone. Anschließend kannst du ein Profil mit allen wichtigen Angaben zu deinem Unternehmen erstellen und anfangen, mit deinen Kund:innen zu chatten – auf Wunsch auch per Desktop. WhatsApp Business wird oftmals für den Kundenservice genutzt, zum Beispiel zur Beantwortung einfacher Kundenfragen.
Insgesamt hat WhatsApp Business einige praktische Funktionen für Unternehmen zu bieten. So kannst du einen virtuellen Produktkatalog erstellen und automatisierte Nachrichten, zum Beispiel Schnellantworten auf häufig gestellte Fragen oder Begrüßungsnachrichten, senden.
Dennoch gibt es auch einige Nachteile: So kannst du Nachrichten an maximal 256 Kontakte gleichzeitig senden. Zwar kannst du die App von mehreren Geräten aus steuern; allerdings ist die Zahl auf 5 Geräte beschränkt. Außerdem ist die Lösung nicht zu 100% DSGVO-konform. Für mittlere und große Unternehmen ist die WhatsApp Business App deshalb eher ungeeignet.
In diesem Artikel erfährst du, wie du in nur wenigen Schritten WhatsApp Business einrichtest.
WhatsApp Business API
Mehr Funktionen und mehr Datenschutz bietet die WhatsApp Business API (kürzlich umbenannt in WhatsApp Business Platform). Diese ist keine App und besitzt daher auch kein eigenes Interface. Vielmehr handelt es sich um eine technische Schnittstelle, die dein WhatsApp Unternehmensprofil mit einer externen Software verknüpft. Welche Software das ist, bleibt dir überlassen – wichtig ist nur, dass sie von einem sogenannten WhatsApp Business Solution Provider, also einem von WhatsApp gelisteten Drittanbieter, stammt.
Die Kundenkommunikation mittels der WhatsApp Business API erfolgt über diese Software. Deine Mitarbeiter:innen chatten also nicht mehr über eine App auf dem Smartphone, sondern über ihren Computer. Das ist nicht nur bequemer und effizienter, sondern auch datenschutztechnisch von Vorteil. Einen WhatsApp Business Account benötigst du dennoch.
Lies auch, wie du erfolgreich Marketing mit WhatsApp betreibst.
Außerdem eröffnet dir die WhatsApp Business API eine Vielzahl zusätzlicher Funktionen, die dir die einfach App nicht bietet: Das Führen beliebig langer Kontaktlisten und der Versand von Massennachrichten sind nur zwei davon. Damit eignet sich die WhatsApp Business API nicht nur für den Kundenservice, sondern auch für Marketing-Kampagnen und Newsletter. Auch für einen grünen Haken kannst du dich mit der API bewerben. Dieser markiert ein offizielles Unternehmensprofil und weckt Vertrauen.
Wusstest du schon? Auch Brevo (ehemals Sendinblue) gewährt seinen Nutzer:innen Zugang zur WhatsApp Business API!
Ist WhatsApp Business in Deutschland kostenpflichtig?
Wenn es um die Kosten der WhatsApp-Anwendung für Unternehmen geht, offenbart sich ein weiterer signifikanter Unterschied: Während die WhatsApp Business App völlig kostenfrei ist, ist die Nutzung der WhatsApp Business API kostenpflichtig.
Wie hoch die Kosten für die Nutzung der WhatsApp Business API sind, kann pauschal nicht gesagt werden. Vielmehr kommt es darauf an, wie du die Lösung verwendest. Die folgenden 5 Faktoren haben Einfluss darauf, wie viel du am Ende für die WhatsApp Business API zahlst:
5 Faktoren, die die Kosten für WhatsApp Business beeinflussen
1. Dauer des Chats
Bei WhatsApp Business werden die Kosten nicht pro Nachricht abgerechnet, sondern pro Sitzung. Eine Sitzung dauert 24 Stunden und beginnt immer dann, wenn du auf Nachrichten deiner Kund:innen antwortest oder wenn du Kund:innen eine von dir initiierte Nachricht sendest. Innerhalb des 24 Stunden Zeitfensters kannst du so viele Nachrichten austauschen, wie du möchtest.
Der Sinn des Ganzen: WhatsApp möchte seinen Nutzer:innen das bestmögliche Nutzererlebnis bieten und Unternehmen dazu motivieren, mit ihren Kund:innen schnell und effizient zu kommunizieren. So werden mit dem Preismodell zum Beispiel solche Unternehmen belohnt, die Probleme innerhalb von 24 Stunden lösen.
2. Anzahl an Chats pro Monat
Bei der Nutzung der WhatsApp Business API zahlst du einen bestimmten Betrag pro Sitzung. Dieser richtet sich danach, wer die Unterhaltung initiiert – du oder deine Kund:innen.
Übrigens: Auf Facebook und Instagram gibt es die Möglichkeit, CTAs in Seiten und Werbeanzeigen einzubauen, über die Nutzer:innen zum WhatsApp Account deines Unternehmens gelangen. Entsteht daraus eine Unterhaltung, so ist diese für dich kostenlos – zumindest, wenn sie nicht länger als 72 Stunden dauert.
3. Chat-Kategorie
WhatsApp unterscheidet zwischen vier Arten der Kommunikation:
- Marketing-Nachrichten: Von Unternehmen initiierte Nachrichten, die der Verkaufsförderung dienen, z.B. WhatsApp-Newsletter
- Verwaltungsnachrichten: Von Unternehmen initiierte Nachrichten, die Kund:innen über laufende Transaktionen informieren.
- Authentifizierungsnachrichten: Von Unternehmen initiierte Nachrichten, die der Authentifizierung von Nutzer:innen dienen, z.B. Passwortrücksetzungen
- Service-Nachrichten: Von Kund:innen initiierte Nachrichten, auf die Unternehmen antworten können.
Wirst du von deinen Kund:innen zuerst angeschrieben, zum Beispiel, weil diese eine Frage haben, dann zahlst du in Deutschland 0,0679€ pro Sitzung. Initiierst du jedoch eine Unterhaltung, beispielsweise mit einer Marketing-Nachricht, dann zahlst du etwas mehr – aktuell 0,1131€. Verwaltungsnachrichten kosten aktuell 0,0707€ und Authentifizierungsnachrichten 0,0636€.
4. Standort deiner Kund:innen
Wie viel du für eine Nachricht bezahlst hängt auch davon ab, woher deine Kund:innen kommen, beziehungsweise welche Ländervorwahl diese nutzen. Wo du deinen Unternehmenssitz hast, spielt dabei keine Rolle. So unterscheiden sich die Kosten pro Unterhaltung aktuell innerhalb Europas:
| Land | Marketing | Verwaltung | Authentifizierung | Service |
|---|---|---|---|---|
| Deutschland | 0,1131€ | 0,0707€ | 0,0636€ | 0,0679€ |
| Frankreich | 0,1186€ | 0,0636€ | 0,0572€ | 0,0712€ |
| Italien | 0,0572€ | 0,0347€ | 0,0313€ | 0,0319€ |
| Niederlande | 0,1323€ | 0,0663€ | 0,0596€ | 0,0738€ |
| Spanien | 0,0509€ | 0,0315€ | 0,0283€ | 0,0305€ |
| weitere Länder in Zentral- und Osteuropa | 0,0712€ | 0,0512€ | 0,0461€ | 0,0207€ |
| weitere Länder in Westeuropa | 0,0490€ | 0,0348€ | 0,0313€ | 0,0329€ |
Die Preisliste für alle anderen Länder findest du hier.
5. Kosten deines WhatsApp Business Solution Providers
Zu guter Letzt kann auch der von dir gewählte Drittanbieter erheblichen Einfluss darauf haben, was du für die Nutzung der WhatsApp Business API bezahlst – denn auch dieser ist kostenpflichtig. In der Regel zahlst du dem Anbieter eine monatliche Gebühr. Manche WhatsApp Business Solution Provider verlangen zusätzlich eine Einrichtungsgebühr und Extrazuschläge pro Sitzung.
Hier kann es sich lohnen, genau hinzuschauen und Preise zu vergleichen. Informiere dich am besten auch darüber, welche Zusatzleistungen dein Business Solution Provider zu bieten hat. Bei Brevo ist die WhatsApp Business API beispielsweise Bestandteil einer umfassenden CRM-Suite, mit der du unter anderem auch E-Mail Marketing betreiben kannst.
Neues Preismodell: Diese Änderungen gelten seit Juni 2023
Vielleicht hast du mitbekommen, dass WhatsApp im Juni 2023 die Preise für WhatsApp Business aktualisiert hat. Wenn du davor schon WhatsApp Business genutzt hast, ändern sich für dich ein paar Dinge. Wir geben dir einen Überblick darüber, was neu ist.
1. Unterscheidung in 4 verschiedene Chat-Kategorien
Bislang gab es bei WhatsApp Business lediglich zwei Nachrichtentypen: Solche, die von Nutzer:innen initiiert wurden und solche, die von Unternehmen initiiert wurden. Letztere kosteten etwas mehr.
Das ist seit Juni anders. Wie du gesehen hast, gibt es nun 4 verschiedene Chat-Kategorien: Marketing-Nachrichten, Verwaltungsnachrichten, Authentifizierungsnachrichten und Service-Nachrichten. Die Preise variieren je nach Empfängervorwahl; für Deutschland gilt jedoch: Verwaltungsnachrichten sind nun günstiger als bisher, während der Preis für Marketing-Nachrichten gleich bleibt.
2. Die ersten 1.000 Service-Nachrichten sind kostenlos
Bislang waren die ersten 1.000 Nachrichten, die über WhatsApp Business versendet wurden, kostenlos – egal, wer die Unterhaltung initiiert hat. Neuerdings gilt das jedoch nur noch für von Nutzerseite initiierte Nachrichten.
3. Längeres Zeitfenster für Free Entry Points
Wenn Kund:innen über eine Facebook-oder Instagram-Anzeige (sogenannte Free Entry Points) in einen WhatsApp Chat gelangen, können Unternehmen 72 Stunden lang kostenlos mit ihnen chatten. Vor der Preisänderung war das nur 24 Stunden lang möglich.
Das kostet dich WhatsApp Business in der Praxis: 4 Szenarien
Jetzt weißt du, welche Kosten bei der Nutzung von WhatsApp Business API auf dich zukommen können. Doch wie viel zahlst du am Ende wirklich? Wir stellen dir 4 Beispielszenarien für WhatsApp-Unterhaltungen vor, die in vielen Unternehmen Anwendung finden – damit du genau kalkulieren kannst, was dich WhatsApp Business im Endeffekt kostet.
1. Deine Kund:innen kontaktieren dich
Ein klassisches Beispiel für ein solches Szenario ist das folgende: Einer deiner Kund:innen richtet sich mit einer Frage an dich. Sobald du auf diese Nachricht antwortest, startet eine 24-Stunden-Sitzung. In diesem Zeitfenster kannst du so viele Service-Nachrichten austauschen, wie du möchtest. Chattet ihr länger miteinander, so fallen erneut Kosten an.
Wenn du dich dazu entscheidest, innerhalb eines Service Chats eine Marketing-Nachricht zu verschicken – zum Beispiel, um auf einen Rabatt aufmerksam zu machen – dann zahlst du zusätzlich für eine Marketing-Unterhaltung.
2. Du verschickst mehrere Nachrichten derselben Kategorie
Stell dir vor, du schickst einem Kunden oder einer Kundin eine Bestellbestätigung. Ein paar Stunden später schickst du eine Versandbestätigung hinterher. In diesem Fall zahlst du nur für eine Unterhaltung, da du dich innerhalb des 24-Stunden-Zeitfensters befindest und zwei Nachrichten der Kategorie „Verwaltungsnachricht“ verschickst.
Liegen zwischen deiner ersten und deiner zweiten Nachricht mehr als 24 Stunden, dann zahlst du für zwei Sitzungen.
3. Du kombinierst mehrere Nachrichtenypen
Nicht immer lassen sich die vier Nachrichtentypen voneinander trennen. Manchmal macht es mehr Sinn, zwei verschiedene Nachrichtenvorlagen zu kombinieren – zum Beispiel, wenn du einem Kunden oder einer Kundin eine Versandbestätigung inklusive einem Rabatt-Coupon für die nächste Bestellung schicken willst. In diesem Fall würdest du eine Transaktions- mit einer Marketing-Nachricht kombinieren.
Was die Kosten angeht, zahlst du hier den Preis einer Marketing-Nachricht. Generell gilt: Mischst du zwei Nachrichtentypen in einer Nachricht, zahlst du für die teurere Kategorie.
Wenn du eine Unterhaltung initiierst, musst du immer auf von WhatsApp zur Verfügung gestellte Nachrichtenvorlage zurückgreifen. Darauf verzichten darfst du, wenn du innerhalb von 24 Stunden auf eine Kundennachricht antwortest.
4. Ein Kunde oder eine Kundin antwortet auf eine Marketing-Nachricht
Wenn du deinen Kund:innen eine Marketing-Nachricht sendest, kann es sein, dass sie darauf antworten. Sie könnten zum Beispiel eine Rückfrage zu einem Angebot stellen, oder aber das Thema wechseln und etwas ganz anderes fragen. In einem solchen Fall zahlst sowohl für deine Marketing-Nachricht, als auch für die Service-Nachricht, wenn du deinen Kund:innen antwortest.
Um nicht gegen die DSGVO zu verstoßen, müssen deine Kund:innen einwilligen, bevor du diese über WhatsApp kontaktieren kannst. Erfahre hier alles, was du zum Thema WhatsApp Business und DSGVO wissen solltest.
Fazit: Lohnt sich WhatsApp Business für mich?
Die WhatsApp Business App – also die Anwendung für Kleinunternehmen – kannst du völlig kostenlos nutzen. Für sehr kleine Betriebe kann das Sinn machen. Willst du jedoch regelmäßig und skalierbar Marketing und Kundenservice über den Messenger betreiben und dabei DSGVO-konform bleiben, dann ist die kostenpflichtige WhatsApp Business API die geeignetere Lösung.
Ob sich diese für dich lohnt und ob die anfallenden Kosten für WhatsApp Business für dich in Ordnung sind, bleibt natürlich ganz dir überlassen. Wir können dir zum Schluss noch zwei Dinge ans Herz legen: Vergleiche die Preise und Funktionen verschiedener WhatsApp Business Solution Provider und versuche, Kundenanliegen so schnell wie möglich zu beantworten. So kannst du bares Geld sparen.
P.S.: WhatsApp Marketing ist für dich noch Neuland? Dann wirf doch einmal einen Blick in unseren WhatsApp Business Guide für Einsteiger:innen.
