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WhatsApp gilt nicht nur im privaten Alltag als einer der wichtigsten digitalen Kommunikationskanäle, sondern auch im geschäftlichen Bereich. Doch wer mit Leads und Kund:innen per WhatsApp chatten will, darf das nicht einfach mit der privaten App tun, sondern braucht dafür eine extra Anwendung: die WhatsApp Business App. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie WhatsApp Business Schritt für Schritt einrichten.
Inhaltsverzeichnis
🤔 WhatsApp Business – was ist das überhaupt?
Der Name WhatsApp ist vermutlich den meisten von Ihnen ein Begriff. Die Anwendung, mit der Sie Kurznachrichten, Sprachaufnahmen und Dateien an Ihre Kontakte verschicken können, zählt schließlich zu den beliebtesten Messenger Apps Deutschlands.
Wenn Sie WhatsApp zur Kundenkommunikation nutzen wollen, also beispielsweise Marketing-Kampagnen an Kund:innen verschicken oder Kundenfragen beantworten möchten, benötigen Sie dafür eine extra App namens WhatsApp Business. Die Nutzung der privaten Anwendung ist für solche Zwecke tabu – das hat WhatsApp 2019 offiziell bekannt gegeben.
WhatsApp Business wurde eigens für Unternehmen entworfen und sieht der privaten Version recht ähnlich. Anders als mit der privaten Anwendung können Sie mit WhatsApp Business jedoch nicht nur chatten, sondern auch Produktkataloge erstellen, automatische Antworten hinterlegen und mehr. Genau wie der private Messenger ist auch WhatsApp Business kostenlos.
Achtung, Datenschutz: WhatsApp Business ist nicht zu 100% DSGVO-konform. Warum das so ist und wie Sie DSGVO und WhatsApp Business trotzdem unter einen Hut bekommen, erfahren Sie in diesem Artikel.
💡 WhatsApp Business einrichten: So funktioniert’s
In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie in 4 Schritten WhatsApp Business für Ihr Unternehmen einrichten. Bereit? Dann nichts wie los!
Schritt #1: WhatsApp Business installieren
Im ersten Schritt müssen Sie sich die WhatsApp Business App aus dem Google Play Store (Android) bzw. dem Apple App Store (iOS) herunterladen. Sobald der Download abgeschlossen ist, können Sie die Anwendung öffnen und deren Nutzungsbedingungen lesen und bestätigen.
Quelle: WhatsApp
Schritt #2: Telefonnummer hinterlegen
Im nächsten Schritt werden Sie gebeten, eine Telefonnummer zu hinterlegen. Hier ist jedoch Vorsicht geboten, da Sie eine Nummer immer nur mit einer WhatsApp-Anwendung verknüpfen können. Nutzen Sie mit Ihrer privaten Handynummer also bereits WhatsApp, können Sie sich nicht auch noch bei WhatsApp Business mit dieser Nummer registrieren.
Am besten registrieren Sie sich also mit Ihrer geschäftlichen Nummer. Das kann auch eine Festnetznummer sein. Wenn Sie möchten, können Sie auch Ihren privaten WhatsApp Account in ein Business-Profil umwandeln. Folgen Sie dafür einfach den Anweisungen auf Ihrem Bildschirm.
Tipp: Mit einer Dual-SIM-Karte können Sie WhatsApp und WhatsApp Business gleichzeitig nutzen und von ein und demselben Smartphone aus steuern.
Als nächstes bekommen Sie einen Verifizierungscode per SMS oder Anruf mitgeteilt, den Sie in der WhatsApp Business App eingeben müssen.
Schritt #3: Unternehmensprofil erstellen
Nach erfolgreicher Verifizierung ist es an der Zeit, Ihren WhatsApp Firmen-Account zu erstellen und alle wichtigen Informationen zu hinterlegen. Geben Sie dafür Ihren Unternehmensnamen ein, fügen Sie ein Profilbild hinzu und wählen Sie aus, in welche Unternehmenskategorie Sie fallen. Weitere Details sind zwar nicht zwingend erforderlich, könnten für Ihre Kund:innen aber sehr nützlich sein. Dazu gehören Ihre Adresse und Öffnungszeiten, eine genauere Beschreibung Ihres Unternehmens sowie Ihre Kontaktdaten. Auch einen Status können Sie hinzufügen – ganz wie bei der privaten WhatsApp-Anwendung.
Quelle: WhatsApp
Übrigens: Auch, wenn es von Seiten WhatsApps nicht zu den Pflichtangaben gehört: Ein Impressum sollte Ihr Firmen-Account auf jeden Fall aufweisen. Am einfachsten ist es, wenn Sie in Ihrem WhatsApp-Business-Profil auf das Impressum Ihrer Website verlinken.
Sie wollen lieber von Ihrem PC aus chatten? Hier erfahren Sie, wie Sie Schritt-für-Schritt WhatsApp Web einrichten.
Schritt #4: Chat beginnen
Sie haben alle oben genannten Schritte befolgt und sind mit Ihrem Profil zufrieden? Dann können Sie jetzt Ihre erste WhatsApp-Nachricht verschicken! Beachten Sie jedoch, dass Sie nur Kontakte anschreiben dürfen, die Ihnen im Vorfeld ihr Einverständnis gegeben haben.
Außerdem kann es sich lohnen, die Unternehmens-Tools der App näher zu erkunden. Folgende Funktionen hat WhatsApp Business zu bieten:
- automatische Antworten
- Abwesenheitsnachrichten
- Begrüßungsnachrichten
- Schnellantworten auf häufig gestellte Fragen
- virtuelle Produktkataloge
Quelle: WhatsApp
Marketing, Kundenservice, Sales: Erfahren Sie hier, wie vielfältig WhatsApp in Unternehmen eingesetzt werden kann.
🖥️ Die Alternative: WhatsApp Business API
WhatsApp Business eignet sich vor allem für sehr kleine Unternehmen. Mittlere und große Unternehmen stoßen mit der gewerblichen App jedoch schnell an ihre Grenzen – Einschränkungen beim Versand von Massennachrichten und mangelnder Datenschutz sind nur zwei Gründe dafür.
Wenn Sie also Wert auf die Einhaltung der DSGVO legen und Ihre WhatsApp-Kommunikation ganz bequem vom Computer aus steuern wollen, dann sollten Sie sich die WhatsApp Business API (seit Kurzem: WhatsApp Business Platform) einmal näher anschauen. Dahinter verbirgt sich eine technische Schnittstelle, die es Ihnen erlaubt, WhatsApp mit einer externen Software zu verbinden und Ihre Kommunikation darüber zu steuern. Dadurch können Sie zum Beispiel – ganz DSGVO-konform – Massennachrichten an beliebig viele Kontakte schicken. Somit sind auch WhatsApp Newsletter möglich. Und auch Chatbots können Sie mit der WhatsApp Business API einrichten. Außerdem besteht die Möglichkeit, sich um einen grünen Haken zu bewerben, der Ihr Unternehmensprofil als offiziell und damit besonders vertrauenswürdig markiert.
Um eine Verbindung zur WhatsApp API herzustellen, benötigen Sie neben einem WhatsApp Firmen-Account außerdem einen Drittanbieter (auch Business Solution Provider genannt). Sendinblue ist einer davon und kann seinen Nutzer:innen somit Zugang zur WhatsApp Business API gewähren!
Während WhatsApp Business völlig kostenlos ist, müssen Sie für den Zugang zur WhatsApp Business API bezahlen. Lesen Sie hier, welche Kosten konkret auf Sie zukommen können.
✅ Fazit: WhatsApp Business einrichten leicht gemacht
Ganz gleich, ob Sie sich für die einfache WhatsApp Business App oder die WhatsApp Business API entscheiden: In jedem Fall benötigen Sie einen WhatsApp Unternehmens-Account.
Sollten Sie erst einmal nur die App nutzen wollen, können Sie diese kostenlos installieren, einrichten und direkt im Anschluss mit Ihren Kund:innen chatten. Sollten Sie sich hingegen jetzt schon für die API entschieden haben, können Sie sich einfach an einen Business Solution Provider Ihrer Wahl wenden und über diesen einen WhatsApp Business Account einrichten. Und falls Sie erst einmal mit der App starten und sich später dazu entscheiden, lieber die API nutzen zu wollen, ist das ebenfalls kein Problem. Meist können Sie Ihr bereits existierendes WhatsApp-Business-Profil ganz einfach in die Software Ihres Business Solution Providers migrieren.
P.S.: Sie wollen WhatsApp Business zu Marketing-Zwecken nutzen? In diesem Artikel haben wir einige nützliche Tipps für Sie zusammengestellt.
