Oktober 5, 2022

WhatsApp Business API: Definition, Kosten und Funktionen im Überblick 💡

Lesezeit ungefähr 12 min
whatsapp symbol vor grünem hintergrund whatsapp business api

Wenn Sie Ihre Kund:innen dort erreichen wollen, wo sie sich am meisten aufhalten, sollten Sie sich WhatsApp einmal näher anschauen. Über den beliebtesten Messenger-Dienst Deutschlands können Unternehmen mit ihrer Kundschaft chatten und ganz unkompliziert Fragen beantworten, Produkte empfehlen und mehr.

Möglich macht das die sogenannte WhatsApp Business API (kürzlich umbenannt in WhatsApp Business Platform). Was Sie damit konkret machen können, wie viel die API kostet und wie Sie darauf zugreifen, erfahren Sie in diesem Beitrag. 

🤔 Definition: Was ist die WhatsApp Business API?

Die WhatsApp Business API – seit Kurzem WhatsApp Business Platform genannt – ist eine technische Schnittstelle, die Ihr WhatsApp Unternehmensprofil mit einer externen Software verbindet. Im Gegensatz zur privaten WhatsApp-Anwendung, über die Sie mit Familienmitgliedern und Freund:innen kommunizieren können, wird die WhatsApp Business API nicht von Ihrem Smartphone aus gesteuert. 

Stattdessen chatten Sie über Ihren Computer – genauer gesagt über die Software eines Drittanbieters, auch WhatsApp Business Solution Provider (BSP) genannt. Was genau es damit auf sich hat und warum Sie einen BSP brauchen, um die WhatsApp Business API nutzen zu können, erklären wir im nächsten Abschnitt.

Einen ausführlichen Beitrag zum Thema WhatsApp für Unternehmen finden Sie hier.

WhatsApp, WhatsApp Business, WhatsApp Business API: Wo liegt der Unterschied?

Achtung, Verwechslungsgefahr! Im WhatsApp-Ökosystem gibt es jede Menge Begriffe, die zwar ähnlich klingen, aber unterschiedliche Anwendungen beschreiben. Wir bringen Licht ins Dunkel und erklären Ihnen, worin sich die einzelnen Lösungen unterscheiden.

WhatsApp

Zum einen wäre da das “normale” WhatsApp, also die App für den Privatgebrauch. Diese erlaubt es Ihnen, mit Bekannten zu chatten, Bilder und Videos auszutauschen und Gruppengespräche zu führen. Für Unternehmen ist diese Anwendung jedoch tabu: Der Versand kommerzieller Nachrichten über die private WhatsApp-Anwendung wurde 2019 offiziell von Meta verboten, um Spam zu unterbinden.

Sie möchten WhatsApp-Nachrichten an mehrere Personen schicken? Wir zeigen, wie es geht.

WhatsApp Business

Eine geeignetere Lösung für die Kundenkommunikation ist WhatsApp Business: eine App für die gewerbliche Nutzung, die der für den Privatgebrauch stark ähnelt und die für Unternehmen völlig kostenlos ist. Auch mit WhatsApp Business können Sie über Ihr Smartphone mit Ihren Kontakten chatten. Hinzu kommen speziell für Unternehmen entwickelte Funktionen, darunter die Option, virtuelle Produktkataloge zu hinterlegen. 

Doch Vorsicht: Mit WhatsApp Business können Sie zwar Massennachrichten senden, dies jedoch an maximal 256 Kontakte gleichzeitig. Die Anwendung eignet sich also höchstens für sehr kleine Unternehmen. Zu 100% DSGVO-konform ist die Anwendung auch nicht, da sie zum Beispiel automatisch Backups erstellt, die dann unverschlüsselt in der Google oder Apple Cloud landen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie in nur wenigen Schritten WhatsApp Business einrichten.

WhatsApp Business API

Die professionellste der drei WhatsApp-Anwendungen ist die WhatsApp Business API. Diese hat einen deutlich größeren Funktionsumfang als die einfache WhatsApp-Business-Lösung und ist obendrein noch DSGVO-konform – sofern Sie einen BSP-Anbieter wählen, der den Datenschutz ernst nimmt.

Mit der WhatsApp Business API können Sie beliebig viele Nachrichten an beliebig viele Kontakte schicken. Außerdem chatten Sie hier, wie bereits angesprochen, per Computer. Gerade für Unternehmen mit langen Kontaktlisten ist das einfacher, effizienter und leichter skalierbar als die Kommunikation per Smartphone. Nur kostenlos ist das Ganze nicht. Welche Preise konkret auf Sie zukommen können, schauen wir uns im nächsten Abschnitt an.

Übrigens: Mit der WhatsApp Business API können Sie auch Schnellantworten hinterlegen, damit Sie zügiger auf häufig gestellte Fragen antworten können. Manche Anbieter ermöglichen es Ihnen sogar, einen WhatsApp Chatbot zu erstellen.

💰 Die Kosten der WhatsApp Business API im Überblick

Die WhatsApp Business API hat also Ihren Preis. Wie viel Sie am Ende für die Nutzung der professionellen WhatsApp-Lösung bezahlen müssen, hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Zunächst einmal benötigen Sie einen Business Solution Provider, der Ihnen eine Verbindung zur API herstellen kann – zum Beispiel Sendinblue. Für die Nutzung dessen Software zahlen Sie oft eine monatliche Gebühr; bei manchen Anbietern kommen zusätzlich noch Einrichtungskosten dazu. Außerdem wird bei Nutzung der WhatsApp Business API ein variabler Betrag pro Sitzung fällig. Eine Sitzung ist ein 24-Stunden-Zeitfenster und beginnt immer dann, wenn Sie einem Kunden oder einer Kundin eine Nachricht schicken oder auf eine solche antworten.

Ob Sie oder Ihre Kund:innen einen Chat-Verlauf initiieren, spielt im Preismodell von WhatsApp eine wichtige Rolle. Denn während Sie für eine von Kund:innen initiierte Unterhaltung nur 0,0679€ pro Sitzung zahlen, kostet Sie ein von Ihnen begonnener Chat 0,1131€. Diese Preise gelten übrigens nur in Deutschland – nutzen Ihre Kontakte eine andere Ländervorwahl, so zahlen Sie für diese Unterhaltungen andere Beträge. 

Wie sich die Preise im Detail gestalten und was Sie sonst noch zu den Kosten der WhatsApp Business API wissen sollten, erfahren Sie in diesem Artikel.

Tipp: Wenn Sie monatlich weniger als 1.000 Sitzungen führen, müssen Sie dafür nichts bezahlen!

⚙️ Funktionen: Was Sie mit der WhatsApp Business API machen können

Jetzt, wo Sie wissen, was es mit der WhatsApp Business API auf sich hat, fragen Sie sich vermutlich, wofür Sie diese überhaupt nutzen können. Lohnt es sich wirklich, Geld für die API auszugeben? Antworten auf all diese Fragen finden Sie in diesem Abschnitt. 

Newsletter verschicken

Newsletter sind vor allem aus dem E-Mail Marketing bekannt. Viele Unternehmen nutzen die regelmäßigen Rundmails, um Kund:innen neue Produkte und Angebote zu präsentieren oder News rund um das eigene Unternehmen zu teilen. Die E-Mail ist jedoch nicht der einzige Kommunikationskanal, über den solche Informationen kommuniziert werden können. Auch über WhatsApp lassen sich Newsletter verschicken – dank der WhatsApp Business API.

Im Prinzip können Sie über den Messenger dieselben Inhalte teilen, die Sie sonst per E-Mail Newsletter verschicken würden. Produkt- und Sales-Ankündigungen, hilfreiche Inhalte, Einladungen zu Events: Im WhatsApp Marketing sind Ihrer Kreativität keine Grenzen gesetzt. Eines sollten Sie dennoch beachten: Passen Sie die Länge, Tonalität und CTAs Ihrer WhatsApp Newsletter unbedingt an die Plattform an. Denn die Kommunikation via WhatsApp ist oft kürzer, schneller und lockerer als die Kundenkommunikation per E-Mail, Telefon und Co. 

Sie bevorzugen den klassischen Newsletter-Versand per E-Mail? In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen richtig guten Newsletter erstellen.

Produktberatungen

Ein großer Vorteil von WhatsApp ist, dass Sie dort ganz unkompliziert Bilder, Videos und Emojis in Ihre Nachrichten einbetten können. Das können Sie zu Ihrem Vorteil nutzen, zum Beispiel, indem Sie Ihren Kund:innen individuelle Beratungen anbieten. Ein Kunde möchte wissen, in welchen Farben es ein bestimmtes Produkt gibt? Dann schicken Sie ihm doch ein Foto, auf dem die gesamte Farbauswahl zu sehen ist. Eine Kundin weiß noch nicht so recht, wie sie Ihr Produkt im Alltag einsetzen soll? Ein hilfreiches Video Tutorial kann hier wertvolle Überzeugungsarbeit leisten.

Damit vereinfachen Sie Ihren Leads und Kund:innen nicht nur die Kaufentscheidung, sondern stärken zusätzlich die Kundenbindung. Eine 1:1 Beratung zeigt schließlich, dass Sie sich gerne Zeit für einzelne Kund:innen nehmen und diese nicht bloß als anonyme Käufer:innen betrachten.

Kundenservice

Einer der beliebtesten Einsatzbereiche der WhatsApp Business API ist der Kundenservice. Heutzutage erwarten viele Kund:innen, dass der Kundensupport eines Unternehmens Probleme nicht nur kompetent löst, sondern dass dieser Prozess schnell und einfach vonstatten geht. Kaum ein Kommunikationskanal erfüllt diese Erwartungen besser als WhatsApp – sofern Sie ihn richtig einzusetzen wissen. So sollte Ihr Unternehmen zum Beispiel über ausreichend Mitarbeiter:innen verfügen, damit Kundenanliegen auch zeitnah bearbeitet werden können.

Wenn die Grundvoraussetzungen stimmen, können Sie per WhatsApp in Echtzeit mit Ihren Kund:innen chatten und auf etwaige Rückfragen sofort antworten. Was auf anderen Kanälen mehrere Tage in Anspruch nehmen kann, dauert hier nur wenige Minuten. Das ist tatsächlich auch die Idee hinter WhatsApp Business – und der Grund dafür, dass bei Nutzung der API pro 24-Stunden-Sitzung abgerechnet wird. Denn damit werden Unternehmen belohnt, die Kundenanfragen besonders schnell beantworten.

Transaktionsnachrichten

Manche Informationen sind besonders zeitkritisch und sollten Kund:innen so schnell wie möglich erreichen. Dazu zählen Terminerinnerungen, Ankündigungen von Lieferungen oder die Bekanntgabe von Verspätungen, beispielsweise bei Flug- und Bahnreisen. Auch hier ist es die Schnelligkeit, mit der sich die WhatsApp Business API von anderen, eher traditionellen Kommunikationskanälen abhebt. 

Da viele Menschen oft und regelmäßig auf ihre Smartphones schauen, ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie Ihre WhatsApp-Nachricht zeitnah lesen, höher als beispielsweise bei einer E-Mail. Zum Vergleich: WhatsApp-Nachrichten erreichen im Schnitt Öffnungsraten von bis zu 98%, während klassische Newsletter eine durchschnittliche Öffnungsrate von rund 26% verzeichnen. Demnach eignet sich die WhatsApp Business API bestens für transaktionale Benachrichtigungen wie Buchungsbestätigungen, Passwortzurücksetzungen und Co.

Eine Alternative ist der Versand von Transaktions-Mails.

✅ Schritt-für-Schritt Anleitung: So kommen Sie an die WhatsApp Business API

Sie sehen also: Mit der WhatsApp Business API können Sie nicht nur Ihr Marketing, sondern auch Ihren Kundenservice optimieren. Während Sie die normale WhatsApp Business App einfach aus dem App Store oder Play Store herunterladen können, ist die Einrichtung der API etwas komplexer. In unserem Schritt-für-Schritt-Guide zeigen wir Ihnen, wie es geht.

1. Finden Sie einen Business Solution Provider

Sofern Sie (noch) kein Big Player mit einer weltbekannten Marke sind, ist es nahezu unmöglich, direkten Zugang zur WhatsApp API zu bekommen. Deshalb gibt es die bereits erwähnten Business Solution Provider, die für Sie eine Verbindung zur WhatsApp Business API herstellen. Ihr erster Schritt sollte also darin bestehen, einen geeigneten Drittanbieter zu finden.

Hierbei kann es sich lohnen, ins Detail zu schauen. Manche Anbieter verlangen beispielsweise eine Einrichtungsgebühr oder helfen Ihnen lediglich bei der Integration, während andere Ihnen eine komplette Software Suite zur Verfügung stellen. Sendinblue zum Beispiel gewährt seinen Nutzer:innen Zugang zur WhatsApp Business API, bietet gleichzeitig aber auch eine Newsletter Software, ein Sales CRM und vieles mehr an. 

2. Erstellen Sie Ihren WhatsApp Business Account

Ja, richtig gelesen: Auch für die Nutzung der WhatsApp Business API benötigen Sie zunächst einen WhatsApp Unternehmens-Account. Diesen können Sie in der Regel ganz einfach über Ihren BSP erstellen. 

Zu den erforderlichen Daten gehören dabei Ihr Firmenname, die Website Ihres Unternehmens und eine Telefonnummer. Verwenden Sie dafür unbedingt Ihre geschäftliche Rufnummer, da Sie immer nur eine Nummer mit einer WhatsApp-Anwendung registrieren können. Verwenden Sie also Ihre private Nummer für die API, so können Sie diese nicht mehr für Ihre private WhatsApp-Anwendung benutzen! Sollten Sie bereits ein WhatsApp-Business-Profil besitzen, können Sie dieses meist einfach in die Software Ihres BSPs migrieren.

Je nachdem, welchen BSP Sie gewählt haben, müssen Sie nun noch weitere Schritte durchlaufen, bis die Einrichtung abgeschlossen ist. Folgen Sie dafür einfach den Anweisungen Ihres Anbieters. 

Übrigens: Für die Nutzung der WhatsApp Business API müssen Sie Ihren WhatsApp Business Account mit Ihrem Facebook Business Account verknüpfen. Sollten Sie noch keinen haben, können Sie auch diesen direkt im Einrichtungsprozess vieler BSPs erstellen.

3. Verifizierung

Anschließend müssen Sie sich von Meta – und möglicherweise von Ihrem BSP – verifizieren lassen. Genaue Anweisungen bekommen Sie auch hier vom Anbieter Ihrer Wahl.

4. Nachricht erstellen

Ist die Einrichtung erst einmal geschafft, geht es ans Eingemachte: Versenden Sie Ihre erste Kampagne über die WhatsApp Business API! Dafür müssen Sie zunächst eine Nachrichtenvorlage auswählen oder eine neue erstellen.

Eine WhatsApp-Nachricht mag zwar kurz sein, aber das heißt nicht, dass Sie dort nicht alle relevanten Informationen unterbringen können. So können Sie Ihrer WhatsApp-Nachricht neben dem Haupttext, der bis zu 1.024 Zeichen lang sein darf, auch einen Header hinzufügen. Außerdem können Sie mit Formatierungen und Emojis arbeiten, um Ihrer Nachricht das gewisse Etwas zu geben und sie aus der täglichen Flut an Marketing-Botschaften herausstechen zu lassen.

Tipp: Wenn Sie verschiedene Vorlagen für verschiedene Ereignisse hinterlegen, zum Beispiel Bestellbestätigungen, geht die Kundenkommunikation künftig noch einfacher von der Hand.

Ebenfalls unverzichtbar, wenn Sie Marketing mit WhatsApp betreiben wollen, ist die Option, CTAs in Ihre Nachrichten einzubetten. Diese können dann auf Landingpages Ihrer Wahl verlinken, beispielsweise Ihren Online Shop. Und last but not least können Sie Ihre Produkte mit Bildern und Videos gekonnt in Szene setzen.

Bevor Sie Ihre erste Kampagne über die WhatsApp Business API versenden, muss Ihre Nachricht noch von WhatsApp validiert werden. Das dauert meist nur wenige Minuten und bezieht sich ausschließlich auf von Ihnen initiierte Nachrichten. Sollten Sie sich bereits in einer aktiven Sitzung befinden, müssen alle weiteren Nachrichten, die Sie innerhalb dieses 24-Stunden-Zeitfensters senden, nicht mehr überprüft werden.

Was jetzt noch zu tun ist? Ihren Kund:innen die frohe Botschaft zu überbringen und ihnen mitzuteilen, dass sie Sie nun auch auf WhatsApp erreichen können!

Sie wollen noch mehr digitale Kommunikationskanäle erschließen? Auf welche Kanäle Sie dabei nicht verzichten sollten, verraten wir in diesem Artikel.

🔒 Ist die WhatsApp Business API DSGVO-konform?

Eine berechtigte Frage, denn wenn Sie mit Kund:innen über WhatsApp chatten, dann erheben Sie jede Menge personenbezogene Daten – Telefonnummer, IP-Adresse, Standort und einiges mehr. Diese Daten stehen laut der europäischen Datenschutz-Grundverordnung unter besonderem Schutz.

Die gute Nachricht: Anders als die App für den Privatgebrauch und die WhatsApp Business App ist die WhatsApp Business API DSGVO-konform – wenn Sie einige Dinge beachten. Zum einen sollten Sie mit Ihrem BSP einen Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen. Zum anderen müssen Kund:innen, mit denen Sie über WhatsApp kommunizieren, ausdrücklich damit einverstanden sein. Das Einverständnis holen Sie sich am besten per Double-Opt-in über ein Anmeldeformular auf Ihrer Website. 

Warum die normale WhatsApp Business App nicht wirklich DSGVO-konform ist und was Sie hinsichtlich des Datenschutzes sonst noch beachten sollten, erklären wir in unserem Blog-Artikel zum Thema WhatsApp Business und DSGVO.

🚀 Fazit: WhatsApp Business API – lohnt es sich?

Mit der WhatsApp Business API erreichen Unternehmen ihre Zielgruppen dort, wo sie sich zur privaten Kommunikation ohnehin schon aufhalten. Gerade im Marketing bietet WhatsApp dadurch große Chancen: Über kaum einen anderen Kanal können Marketer schneller und persönlicher mit Ihren Leads und Kund:innen kommunizieren. Dasselbe gilt für den Kundenservice. Wenn Sie Ihrer Kundschaft eine tolle Customer Experience bieten und Fragen in Echtzeit beantworten wollen, ist WhatsApp der perfekte Kanal dafür.

Vor allem, wenn Sie ein mittleres oder großes Unternehmen sind und es mit Marketing und Kundenservice via WhatsApp ernst meinen, lohnt sich die Investition in die API allemal. Denn nur mit der WhatsApp Business API können Sie eine große Anzahl an WhatsApp-Nachrichten verschicken und dabei stets DSGVO-konform bleiben.

Noch mehr WhatsApp gefällig? In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie für WhatsApp automatische Antworten konfigurieren.

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