WhatsApp: So richten Sie automatische Antworten ein 💬

WhatsApp ermöglicht seinen Nutzer:innen, in Echtzeit miteinander zu kommunizieren. Trotzdem kann es vorkommen, dass Sie nicht direkt zur Stelle sind, wenn Ihnen jemand eine WhatsApp-Nachricht schickt. Vor allem, wenn Sie den Messenger-Dienst in Ihrem Unternehmen zur Kundenkommunikation nutzen, kann das zum Problem werden – denn Ihre Kund:innen erwarten schnelle Antworten.

Eine automatische Antwort, wie man Sie von E-Mail-Programmen kennt, käme da gelegen! Tatsächlich ist es möglich, bei WhatsApp solche Nachrichten zu erstellen. Wir erklären, wie es funktioniert.

🔎 Drei verschiedene WhatsApp-Anwendungen

Wie Sie bei WhatsApp automatische Antworten hinterlegen können, hängt davon ab, welche WhatsApp-Anwendung Sie benutzen. Denn es gibt nicht nur das eine WhatsApp. Zum einen ist da die Anwendung zum Privatgebrauch, die viele von Ihnen wahrscheinlich zum chatten mit Freund:innen und Verwandten benutzen. Diese besitzt keine integrierte Autoresponder-Funktion. Das heißt, um automatische Antworten einzurichten, müssen Sie eine weitere App benutzen.

Möchten Sie WhatsApp jedoch für Marketing, Sales und Kundenservice nutzen, dann sollten Sie dafür eine extra auf Unternehmen zugeschnittene App namens WhatsApp Business einrichten. Die Anwendung eignet sich für sehr kleine Unternehmen und ermöglicht diesen zum Beispiel, virtuelle Produktkataloge zu erstellen, mit Kund:innen zu chatten – und eben auch, automatisierte Antworten zu hinterlegen. Aber dazu gleich mehr.

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Eine dritte Möglichkeit für die Nutzung von WhatsApp ist die sogenannte WhatsApp Business API (kürzlich umbenannt in WhatsApp Business Platform). Dabei handelt es sich nicht um eine App, sondern um eine technische Schnittstelle, die Ihren WhatsApp Account mit einer professionellen Marketing Software verbindet. Über diese Software können Sie dann im großen Stil WhatsApp Newsletter verschicken, Kundenfragen beantworten und mehr.

Diese Lösung ist vor allem für mittlere und große Unternehmen ideal. Auch mit der API können Sie automatische Antworten einrichten. Um Zugang zur API zu erhalten, benötigen Sie einen sogenannten Business Solution Provider, zum Beispiel Sendinblue.

🤖 Private WhatsApp-Nachrichten mit AutoResponder beantworten

Wenn Sie die private App verwenden und Ihren Kontakten auf WhatsApp automatisch antworten möchten, brauchen Sie dafür eine Drittanbieter-App, zum Beispiel “AutoResponder für WhatsApp”. Diese gibt es bislang allerdings nur für Android Smartphones. Und so richten Sie automatische Antworten mit der kostenlosen AutoResponder App ein:

1. Installieren Sie die App aus dem Google Play Store.
2. Gewähren Sie der Anwendung per Klick auf den Schalter neben “AutoResponder für WhatsApp” Zugriff auf Ihre Benachrichtigungen. Klicken Sie dann auf “Zulassen”.
3. Klicken Sie nun auf das Plus-Symbol unten rechts. Jetzt können Sie Ihre Antwort eintippen, die Sie automatisieren wollen und einstellen, wann diese gesendet werden soll.
4. Wollen Sie nur für bestimmte Nachrichten automatisierte Antworten einrichten, dann können Sie hier festlegen, welche das sein sollen. Wählen Sie dafür “Ähnlichkeitsübereinstimmung” aus und hinterlegen Sie Begriffe, bei denen automatisch eine Nachricht versandt werden soll. Wollen Sie auf alle eingehenden Nachrichten automatisch antworten, wählen Sie “Alle” aus.
5. Außerdem können Sie entscheiden, an welche Ihrer WhatsApp-Kontakte die automatische Antwortnachricht gesendet werden soll.
6. Jetzt müssen Sie Ihre Einstellungen nur noch per Klick auf den Haken bestätigen.

Diese Option ist nützlich, wenn Sie beispielsweise im Urlaub sind und Ihre WhatsApp-Nachrichten nicht oder nur unregelmäßig lesen. Sollten Sie WhatsApp für geschäftliche Zwecke nutzen, benötigen Sie dafür allerdings WhatsApp Business – denn die gewerbliche Nutzung der privaten App ist untersagt!

Lesen Sie auch, wie Sie sowohl privat als auch geschäftlich Massenmails mit WhatsApp versenden können.

📲 Automatische Antworten mit WhatsApp Business verschicken 

Wenn Sie WhatsApp Business nutzen und Ihren Kund:innen automatisiert antworten wollen, haben Sie es leichter als die Nutzer:innen der privaten Anwendung. Denn bei WhatsApp Business ist die Funktion “Abwesenheitsnachrichten einrichten” bereits integriert! Und so funktioniert’s:

1. Öffnen Sie WhatsApp Business und klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts, um zu den Einstellungen zu gelangen.
2. Gehen Sie zu Unternehmenstools > Abwesenheitsnachricht.
3. Klicken Sie auf den Schalter, um Abwesenheitsnachrichten zu aktivieren.
4. Geben Sie Ihre Nachricht ein.
5. Klicken Sie auf “Zeitplan”, um festzulegen, wann Sie Ihre automatische Antwortnachrichten versenden wollen. Sie haben die Wahl zwischen “Immer”, “Eigener Zeitplan” und – sofern Sie Geschäftszeiten in Ihrem Unternehmensprofil hinterlegt haben – ”Außerhalb der Geschäftszeiten”. 
6. Wählen Sie schließlich noch aus, ob Sie die automatisierte Antwort an alle oder spezifische Kontakte senden wollen.

👍 3 Beispiele für automatische Antworten, die gut ankommen

Das Einrichten von automatischen Antworten geht schnell und ist vor allem für Unternehmen eine wichtige Funktion. Um ihr volles Potential zu entfalten, sollten Ihre Antworten treffend formuliert sein. Wir geben Ihnen 3 Tipps zum Formulieren automatischer WhatsApp-Nachrichten.

Opt-in-Nachricht

In der Kundenkommunikation ist die DSGVO ein wichtiges Thema. Das gilt auch für WhatsApp. Selbst wenn Sie die Handynummer Ihrer Kund:innen besitzen, ist es wichtig, dass diese ausdrücklich damit einverstanden sind, von Ihnen über WhatsApp kontaktiert zu werden. 

Auf Nummer sicher gehen Sie, wenn Sie Kund:innen, die Ihr Unternehmen erstmalig über WhatsApp anschreiben, eine automatisierte Antwort in Form einer Opt-in-Nachricht schicken. In dieser können Sie Ihre Kund:innen bitten, Ihnen eine Nachricht mit Inhalten wie “Start” oder “OK” zu schreiben. Zum Beispiel:

“Schön, dass Sie uns kontaktieren! Damit wir mit Ihnen chatten können, antworten Sie bitte kurz mit “OK” auf diese Nachricht”.

Übrigens: In unserem Blog-Artikel erfahren Sie, wie Sie WhatsApp Business DSGVO-konform nutzen können.

Abwesenheitsnotiz

Dieses Szenario ist ein Klassiker: Ein:e Kund:in schreibt Ihrem Unternehmen eine Nachricht, erreicht Sie aber außerhalb Ihrer Arbeitszeiten. Sie wollen natürlich sicherstellen, dass Ihre Kund:innen wissen, dass ihre Nachricht angekommen und schnellstmöglich bearbeitet wird. Wie wäre es mit dieser Antwort: 

“Hallo! Sie erreichen uns außerhalb unserer Geschäftszeiten – das macht aber nichts. Antworten Sie einfach auf diese Nachricht und wir kümmern uns so schnell wie möglich um Ihr Anliegen”.

Nachricht vom Kundenservice

Ganz ähnlich sieht es aus, wenn einer Ihrer Kund:innen sich an Ihren Kundenservice wendet. Nicht immer können Kundenfragen sofort im Live Chat beantwortet werden. Trotzdem sollen Ihre Kund:innen natürlich wissen, dass Sie sich um sie kümmern. Eine automatische Antwort wie diese vermittelt das:

“Hallo! Unsere Mitarbeiter:innen haben gerade alle Hände voll zu tun. Wir sind gleich bei Ihnen! P.S: Haben Sie sich schon auf unserer FAQ-Seite umgeschaut? Vielleicht hilft Ihnen diese in der Zwischenzeit weiter.”

✉️ Andere automatisierte Nachrichten mit WhatsApp Business verschicken 

Wie Sie sehen, sind automatische WhatsApp-Antworten ganz schön vielfältig. Aber wussten Sie, dass Abwesenheitsnachrichten und Co. nicht die einzigen Mitteilungen sind, die Sie auf WhatsApp hinterlegen können? Diese Nachrichten können Sie außerdem automatisieren:

Begrüßungsnachrichten

Bevor Sie sich in eine Unterhaltung mit Ihren Kund:innen stürzen, sollten Sie sie erst einmal Willkommen heißen. Das müssen Sie nicht etwa händisch tun – auch Begrüßungsnachrichten können Sie automatisieren. Dafür klicken Sie in Ihrem WhatsApp Business Account wieder auf die drei Punkte und dann auf “Unternehmenstools”. Anstatt auf “Abwesenheitsnachricht” klicken Sie nun auf “Begrüßungsnachricht”. Dann gehen Sie wie beim Erstellen einer Abwesenheitsnachricht vor. Eine Willkommensnachricht könnte zum Beispiel so aussehen:

“Hallo! Schön, dass Sie bei uns sind! Womit können wir Ihnen heute weiterhelfen?”

Quelle: WhatsApp

Schnellantworten für Standardfragen

Wer sagt, dass automatisierte Nachrichten nur zur Begrüßung oder Zeitüberbrückung eingesetzt werden können? In manchen Fällen können Sie beispielsweise auch Kundenfragen komplett automatisiert beantworten. So kann es sich für Sie lohnen, automatische Antworten auf häufig gestellte Fragen zu hinterlegen – zum Beispiel Fragen nach Öffnungszeiten oder der Adresse Ihres Unternehmens. Haben Sie Ihr Unternehmensprofil vollständig ausgefüllt, erstellt WhatsApp solche Schnellantworten sogar selbst.

Quelle: WhatsApp

Wenn Sie Schnellantworten selbst einrichten wollen, klicken Sie wieder auf die drei Punkte > Unternehmenstools > Schnellantworten. Klicken Sie dann auf das Plus und verfassen Sie Ihre Nachricht. Zum Schluss müssen Sie noch ein Tastaturkürzel auswählen, mit dem Sie Ihre Nachricht in Zukunft schnell verschicken können.

Wenn Sie auf hinterlegte Schnellantworten zugreifen wollen, klicken Sie in einem Chat auf Anhängen > Schnellantworten und wählen Sie dann eine Vorlage aus.

Auch E-Mails können Sie automatisieren. Wie wäre es zum Beispiel mit einer automatisierten Willkommens-Mail oder einer Mail mit Geburtstagswünschen?

💡 Mit WhatsApp automatische Antworten einrichten: Auf die Anwendung kommt es an 

Im Prinzip ist das Einrichten automatischer Antworten auf WhatsApp simpel. Wie simpel, das hängt davon ab, ob Sie WhatsApp privat oder geschäftlich nutzen. Nutzer:innen von WhatsApp Business haben es am einfachsten: Sie können automatische Antworten ganz leicht in der App hinterlegen.

Wenn Sie die WhatsApp Business API nutzen, haben Sie sogar noch mehr Möglichkeiten, Nachrichten zu automatisieren. Sofern Ihr Business Solution Provider diese Funktion unterstützt, können Sie sogar Ihren eigenen Chatbot einrichten!

WhatsApp ist in Ihrem Unternehmen ein wichtiges Thema? Dann interessieren Sie vielleicht unsere Blog-Artikel rund um WhatsApp Business:

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• Der ultimative Whatsapp Business Guide
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