Februar 7, 2023

Whatsapp Business: Vorteile, Nachteile und Funktionen des Unternehmensaccounts

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WhatsApp gilt als eine der beliebtesten Messenger Apps weltweit. Deshalb treten viele Unternehmen heutzutage über WhatsApp mit Kund:innen in Kontakt – zum Beispiel, um ihnen Produkte vorzustellen oder Fragen zu beantworten. Das können sie jedoch nicht über die App für den Privatgebrauch tun, sondern müssen dafür eine extra Anwendung nutzen: WhatsApp Business.

In diesem Guide erklären wir, welche Vor- und Nachteile der WhatsApp Unternehmensaccount hat, welche Funktionen du von der App erwarten kannst und was du sonst noch über WhatsApp Business wissen solltest.

Was ist der Unterschied zwischen WhatsApp und WhatsApp Business?

Vielleicht fragst du dich, ob du unbedingt WhatsApp Business installieren musst oder ob es die App, mit der du im Privaten Nachrichten austauschen kannst, nicht auch tut. Die Kurzfassung lautet: Nein, du darfst die normale WhatsApp-Anwendung nicht zur Kundenkommunikation nutzen. Im Folgenden schauen wir uns die Unterschiede zwischen WhatsApp und WhatsApp Business genauer an und erklären, warum erstere für Firmen tabu ist.

Was ist WhatsApp?

WhatsApp ist ein Messenger-Dienst für Android und iOS, über den du deinen Bekannten Text- und Sprachnachrichten, Bilder und Dokumente schicken kannst. Es handelt sich dabei um eine App für Privatpersonen – Unternehmen haben hier also nichts zu suchen. Die gewerbliche Nutzung der privaten WhatsApp-Anwendung wurde im Dezember 2019 offiziell verboten, um Spam zu vermeiden. Für Unternehmen heißt es deshalb: Finger weg von der WhatsApp App für Privatanwender:innen!

Was ist WhatsApp Business?

Wenn du vorhast, WhatsApp für Marketing und Kundenservice zu verwenden, dann benötigst du dafür die sogenannte WhatsApp Business App. Diese unterscheidet sich in ihrer Funktionsweise nur wenig vom „normalen” WhatsApp: Auch die WhatsApp Business App installierst du zunächst auf deinem Smartphone. Anschließend musst du einen Unternehmensaccount erstellen – dann kannst du auch schon mit deinen Kontakten chatten. Bis zu 256 Nachrichten auf einmal kannst du mit der Unternehmens-App verschicken.

Hinweis: Du kannst immer nur eine Telefonnummer mit einer WhatsApp-Anwendung verknüpfen. Willst du sowohl die private App als auch die Business App nutzen, musst du entweder eine Dual-SIM-Karte in dein Smartphone einlegen oder eine der Anwendungen mit deiner Festnetznummer verknüpfen.

Die Funktionen von WhatsApp Business im Überblick

Dass Unternehmen auf WhatsApp Business ausweichen müssen, ist jedoch gar nicht schlimm. Im Gegenteil: Die Business App hat einige interessante Funktionen zu bieten, die Unternehmen die Kommunikation mit ihrer Kundschaft erleichtern sollen. Dazu gehören folgende Features: 

  • Unternehmensprofil: Mit WhatsApp Business kannst du einen Unternehmensaccount erstellen und diesen personalisieren – zum Beispiel mit einer aussagekräftigen Beschreibung, einem Foto und deinen Öffnungszeiten.
  • Produktkataloge: Präsentiere ausgewählte Produkte in einem virtuellen Produktkatalog. Interessent:innen können diese auf Wunsch direkt über WhatsApp bestellen.
  • Automatische Antworten: Die Business App erlaubt es dir, automatisierte Nachrichten für gängige Szenarien zu hinterlegen, z.B. Begrüßungs- oder Abwesenheitsnachrichten.
  • Schnellantworten: Mit vorgefertigten Schnellantworten kannst du zügiger auf Kundenanfragen reagieren.
  • Labels: Erstelle Labels und ordne Chats und Nachrichten bestimmten Kategorien zu (z.B. „Neuer Kunde” oder „Kundenfragen”).

Lies hier, wie Unternehmen WhatsApp für sich nutzen können.

WhatsApp Business: Vorteile und Nachteile

Wenn du WhatsApp für Marketing, Sales oder Kundensupport nutzen willst, kommt die private App also nicht in Frage. Unternehmen müssen wohl oder übel die WhatsApp Business App nutzen – oder? Nicht ganz. Es gibt noch einen anderen Weg, WhatsApp für geschäftliche Zwecke zu nutzen: Die WhatsApp Business API (seit Kurzem WhatsApp Business Platform genannt). Was es damit auf sich hat, verraten wir gleich. Vorher geben wir dir noch einen kurzen Überblick über die Vor- und Nachteile der WhatsApp Business App.

Die Vorteile von WhatsApp Business

Hilfreiche Funktionen

Wie bereits erwähnt, hat die WhatsApp Business App jede Menge nützliche Funktionen zu bieten. Diese helfen dir dabei, Zeit zu sparen und die Kundenkommunikation über den Messenger effizienter zu gestalten.

Kostenlos

Genau wie die Privatanwendung ist auch WhatsApp Business eine kostenlose App. Vor allem für kleine Unternehmen und solche, die die Unternehmensfunktionen von WhatsApp erst einmal unverbindlich ausprobieren wollen, ist das ein großer Vorteil. 

Einfache Bedienung

Knapp 87% der Deutschen nutzen die private WhatsApp-Anwendung regelmäßig. Gehörst du auch dazu? Dann wird dir die Nutzung der WhatsApp Business App leicht fallen. Im Grunde kommunizierst du hier mit Kund:innen genau so, wie du es von der privaten App gewohnt bist. Wenn du WhatsApp Web verwendest, kannst du sogar vom PC aus chatten.

Hier erfährst du, wie du WhatsApp Business einrichtest.


Die Nachteile von WhatsApp Business

Zugriff von maximal 5 Endgeräten

WhatsApp Business musst du auf einem Smartphone installieren. Danach kannst du bis zu 4 zusätzliche Geräte mit deinem WhatsApp Business Account verknüpfen. Selbst kleine Teams können damit jedoch schnell an ihre Grenzen stoßen – vor allem, wenn viele Kund:innen gleichzeitig über WhatsApp mit dir in Kontakt treten. Eine Kommunikation in Echtzeit ist somit kaum möglich und Kund:innen müssen mit langen Wartezeiten rechnen.

Hinzu kommt, dass du die Geräte in deinem Team herumreichen musst, falls gewisse Mitarbeitende nicht da sind. Auch das ist zeitraubend und geht letztendlich auf Kosten deiner Kund:innen.

Beschränktes Nachrichtenvolumen

Viele Unternehmen nutzen WhatsApp Business nicht nur zum Beantworten von Kundenfragen, sondern auch, um proaktiv Nachrichten an Nutzer:innen zu schicken. Ein bekanntes Anwendungsbeispiel ist der WhatsApp-Newsletter – eine Art Massenmail, bei der eine Nachricht an mehrere Kontakte gleichzeitig verschickt wird.

Generell ist dieser Massenversand mit WhatsApp Business möglich. Dafür gibt es die sogenannte Broadcast-Funktion, mit der du eine Nachricht an bis zu 256 Kontakte auf einmal schicken kannst. Auch hier gilt jedoch: Für sehr kleine Unternehmen mag das ausreichen. Für alle anderen ist das Versandvolumen wahrscheinlich zu gering. 

Hinzu kommt, dass Broadcasts nur an Nutzer:innen gesendet werden können, die die Rufnummer eines Unternehmens schon auf ihrem Endgerät gespeichert haben. Professionelles WhatsApp Marketing ist mit der WhatsApp Business App also schwierig.

Nicht zu 100% DSGVO-konform

Wenn du mit Kund:innen über WhatsApp kommunizierst, verarbeitest du deren personenbezogene Daten. Diese stehen laut Datenschutz-Grundverordnung unter besonderem Schutz. Das Problem: WhatsApp Business synchronisiert automatisch alle Kontakte, die du auf deinem Telefon gespeichert hast, mit WhatsApp. Das heißt, auch die Daten von Kund:innen, die der Datenübertragung an WhatsApp nicht zugestimmt haben, werden verarbeitet. Die Zustimmung ist laut DSGVO jedoch ein Muss.

Ebenfalls problematisch: Die automatische Backup-Funktion von WhatsApp Business. Ist diese aktiviert, werden Chat-Verläufe von deinem Smartphone unverschlüsselt in der Google oder Apple Cloud gespeichert. Theoretisch ist es dadurch möglich, dass Unbefugte auf die Chat-Verläufe mit deinen Kund:innen zugreifen können.

In diesem Artikel erfährst du alles, was du zum Thema WhatsApp Business und DSGVO wissen solltest.

Zwischenfazit: Für wen lohnt sich WhatsApp Business?

Die WhatsApp Business App lohnt sich für sehr kleine Unternehmen oder Selbstständige, die nur wenige Nachrichten verschicken und WhatsApp vorwiegend für den Kundensupport einsetzen wollen.

Die Alternative: WhatsApp Business Platform (API)

WhatsApp Business verfügt definitiv über nützliche Funktionen und kann für sehr kleine Unternehmen mit weniger als 5 Mitarbeiter:innen durchaus Sinn machen. Für Unternehmen, die WhatsApp professionell nutzen möchten und auf die Einhaltung der DSGVO großen Wert legen, ist die App allerdings ungeeignet

Du gehörst zu letzterer Kategorie? Dann haben wir gute Nachrichten, denn: Es gibt es eine Alternative zur WhatsApp Business App!

Die sogenannte WhatsApp Business API ermöglicht es dir, deinen Unternehmens-Account mit einer externen Marketing Software zu verbinden. Dafür eignet sich jedoch nicht jede Software: Es muss sich um einen von Meta genehmigten Drittanbieter handeln (auch WhatsApp Business Solution Provider oder BSP genannt). Der große Unterschied im Vergleich zur WhatsApp Business App liegt darin, dass es sich bei der API lediglich um eine technische Schnittstelle ohne eigenes Interface handelt. Du lädst dir also keine Anwendung auf dein Smartphone herunter, sondern chattest am Desktop über eine Marketing Software deiner Wahl. 

Mit der WhatsApp Business API kannst du im großen Stil WhatsApp Newsletter verschicken – und DSGVO-konform ist das Ganze auch noch, sofern du einen seriösen Anbieter wählst. Im Folgenden haben wir dir die Vor- und Nachteile der API im Detail aufgelistet.

Hinweis: Einen WhatsApp-Unternehmens-Account benötigst du bei Nutzung der API trotzdem. Du kannst entweder einen bereits vorhandenen Account mit deinem BSP verbinden oder ihn über deinen Drittanbieter erstellen.

Die Vorteile der WhatsApp Business API

DSGVO-konform

In Sachen DSGVO ist die API dem normalen WhatsApp Business weit voraus. Das liegt vor allem daran, dass es sich dabei nicht um eine App handelt. Das Problem der Kontaktsynchronisation und der automatischen Backups besteht hier also nicht mehr

Dazu kommt, dass personenbezogene Kundendaten nicht von WhatsApp, sondern von deinem Business Solution Provider gespeichert werden. Du kannst dich also für einen Anbieter entscheiden, der deine Datenschutzansprüche voll erfüllt – zum Beispiel einen Provider mit Serverstandort innerhalb der EU.

Unbegrenztes Nachrichtenvolumen

Mit der WhatsApp API ist bei 256 Kontakten noch lange nicht Schluss – im Gegensatz zur WhatsApp Business App. Du kannst mit der API mit so vielen Kontakten gleichzeitig chatten, wie du möchtest. Der Versand von WhatsApp Newslettern an Hunderte – oder sogar Tausende – Personen ist somit problemlos möglich. 

Chat per Desktop 

Die Tatsache, dass die WhatsApp Business API keine App ist, kommt nicht nur der DGVO-Konformität zugute. Auch die Nutzerfreundlichkeit profitiert davon. Denn gerade bei einem großen Nachrichtenaufkommen ist es einfacher, Kund:innen vom PC aus zu antworten und nicht jede Nachricht mühsam am Smartphone eintippen zu müssen.

Apropos Endgerät: Bei der WhatsApp Business API gibt es keine Einschränkungen, was die Geräteanzahl angeht. Beliebig viele Mitarbeitende können von mehreren Geräten aus auf deinen WhatsApp Account zugreifen.

Zusatzfunktionen

Auch, wenn du die WhatsApp Business API nutzt, musst du nicht auf die Features der normalen WhatsApp Business App verzichten. So kannst du auch weiterhin Begrüßungsnachrichten einrichten und Schnellantworten speichern. In den meisten Fällen ist es sogar so, dass du durch deinen BSP eine Vielzahl zusätzlicher Funktionen hinzugewinnst.

Je nachdem, welche Software du auswählst, erhältst du Zugriff auf diverse nützliche Marketing Features: Von der Möglichkeit, WhatsApp Chatbots zu erstellen, bis hin zur intelligenten Segmentierung von Kontakten. Über den BSP Brevo (ehemals Sendinblue) kannst du beispielsweise nicht nur deine WhatsApp Chats verwalten, sondern auch deine Instagram-, Facebook- und Live-Chat-Nachrichten.

Die Nachteile der WhatsApp Business API

Klingt erst einmal nicht schlecht, oder? Doch hat die WhatsApp Business API auch Nachteile? Kommt darauf an. Lediglich die Tatsache, dass bei der Nutzung der API Kosten anfallen, kann für manche Unternehmen einen Nachteil darstellen.

Kosten

Beim Chatten über die WhatsApp Business API fallen, im Gegensatz zur Business App, Kosten an. Wie hoch diese sind, hängt von deinem individuellen Nutzungsverhalten ab.

In diesem Zusammenhang wollen wir das Preismodell der WhatsApp Business API kurz erläutern. Bei der API werden die Kosten nicht pro Nachricht abgerechnet, sondern pro Sitzung. Eine Sitzung dauert 24 Stunden und beginnt immer dann, wenn du auf Nachrichten deiner Kund:innen antwortest oder wenn du Kund:innen von dir aus eine Nachricht sendest. Innerhalb des 24 Stunden Zeitfensters kannst du so viele Nachrichten austauschen, wie du möchtest, ohne erneut dafür zu bezahlen.

Wenn du mit Kund:innen mit einer deutschen Vorwahl chattest, dann zahlst du aktuell 0,0679€ für eine von Kundenseite aus initiierte Sitzung und 0,1131€ für eine von dir initiierte Sitzung. Je nach Ländervorwahl fallen für eine Konversation unterschiedliche Kosten an. Eine Übersicht über alle Preise findest du hier.

Genaueres zu den Kosten von WhatsApp Business kannst du hier nachlesen.

Zwischenfazit: Für wen lohnt sich die WhatsApp Business API?

Die WhatsApp Business API lohnt sich für mittlere und große Unternehmen, die nicht nur Kundenservice via WhatsApp anbieten, sondern auch professionelles WhatsApp Marketing betreiben wollen. Auch für Unternehmen beliebiger Größe, denen eine zu 100% DSGVO-konforme Anwendung wichtig ist, empfiehlt sich die API.

Zugang zur WhatsApp Business API bekommen: So geht’s

Die Vorteile der WhatsApp Business API liegen auf der Hand. Um darauf zuzugreifen, benötigst du, wie bereits erwähnt, einen Drittanbieter. Wenn du dich jetzt fragst, wie genau das funktioniert: Wir führen dich Schritt für Schritt durch den Einrichtungsprozess.

Schritt 1: Bei einem BSP registrieren

Als erstes gilt es, einen von WhatsApp genehmigten Business Solution Provider zu finden. Bei der Wahl eines geeigneten BSPs solltest du auf mehrere Dinge achten. Zum einen spielt natürlich der Preis eine Rolle: Wie hoch ist die monatliche Nutzungsgebühr? Gibt es womöglich zusätzliche Einrichtungskosten?

Außerdem empfehlen wir dir, das Funktionsspektrum deines BSPs genauer unter die Lupe zu nehmen. Viele Softwares sind nämlich nicht nur auf WhatsApp Marketing spezialisiert, sondern bieten viele nützliche Tools rund ums Online Marketing an. Wenn du also nicht nur nach einem BSP suchst, sondern auch nach einer E-Mail Marketing Software oder einem Live Chat Tool, kann es Sinn machen, sich für eine All-in-One-Lösung zu entscheiden. Mit dieser steuerst du deine gesamte Marketing-Kommunikation von nur einer Plattform aus und musst nicht zwischen verschiedenen Tools hin und her wechseln.

Schritt 2: Einen WhatsApp Business Account erstellen oder verbinden

Wenn du bereits einen WhatsApp Unternehmens-Account besitzt, kannst du ihn einfach mit der Software deines Anbieters verknüpfen. Solltest du noch keinen haben, kannst du ihn über deinen BSP erstellen.

Gegebenenfalls fallen im Anschluss noch weitere Schritte an. Folge dafür einfach den Anweisungen deines Anbieters. 

Schritt 3: Konto verifizieren

Im letzten Schritt musst du dich von Meta verifizieren lassen. Dieser Prozess ist unbedingt nötig, wenn du die WhatsApp Business API nutzen möchtest. Genaue Anweisungen dafür bekommst du auch hier vom Anbieter deiner Wahl. 

Wenn du möchtest, kannst du anschließend eine zusätzliche Verifizierung beantragen. War diese erfolgreich, bekommst du einen grünen Haken verliehen – dieser wird neben deinem Unternehmensnamen angezeigt und signalisiert WhatsApp-Nutzer:innen, dass es sich bei deinem Profil um ein offizielles handelt. Beachte jedoch, dass der grüne Haken momentan noch großen, bekannten Marken vorbehalten ist und die Entscheidung für oder gegen den Haken ganz bei WhatsApp liegt. 

Fazit: Was du über den WhatsApp Unternehmensaccount wissen solltest

Wer WhatsApp für geschäftliche Zwecke nutzen will, hat die Wahl zwischen der WhatsApp Business App und der WhatsApp Business API. Einen WhatsApp Unternehmensaccount benötigst du für beide. Die Vor- und Nachteile der zwei Lösungen musst du letztendlich selbst abwägen. Generell lässt sich jedoch festhalten: Für sehr kleine Unternehmen kann es Sinn machen, die kostenlose WhatsApp Business App zu nutzen.

Für alle anderen eignet sich die WhatsApp Business API besser. Denn nur mit der WhatsApp Business API kannst du bequem eine große Anzahl an WhatsApp-Nachrichten verschicken und dabei stets DSGVO-konform bleiben.

Zugegeben, gerade am Anfang kann es schwer sein, den Überblick über die verschiedenen WhatsApp-Versionen und ihre Features zu behalten. Deshalb kommen hier noch einmal die 3 Versionen von WhatsApp im Überblick:

WhatsApp WhatsApp Business WhatsApp Business API
kostenlos
unbegrenzt viele Nachrichten gleichzeitig verschicken
DSGVO-konform*
Marketing erlaubt
automatische Antworten einrichten
grüner Haken möglich

*im Bezug auf Marketing- und Kundensupport-Aktivitäten

Deine Entscheidung ist auf die WhatsApp Business API gefallen? Dann erstelle doch gleich einen kostenlosen Brevo-Account und fang noch heute damit an, mit deinen Kund:innen zu chatten!

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