Der ultimative Whatsapp Business Guide: Vorteile, Nachteile und Funktionen ✅

WhatsApp gilt als eine der beliebtesten Messenger Apps weltweit. Deshalb treten viele Unternehmen heutzutage über WhatsApp mit Kund:innen in Kontakt – zum Beispiel, um ihnen Produkte vorzustellen oder Fragen zu beantworten. Das können sie jedoch nicht über die App für den Privatgebrauch tun, sondern müssen dafür eine extra Anwendung nutzen: WhatsApp Business.

In diesem Guide erklären wir, welche Vor- und Nachteile WhatsApp Business hat, welche Funktionen Sie von der App erwarten können und was Sie sonst noch über die Anwendung wissen sollten.

🤔 Was ist der Unterschied zwischen WhatsApp und WhatsApp Business?

Vielleicht fragen Sie sich, ob Sie unbedingt WhatsApp Business installieren müssen oder ob es die App, mit der Sie im Privaten Nachrichten austauschen können, nicht auch tut. Die Kurzfassung lautet: Nein, Sie dürfen die normale WhatsApp-Anwendung nicht zur Kundenkommunikation nutzen. Im Folgenden schauen wir uns die Unterschiede zwischen WhatsApp und WhatsApp Business genauer an und erklären, warum erstere für Firmen tabu ist.

Was ist WhatsApp?

WhatsApp ist ein Messenger-Dienst für Android und iOS, über den Sie Ihren Bekannten Text- und Sprachnachrichten, Bilder und Dokumente schicken können. Es handelt sich dabei um eine App für Privatpersonen – Unternehmen haben hier also nichts zu suchen. Die gewerbliche Nutzung der privaten WhatsApp-Anwendung wurde im Dezember 2019 offiziell verboten, um Spam zu vermeiden. Für Unternehmen heißt es deshalb: Finger weg von der WhatsApp App für Privatanwender:innen!

Was ist WhatsApp Business?

Wenn Sie vorhaben, WhatsApp für Marketing und Kundenservice zu verwenden, dann benötigen Sie dafür die sogenannte WhatsApp Business App. Diese unterscheidet sich in ihrer Funktionsweise nur wenig vom „normalen” WhatsApp: Auch die WhatsApp Business App installieren Sie zunächst auf Ihrem Smartphone. Anschließend müssen Sie ein Unternehmensprofil erstellen – dann können Sie auch schon mit Ihren Kontakten chatten. Bis zu 256 Nachrichten auf einmal können Sie mit der Unternehmens-App verschicken.

Hinweis: Sie können immer nur eine Telefonnummer mit einer WhatsApp-Anwendung verknüpfen. Wollen Sie sowohl die private App als auch die Business App nutzen, müssen Sie entweder eine Dual-SIM-Karte in Ihr Smartphone einlegen oder eine der Anwendungen mit Ihrer Festnetznummer verknüpfen.

🚀 Die Funktionen von WhatsApp Business im Überblick

Dass Unternehmen auf WhatsApp Business ausweichen müssen, ist jedoch gar nicht schlimm. Im Gegenteil: Die Business App hat einige interessante Funktionen zu bieten, die Unternehmen die Kommunikation mit ihrer Kundschaft erleichtern sollen. Dazu gehören folgende Features: 

• Firmenprofil: Mit WhatsApp Business können Sie ein Unternehmensprofil erstellen und dieses personalisieren – zum Beispiel mit einer aussagekräftigen Beschreibung, einem Foto und Ihren Öffnungszeiten.
• Produktkataloge: Präsentieren Sie ausgewählte Produkte in einem virtuellen Produktkatalog. Interessent:innen können diese auf Wunsch direkt über WhatsApp bestellen.
• Automatische Antworten: Die Business App erlaubt es Ihnen, automatisierte Nachrichten für gängige Szenarien zu hinterlegen, z.B. Begrüßungs- oder Abwesenheitsnachrichten.
• Schnellantworten: Mit vorgefertigten Schnellantworten können Sie zügiger auf Kundenanfragen reagieren.
• Labels: Erstellen Sie Labels und ordnen Sie Chats und Nachrichten bestimmten Kategorien zu (z.B. „Neuer Kunde” oder „Kundenfragen”).

Lesen Sie hier, wie Unternehmen WhatsApp für sich nutzen können.

🔍 WhatsApp Business: Vorteile und Nachteile

Wenn Sie WhatsApp für Marketing, Sales oder Kundensupport nutzen wollen, kommt die private App also nicht in Frage. Unternehmen müssen wohl oder übel die WhatsApp Business App nutzen – oder? Nicht ganz. Es gibt noch einen anderen Weg, WhatsApp für geschäftliche Zwecke zu nutzen: Die WhatsApp Business API (seit Kurzem WhatsApp Business Platform genannt). Was es damit auf sich hat, verraten wir gleich. Vorher geben wir Ihnen noch einen kurzen Überblick über die Vor- und Nachteile der WhatsApp Business App.

👍 Die Vorteile von WhatsApp Business

Hilfreiche Funktionen

Wie bereits erwähnt, hat die WhatsApp Business App jede Menge nützliche Funktionen zu bieten. Diese helfen Ihnen dabei, Zeit zu sparen und die Kundenkommunikation über den Messenger effizienter zu gestalten.

Kostenlos

Genau wie die Privatanwendung ist auch WhatsApp Business eine kostenlose App. Vor allem für kleine Unternehmen und solche, die die Unternehmensfunktionen von WhatsApp erst einmal unverbindlich ausprobieren wollen, ist das ein großer Vorteil. 

Einfache Bedienung

Knapp 87% der Deutschen nutzen die private WhatsApp-Anwendung regelmäßig. Gehören Sie auch dazu? Dann wird Ihnen die Nutzung der WhatsApp Business App leicht fallen. Im Grunde chatten Sie hier mit Kund:innen genau so, wie Sie es von der privaten App gewohnt sind.

Hier erfahren Sie, wie Sie WhatsApp Business einrichten.

👎 Die Nachteile von WhatsApp Business

Zugriff von maximal 5 Endgeräten

WhatsApp Business müssen Sie auf einem Smartphone installieren. Danach können Sie bis zu 4 zusätzliche Geräte mit Ihrem WhatsApp Business Account verknüpfen. Selbst kleine Teams können damit jedoch schnell an Ihre Grenzen stoßen – vor allem, wenn viele Kund:innen gleichzeitig über WhatsApp mit Ihnen in Kontakt treten. Eine Kommunikation in Echtzeit ist somit kaum möglich und Kund:innen müssen mit langen Wartezeiten rechnen.

Hinzu kommt, dass Sie die Geräte in Ihrem Team herumreichen müssen, falls gewisse Mitarbeitende nicht da sind. Auch das ist zeitraubend und geht letztendlich auf Kosten Ihrer Kund:innen.

Beschränktes Nachrichtenvolumen

Viele Unternehmen nutzen WhatsApp Business nicht nur zum Beantworten von Kundenfragen, sondern auch, um proaktiv Nachrichten an Nutzer:innen zu schicken. Ein bekanntes Anwendungsbeispiel ist der WhatsApp-Newsletter – eine Art Massenmail, bei der eine Nachricht an mehrere Kontakte gleichzeitig verschickt wird.

Generell ist dieser Massenversand mit WhatsApp Business möglich. Dafür gibt es die sogenannte Broadcast-Funktion, mit der Sie eine Nachricht an bis zu 256 Kontakte auf einmal schicken können. Auch hier gilt jedoch: Für sehr kleine Unternehmen mag das ausreichen. Für alle anderen ist das Versandvolumen wahrscheinlich zu gering. 

Hinzu kommt, dass Broadcasts nur an Nutzer:innen gesendet werden können, die die Rufnummer eines Unternehmens schon auf ihrem Endgerät gespeichert haben. Professionelles WhatsApp Marketing ist mit der WhatsApp Business App also schwierig.

Nicht zu 100% DSGVO-konform

Wenn Sie mit Kund:innen über WhatsApp kommunizieren, verarbeiten Sie deren personenbezogene Daten. Diese stehen laut Datenschutz-Grundverordnung unter besonderem Schutz. Das Problem: WhatsApp Business synchronisiert automatisch alle Kontakte, die Sie auf Ihrem Telefon gespeichert haben, mit WhatsApp. Das heißt, auch die Daten von Kund:innen, die der Datenübertragung an WhatsApp nicht zugestimmt haben, werden verarbeitet. Die Zustimmung ist laut DSGVO jedoch ein Muss.

Ebenfalls problematisch: Die automatische Backup-Funktion von WhatsApp Business. Ist diese aktiviert, werden Chat-Verläufe von Ihrem Smartphone unverschlüsselt in der Google oder Apple Cloud gespeichert. Theoretisch ist es dadurch möglich, dass Unbefugte auf die Chat-Verläufe mit Ihren Kund:innen zugreifen können.

In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie zum Thema WhatsApp Business und DSGVO wissen sollten.

Zwischenfazit: Für wen lohnt sich WhatsApp Business?

Die WhatsApp Business App lohnt sich für sehr kleine Unternehmen oder Selbstständige, die nur wenige Nachrichten verschicken und WhatsApp vorwiegend für den Kundensupport einsetzen wollen.

⚙️ Die Alternative: WhatsApp Business Platform (API)

WhatsApp Business verfügt definitiv über nützliche Funktionen und kann für sehr kleine Unternehmen mit weniger als 5 Mitarbeiter:innen durchaus Sinn machen. Für Unternehmen, die WhatsApp professionell nutzen möchten und auf die Einhaltung der DSGVO großen Wert legen, ist die App allerdings ungeeignet. 

Sie gehören zu letzterer Kategorie? Dann haben wir gute Nachrichten, denn: Es gibt es eine Alternative zur WhatsApp Business App!

Die sogenannte WhatsApp Business API ermöglicht es Ihnen, Ihren Unternehmens-Account mit einer externen Marketing Software zu verbinden. Dafür eignet sich jedoch nicht jede Software: Es muss sich um einen von Meta genehmigten Drittanbieter handeln (auch WhatsApp Business Solution Provider oder BSP genannt). Der große Unterschied im Vergleich zur WhatsApp Business App liegt darin, dass es sich bei der API lediglich um eine technische Schnittstelle ohne eigenes Interface handelt. Sie laden sich also keine Anwendung auf Ihr Smartphone herunter, sondern chatten am Desktop über eine Marketing Software Ihrer Wahl. 

Mit der WhatsApp Business API können Sie im großen Stil WhatsApp Newsletter verschicken – und DSGVO-konform ist das Ganze auch noch, sofern Sie einen seriösen Anbieter wählen. Im Folgenden haben wir Ihnen die Vor- und Nachteile der API im Detail aufgelistet.

Hinweis: Einen WhatsApp-Unternehmens-Account benötigen Sie bei Nutzung der API trotzdem. Sie können entweder einen bereits vorhandenen Account mit Ihrem BSP verbinden oder ihn über Ihren Drittanbieter erstellen.

👍 Die Vorteile der WhatsApp Business API

DSGVO-konform

In Sachen DSGVO ist die API dem normalen WhatsApp Business weit voraus. Das liegt vor allem daran, dass es sich dabei nicht um eine App handelt. Das Problem der Kontaktsynchronisation und der automatischen Backups besteht hier also nicht mehr. 

Dazu kommt, dass personenbezogene Kundendaten nicht von WhatsApp, sondern von Ihrem Business Solution Provider gespeichert werden. Sie können sich also für einen Anbieter entscheiden, der Ihre Datenschutzansprüche voll erfüllt – zum Beispiel einen Provider mit Serverstandort innerhalb der EU.

Unbegrenztes Nachrichtenvolumen

Mit der WhatsApp API ist bei 256 Kontakten noch lange nicht Schluss – im Gegensatz zur WhatsApp Business App. Sie können mit der API mit so vielen Kontakten gleichzeitig chatten, wie Sie möchten. Der Versand von WhatsApp Newslettern an Hunderte – oder sogar Tausende – Personen ist somit problemlos möglich. 

Chat per Desktop 

Die Tatsache, dass die WhatsApp Business API keine App ist, kommt nicht nur der DGVO-Konformität zugute. Auch die Nutzerfreundlichkeit profitiert davon. Denn gerade bei einem großen Nachrichtenaufkommen ist es einfacher, Kund:innen vom PC aus zu antworten und nicht jede Nachricht mühsam am Smartphone eintippen zu müssen.

Apropos Endgerät: Bei der WhatsApp Business API gibt es keine Einschränkungen, was die Geräteanzahl angeht. Beliebig viele Mitarbeitende können sich mit einem PC ihrer Wahl einloggen.

Zusatzfunktionen

Auch, wenn Sie die WhatsApp Business API nutzen, müssen Sie nicht auf die Features der normalen WhatsApp Business App verzichten. So können Sie auch weiterhin Begrüßungsnachrichten einrichten und Schnellantworten speichern. In den meisten Fällen ist es sogar so, dass Sie durch Ihren BSP eine Vielzahl zusätzlicher Funktionen hinzugewinnen.

Je nachdem, welche Software Sie auswählen, erhalten Sie Zugriff auf diverse nützliche Marketing Features: Von der Möglichkeit, WhatsApp Chatbots zu erstellen, bis hin zur intelligenten Segmentierung von Kontakten. Über den BSP Sendinblue können Sie beispielsweise nicht nur Ihre WhatsApp Chats verwalten, sondern auch Ihre Instagram-, Facebook- und Live-Chat-Nachrichten.

👎 Die Nachteile der WhatsApp Business API

Klingt erst einmal nicht schlecht, oder? Doch hat die WhatsApp Business API auch Nachteile? Kommt darauf an. Lediglich die Tatsache, dass bei der Nutzung der API Kosten anfallen, kann für manche Unternehmen einen Nachteil darstellen.

Kosten

Beim Chatten über die WhatsApp Business API fallen, im Gegensatz zur Business App, Kosten an. Wie hoch diese sind, hängt von Ihrem individuellen Nutzungsverhalten ab.

In diesem Zusammenhang wollen wir das Preismodell der WhatsApp Business API kurz erläutern. Bei der API werden die Kosten nicht pro Nachricht abgerechnet, sondern pro Sitzung. Eine Sitzung dauert 24 Stunden und beginnt immer dann, wenn Sie auf Nachrichten Ihrer Kund:innen antworten oder wenn Sie Kund:innen von sich aus eine Nachricht senden. Innerhalb des 24 Stunden Zeitfensters können Sie so viele Nachrichten austauschen, wie Sie möchten, ohne erneut dafür zu bezahlen.

Wenn Sie weniger als 1.000 Sitzungen im Monat führen, dann zahlen Sie dafür sowieso nichts. Sollten Sie darüber hinaus Nachrichten verschicken, zahlen Sie 0,0679€ für eine von Kundenseite aus initiierte Sitzung und 0,1131€ für eine von Ihnen initiierte Sitzung. Diese Preise gelten jedoch nur für Kund:innen in Deutschland. Je nach Ländervorwahl fallen für eine Konversation unterschiedliche Kosten an. Eine Übersicht über alle Preise finden Sie hier.

Genaueres zu den Kosten von WhatsApp Business können Sie hier nachlesen.

Zwischenfazit: Für wen lohnt sich die WhatsApp Business API?

Die WhatsApp Business API lohnt sich für mittlere und große Unternehmen, die nicht nur Kundenservice via WhatsApp anbieten, sondern auch professionelles WhatsApp Marketing betreiben wollen. Auch für Unternehmen beliebiger Größe, denen eine zu 100% DSGVO-konforme Anwendung wichtig ist, empfiehlt sich die API.

💡 Zugang zur WhatsApp Business API bekommen: So geht’s

Die Vorteile der WhatsApp Business API liegen auf der Hand. Um darauf zuzugreifen, benötigen Sie, wie bereits erwähnt, einen Drittanbieter. Wenn Sie sich jetzt fragen, wie genau das funktioniert: Wir führen Sie Schritt für Schritt durch den Einrichtungsprozess.

Schritt 1: Bei einem BSP registrieren

Als erstes gilt es, einen von WhatsApp genehmigten Business Solution Provider zu finden. Bei der Wahl eines geeigneten BSPs sollten Sie auf mehrere Dinge achten. Zum einen spielt natürlich der Preis eine Rolle: Wie hoch ist die monatliche Nutzungsgebühr? Gibt es womöglich zusätzliche Einrichtungskosten?

Außerdem empfehlen wir Ihnen, sich das Funktionsspektrum Ihres BSPs genauer anzuschauen. Viele Softwares sind nämlich nicht nur auf WhatsApp Marketing spezialisiert, sondern bieten viele nützliche Tools rund ums Online Marketing an. Wenn Sie also nicht nur nach einem BSP suchen, sondern auch nach einer E-Mail Marketing Software oder einem Live Chat Tool, kann es Sinn machen, sich für eine All-in-One-Marketing-Lösung zu entscheiden. Mit dieser steuern Sie Ihre gesamte Marketing-Kommunikation von nur einer Plattform aus und müssen nicht zwischen verschiedenen Tools hin und her wechseln.

Schritt 2: Einen WhatsApp Business Account erstellen oder verbinden

Wenn Sie bereits einen WhatsApp Unternehmens-Account besitzen, können Sie ihn einfach mit der Software Ihres Anbieters verknüpfen. Sollten Sie noch keinen haben, können Sie ihn über Ihren BSP erstellen.

Gegebenenfalls fallen im Anschluss noch weitere Schritte an. Folgen Sie dafür einfach den Anweisungen Ihres Anbieters. 

Schritt 3: Konto verifizieren

Im letzten Schritt müssen Sie sich von Meta verifizieren lassen. Dieser Prozess ist unbedingt nötig, wenn Sie die WhatsApp Business API nutzen möchten. Genaue Anweisungen dafür bekommen Sie auch hier vom Anbieter Ihrer Wahl. 

Wenn Sie möchten, können Sie anschließend eine zusätzliche Verifizierung beantragen. War diese erfolgreich, bekommen Sie einen grünen Haken verliehen – dieser wird neben Ihrem Unternehmensnamen angezeigt und signalisiert WhatsApp-Nutzer:innen, dass es sich bei Ihrem Profil um ein offizielles handelt. Beachten Sie jedoch, dass der grüne Haken momentan noch großen, bekannten Marken vorbehalten ist und die Entscheidung für oder gegen den Haken ganz bei WhatsApp liegt. 

✅ Fazit: Was Sie über WhatsApp Business wissen sollten

Wer WhatsApp für geschäftliche Zwecke nutzen will, hat die Wahl zwischen der WhatsApp Business App und der WhatsApp Business API. Die Vor- und Nachteile beider Lösungen müssen Sie letztendlich selbst abwägen. Generell lässt sich jedoch festhalten: Für sehr kleine Unternehmen kann es Sinn machen, die kostenlose WhatsApp Business App zu nutzen.

Für alle anderen eignet sich die WhatsApp Business API besser. Denn nur mit der WhatsApp Business API können Sie bequem eine große Anzahl an WhatsApp-Nachrichten verschicken und dabei stets DSGVO-konform bleiben.

Zugegeben, gerade am Anfang kann es schwer sein, den Überblick über die verschiedenen WhatsApp-Versionen und ihre Features zu behalten. Deshalb kommen hier noch einmal die 3 Versionen von WhatsApp im Überblick:

*im Bezug auf Marketing- und Kundensupport-Aktivitäten

Ihre Entscheidung ist auf die WhatsApp Business API gefallen? Dann erstellen Sie sich doch gleich einen kostenlosen Sendinblue-Account und fangen Sie noch heute damit an, mit Ihren Kund:innen zu chatten!

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