Transaktions-Mails: Definition, Best Practices und Einrichtung 💪

Bestell- und Versandbestätigungen, Rechnungen, Passwort-Wiederherstellung – transaktionale E-Mails sind vor allem beim Online Shopping kaum mehr wegzudenken.

Sie sind automatisiert und informieren Nutzer:innen über aktuelle Abläufe im Zusammenhang mit Ihrem Account. Dass dies zunächst weniger spannend ist als kreative Newsletter-Inhalte, erklärt zum Teil, dass Transaktion-Mails im Marketing-Bereich noch selten Thema sind. Zu Unrecht!

Lesen Sie in diesem Leitfaden, worauf es bei transaktionalen E-Mails ankommt und wie Sie sie kreativ für Ihr Marketing nutzen können.

🤔 Was ist eine transaktionale E-Mail?

Eine transaktionale E-Mail ist eine E-Mail, die von Ihrer Website automatisch an einzelne Personen gesendet wird, nachdem diese eine Transaktion oder eine bestimmte Aktion ausgeführt haben, z. B. einen Online-Kauf oder eine Anfrage zum Zurücksetzen des Passworts.

Transaktions-Mails können aber noch viel mehr als Informieren. Sie spielen auch eine wichtige Rolle beim Pflegen Ihrer Kundenbeziehungen.

Denn: Wenn Transaktions-Mails ausbleiben, zu spät kommen oder unverständlich sind, wissen Kund:innen nicht, woran sie sind. Ist meine Bestellung angekommen und wird bearbeitet? Wann kann ich mit der Lieferung rechnen? Meldet sich der Kundenservice bei mir zurück? Bekomme ich ein neues Passwort, damit ich meinen Account wieder nutzen kann?

Stichwort Kundenbeziehung: Erfahren Sie hier alles rund ums Thema Customer Relationship Management (CRM) und wie Sie in 8 schritten Ihre CRM-Strategie erstellen.

Solange solche Fragen offen sind, hängen Kund:innen in der Luft und beginnen an der Vertrauenswürdigkeit des Anbieters zu zweifeln. Keine Antwort zu erhalten und nicht Bescheid zu wissen, kann schnell frustrierend und ärgerlich werden. Im Zweifel kaufen sie beim nächsten Mal lieber in einem Shop, der auf ihre Anfragen schnell reagiert und alle Vorgänge für sie transparent macht.

Welche E-Mails gelten als transaktional?

Als „transaktional“ können Sie alle E-Mails einstufen, die unmittelbar nach einer bestimmten Aktion oder einem bestimmten Ereignis auf Ihrer Website automatisch versendet werden. Häufige Beispiele sind:

• Bestätigung eines Newsletter-Abos (Double Opt-in)
• Bestellbestätigungen
• Benachrichtigungs-E-Mails (Informationen zur Lieferung, neue Nachricht usw.)
• E-Mails zum Zurücksetzen des Passworts und Benachrichtigungen über Kontovorgänge
• Rechnungen, Quittungen usw.

Transaktionale E-Mails vs. Marketing E-Mails – wo liegen die Unterschiede?

First things first: Transaktions-E-Mails sind keine Marketing E-Mails. 

Transaktions-Mails dienen der notwendigen Kundenkommunikation im laufenden Geschäftsbetrieb. Marketing E-Mails hingegen richten sich an ein Publikum von Newsletter-Abonnent:innen und dienen der Werbung und Information.

Marketing E-Mails sind zwar wichtig für das Wachstum Ihrer Marke und Ihres Umsatzes, aber sind nicht Bestandteil Ihres eigentlichen Tagesgeschäfts oder der Funktionalität Ihrer Website.

Unterschiedliche Versandprozesse

Der Hauptunterschied zwischen transaktionalen E-Mails und Marketing E-Mails (also Newsletter oder Werbe-E-Mails) besteht darin, dass die Ersteren gesendet werden, nachdem ein bestimmtes Ereignis auf Ihrer Website stattgefunden hat.

Die Transaktions-Mail ist personalisierte Eins-zu-eins-Kommunikation und enthält spezifische Informationen zu einer aktuellen Transaktion.

Beim E-Mail Marketing hingegen versenden Sie eine Werbebotschaft an eine Liste von Kontakten, also eine Vielzahl von Adressat:innen. Dies können einzelne E-Mails oder ganze Kampagnen sein. Diese E-Mails sind im Voraus geplant und werden zum Zeitpunkt Ihrer Wahl ausgesendet.

Sind Warenkorbabbrecher-Mails transaktional?

Nein. E-Mails an Warenkorbabbrecher:innen werden ausgelöst, wenn ein:e Nutzer:in beim Shoppen Artikel in den Warenkorb gelegt hat und die Website verlässt, ohne den Kauf abzuschließen. 

Erfahren Sie hier alles rund ums Thema Warenkorbabbrecher-Mails.

Warenkorbabbrecher-Mails sind nicht transaktional, sondern gehören in die Kategorie Marketing E-Mails. Die Empfänger:innen müssen in diesem Fall bereits auf einer Ihrer Listen für das E-Mail Marketing stehen. Was uns zum nächsten Punkt führt…

Anforderungen an E-Mail-Abonnements

Im Unterschied zu Transaktions-E-Mails werden Marketing E-Mails nur an Abonnent:innen versendet. 

Wenn Sie eine Marketing E-Mail oder einen Newsletter an eine Person senden wollen, muss diese Person sich zuvor angemeldet und mit dem Empfang werblicher E-Mails von Ihnen einverstanden erklärt haben.

Andernfalls haben Sie nicht das Recht, sie mit einer solchen E-Mail zu kontaktieren. Tun Sie es doch, bekommen Sie Schwierigkeiten mit Datenschutzgesetzen wie der DSGVO und des CAN-SPAM-Gesetzes.

Alle Marketing E-Mails müssen einen Link beinhalten, mit dem sich Abonnent:innen jederzeit vom Empfang der E-Mails abmelden können.

Müssen Transaktions-Mails einen Abmeldelink enthalten?

Nein. Denn Transaktions-E-Mails sind unabhängig von Abonnements. 

Es handelt sich um einmalige E-Mails zu bestimmten Vorgängen. Die Empfänger:innen können damit rechnen, in Zukunft (oder zumindest bis zum nächsten Einkauf) keine E-Mails mehr von Ihnen zu erhalten.

Sie können selbstverständlich beim Bezahlvorgang für Ihren Newsletter werben. Aber dass jemand im Rahmen einer Transaktion seine oder ihre E-Mail-Adresse angegeben hat, gibt Ihnen noch nicht das Recht, ihm oder ihr Marketing E-Mails zu senden.

Unterschiedliche E-Mail Softwares

Wie bereits gesagt: Transaktions-Mails sind kein E-Mail Marketing. Beachten Sie deshalb bei der Auswahl von E-Mail Tools für Ihr Unternehmen: Für Transaktions-E-Mails gelten andere Software-Anforderungen als für Marketing E-Mails.

Transaktionale E-Mails werden automatisiert und unmittelbar nach bestimmten Ereignissen verschickt. Dies geschieht üblicherweise über einen dedizierten SMTP-Server oder eine spezielle API für Transaktions-E-Mails. So können Sie die bestmögliche Zustellbarkeit gewährleisten.

Wenn Sie all Ihre E-Mails unter einem Dach verwalten möchten, sollten Sie einen E-Mail-Marketing-Dienst wie Sendinblue nutzen, der sowohl Marketing- als auch Transaktions-E-Mails anbietet.

Viele Marketer:innen haben gerne beide Lösungen unter einem Dach, da sie so im Vergleich zur Verwaltung zwei verschiedener Konten und Plattformen Aufwand sparen – und Kosten.

Wir haben für Sie hier die Preise und Funktionen der 12 besten Newsletter Softwares verglichen.

💁 Beispiele für Transaktions-Mails

Transaktions-E-Mails begegnen Ihnen online in vielen Varianten und Spielarten. Aber eines haben sie alle gemeinsam: Sie vermitteln wichtige Informationen, die Kund:innen oder Website-Besucher:innen brauchen, um reibungslos mit dem Angebot zu interagieren.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen einige Beispiele für häufige Typen von Transaktions-Mails, die Sie vielleicht auch für Ihre eigene Website nutzen oder mit Sicherheit selbst schon mal in Ihrem Posteingang gesehen haben:

Bestätigung einer Anmeldung oder Registrierung

Diese Art von transaktionaler E-Mail erhalten Sie, wenn Sie sich auf einer Website oder für einen Newsletter angemeldet haben. Die Nachricht lässt Sie wissen, dass Ihre Anmeldung erfolgreich war.

Oft dient diese Transaktions-Mail gleichzeitig dazu, Sie zur Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse durch einen Link-Klick aufzufordern. Sie ist also Teil des Double-Opt-In-Verfahrens. 

Hier ein Beispiel einer Double Opt-in Mail für unseren Sendinblue Blog Newsletter.

Die Bestätigung ist jedoch nicht immer nötig. Es kann auch sein, dass Sie sich bei einer Plattform für einen neuen Dienst anmelden, nachdem Sie dort bereits registriert und bekannt sind. In diesem Fall müssen Sie nicht noch einmal Ihre E-Mail-Adresse bestätigen.

Die Bestätigungs-E-Mail ist nicht dasselbe wie eine Willkommens-E-Mail, obwohl sie manchmal eine Willkommensbotschaft enthält. 

Home24 nutzt die Gelegenheit fürs Marketing und wirbt mit einem Willkommensgutschein.

Bestellbestätigungen

Diese Transaktions-Mail gehört wahrscheinlich zu denjenigen E-Mails, die Ihre Kund:innen am sehnlichsten erwarten. 

Wenn Sie online verkaufen, ist es wichtig, dass Sie die Bestellung zügig bestätigen, damit Kund:innen Bescheid wissen, dass sie bearbeitet wird.

Bestellbestätigungen können mehrere Zwecke erfüllen:

• Sie signalisieren, dass der Kauf erfolgreich war
• Sie bestätigen die erworbenen Artikel und Preise
• Sie enthalten alle notwendigen Informationen, um die Bestellung zu verfolgen (Bestellnummer, Paketverfolgungsnummer, Kontakt zum Kundenservice usw.)
• Sie geben einen voraussichtlichen Liefertermin an

Diese E-Mail zerstreut alle eventuellen Bedenken, ob beim Kauf alles geklappt hat, alle Artikel korrekt erfasst und berechnet wurden und so weiter.

Dies ist besonders wichtig für Kund:innen, die nicht so häufig online shoppen. Stellen Sie also sicher, dass Ihre Bestellbestätigungen alle wichtigen Details enthalten.

Versandbestätigung

Auch nach erfolgreicher Bestellung möchten Kund:innen wissen, wie es weitergeht – und das heißt vor allem: wann sie damit rechnen können, die bestellten Artikel zu erhalten. 

Es ist also hilfreich, sie kontinuierlich zu informieren, sobald es etwas Neues gibt.

Um Kund:innen auf dem Laufenden zu halten, können Sie bei verschiedenen Schritten im Lieferprozess entsprechende Transaktions-E-Mails senden:

• Versandvorbereitung
• Versandbestätigung
• Lieferbestätigung

Bei jedem einzelnen Schritt eine Transaktions-Mail zu versenden ist wahrscheinlich nicht in jedem Fall sinnvoll. Aber: Bestell- und Versandbestätigungen sollten im Repertoire eines jeden E-Commerce Shops sein.

So wissen Kund:innen, dass ihre Bestellung bearbeitet wird, wann sie versandt wurde und dank Sendungsverfolgung auch, wann sie ankommt.

Diese Benachrichtigungen sind besonders wichtig, wenn Sie einen Click-and-Collect-Dienst betreiben.

Hier ein Beispiel einer Versandbestätigung von der Deutschen Post:

Rechnungen und Quittungen

Manchmal kommen Rechnungen und Quittungen direkt mit der Bestellbestätigung. Gelegentlich widmen Websites ihnen aber auch eine separate Transaktions-Mail.

Dies ist in der Regel der Fall bei:

• Unternehmen, die kein physisches Produkt liefern
• Abo-Dienste, die regelmäßig Quittungen ausstellen

Der Versand von Rechnungen und Quittungen ist wichtig, da er den Kund:innen volle Transparenz über die Beträge bietet, die Sie ihnen in Rechnung stellen.

Ebenso sind sie natürlich wichtig für die Buchhaltung, sei es privat oder geschäftlich. 

Sorgen Sie also dafür, dass Ihre Kund:innen zufrieden sind und stellen Sie ihnen alle nötigen Belege zur Verfügung.

Hier ein schönes Beispiel von E-Scooter-Anbieter Lime:

Passwort zurücksetzen

E-Mails für das Zurücksetzen von Passwörtern sind wohl die am wenigsten glamourösen Transaktions-E-Mails. Dennoch sind sie entscheidend für die Nutzerfreundlichkeit Ihrer Website.

Der Zweck ist selbsterklärend: Sie ermöglichen es Benutzer:innen, ihre Passwörter zurückzusetzen, wenn sie sie einmal vergessen oder verloren haben.

Stellen Sie sicher, dass Sie einen gut funktionierenden Prozess zum Zurücksetzen des Passworts anbieten. Andernfalls haben Benutzer:innen bei Passwortverlust keine Möglichkeit, wieder auf ihr Konto zuzugreifen und mit Ihrem Unternehmen zu interagieren.

Hier ein schönes Beispiel von Eventim:

🛠️ So richten Sie Transaktions-Mails ein

Transaktionale E-Mails werden über SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) gesendet, ein Protokoll zur Übertragung von E-Mails über das Internet. 

Sie erfordern eine bestimmte Art von Lösung, um eine zuverlässige Zustellung zu gewährleisten.

Erfahren Sie hier, was genau SMTP bedeutet und warum es erfolgskritisch für Ihr E-Mail Marketing ist.

Verwenden Sie eine dedizierte und zuverlässige SMTP-Lösung

First things first: Der beste Weg für eine erfolgreiche Verwaltung Ihrer Transaktions-E-Mails ist die Wahl eines dedizierten Dienstes für Transaktions-E-Mails wie zum Beispiel Sendinblue.

Die meisten E-Commerce-Systeme (Woocomerce, Prestashop, Magento usw.) stellen standardmäßig Transaktions-E-Mails bereit. Doch diese generischen Optionen sind im Vergleich zu dedizierten Lösungen wie Sendinblue nur begrenzt leistungsfähig.

Ein spezielles Tool bietet Ihnen unter anderem folgende Vorteile:

• Echtzeit-Analytics für E-Mail-Zustellung und Interaktionen
• Personalisierte Vorlagen für Transaktions-E-Mails, um Branding, Design und Nutzerfreundlichkeit zu optimieren
• Optimale Zustellbarkeit für alle Ihre Nachrichten

Mit den Transaktions-E-Mails Ihres Standard-CMS können Sie oft nur die Daumen drücken und hoffen, dass Ihre E-Mails erfolgreich zugestellt wurden. Mit einem speziellen Tool ist die Erfolgsrate und Ihre Kontrolle deutlich größer.

Einrichtung Ihrer Transaktions-E-Mails mit Sendinblue

Mit Sendinblue haben Sie drei Möglichkeiten, Transaktions-E-Mails für Ihre Website einzurichten:

• Verwenden Sie eines unserer Plugins, um Ihr CMS mit Sendinblue zu verbinden (wie unser WooCommerce-Plugin)
• Konfigurieren Sie Ihre SMTP-Einstellungen manuell über Sendinblue
• Nutzen Sie unsere E-Mail API: Lesen Sie hier die API-Dokumentation

Beachten Sie, dass die zweite und die dritte Option Programmierkenntnisse oder die Unterstützung eines Entwicklers erfordern.

Für Entwickler haben wir einen Leitfaden zur Einrichtung von Transaktions-E-Mails mit Next.js und Sendinblue bereitgestellt.

Wenn Ihnen kein Entwickler zur Verfügung steht, ist es am besten, das richtige Plugin zu finden, um sich die Einrichtung deutlich zu erleichtern.

💪 Best Practices für transaktionale E-Mails

Im Folgenden verraten wir Ihnen Tipps und Tricks, wie Sie das Beste aus Ihren Transaktions-Mails herausholen können.

Trennen Sie transaktionale E-Mails von Ihren Werbe- und Marketing-E-Mails

Wählen Sie eine Lösung, mit der Sie das Routing Ihrer Transaktions-E-Mails von dem Ihrer werblichen E-Mail-Kampagnen trennen können.

Wie bereits erwähnt, erfüllen Transaktions-E-Mails einen spezifischen Zweck und sind elementar wichtig für Ihr Geschäft.

Daher gilt es zu vermeiden, dass Ihre Transaktions-E-Mails unter der zwangsläufig geringeren Zustellbarkeit und Interaktionsrate Ihrer Marketing E-Mails leiden. Transaktions-E-Mails müssen immer pünktlich im Posteingang ankommen.

Probleme mit einer E-Mail-Marketing-Kampagne können Ihren Absender-Score beschädigen. Dies wiederum kann die Zustellbarkeit zukünftiger E-Mails beeinträchtigen. Vermeiden Sie um jeden Preis, dass sich solche Probleme auf Ihre Transaktions-E-Mails auswirken.

Sendinblue bietet Ihnen folgende Möglichkeiten:

• Trennung Ihrer Marketing- und Transaktions-E-Mail-Streams (nach Absender und IP-Adresse)
• Verwaltung und Tracking der Leistung aller Ihrer E-Mails von einem Konto aus
• Alles ohne zusätzliche Kosten!

🎨 Transaktionale E-Mails ansprechend gestalten

Personalisieren Sie Ihre Transaktions-E-Mails mit Ihren Markenfarben

Leider sind die meisten Transaktionalen E-Mails eher recht langweilig und wenig ansprechend gestaltet. Jedoch bieten sie enormes Potenzial für die Stärkung Ihrer Markenreputation, das Sie voll ausschöpfen sollten.

Bereits mit den Farben Ihrer Marke können Sie Transaktions-Mails attraktiver gestalten und den Wiedererkennungswert erhöhen. 

Schon ein eingebundenes Logo und einige Links zu Ihrer Website können für den Marketing-ROI dieser Nachrichten einen großen Unterschied machen.

Mit Sendinblue können Sie Ihre Transaktions-E-Mails individuell bearbeiten und anpassen. Dafür stellen wir Ihnen mehrere Design-Vorlagen zur Verfügung.

Hier ist als Beispiel eine Vorlage für Bestellbestätigungen, die Sie in Sendinblue für Ihre Zwecke anpassen können:

💡 So nutzen Sie Transaktions-Mails für Ihr Marketing

Wie wir schon erwähnt haben, ist der Hauptzweck von Transaktions-Mails die Funktionalität. Es geht darum, Kund:innen zum richtigen Zeitpunkt wichtige Informationen zu übermitteln.

Wenn Sie bereit sind, etwas Zeit in diesen Kommunikationskanal zu investieren, stellen transaktionale E-Mails jedoch auch eine enorme Marketingchance für Sie dar.

Worin genau besteht das Marketing-Potenzial von Transaktions-E-Mails?

Reguläre Werbe-E-Mails werden zu selbstgewählten Zeitpunkten von Marketing-Verantwortlichen oder Geschäftsinhaber:innen versendet. Transaktions-E-Mails dagegen werden von Kund:innen erwartet und automatisch zugestellt.

Daher überrascht es nicht, dass Transaktions-E-Mails einer Experian-Studie zufolge 8-mal höhere Öffnungsraten hatten als Marketing E-Mails.

Trotz dieser fantastischen Öffnungsraten lassen viele Unternehmen den Bonus-Marketingwert ungenutzt, den Transaktions-Mails bieten. Sie platzieren keine zusätzlichen Inhalte oder CTAs in diesen Nachrichten, mit denen sie Kund:innen für weitere Interaktionen zurückholen könnten.

Manchmal liegt das auch daran, dass Transaktions-E-Mails von Dritten gesendet werden, etwa einem Zahlungsdienst oder einem Shop-CMS. Das heißt, sie werden gar nicht vom Unternehmen selbst erstellt.

Nachfolgend haben wir einige Möglichkeiten zusammengestellt, wie Sie die Marketing-Möglichkeiten transaktionaler E-Mails optimal nutzen können.

Cross-Selling und Upselling

Diese simple Optimierung kann Ihre Online-Umsätze wirklich in die Höhe treiben.

Amazon ist ein Pionier dieser Strategie. Jede Bestellbestätigung enthält personalisierte Produktempfehlungen:

Amazon empfiehlt Artikel auf Basis vorheriger Käufe und Suchabfragen des betreffenden Nutzerkontos.

Kund:innen ähnliche Produkte vorzuschlagen, um weitere Käufe zu generieren, ist eine bewährte Strategie. Aber: Wie richten Sie so etwas ein?

Sie haben hierzu zwei Möglichkeiten:

• Die erste besteht darin, dynamische Inhalte in Ihre E-Mails zu integrieren. Dies ist technisch anspruchsvoller, lässt sich aber leicht verwalten, wenn Sie ein Tool verwenden, das dynamische Inhalte unterstützt. Mit Sendinblue müssen Sie nur innerhalb der Template-Sprache die Logik und Parameter erstellen.
  
• Die andere, viel einfachere Lösung besteht darin, einen statischen Call-to-Action für ein Produkt oder Angebot einzufügen, das Sie zum betreffenden Zeitpunkt bewerben wollen.

Dies ist zwar nicht so personalisiert oder dynamisch, aber für Einsteiger:innen viel einfacher zu implementieren. Gleichzeitig kann es erheblich Ihre Umsätze erhöhen – ganz ohne Investitionen in zusätzliche Ressourcen.

Weitere Informationen für besonderen Mehrwert

Transaktions-E-Mails müssen nicht langweilig sein!

Es gibt viele Möglichkeiten, sie ansprechender und interessanter zu gestalten: Fügen Sie „Bonus“-Inhalte oder -Tipps, Promo-Codes oder Sonderangebote hinzu, anstatt nur die erwarteten Informationen zu übermitteln.

Ein gutes Beispiel dafür sind die E-Mail-Belege, die Uber nach jeder Fahrt an seine Kund:innen versendet:

Diese E-Mail enthält:

• Eine Zusammenfassung der Fahrt: Start- und Endadresse, Datum, Uhrzeit und Route
• Die Möglichkeit, Fahrer:innen zu bewerten
• Die Möglichkeit, ein Trinkgeld zu geben
• Einen CTA zum Download der UberEATs-App
• Eine Einladung zur Anmeldung für die Uber-Kreditkarte
• CTAs für Social Media

Das veranschaulicht perfekt, wie viel Wert Sie aus der kostenlosen Werbefläche in Ihren Transaktions-E-Mails ziehen können.

🚀 Nun sind Sie am Zug!

Wir hoffen, dass dieser Leitfaden verdeutlicht hat, wie wichtig Transaktions-E-Mails sind und welche Chancen sie für Ihr Marketing bieten.

Jetzt sind Sie am Zug! Nutzen Sie Ihre Transaktions-E-Mails, um Ihre Kundenbeziehungen zu stärken und schöpfen Sie das Potenzial jeder Transaktion voll aus.

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