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Viele Kundentermine zu haben, ist eine gute Sache, verlangt jedoch einiges an Organisationsgeschick. Damit Sie keine Termine vergessen und stets wissen, welche Ihrer Mitarbeiter:innen für welche Kundentermine zuständig sind, empfiehlt sich ein Terminplaner.
In diesem Artikel zeigen wir, wie Sie mit der Software Excel Ihre eigene Terminplaner-Vorlage erstellen können und wie die Terminplanung in Zukunft noch einfacher geht.
Inhaltsverzeichnis
🤔 Warum sollte ich Excel zur Terminplanung verwenden?
Unter einem Terminplaner dürfte sich jede:r von Ihnen etwas vorstellen können. Bekannt sind vor allem Planer in Papierform. Doch was hat die Anwendung Excel mit der Terminplanung zu tun?
Microsoft Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm, mit dem Sie Tabellen erstellen und Datensätze mithilfe von Formeln analysieren können. Im Grunde genommen ist ein Terminplaner nichts anderes als eine Tabelle, in der Sie Uhrzeit, Name Ihrer Mitarbeiter:innen und Art des Termins eintragen. Dementsprechend können Sie Excel dafür nutzen, Vorlagen zu erstellen, die Sie dann immer wieder als Terminplaner nutzen. Dazu kommen folgende Vorteile:
Bekannte Software
Excel ist Teil der Microsoft Office Suite und dadurch vielen Menschen bekannt. Auch im Privatgebrauch kommt die Anwendung häufig zum Einsatz. Das gute daran ist, dass Ihre Mitarbeiter:innen wahrscheinlich nicht viel Einarbeitungszeit benötigen, um mit der Software zurechtzukommen und diese womöglich leichter bedienen können als ein Drittanbieter-Tool.
Geringe Kosten
Wenn Sie bereits ein kostenpflichtiges Microsoft 365 Abonnement besitzen, ist Excel darin enthalten. Dadurch müssen Sie nicht extra Geld für eine externe Terminplanungs-Software ausgeben. Excel ist damit eine der kostengünstigsten Lösungen für das Erstellen von Terminplaner-Vorlagen.
Übrigens: Natürlich können Sie auch mit Google Sheets eine Terminplaner-Vorlage erstellen. Das Prinzip ist dabei das gleiche.
Manchmal wird Excel auch als CRM-System verwendet. Wie Sie CRM mit Excel betreiben, erfahren Sie hier.
✅ Einen Terminplaner mit Excel erstellen – so geht’s in 3 Schritten
Bevor Sie Ihren Terminplaner mit Excel erstellen, sollten Sie sich für eine der folgenden Varianten entscheiden: Möchten Sie einen Tagesplaner, bei dem für jeden neuen Tag ein neues Tabellenblatt angelegt wird, oder arbeiten Sie lieber mit einem Wochenkalender, bei dem Sie alle Termine einer Woche im Blick behalten?
Bei der Auswahl kommt es vor allem darauf an, wie viele Termine und Termindetails Sie in Ihrem Planer unterbringen wollen. Sie haben sich entschieden? Dann zeigen wir Ihnen jetzt, wie Sie in nur 3 Schritten eine Excel-Vorlage für Ihre Terminplanung erstellen.
1. Einen Wochenplaner mit Excel erstellen
Schritt #1
Öffnen Sie im ersten Schritt eine neue Excel-Arbeitsmappe und tragen Sie in die erste Zelle der ersten Spalte die Uhrzeit ein. Welche Taktung Sie hier wählen, bleibt ganz Ihnen überlassen. Fangen Sie um 8 Uhr an zu arbeiten und vergeben im Halbstundentakt Kundentermine, dann könnte das so aussehen: 8:00, 8:30, 9:00 usw.
Schritt #2
Im nächsten Schritt tragen Sie in der obersten Zeile Ihre Arbeitstage ein, beispielsweise Montag bis Freitag.
Schritt #3
Nun können Sie Ihre Termine eintragen. Am besten schreiben Sie immer auch dazu, welche Ihrer Mitarbeiter:innen für welche Termine zuständig sind, damit es nicht zu Verwechslungen kommt.
Werden mehrere Zeitfenster von einem Termin belegt, dann markieren Sie einfach alle entsprechenden Zellen, klicken auf “Start” und anschließend auf das Symbol “verbinden und zentrieren”. Damit werden alle von Ihnen ausgewählte Zellen zusammengelegt. Auf Wunsch können Sie die Formatierung Ihrer Zellen noch weiter anpassen und zum Beispiel jedem Ihrer Mitarbeiter:innen eine Farbe zuordnen.
2. Einen Tagesplaner mit Excel erstellen
Schritt #1
Eine Variation des Excel-Wochenplaners ist der Tagesplaner. Hierbei gehen Sie ganz ähnlich vor wie beim Erstellen eines Wochenplaners: Tragen Sie in die erste Zelle der ersten Spalte zunächst die Uhrzeit ein.
Schritt #2
Anstelle der Wochentage tragen Sie nun in die oberste Zeile die Namen Ihrer Mitarbeiter:innen ein. So bleibt in den einzelnen Zellen mehr Platz für Terminbeschreibungen.
Schritt #3
Jetzt müssen Sie nur noch Ihre Termine eintragen – fertig! Auch hier gilt wieder: Werden mehrere Zeitfenster von einem Termin belegt, markieren Sie die entsprechenden Zellen, klicken Sie auf “Start” und anschließend auf das Symbol “verbinden und zentrieren”.
Tipp: Wenn Sie den Tagesplaner nicht täglich neu überschreiben wollen, duplizieren Sie einfach Ihr aktuelles Tabellenblatt und benennen Sie es in den entsprechenden Wochentag um. Dafür klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf das Tabellenblatt, das Sie kopieren wollen und klicken dann auf “verschieben oder kopieren”.
Machen Sie das ganze viermal, um eine schnelle Übersicht über alle Wochentage zu bekommen.
Wenn Sie möchten, können Sie Ihren fertigen Excel-Terminplaner nun ausdrucken. Alternativ können Sie Ihren Mitarbeiter:innen Zugang zur Vorlage gewähren und mit ihnen zusammen Termine planen.
Sie möchten Excel-Tabellen für die Terminplanung nutzen, diese aber nicht selbst anlegen? Kein Problem! Im Internet finden Sie viele kostenlose Vorlagen, die Sie als Excel-Datei (.xlsx) herunterladen und Ihren Bedürfnissen entsprechend formatieren können.
📅 Die Alternative zum Excel-Terminplaner: Ein Terminbuchungs-Tool
Die Terminplanung mit Excel mag zwar funktionieren, effizient ist sie jedoch nicht gerade. Denn sie bedeutet vor allem eins: manuelle Arbeit. Zunächst einmal müssen Sie Ihre Terminplaner-Vorlage erstellen. Dazu kommt, dass Sie jeden neuen Termin händisch hinzufügen bzw. Änderungen vornehmen müssen, wenn Termine verschoben oder abgesagt werden.
Neben der Zeit, die Sie diese Arbeit kostet, ist die Terminplanung mit Excel fehleranfällig. Vor allem bei einer hohen Anzahl täglicher vereinbarter Kundentermine kann es schnell passieren, dass nicht alle Termine in den Excel-Terminplaner eingetragen werden. Und spätestens, wenn Sie mehr als nur Kundentermine in Ihren Kalender eintragen wollen – zum Beispiel interne Meetings oder Geburtstage – wird eine Excel-Vorlage unübersichtlich.
Was dagegen hilft? Ein professionelles Tool, mit dem Sie online Termine buchen können. Und das funktioniert so: Ihre Kund:innen suchen sich in einem virtuellen Terminkalender einen Termin aus. Dieser Kalender ist mit Ihrem geschäftlichen Kalender, zum Beispiel dem von Google oder Outlook, verknüpft – dadurch werden Ihren Kund:innen nur Zeitfenster angezeigt, in denen Sie auch wirklich verfügbar sind. Bei vielen Tools können Sie außerdem festlegen, dass neu gebuchte Termine automatisch bestimmten Teammitgliedern zugeordnet werden und dass Ihre Kund:innen automatisch Terminerinnerungen zugeschickt bekommen.
Mit einem Terminbuchungs-Tool können Sie Ihre Terminplanung also weitestgehend automatisieren. So sparen Sie Zeit und sorgen außerdem dafür, dass auch wirklich kein Termin untergeht.
Eines der bekanntesten Terminbuchungs-Tools ist Calendly. Aber gibt es auch andere Optionen? In diesem Artikel haben wir 8 Calendly-Alternativen unter die Lupe genommen.
🔎 Fazit: Terminplanung mit Excel – wann es Sinn macht und wann nicht
Excel zur Terminplanung nutzen – das geht eigentlich ganz einfach. Wenn Sie einmal eine Vorlage erstellt haben, die Sie für jeden Tag bzw. jede Woche kopieren, verfügen Sie mit Excel über einen kostengünstigen Terminplaner. Für sehr kleine Unternehmen mit sehr wenigen Kundenterminen und Mitarbeiter:innen kann das ausreichen.
Größere Unternehmen hingegen stoßen mit einem Excel-Terminplaner schnell an ihre Grenzen. Bei einer hohen Anzahl an Kundenterminen ist es schnell passiert, dass Termine nicht korrekt bzw. zeitnah in den Terminplaner eingetragen werden. Vergessene Meetings und Doppelbuchungen sind die Folge. Abhilfe können Terminbuchungs-Tools schaffen. Viele davon können Sie sogar völlig kostenlos nutzen!
Also, worauf warten Sie noch? Bringen Sie heute noch Ihre Terminplanung auf Vordermann!
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