Oktober 31, 2022

Terminerinnerung versenden: Tipps, Muster und Vorlagen ⏰

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kalender mit drei alarmglocken terminerinnerung

Um sicherzustellen, dass ein bereits vereinbarter Kundentermin auch zustande kommt, schicken viele Unternehmen Terminerinnerungen an Ihre Kund:innen. Dabei gibt es einige Dinge zu beachten: So sollte eine Terminerinnerung zum Beispiel nicht zu aufdringlich sein, aber dennoch ihren Zweck erfüllen.

Warum Sie überhaupt Terminerinnerungen verschicken sollten, welchen Kanal Sie dafür am besten wählen und wie Sie eine gute Terminerinnerung formulieren, erklären wir in diesem Artikel. Außerdem stellen wir Ihnen einige Muster und Vorlagen für richtig gute Terminerinnerungen zur Verfügung.

🤔 Ist eine Terminerinnerung wirklich nötig? 

Ob Verkaufs-, Follow-up- oder Bewerbungsgespräch: Wenn Sie mit Kund:innen oder (potentiellen) Mitarbeiter:innen ein persönliches Gespräch führen möchten, müssen Sie zunächst einmal einen Termin mit ihnen vereinbaren. Das geht am einfachsten mit einem Tool zur Online-Terminbuchung, aber natürlich auch per E-Mail oder Telefon. 

Ist der Termin einmal festgelegt, sollte eigentlich nichts mehr schief gehen – eigentlich. Warum Sie Ihren Gegenüber dennoch immer an anstehende Termine erinnern sollten, erklären wir in diesem Abschnitt.

Weniger Umsatzverlust

In der Regel vergehen zwischen dem Tag der Terminvereinbarung und dem tatsächlichen Meeting einige Tage, wenn nicht sogar Wochen. Dabei kann es schnell passieren, dass Ihr Gegenüber den Termin schlichtweg vergisst. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern führt im Falle von Kundenterminen oftmals zu Umsatzeinbußen. Schließlich haben Sie bzw. Ihre Mitarbeiter:innen sich das Zeitfenster freigehalten und vielleicht sogar andere erfolgsversprechende Gespräche abgesagt.

Viele Terminausfälle können vermieden werden, indem Sie Ihre Geschäftspartner:innen und Kund:innen einfach einige Tage im Voraus an den vereinbarten Termin erinnern. Oftmals reicht dies schon, um das unentschuldigte Nichterscheinen zu verhindern.

Wussten Sie schon? Einige Unternehmen verlangen bei der Terminbuchung eine sogenannte No-Show-Gebühr, die Kund:innen bei verpassten Terminen zahlen müssen.

Effizienteres Arbeiten

Jeder Termin, der nicht fristgerecht abgesagt wurde, kostet Sie nicht nur Geld, sondern auch Zeit. Zum einen investieren Sie im Vorfeld Zeit in die Planung bzw. das Formulieren von Terminvorschlägen sowie die Vorbereitung auf das Gespräch. Zum anderen verlieren Sie Zeit, während Sie darauf warten, dass Ihr Gesprächspartner oder Ihre Gesprächspartnerin zum Meeting erscheint. So entstehen unnötige Leerläufe.

Mit einer Terminerinnerung im Vorfeld können viele solcher Situationen vermieden werden. Sie hilft Ihnen also im Endeffekt dabei, effizienter zu arbeiten.

Stärkere Kundenbindung

Das Versenden von Terminerinnerungen hat nicht nur für Sie viele Vorteile, sondern auch für Ihre Kundschaft. Denn ein versehentlich versäumtes Meeting ist auch für Ihre Kund:innen ärgerlich – besonders, wenn das Vereinbaren eines zweiten Termins nicht so leicht bzw. nicht so schnell möglich ist. Eine freundliche Erinnerung kann Ihren Kund:innen diesen Aufwand ersparen. Außerdem vermitteln Sie ihnen damit ein Gefühl der Wertschätzung und zeigen, dass Ihnen der Termin wichtig ist. Das wiederum kann die Kundenbindung stärken.

Binden Sie Ihre Kundschaft mit diesen Kundenbindungsmaßnahmen noch stärker an Ihr Unternehmen.

💬 Die besten Kanäle für die Terminerinnerung

Kund:innen an bevorstehende Termine zu erinnern ist nicht schwer und wenig zeitaufwendig. Doch auf welchem Weg sollten Sie Terminerinnerungen am besten kommunizieren? Wir stellen Ihnen 4 mögliche Kanäle vor.

E-Mail

Der wohl beliebteste Kanal zum Versenden von Terminerinnerungen ist die E-Mail. Viele Unternehmen nutzen E-Mails ebenfalls dafür, Termineinladungen zu verschicken – da liegt es nahe, einige Tage vor dem Meeting einfach eine Erinnerungs-Mail zu versenden. 

Der Vorteil der E-Mail ist, dass Sie hier alle wichtigen Informationen zusammenfassen können – Datum, Uhrzeit und Inhalt des Gesprächs zum Beispiel. Eine E-Mail können Sie außerdem planen, sodass sie an einem bestimmten Tag zu einer bestimmten Uhrzeit automatisch versendet wird. Trotzdem müssen Sie natürlich daran denken, eine solche E-Mail zu formulieren. Außerdem kann es passieren, dass Ihre Terminerinnerung in der Flut an geschäftlichen E-Mails, die Ihr Kontakt täglich bekommt, untergeht.

Die E-Mail hat als Kommunikationskanal ausgedient? Von wegen! Lesen Sie hier, warum E-Mail Marketing auch heutzutage unverzichtbar ist.

Telefon

Ein eher traditioneller Kanal für die Kundenkommunikation ist das Telefon. Auch mit einem kurzen Anruf bei Ihren Kund:innen können Sie diese an bevorstehende Meetings erinnern. Praktisch dabei ist, dass Sie eventuelle Rückfragen oder Terminänderungen direkt am Telefon besprechen können. 

Es kann jedoch sein, dass Sie Ihre Gesprächspartner:innen telefonisch nicht erreichen oder dass sich diese durch Ihren Anruf gestört fühlen. Und auch bei der Terminerinnerung per Telefon gilt wieder: Sie müssen daran denken, Ihre Kund:innen rechtzeitig anzurufen.

SMS und Messenger

Die meisten Menschen haben ihr Smartphone immer dabei. Dementsprechend kann die SMS-Terminerinnerung oder die Erinnerung via Messenger, zum Beispiel WhatsApp, sehr effektiv sein: Die Öffnungsrate einer SMS oder einer WhatsApp-Nachricht ist in der Regel nämlich deutlich höher als die einer E-Mail.

Eine besondere Form der mobilen Benachrichtigung stellen Push-Nachrichten dar. Push-Nachrichten sind kurze Textmitteilungen, die Nutzer:innen nicht eigenhändig abrufen müssen, sondern die per Pop-up auf dem Handy- oder Computer-Bildschirm erscheinen. Sie stechen Nutzer:innen also sofort ins Auge und eignen sich deshalb ebenfalls gut dafür, zeitsensible Informationen wie Terminerinnerungen mit Kund:innen zu teilen.

Messenger, Push-Nachrichten und Co.: Lesen Sie hier, welche digitalen Kommunikationskanäle Sie kennen sollten.

Terminbuchungs-Tool

Eins haben alle bisher vorgestellten Kanäle gemeinsam: Sie sind mit manueller Arbeit verbunden. Denn ganz gleich, ob Sie Ihre Terminerinnerung nun per Mail verschicken oder per Anruf mitteilen: Sie müssen jedes Mal eine Nachricht formulieren und daran denken, diese pünktlich zu überbringen. Haben Sie viele Kundentermine, kann das durchaus zeitraubend sein.

Eine Alternative bietet ein professionelles Tool, mit dem Sie online Termine buchen können. Hierbei suchen sich Ihre Kund:innen zuerst einen passenden Termin in einem Online-Kalender aus und bekommen anschließend eine Terminbestätigung sowie eine automatische Terminerinnerung zugeschickt. Bei vielen Tools können Kund:innen außerdem mit nur wenigen Klicks Termine verschieben oder absagen.

Sie müssen hier also weder daran denken, Terminerinnerungen zu verschicken, noch müssen Sie all Ihre Kund:innen einzeln kontaktieren. Dadurch, dass Sie ein Terminbuchungs-Tool meist mit Ihrem Outlook- oder Google-Kalender synchronisieren können, erleichtert es Ihnen auch die allgemeine Terminplanung ungemein.

Ein bekanntes Tool zur Terminbuchung ist Calendly. Doch welche Anbieter gibt es außerdem? In unserem Vergleich haben wir uns 8 Calendly-Alternativen im Detail angeschaut.

✍️ Terminerinnerungen richtig formulieren: 4 Tipps gegen No-Shows

Ganz egal, auf welchem Weg Sie Ihre Terminerinnerung übermitteln: Es gibt einige Regeln, an die Sie sich halten sollten, wenn Sie möchten, dass Ihre Erinnerung als nette Geste und nicht als aufdringlich empfunden wird. Folgende 4 Tipps helfen Ihnen bei der Formulierung von Erinnerungsnachrichten:

1. Bleiben Sie freundlich

Eine Terminerinnerung nervt Kund:innen nur? Das muss nicht sein! Es kommt ganz darauf an, wie Sie Ihre Nachricht verpacken. Bleiben Sie stets freundlich und werden Sie nicht vorwurfsvoll. So kommt es zum Beispiel oft besser an, wenn Sie aus der Ich-Perspektive schreiben, also zum Beispiel: “Ich freue mich auf unseren morgigen Termin” anstelle von “Vergessen Sie unseren morgigen Termin nicht”.    

2. Fassen Sie sich kurz

Eine Terminerinnerung folgt immer auf eine Terminvereinbarung. Deshalb wissen Ihre Gesprächspartner:innen bereits, wann das Meeting stattfindet und worum es darin gehen soll. Fassen Sie in Ihrer Terminerinnerung daher nur noch einmal die wichtigsten Informationen zusammen – gerne auch stichpunktartig. Zu den wichtigsten Infos zählen Datum und Uhrzeit, Ihre Kontaktdaten, die Namen der Teilnehmer:innen sowie das Thema des Meetings. 

Wiederholen Sie sich nicht unnötig, denn dann steigt die Gefahr, dass sich Ihre Kund:innen genervt fühlen. Sollten Sie in der Terminerinnerung neue Infos teilen, dann gilt: Formulieren Sie diese so ausführlich wie nötig und so kurz wie möglich. 

3. Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt

Wie viele Terminerinnerungen Sie verschicken möchten, ist Ihnen überlassen und richtet sich allgemein danach, wie viel Zeit zwischen Terminvereinbarung und -erinnerung liegt. In vielen Fällen macht es Sinn, Kund:innen einen Tag vor dem Meeting zu kontaktieren, damit notfalls noch genug Zeit bleibt, den Termin abzusagen oder zu verschieben. 

Bei Treffen, auf die sich beide Seiten gründlich vorbereiten müssen, kann es hingegen Sinn machen, mehrere Terminerinnerungen zu versenden. So könnten Sie eine erste Erinnerung dafür nutzen, relevante Inhalte, z.B. Dokumente, mit Ihren Gesprächspartner:innen zu teilen. Stellen Sie dabei sicher, dass Ihr Gegenüber genug Zeit hat, sich alle Unterlagen in Ruhe durchzulesen. Eine weitere, kürzere Erinnerung könnten Sie dann kurz vor dem Termin senden.

4. Bieten Sie eine Terminänderung an

Natürlich wollen Sie, dass Ihr Kundentermin am vereinbarten Datum zustande kommt. Oft kommt es jedoch vor, dass Ihre Kund:innen kurzfristig verhindert sind – sei es durch Krankheit, spontane Terminverschiebungen etc. Daran können Sie nichts ändern. Sie können jedoch dafür sorgen, dass Ihre Kund:innen den Termin nicht einfach ausfallen lassen, sondern Ihnen Bescheid sagen und im Idealfall direkt einen neuen Termin ausmachen. 

Damit das gelingt, sollten Sie es Ihren Kund:innen so einfach wie möglich machen, Termine zu ändern. Muss ein Kunde oder eine Kundin erst diverse E-Mails mit Ihnen austauschen, um abzusagen und einen Ersatztermin zu finden, kann es passieren, dass er oder sie es lieber ganz bleiben lässt. Können Ihre Kund:innen hingegen ganz einfach selbst Termine buchen und verschieben, zum Beispiel mit einem Terminbuchungs-Tool, steigt die Chance, dass das Meeting an einem anderen Tag doch noch zustande kommt.

Wussten Sie schon? Viele Unternehmen nutzen Excel als Terminplaner. Warum das nicht die beste Lösung ist und wie es effizienter geht, erfahren Sie hier.

🚀 Muster und Vorlagen für die perfekte Terminerinnerung

Von der Theorie in die Praxis: Wir haben Ihnen einige Formulierungen für Erinnerungsnachrichten zusammengetragen, die Sie als Muster verwenden können. Die Tonalität der Vorlagen reicht dabei von formal bis locker. Welche davon am besten zu Ihrem Unternehmen passen, müssen Sie am Ende selbst entscheiden. Orientieren Sie sich dabei am besten an Ihrer üblichen Unternehmenssprache sowie Ihrer Corporate Identity.

Noch mehr Formulierungshilfen gefällig? Hier erfahren Sie, wie Sie Ihren Kund:innen gekonnt Termine vorschlagen.

Erinnerungs-Mails formulieren

Hallo Herr X!

Ich freue mich auf unser Gespräch morgen, xx.xx.xxxx, um 11.00 Uhr. Hier noch einmal die wichtigsten Informationen:

  • [Treffpunkt]
  • [Zweck des Gesprächs]
  • [Namen und ggf. Jobtitel der Gesprächspartner:innen]

Sollten Sie noch Fragen haben oder eine Terminänderung wünschen, zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren. 

Freundliche Grüße

Vorname Nachname

Sehr geehrte Frau X,

Herr Y und ich freuen uns auf unser gemeinsames Gespräch am Donnerstag, xx.xx.xxxx um 9.00 Uhr. Damit Sie uns gut finden, habe ich der Mail eine Anfahrtsbeschreibung angefügt. Anbei finden Sie außerdem ein Dokument mit der vorläufigen Agenda.

Bei Rückfragen stehe ich Ihnen jederzeit zur Verfügung. Sollten Sie den Termin nicht wahrnehmen können oder einen Alternativtermin wünschen, lassen Sie es mich bitte wissen.


Mit freundlichen Grüßen

Vorname Nachname

Kurznachrichten formulieren

Hallo Vorname Nachname,

wir möchten dich an deinen Termin morgen, xx.xx.xxxx, um 15.30 Uhr erinnern. Solltest du den Termin absagen oder verschieben wollen, dann erreichst du uns unter der Nummer 123456. Wir freuen uns auf dich!

Dein Team von [Unternehmen X]

Hi Vorname Nachname!

Bereit für dein Treffen mit uns? Am xx.xx.xxxx um 12.00 Uhr ist es soweit – wir freuen uns schon! Falls du den Termin nicht wahrnehmen kannst oder ihn verschieben möchtest, sag’ uns bitte Bescheid. Du erreichst uns direkt hier im Chat, unter der Nummer 123456 oder per Mail an beispiel@adresse.de.

📅 Fazit: Terminerinnerungen sorgen für mehr Termintreue

Wenn Sie Termine mit Kund:innen, Geschäftspartner:innen und Co. vereinbaren, dann sollten Sie dafür sorgen, dass diese auch eingehalten werden. Denn das schont Ihre Nerven und spart Ihnen Zeit und Geld. Am besten geht das mit Terminerinnerungen. Diese können Sie über einen Kommunikationskanal Ihrer Wahl verbreiten – sowohl das Telefon, als auch E-Mail, WhatsApp und SMS sind hier denkbar.

Wenn Sie sich das Verschicken von Terminerinnerungen noch einfacher machen wollen, sollten Sie sich nach einem Terminbuchungs-Tool mit integrierter Erinnerungsfunktion umschauen. Damit bleibt Ihnen das ständige Formulieren und manuelle Versenden von Terminerinnerungen erspart. Gleichzeitig sorgen Sie so dafür, dass Sie nie wieder vergessen, eine Erinnerungsnachricht zu versenden!

Auch interessant: So schreiben Sie die perfekte Bestätigungs-Mail.

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