Juli 25, 2022

Termine vorschlagen: So formulieren Sie Terminanfragen per E-Mail 🖊️

Lesezeit ungefähr 8 min
blauer stift und stiftanspitzer termin vorschlagen

Sie haben einen neuen Lead und wollen mit ihm oder ihr ein persönliches Gespräch führen? Oder Sie möchten ein Vorstellungsgespräch mit ausgewählten Bewerber:innen vereinbaren? Ganz egal, um was es sich handelt: Am Anfang steht der Terminvorschlag. Diesen versenden viele Unternehmen heutzutage per E-Mail.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie gelungene Terminvorschläge formulieren. Außerdem verraten wir, wie Sie die Terminvereinbarung künftig noch einfacher gestalten können.


📩 5 Elemente, die Ihr Terminvorschlag per E-Mail enthalten sollte

Ob im privaten oder geschäftlichen Kontext: Überall dort, wo mehrere Parteien zusammenkommen und sich persönlich über Dinge austauschen wollen, müssen Terminvorschläge formuliert werden. Das kann über verschiedene Kanäle getan werden, beispielsweise per Brief, Telefon, E-Mail oder Messenger

Besonders im geschäftlichen Bereich ist die Terminanfrage per E-Mail beliebt. Das ist meist professioneller als ein Terminvorschlag per WhatsApp und Co., flexibler als ein Telefonat und schneller als ein Brief.

Diese 5 Elemente sollte eine Terminanfrage per E-Mail unbedingt enthalten:   

1. Betreff

Die Betreffzeile ist das Aushängeschild einer jeden E-Mail. Sie zeigt Ihren Empfänger:innen, worum es in der Nachricht geht, noch bevor sie diese öffnen. Eine leere, nichtssagende oder gar aufdringliche Betreffzeile führt schnell dazu, dass Ihre E-Mail gar nicht erst gelesen wird oder im Spam-Ordner Ihrer Empfänger:innen landet.

Bei der Terminvereinbarung per E-Mail gilt deshalb: Wählen Sie einen Betreff, der Ihren Empfänger:innen klar macht, was Sie von ihnen wollen. Möchten Sie selbst Terminvorschläge unterbreiten oder Ihren Gegenüber darum bitten, selbst einen Termin vorzuschlagen? Dies sollte bereits aus dem Betreff hervorgehen.

2. Terminbeschreibung

Niemand sagt gerne einen Termin zu, bei dem Anlass und Ablauf unklar sind. Seien Sie deshalb transparent und schildern Sie in Ihrer E-Mail genau, was Sinn und Zweck des Termins ist. Im geschäftlichen Bereich könnte das zum Beispiel ein Verkaufs- oder Beratungsgespräch, ein Follow-up-Termin oder ein Vorstellungsgespräch sein. 

So wissen Ihre Empfänger:innen, was auf sie zukommt und können sich besser auf den Termin vorbereiten. Damit vermeiden Sie böse Überraschungen im tatsächlichen Termin – zum Beispiel, dass Sie Kund:innen verärgern, weil Sie im Vorfeld nicht offen mit ihnen über den Inhalt des Termins kommuniziert haben.

3. Terminvorschlag: Datum, Zeit und Ort

Eins darf in Ihrer E-Mail natürlich nicht fehlen: Der eigentliche Terminvorschlag. Dazu zählen Datum, Zeit und Ort – oder, falls es sich um ein Videotelefonat handelt, einen entsprechenden Hinweis darauf. Auch, wie viel Zeit Ihr Gegenüber für den Termin einplanen sollte, schreiben Sie am besten direkt in Ihre Mail.

Diese wichtigen Details sollten Sie möglichst zentral in Ihrer Mail platzieren, sodass sie den Empfänger:innen direkt ins Auge springen. Wenn Sie mehrere Termine vorschlagen, bietet sich eine Liste an, die sich deutlich vom Fließtext abhebt.

4. Ansprechpartner

Nicht zu vernachlässigen ist auch eine namentliche Nennung der Person, mit der ein Termin vereinbart werden soll. Werden Sie den Termin selbst wahrnehmen oder eine:r Ihrer Kolleg:innen? In welcher Position arbeitet diese:r? Hier kann es außerdem Sinn machen, die Kontaktdaten der zuständigen Person zu nennen, damit die Empfänger:innen Ihrer Mail wissen, an wen sie sich bei Rückfragen wenden können.

5. Handlungsaufforderung

Im E-Mail Marketing ist er längst eine Best Practice: Der Call to Action, also eine Handlungsaufforderung, am Ende der Nachricht. In einer Terminanfrage-E-Mail könnte die Handlungsaufforderung beispielsweise eine Bitte um Terminbestätigung sein, oder aber das Zusenden eines Alternativtermins.

Mit einer Handlungsaufforderung schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe: Zum einen motivieren Sie Ihren Gegenüber damit, Ihnen zu antworten, und zum anderen wissen Ihre Empfänger:innen genau, was Sie von Ihnen wollen.

Tipp: Damit Ihre vereinbarten Termine auch wirklich zustande kommen, sollten Sie am besten Terminerinnerungen an Ihre Kund:innen verschicken.

📝 Termin per E-Mail vorschlagen: Beispiele für die perfekte Formulierung

Ihre E-Mail beinhaltet all diese Elemente? Super! Mindestens genauso wichtig wie eine gute Struktur ist jedoch die Formulierung des Textes. Als nächstes zeigen wir Ihnen, worauf es dabei ankommt.

Tipp

Die von uns vorgestellten Beispiele dienen zur allgemeinen Orientierung. Letztendlich wissen Sie jedoch am besten, wie Sie Ihre Zielgruppe am effektivsten ansprechen. Deshalb lautet unser Tipp: Passen Sie auch E-Mails zur Terminvereinbarung an den Tone-of-Voice Ihres Unternehmens an. Wenn Sie üblicherweise eher locker mit Leads und Kund:innen kommunizieren und diese duzen, dann sollten Sie das also auch bei Ihrem Terminvorschlag tun.

Beispiele für den Betreff

  • Terminvorschläge – Verkaufsgespräch zu Produkt XY
  • Terminvorschlag – Bewerbungsgespräch
  • Termin erbeten – Follow-up zu Thema XY

Beispiel 1: Verkaufsgespräch

Sehr geehrter Herr/Sehr geehrte Frau Mustermann,

vielen Dank für das nette Gespräch auf der Messe XY und Ihr Interesse an [Name des Produkts]. Gerne würden ich und meine Kollegin, Frau Y, Ihnen in einem circa einstündigen Videotelefonat mehr darüber erzählen. Folgende Termine kann ich Ihnen vorschlagen:

  • Montag, xx.xx.xxxx um 15 Uhr
  • Dienstag, xx.xx.xxxx um 16 Uhr

Bitte teilen Sie mir bis Ende dieser Woche mit, welchen der vorgeschlagenen Termine Sie wahrnehmen möchten. Alternativ können Sie gerne auch einen anderen Termin vorschlagen.

Mit freundlichen Grüße

Vorname Nachname

Beispiel 2: Bewerbungsgespräch 

Sehr geehrter Herr/Sehr geehrte Frau Mustermann,

vielen Dank für Ihr Interesse an einer Tätigkeit in unserem Unternehmen. Gerne würden Herr Y, [Position im Unternehmen], und ich Sie in einem persönlichen Gespräch näher kennenlernen.

Das Vorstellungsgespräch findet am Montag, xx.xx.xxxx von 15 bis 16 Uhr in unserem Büro in [Ort, Adresse] statt.

Bitte teilen Sie mir bis zum xx.xx.xxxx mit, ob Sie diesen Termin wahrnehmen können. Falls nicht, setzen Sie sich bitte telefonisch mit mir in Verbindung, um einen neuen Termin zu vereinbaren. Ich freue mich auf das persönliche Kennenlernen.

Mit freundlichen Grüßen

Vorname Nachname

Beispiel 3: Follow-up 

Sehr geehrter Herr/Sehr geehrte Frau Mustermann,

vor einiger Zeit haben wir Ihnen ein Angebot für [Name des Produkts] zukommen lassen. Gerne würde ich mit Ihnen über einen möglichen Vertragsabschluss sprechen und diesbezüglich einen Termin vereinbaren.

Welches Datum würde Ihnen für diesen Termin am besten passen?

Mit freundlichen Grüße

Vorname Nachname

Der Terminvorschlag ist erst der Anfang. Lesen Sie hier, wie Sie erfolgreich Kundentermine vereinbaren und durchführen.

💡 3 Alternativen zur Terminvereinbarung per E-Mail

Terminanfragen per E-Mail sind auf den ersten Blick vielleicht der einfachste Weg, einen Termin zu vereinbaren, haben aber auch ihre Tücken. Wenn Sie sich beispielsweise nicht sofort auf einen Termin einigen können, müssen Sie unter Umständen viele E-Mails hin und her schreiben. Das kostet Zeit und Nerven. Außerdem kann es passieren, dass Ihre Mail im Spam-Ordner Ihrer Empfänger:innen landet oder einfach übersehen wird. 

Wir haben uns deshalb 3 alternative Kommunikationskanäle angeschaut, über die Sie Termine vereinbaren können.

1. Telefon

Einer der traditionellen Kanäle zur Terminvereinbarung ist das Telefon. Wenn Sie Ihre Leads und Kund:innen direkt anrufen, hat das den Vorteil, dass Sie womöglich schneller einen Termin vereinbaren, als das per E-Mail der Fall wäre. Wenn Ihr Terminvorschlag am Telefon abgelehnt wird, können Sie außerdem direkt nach einer Alternative fragen.

Ein Nachteil dieser Variante ist jedoch, dass Sie Ihren Gegenüber vielleicht nicht direkt erreichen oder dass sich dieser von Ihrem unerwarteten Anruf gestört fühlt. Eine E-Mail bietet Ihren Empfänger:innen Bedenkzeit – ein Anruf eher nicht.

2. Messenger

Messenger Apps, beispielsweise WhatsApp oder Facebook Messenger, werden im Unternehmensbereich – insbesondere in der B2C-Kommunikation – immer beliebter. Es ist also durchaus möglich, mit Leads oder Kund:innen per Chat einen Termin zu vereinbaren. Das geht schnell und ist unkomplizierter, als eine lange Mail zu verfassen.

Doch Vorsicht: Wenn die lockere Kommunikation per Messenger nicht zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt, sollten Sie darauf besser verzichten. Ansonsten wirken Sie schnell unprofessionell. Außerdem gelten bei der Kundenkommunikation via Messenger Apps besondere Datenschutzrichtlinien, die Sie unbedingt beachten sollten. 

Sie nutzen WhatsApp zur Kundenkommunikation oder haben vor, dies zu tun? Lesen Sie hier nach, inwiefern die DSGVO bei der Nutzung von WhatsApp Business eine Rolle spielt.

3. Online-Buchungssystem

Einer der besten Wege, Terminanfragen zu verwalten, ist ein darauf ausgelegtes Online Tool. Mit diesem können Leads und Kund:innen ganz einfach über ein Widget auf Ihrer Website oder einen Link auf einen virtuellen Kalender zugreifen. Dort können sie dann einen passenden Termin auswählen und diesen bei Bedarf verschieben oder absagen.

Damit bleibt Ihnen die Formulierung von E-Mails erspart. Außerdem müssen Sie Ihren eigenen Kalender nicht mehr nach freien Zeitfenstern durchsuchen – auch das übernimmt ein Online-Terminbuchungssystem für Sie. Zu guter Letzt nehmen Sie damit Ihren Leads und Kund:innen das Schreiben von E-Mails ab – das kann die Kundenzufriedenheit erhöhen. Bkannte Terminbuchungs-Tools sind beispielsweise Calendly, Doodle und MeetFox.

Auch interessant: Unser Artikel zu Calendly-Alternativen.

✍️ Fazit: Terminvorschläge formulieren – das geht nicht nur per E-Mail

Ganz gleich, um welchen Termin es sich handelt, eine gelungene Terminanfrage per E-Mail beinhaltet immer einen aussagekräftigen Betreff sowie die wichtigsten Eckdaten zum Termin. Außerdem sollten Sie Ihren Empfänger:innen stets Gelegenheit zu einem Gegenvorschlag geben. Wenn Sie diese Grundregeln beachten, ist das Formulieren von Terminvorschlägen kein Hexenwerk.

Falls Sie es noch einfacher haben wollen, empfehlen wir Ihnen einen Online-Terminplaner. Damit müssen Sie Leads und Kund:innen künftig keine Termine mehr vorschlagen – denn das erledigt das Tool für Sie. Viele Terminbuchungssysteme können Sie sogar völlig kostenlos nutzen!

Übrigens: In unserem Vergleich haben wir 6 Terminbuchungs-Tools für Sie miteinander verglichen.

Auch interessant: Terminplaner-Vorlage für Excel erstellen: So geht’s

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