März 3, 2022

Was sind Spam-Ordner und wie verhindere ich, dass meine E-Mails dort landen? ⛔

Lesezeit ungefähr 9 min

Der Albtraum aller E-Mail-Marketer:innen: Ein mit Liebe und Sorgfalt erstellter Newsletter landet im Spam-Ordner und die Empfänger:innen bekommen ihn nie zu Gesicht. Die Marketing-Aktion verpufft, auch wenn sie noch so attraktiv war.

Wie Sie diesem Schicksal entgehen und Ihre E-Mails vor dem Spam-Ordner retten, erfahren Sie in diesem Artikel.

✉️ Die E-Mail droht im Spam zu ersticken

Eins ist sicher: Die E-Mail ist heutzutage eines der effektivsten Kommunikationsmittel im digitalen Marketing. Sie ist kostengünstig und lässt sich differenziert auf die Interessen der Empfänger:innen abstimmen. Dadurch erreicht sie im Vergleich zu anderen Marketing-Kanälen traumhafte Conversion Rates und Renditen.

Leider locken diese Vorzüge seit jeher auch zwielichtige Akteure an. Sie versenden ungefragt massenhaft E-Mails und stützen ihr Geschäft darauf, dass praktisch immer einige wenige anbeißen. Bei großen Versandmengen sind einige wenige genug, um profitabel zu sein.

Für solche massenhaft und meist ungezielt versendeten E-Mails, die die allermeisten Empfänger:innen als störend empfinden, steht das Stichwort Spam. Es geht auf einen Sketch der britischen Komikergruppe Monty Python zurück, in dem laute „Spam, Spam, Spam“-Gesänge jede Kommunikation im Raum ersticken.

Ohne Schutzmaßnahmen gegen Spam würde genau dieses Schicksal der E-Mail-Kommunikation drohen. Müssten wir uns täglich durch Dutzende von Spam-Nachrichten im Posteingang kämpfen, würden entsprechend viele legitime E-Mails dabei untergehen. Auf lange Sicht würde das ganze Medium E-Mail an Wert verlieren oder sogar nutzlos werden.

Genau davor schützt uns der Spam-Ordner.

🗃️ Spam-Ordner auf allen Ebenen

Genau genommen ist der Spam-Ordner, den Sie aus Ihrem Webmailer oder dem E-Mail-Programm auf Ihrem Rechner kennen, nur die Spitze des Eisbergs. Es ist längst eine umfangreiche technische Infrastruktur herangewachsen, die auf allen Ebenen die E-Mail-Kommunikation davor schützt, im Spam zu versinken.

Die meisten Nutzer:innen verwenden für den Empfang von E-Mails eine von drei Arten von E-Mail-Konten:

  • Ein Konto bei einem Webmailer wie Gmail, Outlook oder GMX.
  • Ein Konto bei einem Internet Service Provider (ISP), das Teil des Dienstleistungspakets rund um einen Internetzugang ist. Wer zum Beispiel über T-Online im Internet ist, erhält auf Wunsch eine E-Mail-Adresse mit der Endung @t-online.de; das Gleiche bei o2, Vodafone und so weiter.
  • Ein Konto, das mit einer individuellen Domain verknüpft ist, unter der eine private oder geschäftliche Webseite erreichbar ist. In diesem Fall gehört der E-Mail-Dienst zur technischen Infrastruktur des Webhosters, bei dem der entsprechende Webspace samt Domain angemietet wurde.

In all diesen Fällen ergreifen die betreibenden Unternehmen Maßnahmen, um Spam-Nachrichten aus den E-Mails ihrer Nutzer:innen herauszufiltern. Das ist gut für uns alle – außer wenn plötzlich der eigene Newsletter in den Spam-Filtern hängenbleibt.

Um das zu vermeiden, müssen wir uns ansehen, wie diese Filter funktionieren.

🔎 Wie Spam-Filter unerwünschte E-Mails erkennen

Spam-Filter nutzen eine Vielzahl von Signalen und Kriterien, um zu bestimmen, welche E-Mails in den Posteingang und welche in den Spam-Ordner gehören.

Im Wesentlichen geht es dabei um Mustererkennung. Spam E-Mails weisen bestimmte Muster auf, und je mehr diese Muster in einer E-Mail erkennbar sind, desto wahrscheinlicher landet sie im Spam-Ordner.

Wichtige Merkmale, die eine Spam-Erkennung in der Regel prüft, sind die folgenden:

Nutzersignale

Dies ist vor allem für Webmailer relevant, bei denen die Nutzer:innen ihre E-Mails auf einer Webplattform lesen und verwalten, zum Beispiel Gmail, Outlook oder GMX.

Die Plattformen registrieren, wie die Nutzer:innen auf empfangene E-Mails reagieren. Wenn sie Mails von bestimmten Absendern nie öffnen oder sofort löschen, ist das ein schlechtes Zeichen.

In der Regel haben diese Plattformen sogar eine Funktion, mit der Nutzer:innen eine E-Mail als Spam melden können. Wenn das mit bestimmten E-Mails häufig passiert, muss der Absender damit rechnen, dass die Plattform seine Nachrichten künftig aussortiert.

Inhalte der E-Mail

Die Inhalte der E-Mail selbst oder der Betreffzeile können ebenfalls Spam-Signale enthalten. Solche Signale sind zum Beispiel wenig Text in der E-Mail, verdächtige Wörter rund um Erotik, Kredite, Glücksspiel und andere Themen, exzessive Werbesprache, viele Großbuchstaben und Ausrufezeichen, viele Links und anderes mehr.

So überzeugen Sie Ihre Kontakte mit dem richtigen E-Mail Betreff.

Ebenso prüfen die Plattformen eingehende E-Mails natürlich nach bekannten Schadcodes, also Viren oder Malware. Solche E-Mails landen allerdings nicht im Spam-Ordner, sondern werden gar nicht erst zugestellt.

Blocklists und Allowlists

Das Prinzip Blocklist und Allowlist beruht darauf, dass manche Absender bereits als Spammer oder aber als seriöse Betreiber einer Newsletter-Plattform bekannt sind.

Auf einer Blocklist stehen zum Beispiel eine Reihe von IP-Adressen, über die regelmäßig Spam versendet wird. Betreiber von E-Mail-Diensten können diese Blocklist nun nutzen, um E-Mails von diesen IP-Adressen grundsätzlich zu blockieren.

Eine andere Variante sind Domain-basierte Blocklists. Diese greifen, wenn E-Mail-Inhalte auf als „spammig“ bekannte Domains verlinken.

Das Gegenstück zur Blocklist ist die Allowlist – eine Liste mit Versendern, die erwiesenermaßen seriös sind. Dies sind häufig kommerzielle Plattformen für E-Mail Marketing wie Sendinblue.

Diese prüfen E-Mails bereits vor dem Versand auf Spam-Signale, um zu verhindern, dass sie für Spam missbraucht werden. Daher sind E-Mails, die über diese Plattformen versendet werden, im Allgemeinen hochgradig vertrauenswürdig.

Die Allowlist dient sozusagen dazu, sie auf Empfängerseite ohne weitere Prüfung durchzuwinken. Das spart Ressourcen und vermeidet falsch Positive, also irrtümliche Einstufungen von E-Mails als Spam.

So verhindern Sie, dass Ihre E-Mails im Spam-Ordner landen

Nun haben Sie schon einige Hinweise erhalten, wie Sie das Risiko vermindern können, dass Ihre E-Mails im Spam-Ordner enden.

Im Folgenden noch einmal die entscheidenden Maßnahmen im Einzelnen. Sie lassen sich grob in drei Kategorien einteilen: Die Datenqualität der Kontaktlisten, die E-Mail-Inhalte und die technische Einrichtung des E-Mail-Versands.

Sorgen Sie für hohe Datenqualität bei Ihren Kontaktlisten

Das oberste Gebot ist hier, E-Mails nur an Empfänger:innen zu versenden, die dem Empfang zugestimmt haben. Alles andere wäre illegal und würde früher oder später die Spam-Sirenen schrillen lassen.

Aber sorgen Sie auch über dieses Minimum hinaus dafür, dass Ihre E-Mails den Empfänger:innen willkommen sind.

Unzufriedenheit kann beispielsweise auch entstehen, wenn jemand zwar dem Empfang Ihres Newsletters zugestimmt hat, der Inhalt dann aber nicht den Erwartungen entspricht. Im ungünstigsten Fall wandert der Klickfinger aufgrund der Verärgerung dann sogar zum Spam-Button.

Wie gesagt: Je besser die Nutzersignale, also je häufiger Empfänger:innen Ihre E-Mails öffnen, lesen und klicken, desto geringer der Spam-Verdacht. Und diese Signale hängen nicht nur von den E-Mail-Inhalten ab, sondern auch davon, dass Sie an die richtigen Zielgruppen versenden.

Nutzen Sie also möglichst nur Kontaktlisten von Personen, die sich auch für Ihre E-Mails interessieren. Gekaufte Adressenlisten sind ein absolutes No-Go.

Bereinigen Sie außerdem Ihre Kontaktlisten um Adressen, die nicht mehr existieren oder nicht (mehr) genutzt werden.

Nutzen Sie Personalisierung und Segmentierung, um die Relevanz Ihre E-Mails für die Zielgruppe weiter zu erhöhen!

E-Mail Marketing mit Persönlichkeit: So stärken Sie mit personalisierten E-Mails die Kundenbindung.

Versenden Sie E-Mails mit hochwertigen Inhalten

„Content is King/Queen“, lautet eine alte Weisheit des Online Marketings, und das gilt auch für E-Mails im Hinblick auf Spam-Filter. Hochwertige Inhalte schützen auf zwei Wegen vor einem Spam-Verdacht:

  • Sie verbessern die Nutzersignale – siehe oben.
  • Sie reduzieren die Spam-Signale im E-Mail-Inhalt selbst.

Hier einige Tipps, die Ihnen helfen, spammige E-Mail-Inhalte zu vermeiden:

  • Verzichten Sie auf exzessive Werbesprache und Ausdrücke von Dringlichkeit, zum Beispiel „Neu!“, „Jetzt kaufen“, „Nur noch heute!“, „Nur noch X übrig“, „Billig!“.
  • Verwenden Sie Ausrufezeichen sparsam und niemals mehrere direkt hintereinander.
  • Setzen Sie Dollar- oder Euro-Zeichen sparsam ein oder vermeiden Sie sie ganz.
  • Schreiben Sie nicht in GROSSBUCHSTABEN.
  • Sorgen Sie für ein ausgewogenes Text-Bild-Verhältnis in Ihren E-Mails. Eine E-Mail, die nur aus Grafiken besteht, mag schön aussehen, aber für die Filter ist sie leer und damit verdächtig.
  • Vermeiden Sie nach Möglichkeit Begriffe, die mit Erotik, Krediten, Medikamenten/Drogen oder Glücksspiel zu tun haben.
  • Ein Muss in jeder kommerziellen E-Mail ist ein vollständiges und korrektes Impressum sowie ein Link zum Abmelden von der Empfängerliste.

Kurz: Schreiben Sie Texte und Betreffzeilen, die Ihren Leser:innen respektvoll auf Augenhöhe begegnen und einen echten Mehrwert bieten.

Wenn Sie mit Respekt und gesundem Menschenverstand an die Sache herangehen, kommen spammige Inhalte ganz von selbst nicht in Frage.

Befolgen Sie Best Practices der technischen Einrichtung

Auch auf der technischen Ebene tragen einige Faktoren dazu bei, eine seriöse E-Mail von Spam zu unterscheiden. Einer der wichtigsten ist die Authentifizierung.

Durch Authentifizierung können E-Mail-Dienste überprüfen, ob die Absender von E-Mails auch die sind, als die sie sich ausgeben. Andernfalls ist es leicht, durch sogenanntes Spoofing einen falschen Absender vorzutäuschen.

Dies spielt eine große Rolle bei Spam und betrügerischen E-Mails, da die Verantwortlichen logischerweise ihre Identität verbergen wollen und das Vortäuschen eines vertrauenswürdigen Absenders für höhere Klickraten sorgt.

Die wichtigsten gängigen Authentifizierungsmethoden sind SPF, DKIM und DMARC.

  • SPF oder Sender Policy Framework ermöglicht es, zu überprüfen, ob eine E-Mail mit einer bestimmten Domain als Absender von einer IP-Adresse verschickt wurde, die von den Inhaber:innen dieser Domain autorisiert ist.
  • DKIM oder DomainKeys Identified Mail dient ebenfalls dem Zweck, zu prüfen, ob die E-Mail tatsächlich von der angegebenen Domain kommt, erreicht dies aber durch eine digitale Signatur.
  • DMARC oder Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance setzt auf SPF und DKIM auf. Mit DMARC können E-Mail-Dienste Instruktionen zur Authentifizierung der E-Mails mit einer bestimmten Domain als Absender veröffentlichen.

Wenn Sie eine oder mehrere dieser Authentifizierungsmethoden verwenden und die zuvor genannten Anforderungen an Kontaktlisten und E-Mail-Inhalte beachten, sind Sie bereits gut aufgestellt, dem Spam-Ordner zu entgehen.

Da verstehen sich die übrigen Punkte fast von selbst, seien aber der Vollständigkeit halber trotzdem erwähnt:

  • Verwenden Sie für Ihr E-Mail Marketing eine Domain, die mit einer aktiven, seriösen Website verknüpft ist.
  • Verwenden Sie keine Free- und Webmailer wie Gmail, Outlook etc.
  • Verwenden Sie keine Noreply-Mail-Adressen.
  • Verwenden Sie nach Möglichkeit eine dedizierte IP-Adresse.

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🚯 Warum Ihre E-Mails mit Sendinblue nicht im Spam-Ordner landen

Der einfachste Weg, beim Versand Ihrer Marketing E-Mails alle Best Practices zu berücksichtigen und nicht in Spam-Verdacht zu geraten, ist die Nutzung eines professionellen E-Mail-Dienstes wie Sendinblue.

  • Beim Versand Ihrer E-Mails über Sendinblue wird automatisch eine Authentifizierung mit SPF, DKIM und DMARC eingerichtet.
  • Für DSGVO-konforme Anmeldeformulare ist ebenfalls in jedem Fall gesorgt.
  • Die verpflichtenden Abmelde-Links fügen wir automatisch in Ihre E-Mails ein, so dass Sie sie nicht vergessen und Ihre E-Mails immer rechtskonform und nutzerfreundlich sind.
  • Unsere umfassenden Analytics-Daten sowie Funktionen für Ihre Kontakteverwaltung macht die Pflege Ihrer Kontaktlisten einfach. Durch Segmentierung und Personalisierung können Sie die Relevanz Ihrer E-Mails für die Empfänger:innen weiter erhöhen.

🚀 Spam ist ein Problem – aber nicht für Sie!

Um trotz der Spam-Fluten im Netz das Medium E-Mail sinnvoll zu nutzen, ist einiger Aufwand nötig. Seit dem Aufstieg der E-Mail zum Massenmedium haben sich Filter-Algorithmen und Authentifizierungsmethoden entwickelt, die einen guten Schutz vor unerwünschter Werbung, Cyber-Betrug und Malware bieten.

Mit einer professionellen All-in-One Marketing-Lösung wie Sendinblue profitieren Sie automatisch von allen wichtigen Schutzmaßnahmen.

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