September 25, 2020

Let’s talk tech: SMTP einfach erklärt!

Lesezeit ungefähr 7 min

Vor diesem Part schrecken die meisten erstmal zurück: das technische Set-Up für eine wirklich gute Zustellrate im E-Mail Marketing. Konkret geht es um SMTP Relay, SMTP Server und irgendwas mit Zustellbarkeit.

Zugegeben, klingt erstmal ganz schön technisch. Aber keine Sorge, wir möchten Ihnen in diesem Beitrag keine lange und komplizierte technische Erklärung liefern, sondern kurz und knapp zeigen, wofür SMTP steht und warum diese vier Buchstaben erfolgskritisch für Ihr E-Mail Marketing ist. Keine Vorkenntnisse im Programmieren erforderlich. Versprochen.

SMTP im Überblick: Protokoll, Relay & Server

E-Mails versenden ist ein echtes Kinderspiel, stimmt’s? Senden-Button klicken und schon geht Ihre Nachricht direkt an den betreffenden Empfänger. Wie gesagt, kinderleicht. Naja, vielleicht nicht ganz. Denn bevor Ihre E-Mail dort ankommt, wo sie soll, durchläuft sie einen ziemlich komplexen Kommunikationsprozess, der für Normalverbraucher aber in der Regel unsichtbar bleibt.

Bevor wir Ihnen diesen Prozess im Detail erklären, lassen Sie uns zunächst zwischen drei Begriffen differenzieren, die in der Praxis gut und gerne mal in einen Topf geworfen werden:

  • SMTP (Protokoll)
  • SMTP Relay
  • SMTP Server

Wir bringen etwas Licht ins Dunkel und erklären Ihnen, wo genau die Unterschiede liegen.

SMTP (Protokoll)

Im Grunde sind in diesem Protokoll alle Regeln und Rahmenbedingungen für die Datenübertragung festgelegt. Mit anderen Worten: Das Protokoll ist nichts anderes als die “Sprache”, in der sich Ihre Mailserver untereinander austauschen, damit Ihre E-Mail letztlich im gewünschten Postfach landet. 

Bevor wir das SMTP-Verfahren an einem Beispiel durchgehen, sollten Sie sich einen Überblick über die wichtigsten Vokabeln verschaffen. Denn wie bereits erwähnt, können Sie sich SMTP wie eine Server-“Sprache” vorstellen. Und keine Sprache ohne Vokabeln. Als netten Nebeneffekt können Sie außerdem mit dem extra Know-how garantiert beim nächsten Meeting vor Ihrem Tech Team glänzen.

Wichtige SMTP-Begriffe im Überblick:

  • SMTP (Simple Mail Transfer Protocol): die “Sprache”, welche MUAs beim Versand, sowie MTAs und MDAs miteinander “sprechen“
  • MUA (Mail User Agent): ein klassisches E-Mail-Programm eines Endnutzers (z.B. Gmail, Yahoo, Outlook)
  • MTA (Mail Transfer Agent): ein Mailserver zum Entgegennehmen oder Senden von E-Mails, typischerweise zu einem anderen MTA (oder MDA)
  • MDA (Mail Delivery Agent): ein Mailserver, welcher E-Mails vom MTA entgegennimmt und auf Benutzerkonten verteilt

Das kleine ABC des SMTPs kennen Sie ja jetzt. Aber wie genau läuft nun das E-Mail-Versenden per SMTP ab? Auch wenn der Ablauf nicht immer identisch ist, haben wir Ihnen die vier zentralen Schritte einmal an einem Beispiel zusammengefasst:

  1. Angenommen Anna möchte über Outlook eine E-Mail an Peter senden. Dann übergibt der Mail Client von Anna (MUA) die Nachricht per SMTP an ihren Mailserver.
  2. Dieser Mailserver speichert die E-Mail in einer Ausgangswarteschlange und überprüft die IP-Adresse des Ziel-Servers von Peter (MDA).
  3. Nun wird die E-Mail per SMTP an einen oder mehrere MTAs übermittelt bis die Nachricht schließlich an den MDA übergeben wird.
  4. Der Empfänger-MUA von Peter will diese E-Mail nun abrufen und fordert dazu die Nachricht von der MDA an und lädt diese anschließend per POP3 oder IMAP herunter.

SMTP Relay

SMTP Relays sind vereinfacht gesagt für die Weiterleitung Ihrer E-Mail zuständig. Im Grunde sind damit die Zwischen-Server gemeint, die E-Mails jedoch niemals abspeichern, sondern ausschließlich entgegennehmen und weiterleiten bis diese beim Ziel-Server ankommen. SMTP Relays werden vor allem von E-Mail-Softwares (wie z.B. Sendinblue) verwendet, um E-Mails wie Transaktionsmails sicher zu versenden.

Korrekt konfigurierte SMTP Relays leiten aber nur dann E-Mails weiter, wenn sie eindeutig für die E-Mails des Absenders und/oder des Empfängers zuständig sind. Leitet ein Relay auch dann E-Mails weiter, wenn er weder für Sender noch Empfänger zuständig ist, dann wird von einem offenen Relay gesprochen. Diese Art von Mailservern ist der Grund dafür, warum unsere Postfächer tagtäglich mit Spam-E-Mails zugemüllt werden. Offene Relays werden nämlich zum massenhaften Spam-Versand missbraucht und landen häufig auf sogenannten Blacklists.

SMTP Server

Server ist im Grunde nur ein fancy Wort für Computer? Nicht ganz. Ein Server funktioniert etwas anders als Ihr privater Laptop. Der entscheidende Unterschied: Mit Ihrem persönlichen Computer können Sie zum Beispiel mithilfe von Programmen zahlreiche Anwendungen durchführen und Dateien lokal speichern, indem sie ein Betriebssystem wie Windows oder Mac OS verwenden. Server hingegen sind Computer, die ausschließlich dazu dienen, Daten zu speichern, zu verarbeiten und beispielsweise an andere Server weiterzuleiten. 

Der Begriff SMTP Server kann im Prinzip als Oberbegriff verstanden werden, der alle Mailserver, die am SMTP-Prozess beteiligt sind, zusammenfasst (MDA, MSA, MTA). Anders gesagt: Jeder Mailserver, der E-Mails über SMTP empfängt, bearbeitet, weiterleitet oder speichert, kann als SMTP Server bezeichnet werden. 

Auf diesen Mailservern laufen Programme, die auf SMTP-Befehle von SMTP Clients (dem Absender) warten. Sobald die Mailserver einen Befehl (oder eine Anfrage) vom SMTP-Client erhalten, stellt er eine Verbindung zu diesem Client her und beginnt, wie bereits oben beschrieben, mit der Weiterleitung der Nachricht an den entsprechenden Empfänger gemäß der festgelegten Regeln im SMTP (Protokoll).

So beeinflusst SMTP die Zustellbarkeit!

Als Marketer interessiert Sie vielleicht nicht jedes kleinste Detail zu SMTP. Aber was Sie mit Sicherheit interessiert: SMTP ist ein entscheidender Erfolgsfaktor, wenn es um die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails geht. Und eine hohe Zustellrate ist nun mal das A und O im E-Mail Marketing. Denn was nützt der weltbeste Newsletter, wenn er nicht bei Ihren Kunden im Posteingang, sondern im Spam landet und letztlich nicht gelesen wird? 

Im Grunde können Sie sich das ganze so vorstellen: Der SMTP-Server, von dem Sie Ihre E-Mails versenden, ist immer mit einer IP-Adresse verknüpft. Diese IP-Adresse wiederum hat einen ziemlich großen Einfluss auf die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails, da die Internet Service Provider (ISPs) Sie anhand dieser IP-Adresse identifizieren und damit Ihren Ruf als Absender bewerten. E-Mail-Anbieter wie Gmail oder Yahoo nutzen komplexe Filter, um sicherzustellen, dass sich kein Spam in den Posteingang ihrer User verirrt. Diese Filter sieben besonders aggressiv solche E-Mails heraus, die von einem Server oder einer Domain mit negativer Sender-Reputation stammen. 

Wenn Sie also viele E-Mails versenden wollen, behalten Sie Folgendes im Hinterkopf: Die SMTP Server von privaten E-Mail Providern (z.B. Gmail, Yahoo, Outlook) eignen sich lediglich für den Versand persönlicher E-Mails und nicht für den Massenmail-Versand. Wieso? Weil IP-Adressen von diesen SMTP Servern nicht überwacht werden. Und das bedeutet: Sie laufen geradewegs in die Spam-Falle. 

Mit anderen Worten: Wenn Sie Massen-E-Mails von privaten E-Mail-Programmen verschicken, ist die Chance, dass die IP-Adresse Ihres Mailservers auf eine schwarze Liste gesetzt und vom Empfänger-Server abgelehnt wird, sehr viel höher, als, wenn Sie den E-Mail-Versand über eine professionelle E-Mail-Plattform managen (im Idealfall sind das wir ?).

Die beste SMTP-Server-Lösung: Sendinblue!

Wenn Sie regelmäßig Newsletter versenden und möchten, dass Ihre E-Mails auch wirklich im Posteingang Ihrer Kunden landen, dann sollten Sie definitiv einen professionellen SMTP-Relay-Dienst nutzen, der speziell auf das Versenden von Massenmails ausgerichtet ist. 

Wir von Sendinblue verschicken für unsere Kunden täglich Millionen von E-Mails. An erster Stelle steht für uns dabei immer: Sender-Reputation schützen und sicherstellen, dass unsere Kunden nicht auf eine schwarze Liste gesetzt werden. Wie wir das schaffen? Vor allem mit zuverlässigen SMTP-Server-Infrastrukturen. Das heißt, neue Konten mit einer gemeinsam genutzten IP-Adresse durchlaufen strenge Validierungsprozesse, um maximale Sicherheit und eine bestmögliche Zustellbarkeit für alle zu gewährleisten. Sendinblue ist zudem bei allen großen Verbänden wie der Certified Senders Alliance (CSA) gewhitelistet.

Was in diesem Zusammenhang ebenfalls eine zentrale Rolle spielt, ist die Authentifizierung. Authentifizierung ist wichtig, um beim Empfänger eindeutig identifizierbar zu sein und um sich als Sender eindeutig von Spam und Phishing abzuheben. Für die Authentifizierung gibt es folgende Standards: SPF, DKIM und DMARC. Klingt alles erstmal sehr kompliziert. Ist es aber nicht. Sendinblue hilft bei der Umsetzung. Bei besonders hohem Versandvolumen oder wenn Sie noch mehr Kontrolle über Ihre Reputation übernehmen möchten, bietet Sendinblue auch dedizierte IP-Adressen an.

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