Mai 11, 2022

Outlook Serienmails: So klappt es mit dem Massenversand 📬

Lesezeit ungefähr 12 min
weiße Papierflugzeuge vor blauem Hintegrund serienmails

Sie wollen eine Mail an viele Empfänger:innen verschicken, aber das Versenden an einzelne Kontakte dauert Ihnen zu lange? Verständlich! Ob Einladungen zu einer Feierlichkeit im Freundeskreis oder Nachrichten an Kolleg:innen und Geschäftspartner:innen: Es gibt so einige Szenarien, in denen es praktisch wäre, eine Nachricht an viele Kontakte gleichzeitig zu senden.

Wir haben gute Nachrichten für Sie. Der Versand solcher Massenmails ist mit einem E-Mail-Programm möglich, das viele von Ihnen wahrscheinlich bereits nutzen: Microsoft Outlook. Wie das funktioniert, wann der Versand von Outlook-Serienmails Sinn macht und welche Alternativen zum Outlook-Massenversand es gibt, erfahren Sie in diesem Artikel.


🤔 Was sind Outlook Massenmails und wofür werden sie genutzt?

Outlook ist ein privates E-Mail-Programm von Microsoft, mit dem Sie E-Mails empfangen und verwalten können. Der Versand einzelner E-Mails an individuelle Kontakte ist mit Outlook ganz einfach. Etwas komplexer wird es, wenn Sie eine einzige E-Mail an eine große Kontaktliste schicken möchten –  also einen Massenversand tätigen wollen. Das ist häufig in folgenden Szenarien der Fall:

Interne Kommunikation im Unternehmen

Nehmen wir an, Sie möchten all Ihren Mitarbeiter:innen eine Nachricht schicken, zum Beispiel eine Übersicht über die aktuellen Quartalszahlen. Es bietet sich an, solche unternehmensinternen Informationen als Outlook Serien-E-Mail zu verschicken – so bleibt Ihnen das Verschicken vieler einzelner Mails mit ein und demselben Inhalt erspart. 

Private Kommunikation

Ein weiteres Anwendungsbeispiel für eine Outlook Serienmail – manchmal auch Serienbrief genannt – ist die private Kommunikation, zum Beispiel mit Freund:innen und Verwandten. Wollen Sie diese per E-Mail zu Ihrer Geburtstagsfeier, Ihrer Hochzeit oder einem anderen Anlass einladen, können Sie das bequem per Outlook Massenmail tun. Auch, wenn Sie all Ihre Geschäftspartner zu einem Firmen-Event einladen möchten, kann es Sinn machen, dafür die Massenversandoption bei Outlook zu wählen. 

Der Sinn und Zweck eines Outlook Serienbriefs ist also Zeitersparnis: Statt ein und denselben Inhalt an zig verschiedene Empfänger:innen zu versenden, können Sie diesen mit ein paar Klicks an alle Kontakte gleichzeitig schicken. Dennoch gibt es einige Situationen, in denen wir ganz klar vom Versand von Massen-E-Mails mit Outlook abraten – dazu aber später mehr. Jetzt geht es erst einmal ans Eingemachte.

💡 Outlook Serienmails erstellen: So geht’s

Vorab sollten Sie wissen, dass Sie für den Outlook-Massenversand auch Zugriff auf Microsoft Word haben müssen. Das sollte in der Regel aber kein Problem sein, denn beide Programme sind Teil von Microsoft Office.

Beim Erstellen einer Massenmail in Outlook gibt es für Sie mehrere Optionen: Entweder, Sie geben die Daten Ihrer Kontakte neu ein oder Sie wählen bereits vorhandene Kontakte aus Ihrem Outlook-Adressbuch oder einer Excel-Tabelle aus. Wir erklären Ihnen alle Möglichkeiten.

Serienmails mit vorhandener Kontaktliste verschicken

Wollen Sie eine neue Kontaktliste anlegen oder Adressen manuell aus Ihrem Outlook-Adressbuch auswählen, gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1

Öffnen Sie ein Word-Dokument und schreiben Sie Ihre E-Mail.

Schritt 2

Klicken Sie auf „Sendungen” in der oberen Leiste.

Schritt 3

Klicken Sie nun auf das Feld „Seriendruck starten” und im Drop-Down-Menü auf „E-Mail-Nachrichten”. Tipp: Sie können im Drop-Down-Menü auch die Option „Seriendruck Assistent” auswählen. Dann öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Schritt-für-Schritt Anweisungen zum Erstellen einer Massenmail erhalten.

outlook serienmail erstellen screenshot schritt 3

Schritt 4

Jetzt können Sie entscheiden, an wen Sie Ihre Outlook Massenmail versenden wollen. Klicken Sie dazu auf das Feld „Empfänger auswählen” (direkt neben „Seriendruck starten”) und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

a) Neue Liste eingeben: Geben Sie eine neue Liste ein, in der Sie Kontaktdaten manuell in ein neues Dialogfeld eingeben.

b) Vorhandene Liste verwenden: Verwenden Sie eine vorhandene Liste, zum Beispiel eine Excel-Datei. Wie genau das funktioniert, erklären wir im nächsten Abschnitt.

c) Aus Outlook-Kontakten auswählen: Wählen Sie die Adressen manuell aus Ihren bestehenden Outlook-Kontakten.

outlook serienmail erstellen screenshot schritt 4

Schritt 5

Wenn Sie Ihre Empfänger:innen ausgewählt haben, klicken Sie auf „Fertig stellen und zusammenführen” und dann auf „E-Mail-Nachricht senden”.

Schritt 6

Schreiben Sie in das Popup-Feld „Seriendruck in E-Mail“ die Betreffzeile der E-Mail und klicken Sie dann auf „Ok”.

Tipp: Sie können die Grußzeile Ihrer E-Mail personalisieren, indem Sie in der oberen Leiste „Sendungen” und dann „Grußformel” anklicken. Hier fügen Sie eine Bedingung (Wenn-dann-sonst) Ihrer Wahl ein, zum Beispiel: Wenn Suffix = Herr, dann „Sehr geehrter Herr” einfügen, sonst „Sehr geehrte Frau”. Anschließend klicken Sie auf „Seriendruckfeld einfügen” und fügen ein Feld Ihrer Wahl hinzu.


Outlook Serienmails mit Excel versenden

Sie haben Ihre Kontaktdaten in einer Excel-Liste gesammelt und möchten Ihre Massenmail an diese Kontakte senden? Das ist möglich, allerdings müssen Sie Ihre Liste vorher entsprechend formatieren. So geht’s:

  1. Zunächst sollte Ihre Excel-Tabelle mindestens drei Spalten haben: Eine für Vornamen, eine für Nachnamen und eine für Mail-Adressen.
  2. Markieren Sie eine der Spalten und wählen Sie in der Registerkarte „Start” im Feld “Standard” eine Formatierung aus. Hier sollten Sie bei allen Spalten “Standard” oder “Text” auswählen.
  3. Kehren Sie zu Schritt 4 aus dem oberen Abschnitt zurück und fahren Sie mit der Option “Empfänger auswählen” → “Vorhandene Liste auswählen” fort. Hier wählen Sie Ihre soeben formatierte Excel-Datei aus.

Tipp: Klicken Sie an dieser Stelle auf “Empfängerliste bearbeiten” in der oberen Leiste, um zu überprüfen, ob Ihre Kontakte auch wirklich richtig formatiert wurden.

Folgen Sie nun den Schritten 5 und 6 aus dem oberen Abschnitt – und fertig! Ihre Empfänger:innen werden schon bald Post von Ihnen erhalten. Das Erstellen von Serienbriefen mit Outlook ist nicht wirklich kompliziert, aber kann durchaus zeitaufwendig sein – vor allem, wenn Ihre Kontaktdaten in einer CSV- oder TXT-Datei liegen und Sie diese erst einmal in Excel formatieren müssen.


👎 4 Nachteile von Outlook Massenmails 

Jetzt wissen Sie, wie Sie mit Outlook E-Mails an große Empfängerlisten senden und so wichtige Informationen mit vielen Kontakten gleichzeitig teilen können. Wie bereits erwähnt eignet sich diese Taktik gut für unternehmensinterne oder private Nachrichten. Anders sieht es jedoch beim Versand von Newslettern aus, in denen Sie Produkte bewerben oder Neuigkeiten mit Ihre Kund:innen teilen wollen. Folgende 4 Gründe sprechen gegen den Versand von Newslettern über Outlook:

  • Versandlimit: Je nachdem, wie Sie den Begriff Massenmail auslegen, können Sie mit Outlook an Ihre Grenzen stoßen. Mit dem E-Mail-Dienst können Sie nämlich maximal 300 Mails am Tag verschicken.
  • Spam-Risiko: Wenn Sie sich für den Massenversand von Newslettern entscheiden, haben Sie vermutlich wichtige Informationen mitzuteilen. Wie ärgerlich wäre es da, wenn Ihre E-Mails gar nicht bei den Empfänger:innen ankommen? Mit dem Versand per Outlook ist das gar nicht so unwahrscheinlich. Da Outlook vorwiegend auf die private Nutzung ausgelegt ist, landen Serienmails von diesem Anbieter oft direkt im Spam-Ordner.
  • Probleme mit der Darstellung: Outlook Massenmails werden in Microsoft Word formatiert und enthalten dadurch einen inkompatiblen HTML-Code. Dadurch kann es passieren, dass andere E-Mail Clients Ihre Mail nicht richtig anzeigen können. Dasselbe Problem kann auftreten, wenn Ihr Empfänger:innen eine andere Outlook-Version als Sie benutzen.
  • Kein Reporting: Wenn Sie als Unternehmen einen Newsletter erstellen, dann wahrscheinlich nicht nur zum Spaß, sondern um Kund:innen an Ihre Marke zu binden oder Ihre Umsätze zu steigern. Entsprechend wichtig ist es, einen Überblick darüber zu haben, ob Ihre Newsletter geöffnet werden und ob Ihre Empfänger:innen mit den Inhalten interagieren. Mit Outlook Serienmails erhalten Sie darüber leider keinen Aufschluss.

😎 Eine Alternative: Serienmails mit Sendinblue verschicken

Wenn Sie diese Probleme umgehen wollen, empfehlen wir Ihnen, eine professionelle E-Mail Marketing Software zu nutzen. Falls Sie jetzt denken, eine solche Plattform ist kompliziert und dazu noch teuer, können wir Sie beruhigen: Viele Newsletter Tools sind intuitiv zu bedienen und völlig kostenlos! Und sind wir mal ehrlich: Kinderleicht ist das Erstellen von Serienbriefen mit Outlook nicht gerade.

Die E-Mail Software von Sendinblue zum Beispiel bietet Ihnen 5 starke Vorteile, auf die Sie bei der Nutzung von Outlook verzichten müssen.

5 Vorteile gegenüber Outlook

Soviel vorab: Sendinblue bietet ein kostenloses Paket an, mit dem Sie täglich bis zu 300 E-Mails versenden können, ohne auch nur einen Cent dafür zu bezahlen. Damit ist das Versandlimit genau das gleiche wie bei Outlook! Außerdem bekommen Sie folgende Funktionen völlig kostenfrei dazu:

Design-Möglichkeiten

Sendinblue bietet Ihnen ansprechende Newsletter Templates, also Design-Vorlagen, aus denen Sie einfach Ihre Favoriten auswählen können. Denn gerade, wenn Sie Massenmails an Kund:innen schicken, sollen Ihre E-Mails ja etwas hermachen, oder? Und auch Ihr Freundeskreis freut sich bestimmt über geschmackvoll gestaltete Einladungen und Co.

Zustellbarkeit

Sendinblue ist teil der Certified Senders Alliance (CSA), einer der wichtigsten E-Mail Marketing Whitelists für Europa. Das ist äußerst hilfreich, wenn es um die Zustellbarkeit von E-Mails geht. Denn wenn Sie E-Mails in der DACH-Region versenden, garantiert Ihnen die CSA-Zertifizierung, dass Ihre Mails auch wirklich ankommen. Die Mails werden dann von den wichtigsten E-Mail Providern gar nicht erst auf Spam geprüft.

Alles, was Sie über Spam-Filter und Blocklists wissen müssen, können Sie hier nachlesen.

Datenschutz

DSGVO-konforme Anmeldeformulare, Impressums- und Abmeldelinks, deutscher Server-Standort: Die Software von Sendinblue ist absolut rechtssicher. Zum Beispiel können Sie damit Double-Opt-In E-Mails verschicken. Das heißt, Ihre Kontakte müssen nach Anmeldung zum Newsletter per Bestätigungslink dem Empfang Ihrer Mailings zustimmen. Bei Outlook gibt es diese Option nicht. Vor allem beim Versand von Massenmails außerhalb Ihres privaten Umfelds ist diese Funktion unabdingbar.

Analyse

Sie wollen wissen, ob Ihre E-Mails geöffnet werden? Oder wie viele Empfänger:innen auf Inhalte in einer Mail geklickt haben? Mit der Software von Sendinblue geht das ganz einfach, übersichtlich und in Echtzeit.

Einfache Kontaktsynchronisierung

Wenn Sie Ihre Kontakte in Outlook oder Excel-Listen gespeichert haben und jetzt Angst haben, all diese händisch in ein Newsletter Tool Ihrer Wahl übertragen zu müssen – keine Sorge. Sie können bereits vorhandene Kontakte entweder per Copy&Paste auf Ihren Sendinblue Account hochladen oder eine Excel-Tabelle importieren.


Massenmails versenden mit Sendinblue: So geht’s

Nicht schlecht, oder? Wenn Sie in Zukunft von diesen und vielen weiteren Vorteilen profitieren und mit Sendinblue Serienmails verschicken wollen, zeigen wir Ihnen jetzt, wie das geht.


Schritt 1: Erstellen Sie Ihr kostenloses Sendinblue-Konto

Zuerst benötigen Sie einen Account bei Sendinblue. Diesen können Sie in 4 Schritten und in weniger als 5 Minuten einrichten!

  1. Geben Sie Ihre Informationen auf unserer Anmeldeseite ein.
  2. Überprüfen Sie Ihren Posteingang und klicken Sie auf den Link in der Bestätigungs-E-Mail.
  3. Vervollständigen Sie Ihr Profil, indem Sie alle Ihre Informationen in die erforderlichen Felder eingeben.
  4. Schließen Sie Ihre Kontoerstellung ab, indem Sie den Code eingeben, den Sie per SMS erhalten haben.


Schritt 2: Importieren Sie Ihre Kontakte

Nun geht es ans Anlegen Ihrer Kontakte. Hier haben Sie mehrere Optionen: Entweder, Sie importieren bereits vorhandene Kontakte oder Sie fügen diese manuell hinzu. Im Gegensatz zu Outlook können Sie bei Sendinblue auch bequem CSV- oder TXT-Dateien importieren. Dafür klicken Sie in Ihrem Dashboard einfach auf „Kontakte“ und dann oben rechts auf „Kontakte importieren“.

Hinweis: Wenn Sie Massenmails zu geschäftlichen Zwecken senden, beispielsweise einen Newsletter, benötigen Sie laut DSGVO zwingend die Zustimmung Ihrer Empfänger:innen. Diese einzuholen, ist jedoch kein Hexenwerk: Mit Sendinblue können Sie ganz leicht ein Double-Opt-in einrichten. Das heißt, Ihr Kontakt erhält eine E-Mail mit Bitte um Bestätigung seiner Newsletter-Anmeldung, wenn er seine Adresse in Ihrem Anmeldeformular angibt. Auch Anmeldeformulare lassen sich mit Sendinblue ganz einfach erstellen.


Schritt 3: Erstellen Sie Ihre Serienmail

Anschließend können Sie schon Ihre E-Mail formulieren. So versenden Sie Ihre erste Serienmail mit Sendinblue:

  1. Klicken Sie in Ihrem Sendinblue-Dashboard oben im Menü auf „Kampagnen“ und dann auf „Eine E-Mail-Kampagne erstellen“.
  2. Geben Sie nun Ihrer Kampagne einen Namen und klicken Sie anschließend auf „Kampagne erstellen“. Füllen Sie dann die grundlegenden Informationen zu Ihrer Kampagne aus (Absenderinformationen, Empfänger:innen, Betreff).
  3. Gestalten Sie Ihre E-Mail mit Klick auf „E-Mail gestalten“. Besonders schnell geht das, wenn Sie sich eine Vorlage aus unserer Vorlagengalerie aussuchen. Tipp: Mit einem Klick auf „Personalisierung hinzufügen” können Sie Ihrer Mail ganz einfach eine personalisierte Anrede hinzufügen!

Sie wollen Ihre E-Mails noch weiter personalisieren? Nichts leichter als das! Lesen Sie hier, wie das geht.

vorlagengalerie für sendinblue serienmails



Schritt 4: Wählen Sie Ihre Empfänger:innen aus

Falls Sie dies noch nicht in Schritt 3 erledigt haben, müssen Sie abschließend noch entscheiden, an welche Kontaktliste Sie Ihre Massenmail versenden wollen. Wenn Sie möchten, können Sie sich selbst eine Test-Mail schicken, um zu sehen, wie Ihre Serienmail bei Ihren Empfänger:innen ankommt. Wenn Sie zufrieden sind, müssen Sie nur noch auf “Versand planen” klicken und sich für einen Versandzeitpunkt entscheiden. Das war’s schon!


✉️ Fazit: Serienmails mit Outlook verschicken – wann es Sinn macht und wann nicht

Prinzipiell spricht nichts dagegen, Massenmails mit Outlook zu versenden. Wenn Sie bereits Outlook nutzen, scheint das auf den ersten Blick die günstigste und unkomplizierteste Option zu sein. Doch der Schein trügt: Mit einer professionellen Newsletter Software lassen sich personalisierte Serienmails verschicken, die besser aussehen und im wahrsten Sinne des Wortes besser ankommen

Viele dieser Tools sind kostenlos und auch für Laien einfach zu bedienen – oftmals sogar einfacher als Outlook! Egal, ob Sie seriöses E-Mail Marketing betreiben oder einfach Freund:innen zu Ihrer Geburtstags-Party einladen wollen: Der Massenversand von E-Mails geht mit einem professionellen Tool einfach leichter von der Hand.

Sie wollen eine professionelle E-Mail Software ausprobieren, aber wissen noch nicht genau, welche? Vielleicht helfen folgende Blog-Artikel ja bei der Entscheidungsfindung:

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