Juli 2, 2020

Step by Step: So versenden Sie Serienmails über Outlook!

Lesezeit ungefähr 8 min

Zugegeben, es ist nicht immer leicht, im E-Mail Marketing den Wald vor lauter Bäumen zu sehen. Der Markt an Newsletter Tools wächst und macht die Wahl zu einer echten Herausforderung. Da ist die Erstellung einer E-Mail per Outlook, wie Sie es vielleicht aus privaten oder beruflichen Kreisen kennen, verständlicherweise naheliegend. Aber was anfangs vielleicht als der leichtere Weg scheint, wird Ihnen langfristig die größten Kopfschmerzen bereiten. Und wer hat schon gerne Kopfschmerzen?

Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag, wie Sie theoretisch Schritt für Schritt eine Serienmail über Outlook versenden und warum Sie praktisch dies gar nicht erst tun sollten. Denn das Newsletter-Erstellen mit einer professionellen E-Mail Marketing Software hat so viel mehr Vorteile und bedeutet so viel weniger Aufwand für Sie. Überzeugen Sie sich selbst!

Outlook-Newsletter erstellen: So geht’s!

Im Prinzip läuft das Ganze so ab: Sie können Ihren Newsletter mit Microsoft Word erstellen und über Outlook an Ihre Kontakte versenden. Wir haben Ihnen die 6 wichtigsten Schritte hier zusammengefasst:

  1. Öffnen Sie Word und schreiben Sie Ihre E-Mail.
  2. Klicken Sie in Word oben auf “Sendungen”.
  3. Klicken Sie nun auf das Feld “Seriendruck starten” und im Drop-Down-Menü auf “E-Mail-Nachrichten”.

  4. Gehen Sie in Word nun auf das Feld “Empfänger auswählen” und wählen Sie eine der folgenden drei Optionen aus:
    a) Geben Sie eine neue Liste ein, in der Sie die Kontaktdaten manuell in ein neues Dialogfeld eingeben.
    b) Verwenden Sie eine vorhandene Liste, mit der Sie eine .csv (Excel)-Datei von Ihrem Computer auswählen können. Die .csv-Datei müsste im Voraus mit Daten vorbereitet worden sein, die in drei Spalten (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse) angeordnet sind.
    c) Wählen Sie die Adressen manuell aus Ihren bestehenden Outlook-Kontakten.

  5. Wenn Sie Ihre Empfänger ausgewählt haben, klicken Sie auf “Fertig stellen und zusammenführen” und dann auf “E-Mail-Nachricht senden”.
  6. Schreiben Sie in das Popup-Feld „Seriendruck in E-Mail“ die Betreffzeile der E-Mail und klicken Sie dann auf “Ok”.

Uuuund fertig. Auf den ersten Blick gar nicht so schwer, oder? Lassen Sie uns aber nun gemeinsam auch einen zweiten Blick auf das Ganze werfen und über die Nachteile eines Outlook-Newsletters sprechen.

8 Gründe, warum Sie lieber keine Serienmails über Outlook versenden sollten

Angenommen, Sie entscheiden sich beim Newsletter-Versand für ein privates E-Mail-Programm wie zum Beispiel Outlook, dann kann das verschiedene Nachteile mit sich bringen. Denn die Server und IP-Adressen sind gar nicht für den Massenversand ausgerichtet. Erinnern Sie sich noch an die Kopfschmerzen, von denen wir anfangs geredet haben?

Wenn Sie das Ziel verfolgen, eine E-Mail an eine große Anzahl von Kontakten zu versenden, dann werden Ihnen beim Versand über Outlook die folgenden 8 Faktoren sehr schnell Kopfschmerzen bereiten:

  • Tägliches E-Mail-Limit: Wie die meisten Internet Service Provider (ISPs) begrenzt Outlook die Anzahl der E-Mails, die Sie pro Tag versenden können, auf 300.
  • Darstellungsprobleme: Verschiedene Engines in den Versionen von Outlook sind der Grund dafür, dass es zu Problemen bei der Darstellung kommen kann. Hat ein Empfänger beispielsweise eine ältere Outlook-Version als Sie, wird der HTML-Newsletter möglicherweise fehlerhaft dargestellt. Außerdem enthalten Outlook-Newsletter durch die Word-Formatierungen einen inkompatiblen HTML-Code. Dadurch kann es in verschiedenen E-Mail-Programmen ebenfalls zu fehlerhaften Newsletter-Darstellungen kommen.
  • Begrenzte Optimierung: Viele CSS-Spezifikationen werden von Outlook nicht unterstützt. Spezifikationen wie float, margin oder padding sind nur eingeschränkt nutzbar. Auch die Auswahl an Schriften ist begrenzt. Zur Erstellung Ihrer Newsletter in Outlook können Sie lediglich Schriften nutzen, die bereits im System vorhanden sind.
  • Keine Gestaltungsvorlagen: Outlook hat keine eigenen Newsletter-Vorlagen. Die Outlook E-Mail Templates müssen von einem externen Programm bezogen und als HTML-Datei in die E-Mail eingefügt werden. Das bedeutet für Sie: mehr Aufwand beim Newsletter-Erstellen.
  • Erhöhtes Spam-Risiko: Wer Newsletter Marketing betreibt, der möchte natürlich, dass seine E-Mails im Posteingang der Empfänger landen. Serienmails, die von einem ISP (Outlook, Gmail, Yahoo usw.) verschickt werden, werden jedoch sowohl von anderen ISPs als auch von Ihren E-Mail-Empfängern sehr häufig direkt in den Spam-Ordner katapultiert. Denn diese E-Mail-Programme sind eher für den persönlichen Gebrauch bestimmt, weshalb Serienmails als verdächtig eingestuft werden.
  • Keine Personalisierungsfunktion: Personalisierungen spielen für den Erfolg Ihrer E-Mail-Strategie eine große Rolle. Outlook allein kann jedoch gar keine Personalisierungen erzeugen. Hierfür müssten Sie wieder auf eher umständliche Weise auf Word zurückgreifen.
  • Erhöhtes Blacklist-Risiko: Die Chance, dass die IP-Adresse Ihres Mail-Servers auf eine schwarze Liste gesetzt und von Servern abgelehnt wird, ist bei privaten E-Mail-Programmen definitiv höher.
  • Keine Analysefunktion: Neugierig, wie Ihre Kampagne bei den Empfängern ankommt? Versenden Sie Ihre Serienmail über private E-Mail-Programme, wird es schwierig, eine Antwort auf diese Frage zu bekommen. Denn Outlook bietet keine Möglichkeit, die Performance Ihrer Serienmail zu analysieren.

8 Gründe, warum Sendinblue die bessere Alternative ist

E-Mail Marketing ist und bleibt eine der effizientesten Disziplinen im Online Marketing. Der größte Vorteil von Newslettern: ihr besonders hoher Return-On-Investment (ROI). Newsletter machen es möglich, Lead-Nurturing-Kreisläufe zu entwerfen und Ihre Kunden auf persönliche Weise zur richtigen Zeit mit den richtigen Informationen zu versorgen.

Schön und gut. Aber was genau können nun professionelle E-Mail Marketing Softwares, was private E-Mail-Programme nicht können?

  • Individuelle Newsletter Templates: Mit Sendinblue können Sie schnell und einfach professionelle responsive Newsletter erstellen, die auch in Outlook optimal dargestellt werden. Per Drag-&-Drop-Editor können Sie ganz einfach ein Template aus unseren vielen kostenlosen Design-Vorlagen wählen und individuell anpassen. Die hochwertigen Newsletter Templates sind alle so programmiert, dass sie auf jedem Endgerät – egal ob Smartphone, Tablet oder Desktop – richtig dargestellt werden (responsive Design). 
  • Datenschutz: Bei Sendinblue spielen Datenschutz und Privatsphäre eine sehr wichtige Rolle. Das fängt bei den Anmeldeformularen an und geht bis zu Impressums- und Abmeldelinks im Newsletter. Als europäischer Marktführer mit deutschem Server-Standort können Sie sich sicher sein, dass unser Produkt absolut rechtssicher ist. Bei uns können Sie Double-Opt-In-E-Mails verschicken, das heißt, Ihre Kontakte müssen nach Anmeldung zum Newsletter per Bestätigungslink eindeutig dem Empfang Ihrer E-Mails zustimmen. Dies garantiert Ihnen, dass Sie mit Ihren Newsletter-Anmeldeformularen effektiv und vor allem DSGVO-konform E-Mail-Adressen sammeln.
  • Werkzeuge zur Kontaktverwaltung: Das manuelle Hinzufügen neuer Abonnenten und das Entfernen derjenigen, die sich vom Newsletter abgemeldet haben, kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Eine professionelle Newsletter Software wie Sendinblue erledigt das für Sie. Abmelder werden automatisch aus den Listen entfernt, Opt-Ins werden automatisch hinzugefügt – so behalten Sie ganz einfach den Überblick über Ihre E-Mail-Kontakte.
  • E-Mails, die ankommen: Was nützen die besten Newsletter der Welt, wenn sie nicht dort landen, wo sie sollen und letztlich nicht gelesen werden? Eine hohe Zustellrate ist die Grundlage für erfolgreiches E-Mail Marketing. Die Software von Sendinblue ist bei den wichtigstens E-Mail-Anbietern gewhitelistet, also bereits als vertrauenswürdig eingestuft. Wir gewährleisten Ihnen eine erstklassige Zustellbarkeit – das heißt: E-Mails, die statt im Spam-Ordner direkt im Posteingang Ihrer Empfänger landen.  
  • Personalisierung: Nennen Sie Ihren Kunden beim Namen! Eine persönliche Ansprache bereits in der Betreffzeile sorgt beim Empfänger für Aufmerksamkeit. Bei Sendinblue geht das ziemlich einfach mit der Personalisierungsfunktion. Hierzu werden vollautomatisch in die entsprechenden Attribute die Daten jedes einzelnen Empfängers eingefügt. Zudem ist es dank Marketing Automation möglich, Ihren Kunden anhand sogenannter Trigger eine vollautomatisierte E-Mail mit personalisierten Inhalten zu schicken.
  • Vermeiden von E-Mail-Blacklists: Sendinblue arbeitet stets daran, Ihre Reputation zu schützen und sicherzustellen, dass Kunden nicht auf eine schwarze Liste gesetzt werden. Neue Konten mit einer gemeinsam genutzten IP-Adresse durchlaufen daher strenge Validierungsprozesse, um maximale Sicherheit und Zustellbarkeit für alle zu gewährleisten. Für Unternehmen mit umfangreichen E-Mail-Listen bietet Sendinblue eine dedizierte IP-Adresse an.
  • A/B-Tests: Noch unschlüssig, welche Betreffzeile am besten bei Ihren Empfängern ankommt? Mit Sendinblue haben Sie die Möglichkeit, Ihren Newsletter vor dem eigentlichen Versand in verschiedenen Varianten zu testen. Dabei können Sie sowohl Betreffzeile und Absender als auch Inhalt Ihrer E-Mail testen. Die erfolgreichste Variante wird anschließend an Ihre Empfängerliste verschickt.
  • Performance-Analyse: Mit Sendinblue können Sie den Erfolg Ihrer E-Mail Kampagne sehr detailliert und in Echtzeit tracken und messen. Analysieren Sie die wichtigsten Erfolgswerte, wie zum Beispiel die Zustell-, Öffnungs- und Conversionrate sowie die Abmeldungen und Bounces.
Outlook NewsletterSendinblue
✖ eingeschränkte Gestaltungsmöglichkeiten✔ keine speziellen Programmierkenntnisse nötig
✖ Hintergrundbilder können nicht erkannt werden✔ einfach zu bedienender Editor
✖ viele CSS-Spezifikationen werden nicht umgesetzt✔ Client Testing
✖ Nicht-System-Schriften können nicht benutzt werden✔ individuelle Responsive-Templates
✖ Darstellungsprobleme✔ Whitelisting
✖ keine Outlook Vorlagen✔ Live Reports und Conversiontracking

Fazit: Raus aus der Komfortzone. Rein ins professionelle E-Mail Marketing.

Sie denken bei Newsletter Marketing immer noch an gewohnte E-Mail-Programme wie Outlook? Auch wenn es in der Komfortzone manchmal am schönsten sein mag, haben Sie in diesem Beitrag gesehen, dass sich im E-Mail Marketing langfristig definitiv die Wahl eines professionellen Newsletter Tools lohnt.

Mit einer Software geht das Newsletter-Erstellen nicht nur viel leichter, sondern auch viel schneller von der Hand. Sie brauchen dafür weder Grafikdesign- noch Programmierkenntnisse – das technische Set-Up wird von professionellen Softwares automatisch für Sie übernommen und alle Funktionen lassen sich intuitiv bedienen. Newsletter erstellen ganz ohne Kopfschmerzen.

Neugierig geworden? Probieren Sie es einfach mal aus und erstellen Sie Ihren ersten Newsletter mit Sendinblue.

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