Juni 29, 2022

Online Termine buchen: 6 Terminbuchungs-Tools im Vergleich 🗓️

Lesezeit ungefähr 13 min
holzuhr und kalender vor blauem hintergrund online termine buchen

Je mehr Leads und Kund:innen ein Unternehmen hat, desto schneller wird der direkte Kontakt zur Herausforderung – schließlich wollen alle Kontakte gut betreut werden. Tools zur Online-Terminbuchung helfen Unternehmen dabei, diese Herausforderung zu stemmen.

Mit einem Terminbuchungssystem können Ihre Interessent:innen und Kund:innen ganz bequem online Termine buchen, ändern und stornieren. Viele Tools bieten darüber hinaus Funktionen rund um die Terminvereinbarung an. Welche Online-Terminplaner die besten sind und ob sich ein solches Tool für Sie lohnt, erfahren Sie in diesem Artikel.


🤔 Was ist ein Online-Terminplaner? 

Ein Online-Terminplaner ist eine Anwendung, über die Personen direkt auf der Website eines Unternehmens oder über einen Link zur Buchungsseite Termine buchen können. Es ersetzt damit die manuelle Terminbuchung per E-Mail oder Telefon. Die Buchung von Terminen über ein solches Tool ist effizient, weil Leads und Kund:innen dort eigenständig verfügbare Termine auswählen und einen gebuchten Termin ändern und stornieren können, ohne dafür mit dem Kundenservice in Kontakt treten zu müssen.

Die Anwendungsbereiche eines Terminbuchungs-Tools sind sehr vielfältig. Ob B2C oder B2B, ob Termine im Friseursalon, Reservierungen in Gaststätten oder Sales Calls mit Leads – ein Online-Terminbuchungssystem macht überall dort Sinn, wo Kund:innen mit Ihnen in direkten Kontakt treten möchten.

✅ Das können Sie mit einem Tool für Online-Terminbuchungen machen

Tools zur Online-Terminvereinbarung haben mehr in sich, als man auf Anhieb denken mag. Die meisten von ihnen bieten viele nützliche Funktionen rund um die Terminverwaltung an. Natürlich unterscheidet sich der Funktionsumfang von Anbieter zu Anbieter. Dennoch lassen sich einige grundlegende Funktionen festhalten, die nahezu alle Systeme gemeinsam haben.

Termine buchen

Mit einem Terminbuchungs-Tool kann man – na klar – in erster Linie Termine vereinbaren. Dafür wird ein Buchungs-Widget auf Ihrer Website integriert oder ein Link generiert, den Sie auf verschiedenen Plattformen – zum Beispiel in den sozialen Medien – platzieren können. Wenn Kund:innen darauf klicken, öffnet sich ein virtueller Kalender, in dem sie Tag und Uhrzeit auswählen können. Anschließend erhalten sie eine Buchungsbestätigung.

Sie verschicken Terminvorschläge lieber per E-Mail? Hier erfahren Sie, wie Sie Ihren Kund:innen kompetent Termine vorschlagen.

Kalender synchronisieren

Wahrscheinlich nutzen Sie bereits einen Kalender, in dem Sie wichtige Termine, Abwesenheiten und Co. eingetragen haben. All diese Daten händisch in Ihr Terminbuchungs-Tool einzutragen, würde Sie Stunden kosten. Deshalb bieten Ihnen die meisten Tools Integrationen an, mit denen Sie die Anwendung zum Beispiel mit Ihrem Google- oder Outlook-Kalender synchronisieren können.

Meetings durchführen

Die Terminbuchung ist wichtig – der eigentliche Termin aber noch wichtiger. Deshalb können Sie mit vielen Buchungssysteme direkt Online Meetings mit Kund:innen starten. Das funktioniert entweder über Integrationen, zum Beispiel mit Microsoft Teams oder Google Hangout, oder über ein eigenes Feature, das Videokonferenzen ermöglicht. 

Erinnerungen verschicken

Damit Sie stets Planungssicherheit haben, ist es wichtig, dass Ihre Kund:innen zu einem vereinbarten Termin erscheinen. Das können Sie natürlich nur bedingt beeinflussen. Aber eine automatisch versendete E-Mail oder SMS, die Kund:innen an einen bevorstehenden Termin erinnert, kann zumindest dabei helfen, dass Termine nicht so leicht vergessen werden. Viele Online-Terminbuchungssysteme bieten Nutzer:innen zudem die Möglichkeit, Termine mit nur einem Klick zu verschieben oder zu stornieren. So werden Terminausfälle verhindert.


👍 4 Vorteile eines Online-Terminbuchungssystems

Eine Anwendung, mit der Ihre Leads und Kund:innen online Termine buchen können, kann also ganz schön nützlich sein. Wenn Sie sich für ein solches Tool entscheiden und dieses konsequent nutzen, hat das folgende Vorteile

Zeitersparnis

Ohne Terminbuchungs-Tool müssen Kund:innen häufig bei einem Unternehmen anrufen oder eine E-Mail schreiben, wenn Sie einen Termin vereinbaren wollen. Auch, wenn sie einen Termin verschieben oder absagen möchten, müssen sie wieder zum Hörer greifen beziehungsweise eine Mail formulieren. Unternehmen wiederum müssen jedes Mal in den eigenen Terminkalender schauen und nach freien Terminen suchen. Das ist nicht nur zeitraubend, sondern kann zum Beispiel auch zu ungewollten Doppelbuchungen führen.

Ein klassischer Terminbuchungsprozess ohne Tool kann sich also durchaus über mehrere Tage erstrecken. Mit einem Terminbuchungs-Tool können Sie sich solche Umstände sparen. Gleiches gilt für das manuelle Übertragen von Terminen aus Ihrem Kalender und das Versenden von Erinnerungen. Kurz gesagt: Mit einem Online-Buchungskalender sparen Sie wertvolle Zeit und arbeiten effektiver.

Höhere Kundenzufriedenheit

Mit einem Online-Terminplaner nehmen Sie Ihren Kund:innen viel Arbeit ab. Denn wie bereits angesprochen, müssen diese nicht mehr in einer Telefonwarteschleife ausharren oder eine E-Mail formulieren. Außerdem stellen Sie mit einem Terminbuchungs-Tool sicher, dass Sie keine Termine doppelt vergeben oder gar einen Termin in ein Zeitfenster legen, in dem Sie eigentlich schon beschäftigt sind. Ein solch organisierter, effizienter Umgang mit Ihren Kund:innen kann die Kundenzufriedenheit erhöhen.

Mehr Leads und Kund:innen

Terminvereinbarungs-Tools sind immer verfügbar – 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche. Dadurch können Interessent:innen online Termine buchen, wann immer es ihnen passt. Im Umkehrschluss heißt das: Ihnen entgehen keine Leads mehr. Dazu kommt, dass viele Menschen heutzutage schnell und unkompliziert mit Unternehmen in Kontakt treten wollen. Wenn sie sich zwischen zwei Unternehmen entscheiden wollen und eines davon Online-Terminbuchungen anbietet, das andere jedoch nicht, dann werden sich viele für ersteres entscheiden.

Mit einem Terminvereinbarungs-Tool können Sie im Endeffekt also Leads gewinnen und diese in loyale Kund:innen verwandeln.

Sie wollen wissen, wie aus Leads wiederkehrende Kund:innen werden? Der Schlüssel dazu ist ein gut durchdachter Lead-Nurturing-Prozess.

Bessere Organisation

Der vierte Vorteil liegt eigentlich auf der Hand: Wenn Sie die Terminbuchung optimieren, sind Sie organisierter. Das schont nicht nur Ihre Nerven, sondern kann langfristig gesehen auch Ihrem Unternehmen zum Erfolg verhelfen. Wenn Sie perfekt organisiert sind, können Sie Ihre Ressourcen in wirklich wichtige Dinge investieren und müssen sich nicht mit nervigen organisatorischen Aufgaben rumschlagen.

🔎 Detailvergleich: 6 Online-Terminplaner in der Übersicht

So viel zur Theorie. Wenn Sie bereits nach Online-Terminplanern recherchiert haben, sind Ihnen wahrscheinlich so einige Namen über den Weg gelaufen. Da kann man leicht die Orientierung verlieren. Deshalb haben wir für Sie 6 der besten Terminbuchungssysteme unter die Lupe genommen. Welche das sind und wie die einzelnen Tools dabei abgeschnitten haben, erfahren Sie in unserem Vergleich.

MeetFox

meetfox screenshot online termine buchen

Preis: kostenlos, Pro-Version mit Zusatzfunktionen ab $9 pro Benutzer:in/Monat

Der erste Online-Terminplaner kommt vom Anbieter MeetFox. MeetFox können Sie auf diversen Plattformen Ihrer Wahl integrieren. Dadurch können Sie Ihre Zielgruppe dort erreichen, wo sie sich aufhält, zum Beispiel auf Instagram, LinkedIn, Google oder Ihrer Website. Nutzer:innen, die gerade auf Ihr Instagram-Profil gestoßen sind, können somit zum Beispiel mit nur einem Klick einen Termin mit Ihnen vereinbaren.

Auch grundlegende Features wie die Synchronisierung Ihrer Kalender, der automatische Versand von Terminerinnerungen sowie die Integration mit Slack, WordPress und mehr hat MeetFox zu bieten. Mit zwei Funktionen hebt sich der Anbieter von anderen Tools ab: Zum einen haben Sie die Möglichkeit, Videogespräche direkt in Ihrem Browser zu führen, ohne dafür eine externe Software herunterladen zu müssen. Zum anderen können Sie über die Plattform Zahlungen abwickeln, zum Beispiel, wenn Sie für die Terminbuchung eine Vorabzahlung verlangen.

Mit MeetFox können Sie völlig kostenlos eine unbegrenzte Anzahl an Terminen mit Ihren Kund:innen vereinbaren. Für Videogespräche und bestimmte Integrationen müssen Sie jedoch zahlen.

SimplyBook.me

simplybook.me screenshot online termine buchen

Preis: 50 Buchungen/Monat kostenlos, dann ab 6,70€/Monat für 100 Buchungen

Der nächste Online-Terminplaner stammt von SimplyBook.me. Auch mit diesem Tool haben Sie die Wahl: Entweder, Sie integrieren es per Widget in Ihre Website, oder Sie leiten Interessent:innen per Link von Social Media oder Google auf eine eigens von Ihnen designte Buchungs-Website weiter. Dafür bietet SimplyBook.me eine Auswahl an Design-Vorlagen.

Ansonsten können Sie von dem Anbieter sowohl standardmäßige Funktionen erwarten, darunter das Einrichten von automatisierten Erinnerungen und diverse Integrationen, als auch fortgeschrittene Features. Dazu zählt das Erstellen von Anmeldeformularen, in die Nutzer:innen im Zuge der Terminbuchung ihre Kontaktinformationen eintragen können, sowie der Versand von E-Mails.

SimplyBook.me bietet zwar einen kostenlosen Tarif an, dieser beschränkt Sie jedoch auf 50 Terminbuchungen pro Monat und ermöglicht Ihnen nur die grundlegendsten Funktionen.

Timify

timify screenshot online termine buchen

Preis: kostenlos, Premium-Tarif ab 29,75€/Monat

Mit Timify – ehemals TerminApp – können Leads und Kund:innen per Widget oder durch Scannen eines QR-Codes Termine buchen. Gleichzeitig versteht sich das Tool auch als Kalender. Statt beispielsweise Ihren Google Kalender mit der Plattform zu integrieren, können Sie – wenn Sie möchten – alle unternehmensinternen Termin direkt im Timify-Kalender vermerken. Dank vielen verfügbaren Integrationen ist es Ihnen auch mit Timify möglich, Zahlungen über das Tool abzuwickeln und Termine zum Beispiel direkt über Google Maps zu buchen. 

Interessant ist auch die Option, Gruppenbuchungen vorzunehmen. Bieten Sie beispielsweise einen Kurs mit beschränkter Teilnehmerzahl an, können Sie ein Teilnehmerlimit bei Timify einrichten. Außerdem erstellt das Tool automatisch ein Profil, wenn jemand einen Termin darüber bucht. Dieses können Sie anschließend als .csv Datei exportieren. Das hilft Ihnen bei der Kundenverwaltung – Stichwort: Customer Relationship Management.

Wie MeetFox bietet auch Timify einen recht großzügigen kostenlosen Tarif an, mit dem Sie eine unbegrenzte Anzahl an Buchungen entgegennehmen können. Dafür müssen Sie beispielsweise für die Kalendersynchronisation extra zahlen – bei MeetFox nicht. 

Calendly

calendly screenshot online termine buchen

Preis: kostenlos, Essentials-Tarif ab $8/Monat

Einer der bekannteren Online-Terminplaner ist Calendly. Das Tool kann direkt in der eigenen Website eingebettet oder als Pop-up Widget eingerichtet werden. Es läuft dabei sowohl auf dem Browser, als auch auf mobilen Geräten und kann sogar in Ihr CRM integriert werden.

Im Vergleich zu den anderen von uns vorgestellten Online-Terminbuchungssystemen hat Calendly mehr Automatisierungsfunktionen zu bieten. So können Sie nicht nur einen Workflow zum Versand von Erinnerungs-Nachrichten und Terminbestätigungen erstellen, sondern beispielsweise auch automatisierte Follow-up E-Mails und Umfragen, die Kund:innen nach einem Termin geschickt werden. Zudem können Sie gebuchte Termine automatisch verfügbaren Teammitgliedern zuordnen.

Automatisierung liegt im Trend – auch im E-Mail Marketing. Lesen Sie hier, wie Sie Marketing Automation Workflows erstellen, die Ihnen richtig viel Zeit sparen.

Auch mit der Anzahl an verfügbaren Integrationen sticht Calendly hervor. Zoom, PayPal, Google Analytics oder MailChimp – Calendly können Sie mit vielen bekannten Softwares verknüpfen. Einziger Haken: Die meisten Integrationen sind erst im Professional-Tarif für $12/Monat verfügbar.

Noch nicht ganz überzeugt? Vielleicht passt ja eine unserer 8 Calendly-Alternativen besser zu Ihnen.

Appointlet

appointlet screenshot online termine buchen

Preis: kostenlos, Premium-Tarif ab $8/Monat

Mit Appointlet können Sie Termine ebenfalls in der eigenen Website einbetten, oder aber einen Link generieren, über den Leads und Kund:innen auf die Terminbuchungsseite weitergeleitet werden. Erwähnenswert ist außerdem die sogenannte “Round Robin” Funktion, mit der gebuchte Meetings automatisch an verfügbare Teammitglieder verteilt werden. So müssen Sie nicht manuell entscheiden, welche:r Ihrer Mitarbeiter:innen welchen Termin übernimmt. 

Integrationen gibt es auch bei Appointlet, allerdings ist aktuell nur eine Synchronisierung mit den Kalendern von Google und Microsoft Office möglich. Außerdem gibt es zwar die Möglichkeit, Zahlungen mittels Stripe- oder PayPal-Integration über das Tool abzuwickeln, aber dafür müssen Sie den Premium-Tarif buchen. Gleiches gilt für die “Round Robin” Funktion und automatisierte Erinnerungen. Die kostenlose Version von Appointlet ist also deutlich abgespeckter als die vieler Mitbewerber. Außerdem lässt die deutsche Übersetzung der Anwendung sehr zu wünschen übrig.

eTermin

etermin screenshot online termin buchen

Preis: ab 19€/Monat

Wenn Sie nach einem deutschen Terminbuchungs-Tool suchen, könnte neben Timify der Anbieter eTermin die richtige Wahl für Sie sein. Mit dieser Anwendung können Sie die Terminbuchung auf Ihrer Website, Ihren Social-Media-Kanälen und der Google Suche einbetten. Ansonsten bietet eTermin klassische Funktionen wie einen eigenen Online-Terminkalender, die Möglichkeit zum Erfassen und Exportieren von Kundendaten und die Synchronisierung mit Google, iCloud, Outlook und mehr. Außerdem können Sie E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen an Kund:innen und Mitarbeiter:innen senden und Zahlungen tätigen.

Großer Pluspunkt von eTermin: Laut eigener Aussage ist das Unternehmen 100% DSGVO-konform. Damit hebt es sich von den meist US-amerikanischen Anbietern in unserem Vergleich ab. Trotzdem hat eTermin auch Schwachstellen. Während alle anderen Tools einen kostenlosen Tarif anbieten, müssen Sie für eTermin bezahlen – und gar nicht mal so wenig. Den günstigsten Lite-Tarif gibt es ab 19€. Hier fehlen jedoch grundlegende Funktionen wie die Möglichkeit, Online-Zahlungen über das System abzuwickeln, Kalender zu synchronisieren und sogar die Buchungsseite in einer anderen Sprache anzuzeigen.


🗓️ So finden Sie das passende Tool zum online Termine buchen

Die von uns verglichenen Tools können weit mehr, als nur Termine buchen. Doch welches davon passt am besten zu Ihnen? Um die richtige Lösung für Ihr Unternehmen auszuwählen, sollten Sie sich zunächst fragen, welche Funktionen Sie unbedingt benötigen. Anschließend empfehlen wir Ihnen, die kostenlosen Tarife aller Anbieter unter die Lupe zu nehmen und zu schauen, ob diese Funktionen bereits in der kostenlosen Version enthalten sind oder ob Sie diese extra hinzu buchen müssen. Wir haben den Anfang gemacht und zusammengefasst, welche grundlegenden Funktionen bei welchem Anbieter kostenlos verfügbar sind.

Anbieter unbegrenzte Termine Kalendersynchronisierung Terminerinnerung Zahlungen abwickeln
MeetFox ✅ (Bearbeitungsgebühr)
SimplyBook.me
Timify ✅ (Bearbeitungsgebühr)
Calendly
Appointlet
eTermin

Weitere Kriterien, auf die Sie bei der Auswahl eines Online-Buchungssystems achten sollten, haben wir Ihnen hier aufgelistet:

  • Terminbuchungsseiten: Können Kund:innen Termine nur über Ihre Website auf die Buchungsseite gelangen oder auch über Social Media, Google, QR-Code etc.?
  • Personalisierung: Können Sie Ihre Terminbuchungsseite leicht an Ihre Bedürfnisse anpassen (Design, Sprache etc.)?
  • Benutzeroberfläche: Ist das Tool übersichtlich und leicht zu bedienen? Ist es auf Deutsch verfügbar?
  • DSGVO: Entspricht das Tool meinen Ansprüchen an den Datenschutz?
  • Kundensupport: Gibt es einen (deutschsprachigen) Kundensupport per Mail oder Telefon?


💡Fazit: Online Termine buchen – darauf kommt es an

Wenn Sie nach einem Tool suchen, über das Ihre Leads und Kund:innen online Termine buchen können, haben Sie die Qual der Wahl. Unser Tipp: Machen Sie sich Ihre eigenen Anforderungen bewusst, bevor Sie auf die Suche gehen. Dann können Sie die Auswahl schon einmal einschränken.

Und nicht verzagen: 5 der 6 Tools in unserem Vergleich sind dauerhaft kostenlos nutzbar, und eTermin können Sie zumindest 30 Tage kostenlos testen. Sie können also in Ruhe ausprobieren, welches Tool am besten zu Ihnen passt.

Sie sind auch noch auf der Suche nach passenden Softwares für Ihr Online Marketing? Vielleicht helfen folgende Artikel bei der Entscheidungsfindung:

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