Wenn du in deinem E-Mail-Postfach herumscrollst, ist dir mit Sicherheit schon einmal die ein oder andere Noreply E-Mail begegnet. Häufig kommen sie bei Newslettern oder formalen E-Mails wie Versandbestätigungen und Ähnlichem vor.
In diesem Artikel erfährst du, was genau Noreply E-Mails sind, welchen Zweck sie erfüllen und warum du lieber gar keine versenden solltest. Und: welche Alternativen du hast.
Inhaltsverzeichnis
Was sind Noreply E-Mails?
„Noreply“ setzt sich aus den Wörtern „no“ und „reply“ zusammen und heißt auf Deutsch schlicht „keine Antwort“. Noreply E-Mails sind also E-Mails mit einer Absender-Adresse, die keine Antworten empfangen kann.
Meist sind es eher große Unternehmen, die Noreply E-Mails versenden – beispielsweise bei Versandbestätigungen, Newsletter-Anmeldebestätigungen oder anderen Benachrichtigungs-Mails.
Häufig wird das zusammengesetzte Wort „noreply“ direkt als Namensteil der E-Mail-Adresse verwendet, nach dem Muster „[email protected]“.
Vor dem @-Zeichen könnte aber auch etwa „keine-antwort“ oder eine ähnliche Variante stehen.
Fakt ist: Noreply-E-Mail-Adressen sind nur zum Versand von E-Mails gedacht ist, nicht zum Empfang. Oder anders formuliert: Bei Noreply E-Mails sind Antworten unerwünscht.
Welchen Zweck erfüllen Noreply E-Mails?
Warum versenden Onlineshops oder andere Unternehmen überhaupt Noreply E-Mails?
Kurz und knapp: Um sich Zeit und Arbeit zu sparen.
Denn das Beantworten von E-Mails dauert nun einmal seine Zeit. Also lassen sie Antworten auf Newsletter und andere automatisierte E-Mails erst gar nicht zu.
Was passiert, wenn du auf eine Noreply E-Mail antwortest?
Deine Nachricht landet entweder in einem virtuellen Papierkorb oder kommt als unzustellbar zurück.
Du hast also keine Chance, über die Noreply-E-Mail-Adresse Kontakt zum Absender bzw. zur Absenderin aufzunehmen.
Deshalb solltest du keine Noreply E-Mails versenden
Wie du wahrscheinlich schon herausgehört hast: Noreply E-Mails zu versenden ist keine gute Idee.
Es gibt viele Gründe, die gegen den Versand von Noreply-E-Mails sprechen. Die wichtigsten haben wir hier zusammengefasst.
Du hinterlässt einen negativen Eindruck
Wie glaubst du kommt es bei deinen Empfänger:innen an, wenn du deine Technik extra so einrichtest, dass sie dir nicht antworten können? Nicht gut, so viel ist sicher. Denn du sendest damit ein negatives Signal.
Dein Unternehmen wirkt distanziert, kalt, bürokratisch.
Außerdem drückst du aus, dass du nicht an Feedback interessiert bist. Wenn Leser:innen Hilfe bei einem echten Problem benötigen, fühlen sie sich alleingelassen.
Vielleicht bietest du anderswo eine Kontaktmöglichkeit an. Doch diese müssen deine Leser:innen erst suchen. Im Moment bleibt der Eindruck, dass du den Kontakt eher vermeiden willst. Und bei jedem Plus an Mühe, das du Kund:innen abverlangst, geben mehr von ihnen auf, springen ab und versuchen es woanders.
Du missbrauchst das Vertrauen deiner Empfänger:innen
E-Mail Marketing erfordert immer ein gewisses Maß an gegenseitigem Vertrauen zwischen Absender:in und Empfänger:in.
Wenn sich Kontakte in deine E-Mail-Liste eintragen, erteilen sie dir die Erlaubnis, Nachrichten direkt an ihren Posteingang zu senden. Das ist ein unglaublicher Vertrauensvorschuss, den du von deinen Abonnent:innen bekommst.
Umgekehrt sind Unternehmen darauf angewiesen, dass Empfänger:innen sich mit ihren E-Mails beschäftigen, um ihr Geschäft aufrechtzuerhalten.
Dennoch verstoßen viele Unternehmen gegen dieses gegenseitige Vertrauen, indem sie eine Noreply-E-Mail-Adresse in ihren Marketing E-Mails und Newslettern verwenden.
Du verschenkst Potenzial
Mit Noreply E-Mails legst du deiner eigenen Kundenkommunikation Steine in den Weg.
Du sparst vielleicht Zeit bei der Beantwortung von Anfragen – aber Anfragen von Kund:innen und Interessent:innen sind per se nichts Schlechtes, sondern grundsätzlich etwas Gutes.
Denn du kannst diese Anfragen nutzen, um die Zufriedenheit mit deinem Service zu erhöhen, die Kundenbindung zu festigen und so in vielen Fällen den nächsten Kauf vorbereiten.
Aber dazu musst du auch ansprechbar sein. Mit Noreply E-Mails bist du das nicht.
Du riskierst, dass deine E-Mails als Spam eingestuft werden
Wir sind es gewohnt, auf eine E-Mail direkt reagieren zu können, indem wir die Antwortfunktion von Webmailern und E-Mail-Programmen nutzen.
Bei einer Noreply-Adresse wird das nicht klappen. Die Nachricht kommt zurück oder versandet und die betreffende Person erhält weiterhin deine E-Mails. Da sie sich nicht mehr anders zu helfen weiß, markiert sie sie als Spam.
Wenn du einen E-Mail-Dienst wie Gmail verwendest, sendet dies ein Signal an den Service. Je häufiger Nutzer:innen deine E-Mails als Spam einstufen, desto wahrscheinlicher ist es, dass das System sie gleich herausfiltert.
Und dies wirkt sich wiederum negativ auf deine Senderreputation und Zustellbarkeit aus.
Mit diesen 5 Tipps verbesserst du im Nullkommanix deine Zustellbarkeit im E-Mail Marketing.
Du verstößt gegen den Datenschutz
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU verlangt, dass Empfänger:innen deiner E-Mails sich jederzeit bei dir erkundigen können, welche Daten du von ihnen gespeichert hast.
Nicht, dass dies besonders häufig vorkäme – aber eine Noreply E-Mail führt in eine rechtliche Grauzone, da hier ein sonst üblicher Weg der Kontaktaufnahme versperrt ist. Ein weiterer Grund, auf Noreply E-Mails möglichst zu verzichten.
Wie wird es besser gemacht?
Wir empfehlen aus obigen Gründen, Antworten auf alle deine E-Mails zu ermöglichen und zu bearbeiten.
Richte dir am besten ein zusätzliches Postfach dafür ein, sodass du Anfragen von Leser:innen getrennt von deiner persönlichen Korrespondenz empfangen kannst.
Verwende eine E-Mail-Adresse mit Antwortfunktion
Nutze die E-Mail-Adresse und den dazugehörigen Anzeigenamen, um dein Unternehmen im besten Licht zu präsentieren und deinen Kund:innen die Kommunikation möglichst angenehm zu machen.
Vor dem @-Zeichen könnte beispielsweise „service“ stehen, „support“, „kundendienst“, „shop“ oder „info“ – je nachdem, was am besten passt.
Doch du kannst die Kommunikation auch individueller gestalten. Das Online Tool für Aufgabenmanagement Trello zum Beispiel versendet Produkt-Updates und andere Informationen unter der Adresse [email protected]. Taco ist der Name des Maskottchens der Marke, eines freundlichen, kleinen Hundes.
Natürlich kannst du auch eine reale Person kommunizieren lassen und dies in der E-Mail-Adresse abbilden: [email protected]. Das ist im Zweifel ansprechender als ein unpersönliches Wort wie „support“ oder „info“.
Bei der Newsletter Software von Brevo (ehemals Sendinblue) hast du die Möglichkeit, Antworten auf deine Newsletter an eine beliebige E-Mail-Adresse zu leiten. Du kannst also völlig frei wählen, welche E-Mail-Adresse den Empfänger:innen als Absender:in angezeigt wird.
Gute Vorbereitung erspart dir viel Arbeit
Meist stellen Unternehmen irgendwo auf ihrer Website eine Kontaktmöglichkeit bereit, zum Beispiel als Kontaktformular.
Es ist also prinzipiell möglich, sie anzuschreiben. Im Grunde müssten sie daher nur die Noreply-Adresse an die tatsächliche Kontaktadresse weiterleiten, um E-Mail-Rückfragen beantworten zu können. Das verursacht kaum Mehrarbeit.
Du kannst den Zeit- und Arbeitsaufwand des Kundendienstes weiter verringern, indem du von dir aus Antworten auf häufige Fragen bereitstellst. Verlinke diese Informationen deutlich sichtbar in deinen E-Mails. Dies wird die Zahl der Anfragen bereits reduzieren, die du bekommst.
Stichwort: gute Vorbereitung. Du musst nicht jedes Mal von Neuem aufschreiben, wie deine Kund:innen bei einer Retoure vorgehen müssen. Es genügt, dies einmal zu formulieren und als Textbaustein zu speichern, den du jederzeit zur Beantwortung ähnlicher Anfragen verwenden kannst.
Der Link für die Abmeldung innerhalb des E-Mail-Inhalts ist ohnehin Pflicht. Wenn Empfänger:innen dennoch per Antwort um Abmeldung bitten, haben sie diesen Link wahrscheinlich einfach nicht gesehen. Lösche sie dann manuell von deiner Liste und bestätige ihnen dies freundlich.
Betrachte E-Mail-Anfragen als wertvolles Feedback
Klar, es kann mühsam sein, E-Mail-Anfragen zu beantworten. Auch deshalb, weil du in deinem Geschäft heimisch bist und dir die Antworten offensichtlich erscheinen mögen.
Doch du tust dir keinen Gefallen, wenn du Kundenanfragen unterdrückst, und genau das geschieht beim Einsatz von Noreply E-Mails.
Sieh es mal so: Großunternehmen geben ein Vermögen für Marktforschung und Beratung aus. Je genauer sie wissen, was die Menschen in der Zielgruppe wollen und woran sie sich stoßen, desto besser können sie sich darauf einstellen, um mehr zu verkaufen.
Wenn Menschen dir schreiben, liefern sie dir solche Zielgruppeninformationen frei Haus. Es mag sich wie eine Belastung anfühlen, wenn du keine Zeit dafür eingeplant hast.
Aber in Wahrheit ist es ein Geschenk. Diese Personen interessieren sich für dein Angebot und sagen dir, was du besser machen kannst. Wenn du es geschickt anstellst, profitierst du doppelt davon.
Indem du Anfragen freundlich und informativ beantwortest, erhöhst du die Wahrscheinlichkeit, dass die betreffende Person wieder bei dir kauft. Gleichzeitig gibt dir die Anfrage eine Anregung, dein Geschäft und deinen Service für alle Kund:innen zu optimieren.
Warum solltest du dir diese Chance entgehen lassen?
Sag „No” zu Noreply E-Mails
Das Versenden einer Noreply E-Mail ist aus vielerlei Gründen keine gute Idee. Sie verärgert nicht nur Empfänger:innen, sondern hat auch einen ernsthaften negativen Einfluss auf deine Zustellbarkeit und deine Markenwahrnehmung.
Versende stattdessen deine E-Mail-Kampagnen, Transaktions-E-Mails etc. immer von einer E-Mail-Adresse, die bei deinen Kund:innen Vertrauen erweckt.
Und grundsätzlich gilt: Im E-Mail-Marketing sollten die Bedürfnisse deiner Abonnent:innen immer an erster Stelle stehen, da dies immer zu einem besseren Engagement und einer stärkeren Kundenbindung führt.
