Juni 8, 2021

Was sind Noreply E-Mails und warum sollten Sie lieber keine versenden?

Lesezeit ungefähr 9 min
Was sind Noreply E-Mails und warum sollten Sie lieber keine versenden?

Wenn Sie in Ihrem E-Mail-Postfach herumscrollen, ist Ihnen mit Sicherheit schon einmal die ein oder andere Noreply E-Mail begegnet. Häufig kommen sie bei Newslettern oder formalen E-Mails wie Versandbestätigungen und Ähnlichem vor.

In diesem Artikel erfahren Sie, was genau Noreply E-Mails sind, welchen Zweck Sie erfüllen und warum Sie lieber gar keine erst versenden sollten. Und: welche Alternativen Sie haben.

💡 Was sind Noreply E-Mails?

„Noreply“ setzt sich aus den Wörtern „no“ und „reply“ zusammen und heißt auf Deutsch schlicht „keine Antwort“. Noreply E-Mails sind also E-Mails mit einer Absender-Adresse, die keine Antworten empfangen kann.

Meist sind es eher große Unternehmen, die Noreply E-Mails versenden – beispielsweise bei Versandbestätigungen, Newsletter-Anmeldebestätigungen oder anderen Benachrichtigungs-Mails.

Häufig wird das zusammengesetzte Wort „noreply“ direkt als Namensteil der E-Mail-Adresse verwendet, nach dem Muster „noreply@beispiel-onlineshop.de“.

Vor dem @-Zeichen könnte aber auch etwa „keine-antwort“ oder eine ähnliche Variante stehen.

Fakt ist: Noreply-E-Mail-Adressen sind nur zum Versand von E-Mails gedacht ist, nicht zum Empfang. Oder anders formuliert: Bei Noreply E-Mails sind Antworten unerwünscht.

🤔 Welchen Zweck erfüllen Noreply E-Mails?

Warum versenden Onlineshops oder andere Unternehmen überhaupt Noreply E-Mails?

Kurz und knapp: Um sich Zeit und Arbeit zu sparen.

Denn das Beantworten von E-Mails dauert nun einmal seine Zeit. Also lassen sie Antworten auf Newsletter und andere automatisierte E-Mails erst gar nicht zu.

Was passiert, wenn Sie auf eine Noreply E-Mail antworten?

Ihre Nachricht landet entweder in einem virtuellen Papierkorb oder kommen als unzustellbar zurück.

Sie haben also keine Chance über die Noreply-E-Mail-Adresse Kontakt zum Absender bzw. zur Absenderin aufzunehmen.

🚫 Deshalb sollten Sie keine Noreply E-Mails versenden

Wie Sie wahrscheinlich schon herausgehört haben: Noreply E-Mails versenden ist keine gute Idee. 

Es gibt viele Gründe, die gegen den Versand von Noreply-E-Mails sprechen. Die wichtigsten haben wir Ihnen hier zusammengefasst.

Sie hinterlassen einen negativen Eindruck

Wie glauben Sie kommt es bei Ihren Empfänger:innen an, wenn Sie Ihre Technik extra so einrichten, dass sie Ihnen nicht antworten können? Nicht gut, so viel ist sicher. Denn Sie senden damit ein negatives Signal.

Ihr Unternehmen wirkt distanziert, kalt, bürokratisch.

Außerdem drücken Sie aus, dass Sie nicht an Feedback interessiert sind. Wenn Leser:innen Hilfe bei einem echten Problem benötigen, fühlen sie sich alleingelassen.

Vielleicht bieten Sie anderswo eine Kontaktmöglichkeit an. Doch diese müssen Ihre Leser:innen erst suchen. Im Moment bleibt der Eindruck, dass Sie den Kontakt eher vermeiden wollen. Und bei jedem Plus an Mühe, das Sie Kund:innen abverlangen, geben mehr von ihnen auf, springen ab und versuchen es woanders.

Sie missbrauchen das Vertrauen Ihrer Empfänger:innen

E-Mail Marketing erfordert immer ein gewisses Maß an gegenseitigem Vertrauen zwischen Absender:in und Empfänger:in.

Wenn sich Kontakte in Ihre E-Mail-Liste eintragen, erteilen sie Ihnen die Erlaubnis, Nachrichten direkt an ihren Posteingang zu senden. Das ist ein unglaublicher Vertrauensvorschuss, den Sie von Ihren Abonnent:innen bekommen. 

Umgekehrt sind Unternehmen darauf angewiesen, dass Empfänger:innen sich mit ihren E-Mails beschäftigen, um ihr Geschäft aufrechtzuerhalten.

Dennoch verstoßen viele Unternehmen gegen dieses gegenseitige Vertrauen, indem sie eine Noreply-E-Mail-Adresse in ihren Marketing E-Mails und Newslettern verwenden.

Sie verschenken Potenzial

Mit Noreply E-Mails legen Sie Ihrer eigenen Kund:innenkommunikation Steine in den Weg. 

Sie sparen vielleicht Zeit bei der Beantwortung von Anfragen – aber Anfragen von Kund:innen und Interessierten sind per se nichts Schlechtes, sondern grundsätzlich etwas Gutes

Denn Sie können diese Anfragen nutzen, um die Zufriedenheit mit Ihrem Service zu erhöhen, die Kund:innenbindung zu festigen und so in vielen Fällen den nächsten Kauf vorbereiten.

Aber dazu müssen Sie auch ansprechbar sein. Mit Noreply E-Mails sind Sie das nicht.

Sie riskieren, dass Ihre E-Mails als Spam eingestuft werden

Wir sind es gewohnt, auf eine E-Mail direkt reagieren zu können, indem wir die Antwortfunktion von Webmailern und E-Mail-Programmen nutzen.

Bei einer Noreply-Adresse wird das nicht klappen. Die Nachricht kommt zurück oder versandet und die betreffende Person erhält weiterhin Ihre E-Mails. Da sie sich nicht mehr anders zu helfen weiß, markiert sie sie als Spam.

Wenn Sie einen E-Mail-Dienst wie Gmail verwenden, sendet dies ein Signal an den Service. Je häufiger Nutzer:innen Ihre E-Mails als Spam einstufen, desto wahrscheinlicher ist es, dass das System sie gleich herausfiltert.

Und dies wirkt sich wiederum negativ auf Ihre Senderreputation und Zustellbarkeit aus.

Mit diesen 5 Tipps verbessern Sie im Nullkommanix Ihre Zustellbarkeit im E-Mail Marketing.

Sie verstoßen gegen den Datenschutz

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU verlangt, dass Empfänger:innen Ihrer E-Mails sich jederzeit bei Ihnen erkundigen können, welche Daten Sie von ihnen gespeichert haben.

Nicht, dass dies besonders häufig vorkäme – aber eine Noreply E-Mail führt in eine rechtliche Grauzone, da hier ein sonst üblicher Weg der Kontaktaufnahme versperrt ist. Ein weiterer Grund, auf Noreply E-Mails möglichst zu verzichten.

💪 Wie wird es besser gemacht?

Wir empfehlen aus obigen Gründen, Antworten auf alle Ihre E-Mails zu ermöglichen und zu bearbeiten

Richten Sie sich am besten ein zusätzliches Postfach dafür ein, sodass Sie Anfragen von Leser:innen getrennt von Ihrer persönlichen Korrespondenz empfangen können.

Verwenden Sie eine E-Mail-Adresse mit Antwortfunktion

Nutzen Sie die E-Mail-Adresse und den dazugehörigen Anzeigenamen, um Ihr Unternehmen im besten Licht zu präsentieren und Ihren Kund:innen die Kommunikation möglichst angenehm zu machen. 

Vor dem @-Zeichen könnte beispielsweise „service“ stehen, „support“, „kund:innendienst“, „shop“ oder „info“ – je nachdem, was am besten passt.

Doch Sie können die Kommunikation auch individueller gestalten. Das Online Tool für Aufgabenmanagement Trello zum Beispiel versendet Produkt-Updates und andere Informationen unter der Adresse taco@trello.com. Taco ist der Name des Maskottchens der Marke, eines freundlichen, kleinen Hundes.

Ein Beispiel von Trello für eine Alternative zur Noreply E-Mail

Natürlich können Sie auch eine reale Person kommunizieren lassen und dies in der E-Mail-Adresse abbilden: sabine@beispiel.de. Das ist im Zweifel ansprechender als ein unpersönliches Wort wie „support“ oder „info“.

Bei der Newsletter Software von Sendinblue haben Sie die Möglichkeit, Antworten auf Ihre Newsletter an eine beliebige E-Mail-Adresse zu leiten. Sie können also völlig frei wählen, welche E-Mail-Adresse den Empfänger:innen als Absender:in angezeigt wird.

Sendinblue Einstellungen für E-Mail-Kampagne

Gute Vorbereitung erspart Ihnen viel Arbeit

Meist stellen Unternehmen irgendwo auf ihrer Website eine Kontaktmöglichkeit bereit, zum Beispiel als Kontaktformular.

Es ist also prinzipiell möglich, Sie anzuschreiben. Im Grunde müssten Sie daher nur die Noreply-Adresse an die tatsächliche Kontaktadresse weiterleiten, um E-Mail-Rückfragen beantworten zu können. Das verursacht kaum Mehrarbeit.

Sie können den Zeit- und Arbeitsaufwand des Kund:innendienstes weiter verringern, indem Sie von sich aus Antworten auf häufige Fragen bereitstellen. Verlinken Sie diese Informationen deutlich sichtbar in Ihren E-Mails. Dies wird die Zahl der Anfragen bereits reduzieren, die Sie bekommen.

Stichwort: gute Vorbereitung. Sie müssen nicht jedes Mal von Neuem aufschreiben, wie Ihre Kund:innen bei einer Retoure vorgehen müssen. Es genügt, dies einmal zu formulieren und als Textbaustein zu speichern, den Sie jederzeit zur Beantwortung ähnlicher Anfragen verwenden können.

Der Link für die Abmeldung innerhalb des E-Mail-Inhalts ist ohnehin Pflicht. Wenn Empfänger:innen dennoch per Antwort um Abmeldung bitten, haben sie diesen Link wahrscheinlich einfach nicht gesehen. Löschen Sie sie dann manuell von Ihrer Liste und bestätigen ihnen dies freundlich.

Betrachten Sie E-Mail-Anfragen als wertvolles Feedback

Klar, es kann mühsam sein, E-Mail-Anfragen zu beantworten. Auch deshalb, weil Sie in Ihrem Geschäft heimisch sind und Ihnen die Antworten offensichtlich erscheinen mögen.

Doch Sie tun sich keinen Gefallen, wenn Sie Kund:innenanfragen unterdrücken, und genau das geschieht beim Einsatz von Noreply E-Mails.

Sehen Sie es mal so: Großunternehmen geben ein Vermögen für Marktforschung und Beratung aus. Je genauer sie wissen, was die Menschen in der Zielgruppe wollen und woran sie sich stoßen, desto besser können sie sich darauf einstellen, um mehr zu verkaufen.

Wenn Menschen Ihnen schreiben, liefern sie Ihnen solche Zielgruppeninformationen frei Haus. Es mag sich wie eine Belastung anfühlen, wenn Sie keine Zeit dafür eingeplant haben.

Aber in Wahrheit ist es ein Geschenk. Diese Personen interessieren sich für Ihr Angebot und sagen Ihnen, was Sie besser machen können. Wenn Sie es geschickt anstellen, profitieren Sie doppelt davon.

Indem Sie Anfragen freundlich und informativ beantworten, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass die betreffende Person wieder bei Ihnen kauft. Gleichzeitig gibt Ihnen die Anfrage eine Anregung, Ihr Geschäft und Ihren Service für alle Kund:innen zu optimieren.

Warum sollten Sie sich diese Chance entgehen lassen?

🙅 Sagen Sie “No” zu Noreply E-Mails

Das Versenden einer Noreply E-Mail ist aus vielerlei Gründen keine gute Idee. Sie verärgert nicht nur Empfänger:innen, sondern hat auch einen ernsthaften negativen Einfluss auf Ihre Zustellbarkeit und Ihre Markenwahrnehmung.

Versenden Sie stattdessen Ihre E-Mail-Kampagnen, Transaktions-E-Mails etc. immer von einer E-Mail-Adresse, die bei Ihren Kund:innen Vertrauen erwecken.

Und grundsätzlich gilt: Im E-Mail-Marketing sollten die Bedürfnisse Ihrer Abonnent:innen immer an erster Stelle stehen, da dies immer zu einem besseren Engagement und einer stärkeren Kund:innenbindung führt.

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