Egal, ob du dich mit deinem Team kurzschließen oder neuen Kund:innen ein Produkt vorstellen willst: Am Anfang einer jeden Besprechung steht die Einladung zum Meeting. Diese wird meistens per E-Mail verschickt.
In diesem Beitrag erklären wir, wie du zielsichere Meeting-Einladungen formulierst und stellen dir Vorlagen zur Verfügung, von denen du dich inspirieren lassen kannst. Außerdem verraten wir, wie du diesen Prozess in Zukunft noch einfacher gestalten kannst.
Inhaltsverzeichnis
Das gehört in eine Meeting-Einladung
Soviel vorab: Die perfekte Besprechungseinladung gibt es nicht. Stattdessen solltest du Inhalt und Format deiner E-Mail individuell an Meeting-Typ und Zielgruppe anpassen. Es gibt jedoch gewisse Elemente, die in keinem Einladungsschreiben fehlen sollten – ganz egal, ob es sich an deine Teammitglieder oder Kund:innen richtet. Dazu gehören folgende 5 Bausteine:
Die passende Anrede
Mit der Anrede setzt du den Ton deiner Meeting-Einladung. Du hast dabei die Wahl zwischen allgemein oder persönlich, förmlich oder locker. Welche Anrede du wählst, solltest du von den jeweiligen Empfänger:innen sowie dem Tone of Voice deines Unternehmens abhängig machen.
Wenn du in deiner Unternehmenskommunikation einen lockeren Ton bevorzugst und Kund:innen wie Geschäftspartner:innen duzt, eignen sich Anreden wie „Liebe Kolleginnen und Kollegen” oder „Hallo [Vorname]”. Kommunizierst du hingegen lieber förmlich, fährst du mit einem „Sehr geehrte Damen und Herren” oder „Guten Tag Frau X” wahrscheinlich besser.
Datum, Zeit und Ort
Auf die Anrede folgen die wichtigsten Eckdaten deiner Besprechung. Dazu gehören Datum, Wochentag, Zeit und Veranstaltungsort. Sollte dein Meeting virtuell stattfinden, erwähne auch das in deiner E-Mail und füge einen entsprechenden Link zur Videokonferenz ein.
Solltest du noch kein festes Datum für deine Besprechung haben, sondern deinen Empfänger:innen zunächst ein paar Termine vorschlagen wollen, führst du diese am besten stichpunktartig auf. So stechen die Terminvorschläge bereits beim bloßen Überfliegen der Mail ins Auge.
Tipp: Wenn du bereits einschätzen kannst, wie lange ein Meeting dauern wird, erwähne auch das am besten direkt in deinem Einladungsschreiben. So wissen deine Gäste genau, wie viel Zeit sie einplanen müssen.
Thema der Besprechung
Damit deine Gäste dem Meeting auch wirklich beiwohnen und sich gut darauf vorbereiten können, solltest du in wenigen Worten schildern, worum es in der Besprechung gehen soll. Werde dabei so konkret wie möglich. Wenn du beispielsweise erwartest, dass deine Gesprächspartner:innen eine Präsentation vorbereiten, sollte das aus deiner E-Mail klar hervorgehen. Auch die Tagesordnungspunkte kannst du bereits in deiner Mail auflisten.
Deine Kontaktdaten
Häufig kommt es vor, dass Empfänger:innen Rückfragen zu einem geplanten Meeting haben oder den Termin verschieben möchten. Deshalb ist es wichtig, dass deine Kontaktdaten aus der E-Mail hervorgehen. Zumindest deine E-Mail-Adresse sollte erkenntlich sein. Dass es sich dabei nicht um eine Noreply-Adresse handeln sollte, sondern um eine E-Mail-Adresse, die Antworten zulässt, versteht sich von selbst.
Terminbestätigung
Wenn du zu einem Meeting einlädst und wissen willst, mit welcher Teilnehmerzahl du rechnen kannst, kannst du in deiner E-Mail um eine Terminbestätigung bitten. Nenne deinen Empfänger:innen in diesem Zusammenhang ein Datum, bis zu dem sie zu- oder absagen können.
Noch einfacher machst du es dir, wenn du deine Einladung gar nicht erst per E-Mail schreibst, sondern ein professionelles Online-Buchungssystem nutzt. Denn hier übernimmt das Tool den Versand von Terminbestätigungen und -erinnerungen für dich. Dazu aber später mehr.
Auch interessant: So erstellst du einen Terminplaner mit Excel.
3 Vorlagen für Besprechungseinladungen per E-Mail
Meetings können zu verschiedenen Anlässen geführt werden. Da kann es manchmal schwer fallen, den richtigen Ton zu treffen. Die folgenden Muster helfen dir dabei, Besprechungseinladungen für 3 unterschiedliche Szenarien zu verfassen.
Einladung zum Teamgespräch
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
hiermit lade ich Sie zu unserem jährlichen Strategie-Meeting am [Datum] um [Uhrzeit] ein. Treffpunkt ist unser Konferenzraum in [Ort]. Um folgende Schwerpunktthemen wird es darin gehen:
- Thema 1
- Thema 2
- Thema 3
Ich freue mich auf Ihre Teilnahme.
Mit freundlichen Grüßen
[Vorname Nachname]
Einladung zum Verkaufsgespräch
Sehr geehrte Frau X,
vielen Dank für das nette Gespräch auf der Messe XY und Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Gerne würde ich Ihnen in einem circa 15-minütigen Telefonat einige unserer Produkte vorstellen. Folgende Termine kann ich Ihnen dafür anbieten:
- Montag, xx.xx.xxxx um 15 Uhr
- Dienstag, xx.xx.xxxx um 16 Uhr
Bitte teilen Sie mir bis Ende dieser Woche mit, welchen der genannten Termine Sie wahrnehmen möchten. Alternativ können Sie gerne auch einen anderen Termin vorschlagen.
Bei Rückfragen erreichen Sie mich jederzeit unter dieser E-Mail-Adresse oder telefonisch unter der folgenden Nummer: [Telefonnummer]
Mit freundlichen Grüße
[Vorname Nachname]
Einladung zum allgemeinen Kundentermin
Sehr geehrter Herr Y,
wir laden Sie herzlich zu einem Informationsabend am [Datum] um [Uhrzeit] in [Ort] ein. Ziel des Meetings soll es sein, Ihnen einige neue Produkte vorzustellen.
Bitte lassen Sie uns bis spätestens [Datum] wissen, ob wir mit Ihrer Teilnahme rechnen können.
Freundliche Grüße
[Vorname Nachname]
Tipps und Tricks zum Vereinbaren von Kundenterminen findest du hier.
7 Tipps für zielsichere Meeting-Einladungen
Wenn du deine Kolleg:innen zu einem obligatorischen Team Meeting einlädst, reicht es meist, wenn deine E-Mail die wichtigsten Eckdaten enthält. Wenn du hingegen erst noch Überzeugungsarbeit leisten musst, damit deine Empfänger:innen einem Termin zusagen, solltest du dir etwas mehr Mühe geben.
In diesem Abschnitt geben wir dir 7 Tipps, die dabei helfen, mehr Teilnehmer:innen für deine Meetings zu gewinnen.
1. Wähle einen ansprechenden Betreff
Höchstwahrscheinlich ist deine Besprechungseinladung nicht die einzige E-Mail im Postfach deiner Empfänger:innen. Damit sie trotzdem geöffnet wird, solltest du dir einen Betreff überlegen, der ins Auge sticht und die Relevanz deiner Mail deutlich macht.
Auf jeden Fall solltest du dich kurz fassen und in wenigen Worten auf den Punkt bringen, worum es in deiner E-Mail geht. Das ist allein schon deshalb wichtig, weil E-Mail Provider wie Gmail und Outlook deinen Betreff automatisch kürzen, sobald er ein gewisses Zeichenlimit (ca. 50 Zeichen) überschreitet.
Um mehr Empfänger:innen dazu zu bewegen, deine Meeting-Einladung zu öffnen, hast du gleich mehrere Mittel zur Auswahl. Du kannst zum Beispiel Begriffe wie „exklusiv” oder „nur für Sie” einbauen, um deinen Empfänger:innen ein Gefühl der Exklusivität zu vermitteln. Außerdem kannst du Emojis verwenden – denn die bunten Figuren sind echte Eyecatcher, die deinen Betreff aus dem Posteingang hervorstechen lassen.
Die Betreffzeilen einer Besprechungseinladung könnten zum Beispiel so aussehen:
- Einladung: Strategie-Meeting am [Datum]
- Terminvorschlag: Verkaufsgespräch
- Exklusive Einladung zum Info-Abend 📅
2. Werde persönlich
Menschen öffnen und lesen E-Mails in der Regel nur, wenn sie denken, dass deren Inhalte für sie relevant sein könnten. Mit einer personalisierten E-Mail erzeugst du genau dieses Gefühl. Verzichte, wenn möglich, auf allgemeine Anreden und sprich deine Empfänger:innen stattdessen lieber namentlich an. Mit einem privaten E-Mail-Programm wie Outlook mag das viel manuelle Arbeit bedeuten; mit einer professionellen E-Mail Marketing Software geht das jedoch automatisiert.
Tipp: Auch in der Betreffzeile kommen Personalisierungen gut an. Wenn du deine Empfänger:innen bereits hier namentlich ansprichst, kann das die Öffnungsrate erhöhen.
3. Fass dich kurz
Meeting-Einladungen haben einen informativen Charakter. Verzichte deshalb auf unnötige Floskeln und komm schnell zur Sache, damit deine Leser:innen nicht das Interesse verlieren. Generell gilt: Fass dich so kurz wie möglich, aber so lang wie nötig. Denn auf wichtige Informationen wie Zeit, Ort, Datum und Thema solltest du keinesfalls verzichten.
4. Achte auf die Versandzeit
Das A und O bei Meeting-Einladungen ist der pünktliche Versand. Denn wenn du deine E-Mail zu spät verschickst, kann es sein, dass deine Empfänger:innen schon ausgebucht sind und nicht an deiner Besprechung teilnehmen können. Andersherum solltest du deine Mail aber auch nicht zu früh abschicken – ansonsten gerät der Termin vielleicht in Vergessenheit.
Wenn du sichergehen willst, dass deine Gäste eine Besprechung nicht vergessen, verschickst du am besten wenige Tage vor dem Termin eine Erinnerungs-Mail.
5. Mache Terminvorschläge
Wenn du ein Meeting mit einem einzelnen Kontakt vereinbaren möchtest – zum Beispiel, um ihm ein Produkt vorzustellen – solltest du ihn aktiv an der Terminvereinbarung teilhaben lassen. Nenne ihm also nicht nur ein festes Datum, sondern unterbreite ihm gleich mehrere Terminvorschläge. Das macht die Terminplanung für beide Seiten leichter.
6. Trage Meetings in deinen Kalender ein
Sobald der Termin für deine Besprechung feststeht, solltest du diesen in deinem Kalender festhalten. Denn gerade, wenn es sich um ein Kunden-Meeting handelt, können dir aus einem vergessenen Termin große Nachteile entstehen: Umsatzverluste und geschädigte Kundenbeziehungen sind nur zwei davon.
Natürlich gehören zu einem Meeting immer (mindestens) zwei Parteien. Auch dein Gesprächspartner bzw. deine Gesprächspartnerin sollte sich also den vereinbarten Termin merken. Hier kannst du nachhelfen, indem du die Teilnehmer:innen bittest, sich das vereinbarte Datum in ihre Kalender einzutragen und wenige Tage vor der Besprechung eine Terminerinnerung verschickst.
7. Sende eine Bestätigungs-Mail
Deine Meeting-Einladung ist verschickt? Glückwunsch! Entspannt zurücklehnen solltest du dich jedoch noch nicht. Denn jetzt heißt es warten, dass deine Empfänger:innen zusagen.
Wenn das geschehen ist und es die Größe deiner Empfängerliste zulässt, solltest du den Teilnehmer:innen eine Bestätigungs-Mail schicken. Damit zeigst du, dass du die Zusage registriert hast und vermittelst gleichzeitig eine gewisse Verbindlichkeit. Vor allem bei 1:1 Gesprächen solltest du auf Bestätigungs-Mails nicht verzichten.
Noch mehr nützliche E-Mail-Vorlagen findest du in diesem Artikel.
Die Alternative: Meeting-Einladungen per Tool verschicken
Du siehst: Das Verfassen von Besprechungseinladungen ist häufig mit manueller Arbeit verbunden. Vor allem, wenn du viele Einzeltermine mit Leads und Kund:innen hast, kann das händische Verfassen von E-Mails viel Zeit in Anspruch nehmen. Außerdem musst du immer daran denken, deine Meeting-Einladungen pünktlich zu versenden und vereinbarte Termine in deinen Kalender einzutragen.
Wenn du regelmäßig zu individuellen Besprechungen einlädst, kann es deshalb Sinn machen, sich nach einem professionellen Terminbuchungs-Tool wie Calendly oder Brevo Meetings umzuschauen. Mit einem solchen Tool kannst du eine eigene Buchungsseite erstellen und diese mit Kontakten deiner Wahl teilen. Von dir eingeladene Personen können sich dann einen Termin in deinem virtuellen Buchungskalender aussuchen und so in nur wenigen Klicks ein Meeting mit dir vereinbaren.
Und das Beste: Sobald sich ein Kontakt in deinen Kalender eingetragen hat, bekommt er eine automatische Bestätigungs-Mail. Wenn du willst, kannst du zudem automatische Terminerinnerungen einrichten und dein Tool mit deinem Kalender synchronisieren, damit neue Termine direkt dort erfasst werden. Im Vergleich zur Meeting-Einladung per E-Mail sparst du mit einem Tool zur Terminbuchung jede Menge Zeit und Aufwand.
Welche Terminbuchungs-Tools es gibt und was sie alles können, erfährst du in diesem Artikel.
Fazit: Zum Meeting einladen – am besten mit Terminbuchungs-Tool
Mit einer gut formulierten Einladungs-E-Mail legst du den Grundstein für erfolgreiche Meetings. Gerade, wenn die Teilnahme optional ist und du möglichst viele Menschen überzeugen willst, ein Meeting mit dir zu vereinbaren, solltest du in deiner E-Mail nichts dem Zufall überlassen.
Für Unternehmen, die regelmäßig viele Einzeltermine haben, bedeutet das jedoch jede Menge Arbeit. Insbesondere zur Vereinbarung von Kundenterminen kann es sich deshalb lohnen, auf ein professionelles Terminbuchungs-Tool – z.B. Brevo Meetings – umzusteigen. Viele dieser Tools kannst du sogar völlig kostenlos nutzen. Probiere es doch einfach mal aus!
Auch interessant: Unser Vergleich der Terminplanungs-Softwares.
