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Egal, ob Sie sich mit Ihrem Team kurzschließen oder neuen Kund:innen ein Produkt vorstellen wollen: Am Anfang einer jeden Besprechung steht die Einladung zum Meeting. Diese wird meistens per E-Mail verschickt.
In diesem Beitrag erklären wir, wie Sie zielsichere Meeting-Einladungen formulieren und stellen Ihnen Vorlagen zur Verfügung, von denen Sie sich inspirieren lassen können. Außerdem verraten wir, wie Sie diesen Prozess in Zukunft noch einfacher gestalten können.
Inhaltsverzeichnis
🔍 Das gehört in eine Meeting-Einladung
Soviel vorab: Die perfekte Besprechungseinladung gibt es nicht. Stattdessen sollten Sie Inhalt und Format Ihrer E-Mail individuell an Meeting-Typ und Zielgruppe anpassen. Es gibt jedoch gewisse Elemente, die in keinem Einladungsschreiben fehlen sollten – ganz egal, ob es sich an Ihre Teammitglieder oder Kund:innen richtet. Dazu gehören folgende 5 Bausteine:
Die passende Anrede
Mit der Anrede setzen Sie den Ton Ihrer Meeting-Einladung. Sie haben dabei die Wahl zwischen allgemein oder persönlich, förmlich oder locker. Welche Anrede Sie wählen, sollten Sie von den jeweiligen Empfänger:innen sowie dem Tone of Voice Ihres Unternehmens abhängig machen.
Wenn Sie in Ihrer Unternehmenskommunikation einen lockeren Ton bevorzugen und Kund:innen wie Geschäftspartner:innen duzen, eignen sich Anreden wie „Liebe Kolleginnen und Kollegen” oder „Hallo [Vorname]”. Kommunizieren Sie hingegen lieber förmlich, fahren Sie mit einem „Sehr geehrte Damen und Herren” oder „Guten Tag Frau X” wahrscheinlich besser.
Datum, Zeit und Ort
Auf die Anrede folgen die wichtigsten Eckdaten Ihrer Besprechung. Dazu gehören Datum, Wochentag, Zeit und Veranstaltungsort. Sollte Ihr Meeting virtuell stattfinden, erwähnen Sie auch das in Ihrer E-Mail und fügen Sie einen entsprechenden Link zur Videokonferenz ein.
Sollten Sie noch kein festes Datum für Ihre Besprechung haben, sondern Ihren Empfänger:innen zunächst ein paar Termine vorschlagen wollen, führen Sie diese am besten stichpunktartig auf. So stechen die Terminvorschläge bereits beim bloßen Überfliegen der Mail ins Auge.
Tipp: Wenn Sie bereits einschätzen können, wie lange ein Meeting dauern wird, erwähnen Sie auch das am besten direkt in Ihrem Einladungsschreiben. So wissen Ihre Gäste genau, wie viel Zeit sie einplanen müssen.
Thema der Besprechung
Damit Ihre Gäste dem Meeting auch wirklich beiwohnen und sich gut darauf vorbereiten können, sollten Sie in wenigen Worten schildern, worum es in der Besprechung gehen soll. Werden Sie dabei so konkret wie möglich. Wenn Sie beispielsweise erwarten, dass Ihre Gesprächspartner:innen eine Präsentation vorbereiten, sollte das aus Ihrer E-Mail klar hervorgehen. Auch die Tagesordnungspunkte können Sie bereits in Ihrer Mail auflisten.
Ihre Kontaktdaten
Häufig kommt es vor, dass Empfänger:innen Rückfragen zu einem geplanten Meeting haben oder den Termin verschieben möchten. Deshalb ist es wichtig, dass Ihre Kontaktdaten aus der E-Mail hervorgehen. Zumindest Ihre E-Mail-Adresse sollte erkenntlich sein. Dass es sich dabei nicht um eine Noreply-Adresse handeln sollte, sondern um eine E-Mail-Adresse, die Antworten zulässt, versteht sich von selbst.
Terminbestätigung
Wenn Sie zu einem Meeting einladen und wissen wollen, mit welcher Teilnehmerzahl Sie rechnen können, können Sie in Ihrer E-Mail um eine Terminbestätigung bitten. Nennen Sie Ihren Empfänger:innen in diesem Zusammenhang ein Datum, bis zu dem sie zu- oder absagen können.
Noch einfacher machen Sie es sich, wenn Sie Ihre Einladung gar nicht erst per E-Mail schreiben, sondern ein professionelles Online-Buchungssystem nutzen. Denn hier übernimmt das Tool den Versand von Terminbestätigungen und -erinnerungen für Sie. Dazu aber später mehr.
Auch interessant: So erstellen Sie einen Terminplaner mit Excel.
💡 3 Vorlagen für Besprechungseinladungen per E-Mail
Meetings können zu verschiedenen Anlässen geführt werden. Da kann es manchmal schwer fallen, den richtigen Ton zu treffen. Die folgenden Muster helfen Ihnen dabei, Besprechungseinladungen für 3 unterschiedliche Szenarien zu verfassen.
Einladung zum Teamgespräch
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
hiermit lade ich Sie zu unserem jährlichen Strategie-Meeting am [Datum] um [Uhrzeit] ein. Treffpunkt ist unser Konferenzraum in [Ort]. Um folgende Schwerpunktthemen wird es darin gehen:
- Thema 1
- Thema 2
- Thema 3
Ich freue mich auf Ihre Teilnahme.
Mit freundlichen Grüßen
[Vorname Nachname]
Einladung zum Verkaufsgespräch
Sehr geehrte Frau X,
vielen Dank für das nette Gespräch auf der Messe XY und Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Gerne würde ich Ihnen in einem circa 15-minütigen Telefonat einige unserer Produkte vorstellen. Folgende Termine kann ich Ihnen dafür anbieten:
- Montag, xx.xx.xxxx um 15 Uhr
- Dienstag, xx.xx.xxxx um 16 Uhr
Bitte teilen Sie mir bis Ende dieser Woche mit, welchen der genannten Termine Sie wahrnehmen möchten. Alternativ können Sie gerne auch einen anderen Termin vorschlagen.
Bei Rückfragen erreichen Sie mich jederzeit unter dieser E-Mail-Adresse oder telefonisch unter der folgenden Nummer: [Telefonnummer]
Mit freundlichen Grüße
[Vorname Nachname]
Einladung zum allgemeinen Kundentermin
Sehr geehrter Herr Y,
wir laden Sie herzlich zu einem Informationsabend am [Datum] um [Uhrzeit] in [Ort] ein. Ziel des Meetings soll es sein, Ihnen einige neue Produkte vorzustellen.
Bitte lassen Sie uns bis spätestens [Datum] wissen, ob wir mit Ihrer Teilnahme rechnen können.
Freundliche Grüße
[Vorname Nachname]
Tipps und Tricks zum Vereinbaren von Kundenterminen finden Sie hier.
✅ 7 Tipps für zielsichere Meeting-Einladungen
Wenn Sie Ihre Kolleg:innen zu einem obligatorischen Team Meeting einladen, reicht es meist, wenn Ihre E-Mail die wichtigsten Eckdaten enthält. Wenn Sie hingegen erst noch Überzeugungsarbeit leisten müssen, damit Ihre Empfänger:innen einem Termin zusagen, sollten Sie sich etwas mehr Mühe geben.
In diesem Abschnitt geben wir Ihnen 7 Tipps, die dabei helfen, mehr Teilnehmer:innen für Ihre Meetings zu gewinnen.
1. Wählen Sie einen ansprechenden Betreff
Höchstwahrscheinlich ist Ihre Besprechungseinladung nicht die einzige E-Mail im Postfach Ihrer Empfänger:innen. Damit sie trotzdem geöffnet wird, sollten Sie sich einen Betreff überlegen, der ins Auge sticht und die Relevanz Ihrer Mail deutlich macht.
Auf jeden Fall sollten Sie sich kurz fassen und in wenigen Worten auf den Punkt bringen, worum es in Ihrer E-Mail geht. Das ist allein schon deshalb wichtig, weil E-Mail Provider wie Gmail und Outlook Ihren Betreff automatisch kürzen, sobald er ein gewisses Zeichenlimit (ca. 50 Zeichen) überschreitet.
Um mehr Empfänger:innen dazu zu bewegen, Ihre Meeting-Einladung zu öffnen, haben Sie gleich mehrere Mittel zur Auswahl. Sie können zum Beispiel Begriffe wie „exklusiv” oder „nur für Sie” einbauen, um Ihren Empfänger:innen ein Gefühl der Exklusivität zu vermitteln. Außerdem können Sie Emojis verwenden – denn die bunten Figuren sind echte Eyecatcher, die Ihren Betreff aus dem Posteingang hervorstechen lassen.
Die Betreffzeilen einer Besprechungseinladung könnten zum Beispiel so aussehen:
- Einladung: Strategie-Meeting am [Datum]
- Terminvorschlag: Verkaufsgespräch
- Exklusive Einladung zum Info-Abend 📅
2. Werden Sie persönlich
Menschen öffnen und lesen E-Mails in der Regel nur, wenn sie denken, dass deren Inhalte für sie relevant sein könnten. Mit einer personalisierten E-Mail erzeugen Sie genau dieses Gefühl. Verzichten Sie, wenn möglich, auf allgemeine Anreden und sprechen Sie Ihre Empfänger:innen stattdessen lieber namentlich an. Mit einem privaten E-Mail-Programm wie Outlook mag das viel manuelle Arbeit bedeuten; mit einer professionellen E-Mail Marketing Software geht das jedoch automatisiert.
Tipp: Auch in der Betreffzeile kommen Personalisierungen gut an. Wenn Sie Ihre Empfänger:innen bereits hier namentlich ansprechen, kann das die Öffnungsrate erhöhen.
3. Fassen Sie sich kurz
Meeting-Einladungen haben einen informativen Charakter. Verzichten Sie deshalb auf unnötige Floskeln und kommen Sie schnell zur Sache, damit Ihre Leser:innen nicht das Interesse verlieren. Generell gilt: Fassen Sie sich so kurz wie möglich, aber so lang wie nötig. Denn auf wichtige Informationen wie Zeit, Ort, Datum und Thema sollten Sie keinesfalls verzichten.
4. Achten Sie auf die Versandzeit
Das A und O bei Meeting-Einladungen ist der pünktliche Versand. Denn wenn Sie Ihre E-Mail zu spät verschicken, kann es sein, dass Ihre Empfänger:innen schon ausgebucht sind und nicht an Ihrer Besprechung teilnehmen können. Andersherum sollten Sie Ihre Mail aber auch nicht zu früh abschicken – ansonsten gerät der Termin vielleicht in Vergessenheit.
Wenn Sie sichergehen wollen, dass Ihre Gäste eine Besprechung nicht vergessen, verschicken Sie am besten wenige Tage vor dem Termin eine Erinnerungs-Mail.
5. Machen Sie Terminvorschläge
Wenn Sie ein Meeting mit einem einzelnen Kontakt vereinbaren möchten – zum Beispiel, um ihm ein Produkt vorzustellen – sollten Sie ihn aktiv an der Terminvereinbarung teilhaben lassen. Nennen Sie ihm also nicht nur ein festes Datum, sondern unterbreiten sie ihm gleich mehrere Terminvorschläge. Das macht die Terminplanung für beide Seiten leichter.
6. Tragen Sie Meetings in Ihren Kalender ein
Sobald der Termin für Ihre Besprechung feststeht, sollten Sie diesen in Ihrem Kalender festhalten. Denn gerade, wenn es sich um ein Kunden-Meeting handelt, können Ihnen aus einem vergessenen Termin große Nachteile entstehen: Umsatzverluste und geschädigte Kundenbeziehungen sind nur zwei davon.
Natürlich gehören zu einem Meeting immer (mindestens) zwei Parteien. Auch Ihr Gesprächspartner bzw. Ihre Gesprächspartnerin sollte sich also den vereinbarten Termin merken. Hier können Sie nachhelfen, indem Sie die Teilnehmer:innen bitten, sich das vereinbarte Datum in ihre Kalender einzutragen und wenige Tage vor der Besprechung eine Terminerinnerung verschicken.
7. Senden Sie eine Bestätigungs-Mail
Ihre Meeting-Einladung ist verschickt? Glückwunsch! Entspannt zurücklehnen sollten Sie sich jedoch noch nicht. Denn jetzt heißt es warten, dass Ihre Empfänger:innen zusagen.
Wenn das geschehen ist und es die Größe Ihrer Empfängerliste zulässt, sollten Sie den Teilnehmer:innen eine Bestätigungs-Mail schicken. Damit zeigen Sie, dass Sie die Zusage registriert haben und vermitteln gleichzeitig eine gewisse Verbindlichkeit. Vor allem bei 1:1 Gesprächen sollten Sie auf Bestätigungs-Mails nicht verzichten.
📅 Die Alternative: Meeting-Einladungen per Tool verschicken
Sie sehen: Das Verfassen von Besprechungseinladungen ist häufig mit manueller Arbeit verbunden. Vor allem, wenn Sie viele Einzeltermine mit Leads und Kund:innen haben, kann das händische Verfassen von E-Mails viel Zeit in Anspruch nehmen. Außerdem müssen Sie immer daran denken, Ihre Meeting-Einladungen pünktlich zu versenden und vereinbarte Termine in Ihren Kalender einzutragen.
Wenn Sie regelmäßig zu individuellen Besprechungen einladen, kann es deshalb Sinn machen, sich nach einem professionellen Terminbuchungs-Tool wie Calendly oder Sendinblue Meetings umzuschauen. Mit einem solchen Tool können Sie eine eigene Buchungsseite erstellen und diese mit Kontakten Ihrer Wahl teilen. Von Ihnen eingeladene Personen können sich dann einen Termin in Ihrem virtuellen Buchungskalender aussuchen und so in nur wenigen Klicks ein Meeting mit Ihnen vereinbaren.
Und das Beste: Sobald sich ein Kontakt in Ihren Kalender eingetragen hat, bekommt er eine automatische Bestätigungs-Mail. Wenn Sie wollen, können Sie zudem automatische Terminerinnerungen einrichten und Ihr Tool mit Ihrem Kalender synchronisieren, damit neue Termine direkt dort erfasst werden. Im Vergleich zur Meeting-Einladung per E-Mail sparen Sie mit einem Tool zur Terminbuchung jede Menge Zeit und Aufwand.
Welche Terminbuchungs-Tools es gibt und was sie alles können, erfahren Sie in diesem Artikel.
🚀 Fazit: Zum Meeting einladen – am besten mit Terminbuchungs-Tool
Mit einer gut formulierten Einladungs-E-Mail legen Sie den Grundstein für erfolgreiche Meetings. Gerade, wenn die Teilnahme optional ist und Sie möglichst viele Menschen überzeugen wollen, ein Meeting mit Ihnen zu vereinbaren, sollten Sie in Ihrer E-Mail nichts dem Zufall überlassen.
Für Unternehmen, die regelmäßig viele Einzeltermine haben, bedeutet das jedoch jede Menge Arbeit. Insbesondere zur Vereinbarung von Kundenterminen kann es sich deshalb lohnen, auf ein professionelles Terminbuchungs-Tool – z.B. Sendinblue Meetings – umzusteigen. Viele dieser Tools können Sie sogar völlig kostenlos nutzen. Probieren Sie es doch einfach mal aus!
