Juli 22, 2022

Live Chat: 9 Tipps, wie Sie 2022 das Beste aus Ihrem Chat Tool herausholen 💬

Lesezeit ungefÀhr 10 min

Website-Besucher:innen wollen Informationen – und die möglichst schnell.

In schnelllebigen Zeiten wie heute wird der Geduldsfaden von Nutzern immer kĂŒrzer und der Wunsch nach Soforthilfe immer grĂ¶ĂŸer. Ein freundliches “Wie kann ich Ihnen helfen?” Ihres Support Teams ist zwar ohne Zweifel ein guter Schritt in Richtung Kundenzufriedenheit, aber was Kundenherzen wirklich höher schlagen lĂ€sst? Wie schnell Sie ihnen helfen können. 

Erfahren Sie in diesem Beitrag, welche Vorteile Ihnen die Chat-Funktion fĂŒr Ihr Business bringt und mit welchen 9 einfachen Tipps und Tricks Sie das Beste aus Ihrer Echtzeitkommunikation herausholen.

🙌 Diese Vorteile bringt Ihnen die Chat-Funktion

Oje, wir kennen das: Wir gehen Online-Shopping und plötzlich taucht ein Problem auf. Was tun? Die Nummer vom Telefon-Support ist zwar schnell gewÀhlt, doch was hÀufig folgt sind: lange Wartezeiten, eine Weiterleitung an Herrn X oder Frau Y und das stÀndige Wiederholen des Anliegens. Maximal frustrierend. Eine Alternative muss her.

E-Mails an den Kundenservice schreiben? Ist zwar deutlich bequemer, aber das Recherchieren der Support-E-Mail-Adresse sowie das ewige Hin- und Herschreiben kosten ebenfalls wertvolle Zeit. Und wie eingangs bereits erwĂ€hnt: Wer hat heutzutage schon noch viel Zeit? 

Gut, dass es da noch den Live Chat gibt. Dank der Chat-Funktion können Nutzer:innen in Echtzeit mit Ihrem Kundenservice kommunizieren und erhalten ohne große Umwege Antworten. Ohne Kanalwechsel, schnell und direkt. Mit anderen Worten: kein lĂ€stiger Griff mehr zum Telefonhörer, kein ewiger Austausch per E-Mail. 

Noch keine passende Live Chat Software? Hier die 12 besten Chat Tools im Vergleich

Das Beste am Chatten ist die niedrige Hemmschwelle zur Kontaktaufnahme.

Fragen zu Produkten können so im Handumdrehen beantwortet, Links zugesendet und andere Probleme gelöst werden. Das Ergebnis: zufriedene Kund:innen. Und das bedeutet fĂŒr Sie wiederum: höhere Conversion Rates.

Aber die reine Einbindung eines Live Chats garantiert noch lange keinen effizienten Kundenservice.

Was genau Sie beim Chatten beachten sollten, erfahren Sie im nÀchsten Abschnitt.

🚀 Richtig chatten: 9 Best Practices

Folgende Tipps helfen Ihnen dabei, das Beste aus Ihrem Live-Chat herauszuholen:

Tipp #1: Zeigen Sie Gesicht

Zeigen Sie Ihren Website-Besucher:innen, dass sie es nicht mit einem gesichtslosen Chat Bot zu tun haben, sondern sich eine echte Person um sie kĂŒmmert. Verwenden Sie als Profilbild also kein Firmen-Logo, sondern ein echtes Bild und machen Sie sich damit nahbar und menschlich.

Überzeugen Sie sich selbst: Welcher dieser beiden Chats vermittelt Ihrer Meinung nach ein vertrauensvolleres GefĂŒhl?

Richtig chatten: 9 Best-Practices

Tipp #2: Chatten Sie so, wie Sie sprechen

Chatten bedeutet nicht E-Mails schreiben. Der Chat ist ein moderner Kanal und die meisten, die ihn nutzen, sind es gewohnt umgangssprachlich zu schreiben. Verpassen Sie Ihrem Chat also einen GesprÀchs-Charakter und unterhalten Sie sich mit Ihren Chat-Nutzer:innen.

Behalten Sie dabei folgende Do’s & Dont’s im Hinterkopf:

  • Verwenden Sie bei der BegrĂŒĂŸung den Namen Ihrer Kund:innen, wenn Sie diesen kennen.
  • Kennen Sie den Namen nicht, können Sie den Chat-Nutzer bzw. die Chat-Nutzering direkt danach fragen.
  • Geben Sie Ihrem Chat eine persönliche Note mit Formulierungen wie „du wirst“, „wir werden“ und „lass uns“.
  • Schreiben Sie kurze SĂ€tze und verwenden Sie aktivierende Verben.
  • Vermeiden Sie Grammatik- und Rechtschreibfehler.
  • Stellen Sie Fragen.
  • Finden Sie einen guten GesprĂ€chsabschluss.

Was Sie sonst noch beachten können:

  • Wichtig ist, dass Sie sich in Ihrer Kommunikation und Sprache vollkommen auf Ihren GesprĂ€chspartner bzw. Ihre GesprĂ€chspartnerin einlassen. Die einen mögen es etwas lockerer und umgangssprachlich, die anderen wollen knallharte Fakten. Lassen Sie sich darauf ein und bauen Sie so eine Bindung zu Ihrem GegenĂŒber auf.
  • FĂŒgen Sie gerne hier und da Emojis ein, aber nur, wenn diese die Aussage Ihrer Nachricht verdeutlichen. Emojis können Ihrem Chat definitiv eine persönliche Note verleihen und MissverstĂ€ndnisse aus dem Weg rĂ€umen, aber wie so oft: nur in Maßen verwenden.
  • Verwenden Sie stets eine positive Sprache mit der Absicht, Probleme zu lösen und geben Sie niemals Ihren Kund:innen die Schuld. Schlechtes Beispiel: „Nein, Sie können das Produkt nicht mehr zurĂŒckgeben“. Gutes Beispiel: „Es scheint, dass das RĂŒckgabedatum schon vorbei ist, aber lassen Sie mich sehen, ob ich etwas tun kann“.
  • Vermeiden Sie sarkastische oder ironische Aussagen. Das fĂŒhrt meistens nur zu MissverstĂ€ndnissen.

Tipp #3: Haben Sie Standardantworten griffbereit

Standardantworten auf Abruf parat zu haben, spart nicht nur Hirnschmalz und Zeit, sondern hilft Ihnen auch:

  • Ihre durchschnittliche Reaktionszeit zu erhöhen,
  • mehr Anfragen als ĂŒblich zu bearbeiten und
  • mehr Zeit mit der eigentliche Lösung des Kundenproblems zu verbringen.

All diese Punkte helfen dabei, die Kundenzufriedenheit und somit auch die Kundenbindung zu verbessern. Denn Sie kennen es sicher selbst: Je schneller sich Ihrem Problem angenommen wird, desto ernster fĂŒhlen Sie sich genommen und desto geduldiger sind Sie im weiteren GesprĂ€chsverlauf. 

Das Problem mit vorgefertigten Antworten oder Fragen kann allerdings sein, dass sie unnatĂŒrlich wirken. Aber auch das können Sie natĂŒrlich Ă€ndern.

Tipp #4: QualitÀt vor QuantitÀt vor Geschwindigkeit

Je schneller Sie Ihren Kund:innen antworten, desto schneller ist er oder sie zufrieden? Stimmt. Fast! Denn noch vor einer besonders schnellen Reaktion auf Anfragen ist die QualitĂ€t der Antworten das A und O fĂŒr wirklich hohe Kundenzufriedenheit.

Studien zeigen, dass Organisationen mit einem CSAT-Score von 90% oder höher eine durchschnittliche Wartezeit von 1 Minute und 32 Sekunden haben, wĂ€hrend die Wartezeit bei Organisationen mit einem CSAT-Score von weniger als 90% ca. 30 Sekunden betrĂ€gt. 

Ähnliche Ergebnisse lassen sich bei der Chat-Dauer feststellen: Bei Organisationen mit einem CSAT-Score von ĂŒber 90% betrĂ€gt die durchschnittliche Chatdauer 12 Minuten und 26 Sekunden, das ist 13% lĂ€nger als bei Organisationen mit niedrigerem CSAT-Score.

Mit anderen Worten: Menschen lieben es, wenn sich individuell Zeit fĂŒr sie genommen wird und sie nicht wie eine Nummer abgestempelt werden, auch wenn dies eine lĂ€ngere Wartezeit bedeuten kann.

Kleiner Tipp, falls Sie mal mit Chat-Anfragen ĂŒberhĂ€uft werden: Machen Sie es wie Goldsmith und zeigen Sie Ihren Kund:innen, wie lange es noch dauert, bis sich jemand um sie kĂŒmmert.

Richtig chatten: 9 Best-Practices

Tipp #5: Chat Box richtig platzieren

Platzieren Sie Ihr Chat-Fenster vor allem auf den Seiten, die Ihre Website-Besucher:innen zum Kauf animieren sollen. Damit stellen Sie sicher, dass Sie keine qualifizierten Leads verlieren. Zudem verbringen Sie mehr Zeit mit hochwertigen Chats und sammeln darĂŒber hinaus wertvolle Kundeninformationen, die den gesamten Verkaufsprozess in Zukunft noch mehr beschleunigen. 

Aber Sie mĂŒssen nicht immer warten, bis Ihre Kund:innen auf Sie zukommen. Machen Sie einfach mal den ersten Schritt. Sprechen Sie Ihre Website-Besucher:innen proaktiv an und passen Sie so Ihre Kund:innen genau zum richtigen Zeitpunkt der Customer Journey ab.

Beachten Sie beim proaktiven Chatten jedoch folgende Punkte:

  • Fallen Sie nicht zu frĂŒh mit der TĂŒr ins Haus! BerĂŒcksichtigen Sie die durchschnittliche Verweildauer auf Ihrer Website und lassen Sie das Chat-Fenster beispielsweise erst nach 30 Sekunden aufpoppen.
  • Persönlich zieht am besten: Passen Sie Ihren Chat auf Grundlage der betrachteten Seiten an. Ihre Nutzer:innen befinden sich gerade auf der Warenkorbseite? Fragen Sie, ob sie etwas ĂŒber Versand oder Retouren wissen möchten.
  • Beenden Sie den Chat nicht abrupt. Dies gilt sowohl fĂŒr proaktive als auch fĂŒr reaktive Chats. 

Tipp: Aus UX-Perspektive sollte das Chat-Fenster leicht zu finden sein. Passen Sie Ihr Chat Widget farblich an Ihre Corporate Identity an und positionieren Sie es, wenn möglich, in der unteren rechten Ecke, da Kund:innen das Chat-Fenster genau dort erwarten.

Tipp #6: Bleiben Sie auch offline erreichbar

Nehmen wir an, Sie fĂŒhren eine Unterhaltung mit einem Lead im Chat und plötzlich ist er oder sie offline, oder ein User hat Ihnen eine wichtige Nachricht hinterlassen, wĂ€hrend Sie offline waren, ist jedoch nicht mehr auf Ihrer Website aktiv, wenn Sie wieder online sind. WĂ€re es nicht praktisch, wenn Sie diesen Offline-Besucher:innen Ihre Nachricht trotzdem ĂŒbermitteln könnten, damit sie die Unterhaltung dort fortsetzen können, wo sie Sie verlassen haben?

Das Chat Widget ermöglicht es Ihnen, Offline-Besucher:innen automatische E-Mail-Benachrichtigungen ĂŒber die letzten ungelesenen Nachrichten zu senden.

So können Sie mit Ihren Nutzer:innen verbunden bleiben, auch wenn sie nicht mehr auf Ihrer Website aktiv sind. Beachten Sie jedoch, dass diese Nachricht keine ausdrĂŒckliche Erlaubnis ist, sie in Ihre Mailingliste aufzunehmen.

Bitten Sie Ihre Kontaktperson immer um Zustimmung, in Ihr Adressbuch aufgenommen zu werden, und lassen Sie sie wissen, welche Art von Nachrichten sie erhalten wird. Auf diese Weise können Sie Ihre Mailingliste erweitern und Ihre Kundenbindung mit personalisierten E-Mails stÀrken.

Richtig chatten: 9 Best-Practices

Tipp #7: Klare Erwartungen setzen

Chatten ist definitiv eine tolle Sache fĂŒr Sie und Ihre Website-Besucher:innen. Aber, wenn Sie auf Anfragen nicht reagieren, kann das bei Chat-Nutzer:innen ganz schnell zu Frustration fĂŒhren. Und frustrierte Kund:innen machen ihrem Ärger gerne mal in den sozialen Netzwerken Luft. Und das ist sicherlich das Letzte, was Sie als Unternehmen möchten. Also was tun? 

NatĂŒrlich ist es verstĂ€ndlich, dass Sie nicht rund um die Uhr erreichbar sind, aber teilen Sie Ihren Website-Besucher:innen einfach mit, wann Sie das nĂ€chste Mal online gehen bzw. wann Kund:innen mit einer Antwort von Ihnen rechnen können. 

Hier ein Praxisbeispiel von Olay:

Tipp #8: Optimieren Sie Ihren mobilen Chat

Laut Statista kommt heutzutage ĂŒber die HĂ€lfte des gesamten Internet-Traffics vom Handy. Das bedeutet: Mobiles Chatten ist heute unverzichtbar. Die grĂ¶ĂŸte Herausforderung ist hierbei jedoch die eingeschrĂ€nkte BildschirmgrĂ¶ĂŸe.

Testen Sie deshalb verschiedene Varianten und finden Sie die optimale GrĂ¶ĂŸe Ihres Chat-Fensters und schulen Sie Ihre Mitarbeiter:innen darin, Anfragen kurz und on Point zu beantworten.

Achten Sie bei der Auswahl Ihrer Chat Software zudem auf Funktionen, die das Leben Ihrer Kund:innen um einiges erleichtert, wie zum Beispiel:

  • Die Möglichkeit, gleichzeitig zu chatten, Dateien auszutauschen und herumzusurfen.
  • Eine Möglichkeit, den Chat im Falle von Netzwerkproblemen oder Telefonanrufen wieder aufzunehmen und fortzusetzen.
  • Die Möglichkeit, eine Benachrichtigung zu erhalten, sobald Sie eine Chat-Nachricht an einen User senden.

Tipp #9: Stellen Sie Ihr Dream Team zusammen

Guter Kundenservice ist wichtiger denn je! Da Produkte und Dienstleistungen zunehmend austauschbar werden, ist die QualitĂ€t Ihres Kundenservice hĂ€ufig das entscheidende ZĂŒnglein an der Waage, das Sie von Wettbewerbern abhebt.

Im Prinzip ganz simpel: Sie wollen erstklassigen Support. Dann brauchen Sie ein erstklassiges Team. Das sollte im besten Fall aus Mitarbeiter:innen bestehen, die sich in die Situation eines jeden Users einfĂŒhlen, mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen, zusammenarbeiten und die Erwartungen unterschiedlichster Kundentypen erfĂŒllen können. Mit anderen Worten: Holen Sie sich Profis ins Boot. 

Die oberste Ziel Ihres Kundenservice ist es, ein hochwertiges Kundenerlebnis zu schaffen. Nehmen Sie sich also die Zeit und bilden Sie Ihre Mitarbeiter:innen gut aus. Messen Sie regelmĂ€ĂŸig Live-Chat-Berichte und evaluieren Sie Ihre Chat-Funktion. Zögern Sie nicht, Ihre Chat-Nutzer:innen nach Feedback und VerbesserungsvorschlĂ€gen zu fragen.

Noch mehr Arbeit kann Ihnen ein Chatbot abnehmen. Der virtuelle Assistent lÀsst sich bestens mit Ihrem Live Chat kombinieren.

đŸ’Ș Jetzt sind Sie an der Reihe

Sie wissen nun, worauf es beim Chatten ankommt.

Ob auf der Website, im Bestellprozess oder in der App – Sie können Nutzer:innen zu jedem Zeitpunkt und ohne Kanalwechsel direkt ansprechen und verlieren beim Beantworten der Fragen keine wertvolle Zeit.

Und das Beste? Sie benötigen keinerlei Programmierkenntnisse, denn alles Technische ĂŒbernimmt fĂŒr Sie die Software.

Halten Sie sich beim Chatten einfach an unsere 9 Tipps und Tricks und ĂŒberzeugen Sie sich selbst. Bei Sendinblue ist die Chat-Funktion bereits im kostenlosen Paket enthalten, das bedeutet: Ihren ersten Schritten im digitalen Marketing steht nichts mehr im Weg.

Gut zu wissen: Im September hat Sendinblue die 3 E-Commerce-Unternehmen Metrilo, Chatra und PushOwl akquiriert. Das bedeutet fĂŒr Sie als Sendinblue-Nutzer:in in Sachen Chatten mehr Funktionen und eine noch bessere User Experience.

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