August 5, 2022

Kundentermine vereinbaren: In 5 Schritten zum Erfolg 🚀

Lesezeit ungefähr 7 min
lila kalender mit uhr und glocke kundentermine vereinbaren

Ein Kundentermin kann in vielen Fällen darüber entscheiden, ob Leads zu Kund:innen werden oder nicht. Dabei ist es egal, ob der Termin online, am Telefon oder in Person durchgeführt wird: Was wirklich zählt ist eine gute Vor- und Nachbereitung Ihrerseits. 

In diesem Artikel erklären wir, wie Sie erfolgreich Kundentermine vereinbaren und diese souverän durchführen.

💡 Warum sollte ich Kundentermine vereinbaren?

Im Internetzeitalter gibt es jede Menge Möglichkeiten, Menschen auf Ihre Produkte und Dienstleistungen aufmerksam zu machen. E-Mail Marketing, Social Media Posts und Push-Nachrichten sind nur drei Beispiele dafür, wie Sie anonyme Nutzer:innen in Leads verwandeln können. 

Doch das heißt nicht, dass Sie auf althergebrachte Maßnahmen zur Akquise neuer Kund:innen gänzlich verzichten sollten. Dazu zählt der persönliche Kundentermin. Dieser macht in vielen Fällen auch heute noch Sinn, denn es gibt Dinge, die lassen sich am besten persönlich besprechen. Zu folgenden Zwecken vereinbaren Unternehmen häufig Kundentermine:

  • Verkaufsgespräche/Außendienst: Manche Leads überzeugen Sie am besten im persönlichen Gespräch vom individuellen Mehrwert Ihrer Produkte. Diese bieten Zeit und Raum für Produktdemonstrationen und Rückfragen.
  • Einladungen zu Events: Wenn Sie ein Event planen und Kund:innen dazu einladen wollen – zum Beispiel als Guest Speaker – eignet sich auch dafür häufig das persönliche Gespräch. In diesem können Sie Details meist besser schildern als beispielsweise in einer E-Mail.
  • Pflege von Kundenbeziehungen: Auch zur Pflege der Kundenbeziehungen kann ein Kundentermin beitragen. In diesem Rahmen könnten Sie Ihre Stammkund:innen zum Beispiel nach deren Bedürfnissen oder Verbesserungsvorschlägen fragen.


Kundentermine müssen übrigens nicht immer in Person stattfinden. In vielen Unternehmen hat sich mittlerweile auch das Videotelefonat bewährt.

🗓️ 3 Wege, einen Kundentermin zu vereinbaren 

Sie haben eine Reihe an Leads, die sich für Ihre Produkte oder Dienstleistungen interessieren und wollen mit ihnen nun Kundentermine vereinbaren? Dann sollten Sie zunächst einen geeigneten Kanal zur Terminvereinbarung wählen. Wir stellen Ihnen 3 der beliebtesten Kanäle für die Kundenkommunikation vor.

Telefon

Die telefonische Terminvereinbarung hat den Vorteil, dass Sie Ihrem Gegenüber ausführlich erklären können, warum Sie einen Kundentermin vereinbaren möchten und wie genau dieser ablaufen würde. Sollte Ihr Lead kein Interesse haben, können Sie am Telefon versuchen, ihn vom Gegenteil zu überzeugen. Seien Sie jedoch vorsichtig, dass Sie nicht zu aufdringlich wirken.

Außerdem können Sie Leads und Kund:innen am Telefon gleich mehrere Terminvorschläge unterbreiten und direkt einen davon festhalten bzw. gemeinsam nach einer Alternative suchen. Einen Nachteil hat die Terminvereinbarung am Telefon jedoch auch: Wenn Sie Leads und Kund:innen ohne Voranmeldung anrufen, kann das durchaus als aufdringlich empfunden werden. Andersherum kann es passieren, dass Interessent:innen ein Unternehmen telefonisch nicht erreichen und die Terminbuchung deshalb einfach aufgeben.

E-Mail

Eine weitere Methode zum Vereinbaren von Kundenterminen ist der Versand von E-Mails. Damit sind Sie und Ihr Gegenüber zeitlich ungebundener als bei einem Telefonat, denn jede:r kann dann antworten, wann es ihm oder ihr passt. 

Darin liegt allerdings auch die Schwäche der E-Mail-Kommunikation: Unter Umständen müssen Sie mehrere Tage auf Feedback warten und viele Mails hin und her schreiben, bevor Sie sich auf einen Termin einigen können. Außerdem kann es leichter zu Missverständnissen kommen, denn in einer E-Mail können Sie Ihr Anliegen in der Regel nicht so detailliert beschreiben wie am Telefon.

Wenn Sie sich dafür entschieden haben, einen Terminvorschlag per E-Mail zu senden, hilft Ihnen dieser Artikel vielleicht bei der Formulierung.

Terminbuchungs-Tool

Ein recht neuer Kanal zur Terminvereinbarung ist ein Online Terminplaner. In diesem können Sie Ihre Verfügbarkeiten hinterlegen, und Interessent:innen können sich dann einen geeigneten Termin aussuchen beziehungsweise diesen bei Bedarf jederzeit absagen oder verschieben

Die Buchung über ein solches Tool ist schnell, unkompliziert und oft unverbindlich. Für Interessent:innen ist deshalb die Hemmschwelle, einen Termin mit einem Unternehmen auszumachen, geringer als bei anderen Kanälen. Für Unternehmen selbst hat ein Terminbuchungs-Tool den Vorteil, dass niemand mehr manuell Kalender nach freien Terminen durchforsten muss und Doppelbuchungen vermieden werden.

Übrigens: Auch mit Sendinblue können Sie in naher Zukunft online Termine buchen. Bleiben Sie gespannt!


✅ In 5 Schritten zum gelungenen Kundentermin

So viel zu den möglichen Kanälen, über die Sie Kundentermine vereinbaren können. Mindestens genauso wichtig wie die Wahl des richtigen Kanals sind jedoch folgende 5 Dinge:

1. Zieldefinition 

Wie Sie gesehen haben, gibt es viele Anlässe für einen Kundentermin. Damit letzterer ein voller Erfolg wird, ist es deshalb essenziell, dass Sie sich dessen Zweck deutlich machen und genaue Ziele definieren. Möchten Sie, dass ein neuer Lead im Anschluss an das Gespräch eines Ihrer Produkte kauft? Oder wollen Sie einem Stammkunden erst einmal nur eine Produktneuerung vorführen? 

Wenn Sie Sinn, Zweck und erwünschte Resultate bereits vor einem Kundentermin festhalten, hilft Ihnen das, Ihr Gespräch später besser zu strukturieren und nicht den Faden zu verlieren.

2. Vereinbarung des Kundentermins

Anschließend geht es an die tatsächliche Terminvereinbarung. Hier ist es wichtig, so unaufdringlich wie möglich zu sein. Versuchen Sie nicht schon bei der Terminplanung, Interessent:innen etwas zu verkaufen, sondern heben Sie sich das für das tatsächliche Meeting auf. 

Außerdem sollten Sie Ihrem Gegenüber die Möglichkeit geben, zwischen verschiedenen Terminen zu wählen oder selbst einen Terminvorschlag zu machen.

3. Vorbereitung

Bei einem Kundentermin ist eine gute Vorbereitung die halbe Miete – denn sie kann darüber entscheiden, ob das Treffen für Sie zum Erfolg wird oder nicht. Dazu gehört eine gründliche Recherche zu Ihren Leads oder Kund:innen. Besonders hilfreich ist dafür ein CRM-System, in dem Kundendaten wie beispielsweise zuletzt gekaufte Produkte, Interessen, Interaktionen mit dem Kundenservice und mehr gebündelt werden.

Wenn Sie wissen, welche Pain Points eine Person hat, wofür sie sich interessiert und was ihr wichtig ist, können Sie Ihr Gespräch passgenau auf sie zuschneiden. Wenn Sie zum Beispiel ein Verkaufsgespräch führen, können Sie anhand dieser Informationen gut den individuellen Mehrwert herausstellen, den ein Produkt oder eine Dienstleistung für einen bestimmten Lead hat.

Im B2B-Bereich sollten Sie natürlich auch wissen, bei welchen Unternehmen und in welchen Positionen Leads und Kund:innen arbeiten.

Tipp: Ein gut gepflegtes CRM, das stets aktuell gehalten wird, kann Ihrer Vertriebsabteilung viel Arbeit abnehmen! Hier können Sie nachlesen, wie Sie ein CRM erfolgreich nutzen.

4. Kundengespräch

Sind alle Vorbereitungen getroffen, geht es an den eigentlichen Kundentermin. Auch hier gilt: Gestalten Sie das Meeting bereits ab dem Gesprächseinstieg so persönlich wie möglich und gehen Sie auf Ihren Gegenüber ein. Behalten Sie außerdem die Zeit und Ihr zu Beginn gesetztes Ziel im Hinterkopf.

Natürlich sollten Sie auch persönlich gut auf den Termin vorbereitet sein. Vergessen Sie zum Beispiel Ihre Visitenkarte nicht!

5. Nachbearbeitung

Sie haben Ihren Kundentermin erfolgreich über die Bühne gebracht? Glückwunsch! Damit sich Ihre Arbeit auszahlt, sollten Sie jedoch nicht vergessen, das Treffen nachzubereiten. Das heißt vor allem: Aktualisieren Sie die Daten in Ihrem CRM. Ist ein warmer Lead dank des Kundengesprächs zu einem heißen Lead geworden? Oder hat Ihnen eine Kundin erzählt, dass sich ihre Bedürfnisse und Interessen geändert haben? All diese Informationen sollten Sie unbedingt in Ihre CRM Software übertragen, damit Ihr Vertriebsteam die nächsten Schritte planen kann.

Ebenfalls wichtig: Soll es einen Follow-up-Termin geben? Wenn ja, wer ist dafür zuständig? Auch das sollten Sie in Ihrem CRM vermerken. Vergessen Sie außerdem nicht, Ihren Leads und Kund:innen entsprechende neue Terminvorschläge zu machenx.

Lesen Sie auch, mit welchen CRM-Maßnahmen Sie die Beziehung zu Ihrer Kundschaft nachhaltig stärken können.

🤝 Fazit: Erfolgreich Termine mit Kund:innen vereinbaren

Kundentermine zu vereinbaren ist kinderleicht – vor allem, wenn Sie dafür ein entsprechendes Tool nutzen. Die Hauptarbeit liegt in der Vor- und Nachbereitung sowie dem eigentlichen Gespräch. 

Auch diese To-dos sind am einfachsten zu stemmen, wenn Sie sich technische Unterstützung holen: Mit einem professionellen CRM-System können Sie Kundendaten ganz einfach verwalten und in Echtzeit aktualisieren, sodass alle Stakeholder jederzeit auf dem aktuellsten Stand sind. So bleibt Ihnen – beispielsweise im Vergleich zur Nutzung von Excel-Listen – viel manuelle Arbeit erspart und Sie können sich ganz darauf konzentrieren, was wirklich zählt: Ihre Kundentermine.

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