Januar 24, 2023

Feedback E-Mails: Vorlagen und Tipps zur Kundenbefragung 📝

Lesezeit ungefähr 12 min
eine hand platziert fünf holzbausteine mit sternen nebeneinander

Wer Kund:innen langfristig an ein Unternehmen binden will, sollte alles daran setzen, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Wie Sie herausfinden, was Ihre Kund:innen glücklich macht? Ganz einfach: Indem Sie sie fragen. Dafür eignen sich E-Mails besonders gut. 

In Feedback E-Mails können Sie Ihre Kontakte nach ihrer Meinung zu bestimmten Produkten, Services, Events und Co. fragen. In diesem Artikel geben wir Ihnen Tipps zum Erstellen einer Feedback E-Mail und präsentieren ausgewählte E-Mail-Vorlagen.

💭 Was ist eine Feedback E-Mail?

Eine Feedback E-Mail ist eine E-Mail, mit der Unternehmen die Meinung ihrer Empfänger:innen zu einem bestimmten Thema einholen können. In einer solchen E-Mail können Sie Ihre Kund:innen zum Beispiel bitten, ein Produkt, einen Kundentermin, ein Event oder Ihren Kundenservice zu bewerten.

Natürlich können Sie Ihre Kundschaft auch telefonisch oder persönlich nach Rückmeldung fragen. Der beste Weg ist jedoch das Verfassen einer Feedback E-Mail. Diese hat nämlich einen entscheidenden Vorteil: Sie kann automatisiert werden. So ist es beispielsweise möglich, immer dann automatische Feedback Mails zu versenden, wenn Kund:innen einen Kauf getätigt oder mit Ihrem Kundensupport interagiert haben. Die Automatisierung erlaubt es Ihnen außerdem, viele E-Mails gleichzeitig an verschiedene Kontakten zu schicken. So sparen Sie sich nicht nur manuelle Arbeit, sondern stellen außerdem sicher, dass Sie nie wieder vergessen, einen Kunden oder eine Kundin nach Feedback zu fragen.

Um automatisierte Mails zu verschicken, müssen Sie einmalig einen sogenannten Workflow erstellen – das geht mit einer professionellen E-Mail Marketing Software im Handumdrehen.

Mehr zum Thema Marketing Automation und wie Sie einen Workflow erstellen erfahren Sie hier.

🚀 3 Gründe, warum sich Feedback E-Mails lohnen 

Viele Marketer unterschätzen das Potential von Feedback E-Mails. Es gibt jedoch 3 gute Gründe, warum Sie das lieber nicht tun sollten.

Bessere Produkte und Dienstleistungen

Wenn Sie wissen wollen, wie Ihr Unternehmen sowie dessen Produkte und Aktivitäten bei Ihren Kund:innen ankommen, helfen Spekulationen wenig. Der einzig verlässliche Weg, herauszufinden, was Ihre Kundschaft wirklich denkt, ist, sie zu fragen. Dabei ist es egal, ob Sie überwiegend positive oder negative Rückmeldungen bekommen: Jedes Feedback kann Ihnen potentiell dabei helfen, die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe besser zu verstehen. Basierend darauf können Sie dann Produkte, Dienstleistungen, Kundenservice-Aktivitäten und Co. verbessern und Ihre Kund:innen in Zukunft noch glücklicher zu machen.

Bessere Kundenkommunikation 

Gute Kundenkommunikation sollte in beide Richtungen stattfinden. Anstatt Ihre Kund:innen nur passiv mit Marketing-Botschaften zu beschallen, sollten Sie ihnen also die Chance geben, proaktiv mit Ihnen in Kontakt zu treten. Auch dafür eignen sich Feedback E-Mails gut: Sie ermöglichen es Ihren Kund:innen, Lob und Kritik zu äußern und damit aktiv an der Kundenkommunikation teilzunehmen. Das kann die Kundenbindung nachhaltig stärken.

Auch Messenger Apps wie WhatsApp eignen sich gut dafür, Kund:innen den direkten Austausch mit einem Unternehmen zu ermöglichen.

Stärkere Kundenbindung 

Unternehmen versenden Feedback E-Mails in der Regel, um zu verstehen, wie Produkte und Dienstleistungen bei ihren Kund:innen ankommen. Die Mailings können aber noch einen weiteren Zweck erfüllen: Die Kundenbindung stärken. Denn Ihren Empfänger:innen vermitteln Sie mit dem Versand von Feedback Mails, dass Sie sich um sie kümmern und ihre Meinung wertschätzen. Sie geben ihnen das Gefühl, nicht bloß anonyme Käufer:innen zu sein.

Mit ansprechend gestalteten Feedback E-Mails können Sie sich bei Ihrer Zielgruppe ins Gedächtnis rufen, Ihr Marken-Image stärken und Kund:innen dazu animieren, Ihnen langfristig die Treue zu halten. Starke Kundenbeziehungen sind unabdingbar, wenn Sie vermeiden wollen, dass Kund:innen bei einer negativen Nutzererfahrung direkt zur Konkurrenz abwandern.

👍 10 gute Betreffzeilen für Kundenfeedback E-Mails

Damit möglichst viele Empfänger:innen Ihrer Bitte nach Feedback nachkommen, sollten Sie zunächst dafür sorgen, dass die Betreffzeile ihr Interesse weckt. Das erreichen Sie, indem Sie in wenigen Worten erklären, worum es in der E-Mail eigentlich geht. Zusätzlich können Sie Emojis in Ihren Betreff einbauen, damit Ihre Mail aus dem Posteingang der Empfänger:innen hervorsticht. Auch eine personalisierte Betreffzeile, in der Sie Empfänger:innen namentlich ansprechen, kann die Öffnungsrate erhöhen.

Inspiration gefällig? Folgende Betreffe eignen sich gut für Feedback E-Mails:

  1. Sind Sie zufrieden, Frau XY?
  2. Deine Meinung zählt
  3. Teilen Sie uns Ihr Feedback mit
  4. Was halten Sie von [z.B. Name des Produkts]?
  5. Bewerte deine Bestellung
  6. Wie war Ihre Erfahrung?
  7. Bitte bewerte uns!
  8. Hilf uns dabei, [z.B. Name des Produkts] noch besser zu machen
  9. Wir schätzen Ihr Feedback
  10. Sag’ uns deine Meinung

✅ 6 Tipps für gelungene Feedback E-Mails

Ein guter E-Mail Betreff ist der erste Schritt auf dem Weg zur gelungenen Feedback Mail. Worauf es sonst noch ankommt, erklären wir in diesem Abschnitt.

1. Setzen Sie sich Ziele

Bevor Sie sich an die inhaltliche Gestaltung Ihrer Mail machen, sollten Sie sich überlegen, was Sie damit überhaupt erreichen möchten. Geht es in erster Linie darum, Verbesserungsvorschläge für ein bestimmtes Produkt zu erhalten? Oder möchten Sie Feedback Mails dafür nutzen, Ihren Kund:innen Gehör zu verschaffen und so die Kundenbindung zu stärken? Legen Sie außerdem fest, anhand welcher Kennzahlen (z.B. Klick- und Öffnungsraten) Sie Ihren Erfolg messen möchten. 

Die Zielsetzung ist einerseits wichtig, damit Sie Inhalt und Format Ihrer Feedback-Kampagne darauf ausrichten können. Andererseits helfen Ihnen konkrete Ziele später dabei, die Performance Ihrer Mailings zu analysieren.

2. Wählen Sie das passende Format 

Kundenmeinungen können Sie zu diversen Themen einholen. Die Bewertung eines kürzlich gekauften Produkts bzw. einer Dienstleistung ist einer der beliebtesten Anwendungsfälle. Genauso gut können Sie Ihre Kund:innen aber auch zu einem Webinar, einer Konferenz oder einem Workshop befragen. 

Legen Sie deshalb zunächst fest, worum es in Ihrer Mail gehen soll und achten Sie darauf, dass das Format Ihrer Feedback E-Mail dazu passt. In manchen Fällen reicht vielleicht eine Bewertungsskala, bei der Kund:innen eine Zahl zwischen 0 und 10 auswählen – zum Beispiel für Fragen wie „Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie das Produkt weiterempfehlen würden?”. Für detailliertere Bewertungen hingegen eignen sich längere Umfragen, bei denen Teilnehmer:innen aus verschiedenen Antwortmöglichkeiten wählen können, besser.

3. Werden Sie persönlich

Um Empfänger:innen zur Interaktion mit einer Feedback Mail zu bewegen, verleihen Sie ihr am besten eine persönliche Note. Wie bereits erwähnt, können Sie Ihre Kund:innen bereits in der Betreffzeile namentlich ansprechen, um die Öffnungsrate zu erhöhen. Und auch in der E-Mail selbst empfehlen wir eine personalisierte Anrede – so wirkt die Nachricht relevanter.

Zur Personalisierung gehört auch, die Feedback-Anfrage in einen Kontext einzuordnen und Kund:innen beispielsweise mitzuteilen, welches Produkt oder Event sie konkret bewerten sollen. Damit vermeiden Sie, dass Ihre Mail als Spam wahrgenommen wird. Das gleiche gilt für die Frage nach dem „Warum”: Erklären Sie Ihren Kund:innen am besten auch, warum sie die Feedback Mail erhalten (z.B. weil sie kürzlich einen Kauf getätigt haben). 

4. Nutzen Sie Call to Actions (CTAs)

Wenn Sie wollen, dass Kund:innen ihre Meinung kundtun, sollten Sie dies in Ihrer Mail unmissverständlich klar machen. Am besten eignet sich dafür eine Handlungsaufforderung in Form eines Buttons, der farblich hervorgehoben und gut erkennbar in der E-Mail platziert wird. Diesen Call to Action können Sie verlinken, sodass Ihre Empfänger:innen mit einem Klick direkt zur Umfrage gelangen.

Handlungsaufforderungen in einer Feedback E-Mail könnten zum Beispiel so aussehen:

  • Jetzt Feedback geben
  • Jetzt bewerten
  • Jetzt teilnehmen
  • Zur Umfrage
  • Befragung beginnen

5. Wählen Sie ein ansprechendes Layout

Eine Feedback E-Mail ist in der Regel sehr kurz. Im Gegensatz zu anderen E-Mail-Kampagnen, zum Beispiel Newslettern, haben Sie hier also etwas weniger Gestaltungsspielraum. Trotzdem sollten Sie darauf achten, dass Sie einige wichtige Bausteine in Ihr E-Mail Layout integrieren, um sicherzugehen, dass Ihre Empfänger:innen Ihr Mailing auch wirklich öffnen und lesen. Dazu zählen Betreff, Preheader, Kopfzeile, Hauptteil und Fußzeile. 

Sobald Ihre Feedback E-Mail über ein Grundgerüst verfügt, gilt es, sie mit Leben zu füllen. Bilder und GIFs können dabei helfen, die Mail aufzulockern – achten Sie jedoch darauf, dass sie nicht vom Inhalt der Nachricht ablenken. Für das Design Ihrer E-Mail verwenden Sie am besten Ihre Unternehmensfarben.

Lesen Sie hier nach, welche Do’s und Don’ts beim E-Mail Design gelten.

6. Achten Sie auf die Länge der Mail

Bei Feedback E-Mails gilt: Kommen Sie schnell auf den Punkt und machen Sie Ihren Empfänger:innen deutlich, was Sie von ihnen wollen. Ein paar erläuternde Sätze, die den Zweck der Kundenbefragung verdeutlichen, reichen vollkommen aus. Wenn Ihre Kund:innen bereits vor der eigentlichen Umfrage einen langen Text lesen müssen, riskieren Sie, dass viele davon die Nachricht direkt wieder schließen. 

Und noch ein Tipp: Erwähnen Sie bereits am Anfang der E-Mail, wie lange das Ausfüllen der Umfrage ungefähr dauert. Eine genaue Zeitangabe kann dazu beitragen, mehr Kund:innen von der Teilnahme zu überzeugen.

💡 4 Ideen und Vorlagen für Feedback E-Mails 

Feedback E-Mails können zu verschiedenen Zwecken und an unterschiedlichen Punkten der Customer Journey verschickt werden. Wir stellen Ihnen 4 verschiedene Formate vor, von denen Sie sich inspirieren lassen können.

Produktrezension

Produktbewertungen spielen im E-Commerce eine wichtige Rolle. Jemand hat kürzlich ein Produkt bei Ihnen gekauft und Sie möchten nun, dass er oder sie eine Bewertung in Ihrem Online Shop hinterlässt? Dann schicken Sie der Person doch eine Feedback Mail, in der Sie fragen, ob sie mit dem Produkt zufrieden ist. Bitten Sie sie anschließend, eine Produktrezension zu schreiben. Eine solche E-Mail könnte zum Beispiel so aussehen:

feedback-email-vorlage von sendinblue - feedback schreiben

Diese Vorlage steht Sendinblue-Nutzer:innen kostenlos zur Verfügung.

Allgemeine Zufriedenheit

Wenn Sie mit Ihrer Feedback E-Mail hauptsächlich die Kundenbindung stärken wollen, können Sie ganz allgemein nach der Zufriedenheit Ihrer Kundschaft fragen. Dafür eignet sich eine Skala, auf der Ihre Kund:innen mit einem Klick auswählen können, wie zufrieden sie bisher mit Ihrem Unternehmen sind.

Auch zur Messung des Net Promoter Scores (NPS) können Sie Feedback Mails nutzen. Eine beliebte Fragestellung ist zum Beispiel: „Wie wahrscheinlich ist es – auf einer Skala von 1 bis 10 –, dass Sie uns weiterempfehlen werden?“ Auf Basis der vergebenen Punktzahl können Sie dann einschätzen, wie es um die Loyalität Ihrer Kund:innen steht. Die Formulierung für eine allgemeine Feedback Mail könnte beispielsweise so lauten:


Sehr geehrter Herr X,

Ihre Zufriedenheit steht bei uns an höchster Stelle. Deshalb würden wir uns sehr freuen, wenn Sie unser Unternehmen bewerten. Damit helfen Sie uns, unseren Service in Zukunft noch besser zu machen. 

Wie zufrieden sind Sie mit uns als Unternehmen?

[Skala von 0 bis 10]

Danke für Ihre Teilnahme!


Freundliche Grüße

[Vorname Nachname]

Längere Umfragen

Kurzes Kundenfeedback ist gut, ausführliche Rückmeldungen aber oft noch besser. Wenn Sie beispielsweise eine Konferenz veranstaltet haben und wissen wollen, was die Teilnehmer:innen darüber denken, hilft Ihnen eine Zufriedenheitsskala nur bedingt. Denn um es das nächste Mal besser zu machen, brauchen Sie konkrete Verbesserungsvorschläge. Das gleiche gilt für E-Mails, in denen Sie Kund:innen bitten, Ihren Kundenservice zu bewerten, oder Mailings, die an Personen geschickt werden, die gerade ein Abonnement gekündigt haben. 

In solchen Fällen kann es sich lohnen, eine separate Umfrage zu erstellen und diese in Ihrer Feedback E-Mail zu verlinken. Das geht mit vielen Tools zum Erstellen von Formularen – zum Beispiel Sendinblue – völlig kostenlos. In Kundenumfragen können Sie Ihren Kund:innen entweder offene Fragen stellen oder sie aus verschiedenen Antwortmöglichkeiten wählen lassen. Achten Sie jedoch stets darauf, dass die Umfrage in wenigen Minuten abgeschlossen werden kann.

Diese E-Mail-Vorlage von Sendinblue zeigt, wie eine solche Feedback Mail aussehen könnte:

feedback-email-vorlage von sendinblue - an umfrage teilnehmen

Tipp: Wenn Sie das Gefühl haben, dass nicht genug Kund:innen an einer Umfrage teilnehmen, könnten Sie ihnen die Teilnahme mit einem Gutschein schmackhaft machen.

Follow-up

Mit einer Follow-up E-Mail, die Sie im Anschluss an ein Kundengespräch oder ein Meeting mit einem potentiellen Lead senden, hinterlassen Sie immer einen guten Eindruck. Wenn Sie sich konkrete Verbesserungsvorschläge wünschen, können Sie hierfür eine extra Umfrage erstellen. Wollen Sie lediglich die Grundstimmung erfassen, reicht in den meisten Fällen eine einfache Skala. Eine Follow-up Mail könnte zum Beispiel so aussehen:


Hallo Frau Y,

vielen Dank, dass Sie sich Zeit für ein persönliches Gespräch genommen haben. Wenn Sie ein paar Minuten Zeit haben, würden wir uns über ein Feedback zu Ihrem Kundentermin am [Datum] freuen.


Zur Umfrage [Link zum Feedback-Formular].


Sollten Sie noch Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.


Mit freundlichen Grüßen

[Vorname Nachname]

📩 Fazit: Nutzen Sie E-Mail Feedback zu Ihrem Vorteil

Mit Feedback E-Mails können Sie ganz leicht herausfinden, was Kund:innen über Ihr Unternehmen denken. Solche Erkenntnisse sind Gold wert, denn Sie helfen Ihnen dabei, Ihre Produkte und Services zu verbessern und die Kundenbindung zu stärken – vorausgesetzt natürlich, sie setzen das Feedback im Anschluss auch um.

Und das Beste: Der Versand von Feedback E-Mails bedarf nicht einmal viel manueller Arbeit. Mit der passenden Software können Sie solche Mailings in kürzester Zeit einrichten und den Versand automatisieren. Probieren Sie es doch direkt einmal aus!

P.S.: Feedback Mails sind nicht die einzigen E-Mails, die Sie automatisieren können. Werfen Sie doch einmal einen Blick in unseren Blog-Artikel, in dem wir 3 weitere Marketing Automation Workflows vorstellen.

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