ERP vs. CRM: Definition, Gemeinsamkeiten und Unterschiede 💡

Es gibt eine Vielzahl an Softwares, die versprechen, Abläufe innerhalb eines Unternehmens effizienter zu gestalten. Zwei Abkürzungen, die in diesem Kontext häufig fallen, sind CRM und ERP. Beide Begriffe stehen für Systeme, mit denen Unternehmen verschiedene Prozesse optimieren können.

Doch wo liegt der Unterschied und wofür sollten Sie sich am Ende entscheiden – ein CRM-System oder doch lieber eine ERP Software? In diesem Artikel schauen wir uns CRM und ERP im Detail an und beantworten diese und weitere Fragen.

🔎 CRM und ERP im Detailvergleich: Wo liegt der Unterschied?

Sie sind bei der Recherche nach Software-Lösungen für Ihr Unternehmen auf die Akronyme CRM und ERP gestoßen und fragen sich, was genau dahinter steckt? Wir erklären es Ihnen.

Definition: Das kann ein CRM-System

CRM steht für Customer Relationship Management, also Kundenbeziehungsmanagement. Der Begriff beschreibt zum einen sämtliche Maßnahmen, mit denen ein Unternehmen die Beziehungen zu seinen Kund:innen pflegt, und zum anderen eine Software, die dies ermöglicht. Letztere wird häufig auch CRM-System genannt. Der Schwerpunkt eines CRM-Systems liegt auf der Kundenkommunikation. Dementsprechend arbeiten vor allem Vertrieb, Marketing und Kundenservice mit einer CRM-Lösung.

Mit einem CRM-System können Sie Kundenprofile anlegen und mit neuen Informationen ergänzen, abgeschlossene und laufende Deals im Blick behalten und Prognosen und Berichte erstellen. Der Sinn dahinter: Kund:innen besser kennenlernen, damit Sie deren Bedürfnisse besser verstehen und zielgerichteter auf sie eingehen können. Zum Beispiel können die gebündelten Informationen eines CRMs dafür genutzt werden, individualisierte Marketing-Kampagnen zu planen. Ihren Sales und Kundensupport Teams wiederum helfen die Daten eines CRM-Systems dabei, sich noch besser auf Gespräche mit Leads und Kund:innen vorbereiten, und Ihrem Kundenservice, die Kundenbetreuung zu optimieren. 

Die übergeordnete Aufgabe eines CRMs ist es also, das Kundenerlebnis entlang der Customer Journey zu optimieren und damit die Kundenbindung zu stärken. Konkret kann eine CRM Software dabei helfen, Leads in Kund:innen verwandeln und Bestandskund:innen zufriedenzustellen. 

Das können Sie mit einem CRM machen, aber nicht mit einem ERP-System: 

• tiefe Insights zu Leads und Kund:innen generieren
• Lead Management betreiben
• Verkaufschancen prognostizieren
• Aufschluss über die Performance von Marketing-Kampagnen erhalten
• Kundenfeedback dokumentieren

Noch mehr Gründe für ein CRM-System finden Sie in unserer Übersicht der größten CRM-Vorteile.

Definition: Das kann ein ERP-System

ERP steht für Enterprise Resource Planning, also die Verwaltung der Ressourcen eines Unternehmens. Im Gegensatz zum CRM managen und optimieren Sie mit einer ERP Software nicht die Kundenkommunikation, sondern die gesamten internen Prozesse eines Unternehmens. Ein ERP-System unterstützt also Ihr “Back Office”.

Diese Prozesse können diverse Abteilungen eines Unternehmens umspannen, betreffen also nicht nur Vertrieb, Marketing und Kundenservice. Häufig findet ein ERP-System in den Bereichen Finanzbuchhaltung, Supply Chain, Inventar, Projektmanagement und Personalverwaltung Anwendung. Eine solche Software kann Ihnen zum Beispiel Aufschluss darüber geben, wie groß der Lagerbestand bestimmter Produkte ist, welche Kund:innen kürzlich Retouren veranlasst und Zahlungen getätigt haben oder welche Umsätze Sie in erzielt haben. Manche ERP Softwares beinhalten auch ausgewählte CRM-Funktionen, beispielsweise eine Übersicht über laufende und abgeschlossene Deals.  

Die Hauptaufgabe eines ERP-Systems ist die Prozessoptimierung und Kostenreduktion – und zwar abteilungsübergreifend. 

Das können Sie mit einem ERP-System machen, aber nicht mit einem CRM:

• Daten zu Ihrem gesamten Unternehmen erfassen (nicht nur Kundendaten)
• Daten zum Zahlungsverhalten Ihrer Kund:innen generieren
• Daten aus allen Unternehmensbereichen bündeln
• Unternehmensprozesse ganzheitlich betrachten und steuern

Brauche ich ein separates CRM?

Bei genauerer Betrachtung unterscheiden sich CRM und ERP Softwares also ziemlich stark voneinander. Während ein CRM beim Management von Kundenbeziehungen helfen soll, dient ein ERP-System der Verwaltung ganzer Unternehmensprozesse und umfasst daher viel mehr Funktionsbereiche. Dementsprechend macht es Sinn, sowohl ein ERP- als auch ein CRM-System zu nutzen.

Wie bereits angesprochen, bieten viele ERP-Anbieter heutzutage Softwares mit gewissen CRM-Funktionalitäten an. Ob diese ausreichen oder nicht, hängt natürlich in erster Linie vom Funktionsumfang von Ihrem individuellen ERP-System und Ihren eigenen Bedürfnissen ab.

Generell lässt sich jedoch sagen, dass Sie mit einem separaten CRM-System nicht viel falsch machen können. Gerade, wenn sich Ihr Unternehmen im Wachstum befindet, lohnt sich die Investition – denn je mehr Kund:innen Sie haben, desto mehr Kundendaten gilt es, zu verwalten. Dann kann eine ERP-Lösung mit nur wenigen CRM Features schnell an ihre Grenzen stoßen.

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Sie sollten jedoch darauf achten, dass sich Ihr CRM und Ihre ERP-Lösung einwandfrei miteinander verknüpfen lassen. Warum? Weil Sie ansonsten die Daten der einen Anwendung händisch in die andere Software übertragen müssten – das ist zeitaufwändig und kann schnell zu Ungenauigkeiten führen. Die gute Nachricht: Die meisten ERP Softwares lassen sich heutzutage problemlos mit CRMs integrieren.

Sie überlegen, Excel als CRM Tool zu nutzen? Lesen Sie hier, warum CRM und Excel nicht so gut zusammen passen.

🚀 Integration von CRM und ERP: 3 Vorteile

Sie sind noch nicht von der Kombination aus ERP und CRM überzeugt? Wir haben Ihnen 3 Vorteile zusammengetragen, von denen Sie profitieren, wenn Sie beide Programme kombinieren.

1. Überblick über alle relevanten Daten

In einem CRM sammeln Sie Informationen zu Leads und Kund:innen, darunter deren Kontaktdaten, Interessen und Kaufhistorie. In einer ERP Software wiederum bündeln Sie Daten zu allen wichtigen internen Prozessen. Wenn Sie nun all diese Daten zusammenführen, können sie sich gegenseitig ergänzen. Das ermöglicht Ihnen eine ganzheitliche Sicht auf Ihr Unternehmen und Sie können einschätzen, wie es gerade um Ihr Unternehmen steht. Wo läuft es gut und wo eher weniger? Mit CRM und ERP können Sie solche Fragen beantworten und entsprechende Handlungsempfehlungen ableiten. Auch genauere Zukunftsprognosen sind dadurch möglich.

2. Effizienteres Arbeiten

Sowohl ERP Softwares als auch CRMs erlauben es Ihnen, große Mengen an Daten zu bündeln und diese in Echtzeit zu aktualisieren. So können Mitarbeiter:innen mit Zugriff auf die Programme jederzeit auf die Daten zugreifen, die sie gerade benötigen. Damit sparen Sie sich langes Suchen und können sicher sein, dass die Informationen immer aktuell sind.

Somit wird der Arbeitsaufwand verringert und die Kooperation verschiedener Abteilungen vereinfacht. Kurz gesagt: Wenn Sie ERP und CRM zusammenführen, arbeiten Sie und Ihr Team effizienter.

3. Besseres Kundenverständnis

Mit einem CRM können Sie zwar bereits detaillierte Kundenprofile erstellen, aber noch detaillierter werden diese, wenn sie Ihre CRM-Daten mit Kennzahlen aus Ihrem ERP-System verknüpfen. So können beispielsweise die Interessen, Kontaktdaten und Kaufhistorien Ihrer Kund:innen mit Informationen zu Lieferstatus oder Retouren angereichert werden. Das wiederum erlaubt es Ihnen, Ihre Kund:innen noch besser zu verstehen, sie zielgenauer anzusprechen und ihre Probleme schneller zu lösen. Wenn Sie das schaffen, steigt die Kundenzufriedenheit – und das wirkt sich positiv auf den Erfolg Ihres Unternehmens aus.

Noch nicht die richtige CRM Software gefunden? Vielleicht hilft Ihnen unser CRM-Vergleich weiter. Und falls Sie ein KMU sind, ist dieser Artikel über CRM Softwares für kleine Unternehmen womöglich für Sie interessant.

🔗 Fazit: ERP und CRM am besten verknüpfen

ERP und CRM mögen erst einmal ähnlich klingen; in Wirklichkeit handelt es sich dabei jedoch um zwei grundverschiedene Software-Anwendungen mit unterschiedlichen Aufgaben und Zielen. Da all diese Aufgaben wichtig sind, sollten Sie ERP und CRM miteinander integrieren. Setzen Sie dabei am besten auf individuelle Softwares, anstatt auf ein ERP-System mit CRM-Modul, um das Beste aus beiden Lösungen herauszuholen.

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