Juni 24, 2022

E-Mail Tracking leicht gemacht – so funktioniert’s 🔎

Lesezeit ungefähr 8 min

Eine große Empfängerliste ist gut, aber Empfänger:innen, die mit Ihren Mailings interagieren, sind noch besser. Doch kann man solche Interaktionen überhaupt tracken? Ja, kann man!

Um herauszufinden, wie viele Menschen Ihre E-Mails öffnen und auf dort eingebettete Inhalte klicken, gibt es E-Mail Tracking. Wie genau das Tracken von E-Mails funktioniert und warum es für Marketer so wichtig ist, erklären wir in diesem Beitrag. 

💡 Das hat es mit E-Mail Tracking auf sich

E-Mail Tracking bedeutet übersetzt so viel wie die Nachverfolgung von E-Mails. Konkret bezieht sich der Begriff auf Informationen, die Versendern Aufschluss über die Perfomance ihrer E-Mail-Kampagnen geben können, darunter beispielsweise Öffnungs- und Klickraten. E-Mail Tracking ist mit jeder professionellen E-Mail Marketing Software möglich. 

Im E-Mail Marketing sind solche Informationen Gold wert. Denn wenn Sie wissen, wie viele Empfänger:innen Ihre Mails öffnen und lesen, können Sie daraus wertvolle Learnings ableiten und so dafür sorgen, dass Ihre Marketing-Kampagnen in Zukunft noch besser performen

E-Mail Tracking und DSGVO

Sobald es um die Daten Ihrer Kund:innen geht, kommt die DSGVO ins Spiel. Auch beim E-Mail Tracking gibt es einige Punkte, die Sie beachten sollten, um 100% DSGVO-konform zu bleiben. So muss Ihnen die ausdrückliche Einwilligung Ihrer Empfänger:innen vorliegen, damit Sie deren E-Mails nachverfolgen dürfen. Diese können Sie zum Beispiel per Klick aufs Opt-in-Kästchen in Ihrem Newsletter-Anmeldeformular einholen. Beachten Sie, dass diese Einwilligung optional sein muss!

Wenn Sie E-Mail Tracking über Ihren Gmail-Account betreiben wollen, brauchen Sie dafür eine E-Mail Tracking Software, beispielsweise Mailtrack, Yesware oder Streak. Alternativ bieten Ihnen auch viele professionelle E-Mail Marketing Softwares integrierte Tracking-Funktionen an, zum Beispiel Sendinblue. Das hat den Vorteil, dass Sie Newsletter und Co. von einer einzigen Plattform aus versenden und analysieren können.

📬 Warum sollte ich E-Mails überhaupt nachverfolgen? 

Wenn Sie sich schon die Mühe machen und den perfekten Newsletter für Ihre Kund:innen erstellen, dann soll dieser natürlich nicht ungelesen im Posteingang enden, sondern geöffnet werden. Im Idealfall klicken Ihre Empfänger:innen dann noch auf Links in der Mail, zum Beispiel einen Link zu Ihrem Online Shop. Wenn Sie kein E-Mail Tracking nutzen, können Sie jedoch lediglich spekulieren, ob das der Fall ist. Deshalb ist E-Mail Tracking für Marketer eigentlich unverzichtbar. Konkret bietet Ihnen das Tracken von E-Mails folgende Insights:

Öffnungsrate

Die Öffnungsrate gibt an, wieviel Prozent Ihrer Empfänger:innen eine E-Mail geöffnet haben. Einige E-Mail Tracking Tools schicken Ihnen sogar Benachrichtigungen, sobald jemand Ihre E-Mail geöffnet hat – dadurch können Sie Follow-up Mails genau zum richtigen Zeitpunkt verschicken.

Klickrate

Anhand der Klickrate sehen Sie, wie viele Personen auf mindestens einen Link in Ihrer Mail geklickt und wie viele Klicks einzelne Links erhalten haben. Somit ist es ein Leichtes, festzustellen, welche Links Ihren Empfänger:innen relevant erscheinen und welche eher weniger. Diese Information können Sie als Ausgangspunkt für zukünftige Kampagnen nehmen.

Im E-Mail Marketing spielen nicht nur Klick- und Öffnungsraten eine Rolle. Welche KPIs noch wichtig sind, lesen Sie hier.

Standort

Ähnlich aufschlussreich können Informationen zum Standort Ihrer Abonnent:innen sein. Die Nachverfolgung des Standorts von Mail-Empfänger:innen wird im E-Mail Marketing als Geotracking bezeichnet. Zu wissen, wo sich Empfänger:innen zum Zeitpunkt der Öffnung oder des Klicks befunden haben, ist deshalb wichtig, da Sie so die geografische Verteilung Ihrer Kontakte besser verstehen können. Auf Basis dessen können Sie wiederum Empfängersegmentierung betreiben und Inhalte je nach Region Ihrer Empfänger:innen lokalisieren.

E-Mail Provider

Auch, welchen E-Mail Provider Ihre Kontakte nutzen, können Sie dank E-Mail Tracking erfahren. 

🤖 Wie funktioniert E-Mail Tracking technisch?

Im E-Mail Marketing führt also kein Weg an E-Mail Tracking vorbei. Grund genug, sich das Ganze einmal im Detail anzuschauen. Wir erklären Ihnen im Folgenden, wie Newsletter Softwares Ihnen Informationen über Öffnungen, Klicks und Co. zur Verfügung stellen.

Messung der Öffnungsrate

Wie bereits erwähnt, gibt die Öffnungsrate eines Newsletters an, wie viele der Empfänger:innen diesen geöffnet haben. Das bedeutet, dass bei der Öffnung der E-Mail eine Art „Rückkanal“ zwischen Empfänger:in und E-Mail Marketing Software aufgebaut werden muss, damit diese Öffnung registriert und gespeichert werden kann.

E-Mail Tools wie Sendinblue integrieren dafür in jede E-Mail ein Bild – das sogenannte Tracking Pixel. Dieses Bild ist sehr klein (ca. 1 x 1 Pixel) und zudem auch noch transparent, sodass Empfänger:innen es nicht sehen können. Sobald dieses Bild beim Öffner angezeigt und damit von einem der Server abgerufen wird, kann nachvollzogen werden, wer das Bild wann und von wo abgerufen hat. Diese Informationen werden gespeichert und zu einer eindeutige Öffnungsrate (unique open rate) aggregiert.

Achtung: Die Öffnung der E-Mail wird nur dann registriert, wenn Bilder im Newsletter angezeigt werden können. Unterdrücken Empfänger:innen also das Anzeigen von Bildern, kann nicht festgestellt werden, ob sie den Newsletter geöffnet haben oder nicht. Daher ist die Öffnungsrate in der Praxis meist etwas höher als angegeben. Eine andere technische Möglichkeit zum Tracking der Öffnungsrate in Newslettern gibt es (noch) nicht.

Messung der Klickrate

Die Klickrate wird gemessen, indem jeder einzelne Klick auf einen Link registriert und gespeichert wird. Auch hierfür gibt es eine Art „Rückkanal“ zwischen Newsletter-Abonnent:innen und Software. Hierbei wird jeder einzelne Link im Newsletter in einen eindeutigen Link umgeschrieben. Diese URLs werden auch “Tracking-Domains” genannt. 

Ein Beispiel: Sie fügen in Ihren Newsletter einen Link auf die Seite https://www.example.org ein. Beim Versand des Newsletters wird dieser Link automatisch umgeschrieben und sieht danach z.B. so aus: example.n2g02.com/l/328950081. Wenn Empfänger:innen des Newsletters nun auf diesen Link klicken, gelangen sie für den Bruchteil einer Sekunde auf eine Seite des von Ihnen verwendeten E-Mail Tools, zum Beispiel Sendinblue, und wird dann sofort umgeleitet auf www.example.org. In der kurzen Zeit, in der die Empfänger:innen auf der Sendinblue-Seite sind, kann gespeichert werden, auf welchen Link geklickt wurde (www.example.org), wann geklickt wurde und wer geklickt hat.

Dafür werden nur einige Millisekunden benötigt. Für die Empfänger:innen geht dieser Prozess so schnell, dass sie gar nicht merken, dass sie kurzzeitig auf einer anderen Seite waren.

Ihnen gefällt nicht, dass im Newsletter nicht mehr Ihr ursprünglicher Link mit Ihrer Domain steht, sondern ein Link mit einer Domain von Sendinblue? Kein Problem. Bei Sendinblue haben Sie die Möglichkeit, Ihre eigene Tracking-Domain für den Versand Ihrer Newsletter anzugeben. Dadurch erreichen Sie, dass im Newsletter nicht mehr example.n2g02.com steht, sondern z.B. example.ihredomain.de. Das Linktracking funktioniert trotzdem.

Funktionsweise des Geotracking

Um Aufschluss darüber zu erhalten, wo sich Ihre Abonnent:innen geographisch aufhalten, können Sie Geotracking nutzen. Dabei wird Ihnen in unterschiedlich großen Markierungen auf einer Weltkarte gezeigt, wie viele Ihrer Empfänger:innen sich wo aufhalten. Auch diese Informationen werden unter Zuhilfenahme des oben beschriebenen unsichtbaren Pixels gewonnen.

Beim Abruf dieses Pixels vom Server übermittelt der abrufende E-Mail Client (z.B. Outlook oder Thunderbird) die aktuelle IP-Adresse der Empfänger:innen. Die IP-Adresse wird dabei mit einer weltweit umfassenden IP-Geo-Datenbank abgeglichen. Dadurch kann genau ermittelt werden, wo sich Personen mit dieser spezifischen IP aufhalten. Diese Datenbank wird wöchentlich aktualisiert, damit die zugeordneten Daten stets aktuell und korrekt sind.

Ermittlung des E-Mail Clients

Zu guter Letzt können Sie mittels E-Mail Tracking ermitteln, mit welchem E-Mail Client Kontakte Ihre Mailings öffnen. Dafür wird ein sogenannter „User Agent String“ verwendet. Der User Agent String ist die Bezeichnung des E-Mail Clients, die Empfänger:innen, genau wie die IP beim Geotracking, beim Abruf des unsichtbaren Pixels mitsenden.

Der User Agent String ist allerdings recht kryptisch. Ein normaler Mensch wäre nur sehr bedingt in der Lage, anhand des User Agent Strings den richtigen E-Mail Client zu ermitteln. Sie bräuchten viel Erfahrung und viele Tests, um eine eindeutige Zuordnung von User Agent zu E-Mail Client treffen zu können. Viele professionelle E-Mail-Marketing-Lösungen sind jedoch in der Lage, sehr genaue Aussagen über die verwendeten E-Mail Clients machen zu können. Und so sieht es aus, wenn der User Agent String einem E-Mail Client zugeordnet wird:

User-Agent-StringE-Mail-Client
Mozilla/5.0 (iPhone; CPU iPhone OS 8_3 like Mac OS X) AppleWebKit/600.1.4 (KHTML, like Gecko) Version/8.0 Mobile/12F70 Safari/600.1.4iOs iPhone
Mozilla/4.0 (compatible; MSIE 7.0; Windows NT 6.1; WOW64; Trident/7.0; SLCC2; .NET CLR 2.0.50727; .NET CLR 3.5.30729; .NET CLR 3.0.30729; Media Center PC 6.0; .NET4.0C; .NET4.0E; AskTbORJ/5.15.14.29495; Microsoft Outlook 14.0.7155; ms-office; MSOffice 14)Desktop Outlook
Outlook-Express/7.0 (MSIE 7.0; Windows NT 6.1; Trident/7.0; SLCC2; .NET CLR 2.0.50727; .NET CLR 3.5.30729; .NET CLR 3.0.30729; Media Center PC 6.0; .NET4.0C; .NET4.0E; Tablet PC 2.0; GWX:RESERVED; TmstmpExt)Windows Live Mail


📩 Fazit: So können Sie Ihre gesendeten E-Mails tracken 

E-Mail Tracking ermöglicht Ihnen detaillierte Einblick in das Öffnungs- und Leseverhalten Ihrer Empfänger:innen. Wenn Sie wissen, wer zu welcher Zeit Ihre E-Mails öffnet, wo sich Ihre Kontakte befinden und auf welche Inhalte diese am meisten klicken, können Sie daraus wertvolle Insights ableiten. So können Sie zum Beispiel künftige E-Mails besser personalisieren und relevantere Inhalte kreieren – und das wiederum kann Ihren Öffnungs- und Klickraten einen Boost verpassen. 

Zur Wahrheit gehört aber auch, dass einige Empfänger:innen das E-Mail Tracking blockieren – oder, wie im Fall von Apple Mail, neue Datenschutzvorkehrungen das Erheben von Öffnungsraten erschweren. Trotzdem sollten Sie nicht auf E-Mail Marketing verzichten: Es ist nach wie vor eines der effektivsten Marketing Tools.

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