Dezember 12, 2022

E-Mail-Marketing-Strategie entwickeln: So geht’s in nur 6 Schritten ✅

Lesezeit ungefähr 13 min
eine person platziert bausteine nebeneinander email marketing strategie

E-Mail-Kampagnen sind wirkungsvoll, relativ günstig und auch für Einsteiger:innen leicht einzurichten. E-Mail Marketing ist also ein echter Erfolgsgarant – oder? 

Ganz so einfach ist es natürlich nicht. Um mit Newslettern und Co. erfolgreich zu sein, brauchen Sie zunächst eine durchdachte E-Mail-Marketing-Strategie. Warum das so ist und wie Sie in nur 6 Schritten Ihre eigene Strategie entwerfen, erfahren Sie in diesem Artikel.

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🤔 Definition: Was ist eine E-Mail-Marketing-Strategie?

Als E-Mail-Marketing-Strategie bezeichnet man einen konkreten Plan, nach dem sich Inhalt und Art Ihrer Marketing E-Mails richten. In diesem Plan werden unter anderem Zielgruppen, Zielsetzungen und Erfolgsfaktoren definiert. Denn nur, wenn Sie wissen, an wen Sie Ihre Marketing E-Mails schicken, was Sie damit bezwecken möchten und wie Sie den Erfolg einer Kampagne messen, können Ihre Mails wirklich erfolgreich sein. 

💡 4 gute Gründe für eine E-Mail-Marketing-Strategie

Eine E-Mail-Marketing-Strategie zu entwerfen, kostet anfänglich etwas Zeit. Warum es sich trotzdem lohnt? Wir stellen Ihnen 4 gute Gründe vor.

Höhere Klickraten

Ob Sie nun einen Sale ankündigen, ein neues Produkt vorstellen oder Ihren Kund:innen Geburtstagsglückwünsche per E-Mail schicken: In der Regel werden Marketing E-Mails verschickt, damit Empfänger:innen damit interagieren. Deshalb sollten Handlungsaufforderungen wie „Jetzt ausprobieren”, „Gutschein einlösen” oder „Kostenlos registrieren” in keiner Mail fehlen. Ein Newsletter, der zwar nett zu lesen ist, jedoch keinerlei Call-to-Actions (CTAs) beinhaltet, ist verschenktes Potential.

Mit der richtigen E-Mail-Marketing-Strategie können Sie Ihre Klickrate erhöhen. Diese gibt an, wie viele Ihrer Empfänger:innen auf mindestens einen Link in Ihrer Mail geklickt haben. Wenn Sie sich in Ihrer E-Mail-Marketing-Strategie zum Ziel gesetzt haben, die Klickrate für Ihre Mailings zu erhöhen, könnten Sie bei der Gestaltung Ihrer Kampagnen zum Beispiel klare, visuell hervorgehobene CTAs einbauen. 

Click-Through-Rate, Bounce Rate und Co.: Auf welche KPIs es im E-Mail Marketing wirklich ankommt, erfahren Sie in diesem Artikel.

Mehr Umsatz

Wenn Ihre Marketing E-Mails ansprechend gestaltet sind und Empfänger:innen einen echten Mehrwert bieten, können Sie maßgeblich dazu beitragen, Ihren Umsatz zu erhöhen. Das gilt vor allem für Mailings, die Rabatte und Sonderangebote enthalten. Räumen Sie solchen E-Mail-Kampagnen in Ihrer E-Mail-Marketing-Strategie genügend Platz ein, wenn Sie möchten, dass Ihre Empfänger:innen mehr und häufiger bei Ihnen einkaufen. 

Bessere Kundenbeziehungen

Unternehmen, die langfristig erfolgreich sein wollen, sollten sich um eine gute Beziehung zu ihren Bestandskund:innen bemühen. Denn glückliche Kund:innen bleiben einem Unternehmen länger treu, kaufen wiederholt dort ein und empfehlen es vielleicht sogar ihren Freund:innen und Bekannten weiter. Mit einer gut durchdachten E-Mail-Marketing-Strategie können Sie genau das erreichen.

Denn kaum ein Marketing-Kanal eignet sich so gut zur Stärkung der Kundenbindung wie die E-Mail. So können Sie neue Interessent:innen, die sich gerade für Ihren Newsletter angemeldet haben, beispielsweise mit einer freundlichen Begrüßungs-Mail willkommen heißen. Bestandskund:innen können Sie mit Jubiläums- oder Geburtstags-E-Mails eine Freude bereiten, und mit Reaktivierungs-Mails zeigen Sie inaktiven Kund:innen, dass Sie sie vermissen.

Langfristige Erfolge 

Wenn Sie schon einmal E-Mails zu Marketing-Zwecken verschickt haben, werden Sie festgestellt haben, dass nicht alle Mailings gleich hohe Öffnungs- und Klickraten verzeichnen. Das kann an verschiedenen Dingen liegen – zum Beispiel am Betreff, am Inhalt oder an der Versandzeit. Wenn Sie Newsletter einfach nur auf gut Glück und ohne Strategie versenden, werden Sie jedoch nie herausfinden, warum ein bestimmtes Mailing besonders gut ankam, ein anderes hingegen kaum gelesen wurde.

Mit einer E-Mail-Marketing-Strategie haben Sie hingegen immer einen Überblick darüber, wann Sie welches Mailing rausgeschickt haben und wie die Mails performt haben. Auf dieser Grundlage können Sie dann schlussfolgern, welche Inhalte am besten ankommen, auf welche CTAs am häufigsten geklickt wird oder welcher Versandzeitpunkt der beste ist. Das hilft Ihnen dabei, künftige E-Mail-Kampagnen entsprechend zu optimieren.

🚀 In 6 Schritten zur erfolgreichen E-Mail-Marketing-Strategie 

Eine eigene E-Mail-Marketing-Strategie zu erstellen ist unkomplizierter, als es anfangs klingen mag. Wir führen Sie durch den gesamten Prozess und zeigen Ihnen, wie Sie in nur 6 Schritten eine solche Strategie entwerfen.

Schritt 1: Vision, Ziele und KPIs festlegen

Am Anfang steht die Vision. Fragen Sie sich, warum Sie überhaupt E-Mail Marketing betreiben möchten. Welche übergeordneten Ziele verfolgen Sie mit Ihrer E-Mail-Marketing-Strategie? Konkrete Ziele könnten sein:

  • den Umsatz erhöhen
  • mehr Traffic für Ihre Website/Ihren Online Shop/Ihren Blog generieren
  • die Bekanntheit Ihrer Marke steigern
  • neue Kund:innen generieren
  • Bestandskund:innen an Ihr Unternehmen binden
  • inaktive Kund:innen reaktivieren

Tipp: Achten Sie darauf, dass Ihre Ziele immer auch zu Ihrer allgemeinen Online-Marketing- und Unternehmensstrategie passen.

Sobald Sie sich im Klaren darüber sind, was Sie mit Ihrer E-Mail-Marketing-Strategie erreichen wollen, geht es an die Feinarbeit. Legen Sie nun fest, mit welcher Art von Marketing E-Mails sich Ihre Ziele am besten umsetzen lassen. Zur Umsatzsteigerung eignen sich Werbe-Mails besonders gut; die Kundenbindung erhöhen Sie hingegen am besten mit Info-Mails.

Sie haben sich ein Ziel gesetzt und sich für ein E-Mail-Format entschieden? Dann bleibt jetzt nur noch eins zu tun: Überlegen Sie sich, wie Sie den Erfolg Ihrer E-Mail-Kampagnen am Ende messen wollen. Denn nur, wenn Sie im Vorfeld konkrete Key Performance Indicators (KPIs) festlegen, können Sie hinterher mit Sicherheit sagen, ob ein Mailing seinen Zweck erfüllt hat oder nicht. Beispiel gefällig?

Soll Ihre E-Mail-Kampagne hauptsächlich dazu dienen, den Umsatz Ihres Unternehmens zu steigern, empfiehlt sich eine Betrachtung der Conversion Rate. Diese gibt an, wie viel Prozent der Empfänger:innen, die auf einen Link in der E-Mail geklickt haben, im Anschluss eine gewünschte Aktion durchgeführt haben. Das kann zum Beispiel der Kauf eines Produkts sein.

Conversion Rate = (Conversions / klickende Empfänger:innen) * 100.

Ist ein Mailing hingegen eher dafür gedacht, Ihre Markenbekanntheit zu steigern und Kund:innen zur Interaktion mit Ihren Newsletter-Inhalten zu bewegen, kann die Klickrate aufschlussreich sein. Denn an der Klickrate erkennen Sie, wie viele Empfänger:innen auf einen Call-to-Action oder einen Link in Ihrer Mail geklickt haben. Daraus können Sie ableiten, ob Ihre Newsletter auch wirklich gelesen oder nur geöffnet werden.

Schritt 2: Zielgruppe definieren

Ein weiterer essentieller Teil einer jeden E-Mail-Marketing-Strategie ist die Definition Ihrer Zielgruppe. Denn mit unpersönlichen Mailings nach dem Motto „one size fits all” werden Sie nicht weit kommen. Ihre Kund:innen haben verschiedene Bedürfnisse, Wünsche und Pain Points – darauf sollten Ihre Mailings zugeschnitten sein. Konkret bedeutet das: Überlegen Sie sich, wen Sie mit Ihren Marketing E-Mails erreichen wollen und passen Sie Inhalt, Betreffzeile und Versandzeit Ihrer Mails entsprechend an.

Fragen Sie sich zum Beispiel, an welcher Stelle der Customer Journey sich die Empfänger:innen befinden, die Sie mit einem bestimmten Mailing ansprechen wollen. Handelt es sich um Leads, Neukund:innen, Bestandskund:innen oder inaktive Kund:innen? Jemand, der gerade erst auf Ihr Unternehmen aufmerksam geworden ist und vielleicht noch nicht ganz davon überzeugt ist, sollte anders angesprochen werden als jemand, der Ihrem Unternehmen schon seit Jahren die Treue hält. 

Mit Daten aus Ihrem CRM-System können Sie Ihre E-Mail-Kampagnen noch besser personalisieren. Dazu gehören Informationen wie Alter, Geschlecht, Standort und Kaufverhalten Ihrer Kontakte.

Bei der Definition Ihrer Zielgruppen kann es außerdem Sinn machen, sich Buyer Personas zur Hilfe zu holen. Das sind fiktive Personen, die typische Eigenschaften Ihrer Zielgruppe aufweisen. Das Erstellen von Buyer Personas hilft Ihnen zu konkretisieren, welche Arten von Kund:innen es in Ihrem Unternehmen gibt, welche Ansprüche diese haben und mit welchen E-Mail-Marketing-Kampagnen Sie sie am effektivsten ansprechen. 

Tipp: Die meisten professionellen E-Mail Marketing Softwares erlauben es Ihnen, Ihre Empfängerlisten nach diversen Kriterien zu segmentieren. So können Sie Ihre Kontakte zum Beispiel nach persönlichen Merkmalen (z.B. Geburtstag, Geschlecht) oder verhaltensbasierten Merkmalen (z.B. Klick auf ein bestimmtes Produkt) sortieren. 

Schritt 3: Kontaktliste aufbauen

Selbst die beste E-Mail-Marketing-Strategie bringt Ihnen nichts, wenn Sie keine Kontakte haben, denen Sie E-Mails schicken können. Deshalb lautet der nächste Schritt: Sammeln Sie die E-Mail-Adressen der Leads und Kund:innen, die Sie künftig anschreiben wollen.

Dafür sollten Sie zunächst ein Newsletter-Anmeldeformular erstellen und dieses gut sichtbar auf Ihrer Website platzieren. In diesem Formular können Interessent:innen dann Ihre E-Mail-Adressen eintragen und sich so für Ihre Marketing E-Mails anmelden. Ganz wichtig: Stellen Sie sicher, dass Ihr Anmeldeformular DSGVO-konform ist. Weisen Sie Ihre potentiellen Empfänger:innen zum Beispiel auf Möglichkeiten zur Abmeldung, Ihre Datenschutzerklärung sowie den Zweck für die Datenerhebung und -verarbeitung hin. Verwenden Sie unbedingt auch das Double-Opt-in-Verfahren.

Mehr zum Thema DSGVO und Datenschutz im E-Mail Marketing können Sie hier nachlesen.

Machen Sie Ihren Newsletter-Abonnent:innen außerdem von vornherein klar, was sie erwartet, wenn Sie sich für Ihren Newsletter anmelden. Einen Mehrwert bieten beispielsweise eBooks, Whitepaper oder ein Willkommensrabatt. Aber Achtung: Wenn Sie solche Inhalte ankündigen, müssen Sie auch Wort halten und sie in Ihrem Newsletter liefern. Ansonsten melden sich Ihre neu gewonnenen Kontakte schnell wieder ab.

Haben Sie sich erst einmal einen eigenen E-Mail-Verteiler aufgebaut, gilt es, diesen regelmäßig auf inaktive Kontakte zu überprüfen. Wenn Sie feststellen, dass ein Kontakt seine Mailings nicht mehr öffnet, können Sie ihm eine Reaktivierungs-Mail schicken. Sollte immer noch keine Reaktion erfolgen, empfiehlt es sich, den Kontakt aus Ihrem Verteiler zu entfernen – denn damit verbessern Sie Ihre Zustellrate. Außerdem geht die Qualität einer E-Mail-Liste über deren Quantität.

Und noch ein Tipp: Auch, wenn es verlockend klingt, sollten Sie keine E-Mail-Adressen kaufen. Denn der Versand von Marketing-Nachrichten an solche Adressen ist rechtswidrig. Obendrein haben die Kontakte auf dieser Liste höchstwahrscheinlich gar kein Interesse an Ihren Produkten.

Schritt 4: Eine E-Mail Marketing Software einrichten

Damit Ihre E-Mail-Marketing-Strategie Früchte trägt, sollten Sie nichts dem Zufall überlassen. Das gilt besonders für den Versand Ihrer E-Mail-Kampagnen. Zwar können Sie theoretisch Massenmails mit kostenlosen E-Mail-Programmen wie Thunderbird und Outlook verschicken, praktisch sollten Sie sich jedoch nach einer professionellen Newsletter Software umschauen. Warum?

Thunderbird, Outlook und Co. haben ein Versandlimit, keinerlei Reporting-Funktionen und sehr begrenzte Gestaltungsmöglichkeiten. Außerdem landen Massenmails, die über solche Programme versendet werden, oft im Spam-Ordner der Empfänger:innen. Mit einer Software, die auf Newsletter Marketing spezialisiert ist, können Sie hingegen E-Mails erstellen, die nicht nur gut aussehen, sondern auch gut ankommen – Stichwort Zustellbarkeit. Viele solcher Lösungen können Sie kostenlos testen; einige bieten sogar dauerhaft kostenlose Versionen an.

Welche der vielen E-Mail Marketing Tools nun das richtige ist, müssen Sie für sich selbst entscheiden. Um Ihnen die Entscheidung etwas zu erleichtern, kommt hier eine Checkliste mit den wichtigsten Auswahlkriterien:

  • Versandhäufigkeit: Wie häufig und in welchen Abständen verschicke Sie E-Mails? Das spielt vor allem bei der Kostenberechnung eine Rolle.
  • Anzahl der Abonnent:innen: Wie viele Empfänger:innen stehen auf Ihrer E-Mail-Liste? Einige Anbieter rechnen nach Anzahl Ihrer Kontakte ab – unabhängig davon, wie viele E-Mails Sie tatsächlich verschicken. Je nach Größe Ihrer Kontaktliste kann das schnell teuer werden.
  • Funktionen: Welche E-Mail-Marketing-Funktionen möchten Sie nutzen? Viele Unternehmen legen beispielsweise Wert auf solide Marketing-Automation-Funktionen.
  • DSGVO: Wie wichtig ist Ihnen ein zu 100% DSGVO-konformer Anbieter?  
  • Benutzerfreundlichkeit: Ist die Software für Sie einfach zu bedienen?
  • Lokalisierung: Legen Sie Wert auf deutschsprachigen Kundensupport und eine deutsche Benutzeroberfläche?

Noch unentschlossen, welche Lösung am besten zu Ihnen passt? Unser Artikel zu den besten Newsletter Softwares hilft Ihnen bei der Entscheidung.

Schritt 5: Inhalte erstellen

Wenn Sie an diesem Schritt angelangt sind, sind Sie schon weit gekommen! Jetzt geht es darum, Ihre E-Mail-Marketing-Strategie anzuwenden und relevante Inhalte für Ihre E-Mail-Kampagnen zu erstellen.

In Schritt 2 haben Sie sich überlegt, welche Zielgruppe Sie erreichen wollen und mit welcher Art von Kampagne das am besten funktioniert. Jetzt geht es an die Umsetzung. Melden Sie sich dafür in der E-Mail Marketing Software Ihrer Wahl an und navigieren Sie zum E-Mail Editor. Die meisten Lösungen bieten Ihnen mittlerweile intuitive Drag & Drop Editoren an, für die Sie keinerlei technische Vorkenntnisse benötigen. Stattdessen arbeiten Sie hier mit vorgefertigten Bausteinen wie Textblöcken, Platzhalter für Bilder, CTA Buttons und mehr, die Sie einfach an die gewünschte Stelle in Ihrer Mail ziehen und personalisieren können. Noch einfacher geht die E-Mail-Erstellung, wenn Sie auf vorgefertigte Templates zurückgreifen.

Welche Inhalte Sie konkret in Ihre E-Mail einbauen, bleibt ganz Ihnen überlassen. Doch was auch immer Sie tun: Besinnen Sie sich stets auf Ihre E-Mail-Marketing-Strategie und schneiden Sie Ihre Inhalte passgenau auf Ihre Ziele und Zielgruppen zu. Außerdem sollten Sie sich an einige Grundregeln halten, was das Layout Ihrer E-Mail-Kampagnen angeht. Ein gelungenes E-Mail Layout besteht aus folgenden Bausteinen:

  • Betreffzeile: Diese sollte kurz, aussagekräftig und persönlich sein, damit sie im Posteingang Ihrer Empfänger:innen hervorsticht.
  • Preheader: Diesen können Sie dafür nutzen, um Ihre Betreffzeile zu ergänzen und auf den Inhalt Ihrer Mail neugierig zu machen.
  • Kopfzeile: Hierhin gehören Firmenlogo, Titelbild, Überschrift und einen Link zur Browser-Ansicht.
  • Hauptteil: das Herzstück Ihrer Marketing E-Mails
  • Footer: Hier sollten ein Verweis auf Ihr Impressum sowie ein Abmeldelink nicht fehlen.

Passen Sie das Design Ihrer E-Mails außerdem an Ihre Markenidentität an und nutzen Sie visuelle Elemente, z.B. Bilder und GIFs, um mehr Leben in Ihre Mailings zu bringen.

Mit unseren Tipps und Tricks zu den Themen Newsletter Design und Bilder in E-Mails gestalten Sie im Handumdrehen ansprechende Kampagnen.

Wenn das geschafft ist, bleibt nur noch eins zu tun: Ihre E-Mail unter die Leute bringen! 

Hier kann es sich lohnen, im Vorfeld etwas zu recherchieren, um die perfekte Versandzeit herauszufinden und so Ihre Öffnungsrate zu erhöhen. Manche Newsletter Tools, z.B. Sendinblue, ermitteln die optimale Versandzeit für individuelle Empfänger:innen sogar ganz automatisch.

Welche Arten von E-Mails gibt es eigentlich?

Schritt 6: Erfolg messen

Ihre E-Mail-Marketing-Strategie steht und die erste Kampagne ist versandt. Glückwunsch! Anstatt direkt die nächste E-Mail-Kampagne zu planen, sollten Sie sich jedoch etwas Zeit nehmen, um einen letzten wichtigen Schritt zu gehen: Messen Sie die Performance Ihrer E-Mail. Sie wollen schließlich wissen, ob Ihre E-Mail-Marketing-Strategie auch die gewünschten Erfolge erzielt, oder?

Auch für das Reporting nutzen Sie am besten eine professionelle E-Mail Marketing Software. Gehen Sie in Ihr Dashboard und schauen Sie sich die dort verfügbaren Metriken genau an: Wie viele Personen haben Ihr Mailing geöffnet und auf Links geklickt? Und wie hoch ist die Abmelderate? Für E-Commerce-Unternehmen kann außerdem die Berechnung der Conversion Rate interessant sein.

Diese Daten können Ihnen Aufschluss darüber geben, wie Ihre Marketing Mails bei Ihren Empfänger:innen ankommen. So können Sie zum Beispiel erkennen, welche Inhalte besonders gern angeklickt werden und welche eher weniger. Diese Erkenntnis können Sie wiederum dafür nutzen, um zukünftige Kampagnen zu verbessern.

Tipp: Mit A/B-Tests können Sie verschiedene Betreffzeilen und Newsletter-Inhalte gegeneinander testen und so faktenbasiert entscheiden, welche davon besser performen.

📩 Fazit: Warum sich eine E-Mail-Marketing-Strategie lohnt

Wenn Sie es mit Ihrem E-Mail Marketing ernst meinen, ist das Erstellen einer E-Mail-Marketing-Strategie unverzichtbar. Denn nur, wenn Sie sich von Anfang an im Klaren darüber sind, was Sie erreichen wollen, können Sie systematisch auf Ihre Ziele hinarbeiten. 

Mindestens genauso wichtig wie eine kluge E-Mail-Marketing-Strategie ist eine professionelle E-Mail-Marketing-Lösung. Damit können Sie E-Mail-Kampagnen gestalten, versenden und analysieren. Mittlerweile gibt es Softwares für jedes Budget und jeden Anspruch – einige davon sind sogar völlig kostenlos.

Also: An die Stifte, fertig, los! Erstellen Sie noch heute Ihre eigene E-Mail-Marketing-Strategie und versenden Sie bald schon erfolgreiche E-Mail-Kampagnen.

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