April 14, 2021

Was sind E-Mail Autoresponder und wie richte ich sie ein?

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email autoresponder

Wenn du neu im E-Mail Marketing bist, hast du sicherlich eines schon bemerkt: An Akronymen und Fachbegriffen mangelt es hier nicht. Der Begriff Autoresponder ist definitiv einer von ihnen.

Höchstwahrscheinlich hast du sogar schon einmal eine Autoresponse E-Mail versendet, ohne es bewusst mit diesem Fachbegriff in Verbindung zu bringen. Denn ein bekanntes Beispiel für Autoresponder sind Abwesenheits-E-Mails, die du einstellst, bevor du in den Urlaub fährst. 

Im E-Mail Marketing funktioniert ein Autoresponder auf ganz ähnliche Weise. Allerdings mit anderen Anwendungsfällen und Endzielen.

Wir verraten dir in diesem Artikel alles, was du zum Thema Autoresponder wissen musst. Denn das Thema Marketing Automation ist gerade in schnelllebigen, digitalen Zeiten wie heute nicht zu vernachlässigen.

Was ist ein E-Mail Autoresponder?

Im Prinzip ganz simpel: E-Mail Autoresponder (auch Autoreply genannt) sind automatisch versendete E-Mails

Der E-Mail-Versand wird durch vordefinierte Ereignisse (sogenannte Trigger) wie zum Beispiel die Anmeldung zum Newsletter ausgelöst.

Fast alle professionellen E-Mail Marketing Softwares (Brevo, Mailchimp, etc.) bieten heutzutage irgendeine Form von Autoresponder-Funktion an. Worin sich die Plattformen jedoch unterscheiden, ist der Grad der Komplexität dieser Funktion – aber dazu später mehr.

Wichtig für dich zu wissen ist: Ein E-Mail Autoresponder ist quasi die einfachste Form von Marketing-Automatisierung.

Erfahre hier alles, was du zum Thema Marketing Automation wissen musst.

Der Unterschied zwischen E-Mail Marketing Automation und E-Mail Autoresponder?

Bei Marketing Automation Workflows handelt es sich um komplexere Abläufe, wobei das Ergebnis von Wenn/Dann/Sonst-Bedingungen bestimmt wird. Wir empfehlen den Einsatz von Marketing-Automatisierung, wenn du automatisch auf die Aktionen bzw. das Verhalten deiner Kontakte reagieren willst. Versendest du beispielsweise einen Rabatt-Coupon, dann kannst du eine automatische Nachricht an diejenigen Kontakte verschicken, die auf den Link geklickt haben, sowie eine andere automatische E-Mail an diejenigen Kontakte, die den Link nicht geklickt haben.

Autoresponder-Sequenzen sind hingegen starrer und weniger komplex in ihrem Ablauf. Sie sind besonders geeignet, wenn du eine fortlaufende Serie von Nachrichten in bestimmten Abständen versenden möchtest. Mehr dazu weiter unten in den Beispielen.

Die Vorteile von Autoresponder E-Mails

Autoresponder E-Mails lohnen sich sowohl für dich als Marketer, als auch für deine Kundschaft. 

Falls du noch keine Autoresponse E-Mails versendest, überzeugen dich vielleicht die folgenden Punkte:

  • Du sparst Zeit: Dank der Autoresponse-Funktion musst du nicht jede E-Mail manuell erstellen und an all deine Empfänger:innen einzeln verschicken. Stell dir mal vor, wie viele unzählige Stunden du dadurch sparst! Ist die Autoresponder E-Mail einmal erstellt, versendet sie sich ganz von selbst. Immer und immer wieder.
  • Du entlastest Personal: Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist es wichtig, dass sich Mitarbeitende nicht von wiederholenden Aufgaben ablenken lassen, sondern auf ihre Kerntätigkeiten und die wirklich wichtigen Dingen im Arbeitsalltag fokussieren. Damit steigt die Produktivität der Mitarbeiter:innen selbst und somit auch der Erfolg deines Unternehmens.
  • Du verbesserst deine Kommunikation: Ob die neuesten Angebote, Produkte oder Unternehmens-News – Autoresponder E-Mails sind eine einfache und schnelle Möglichkeit, um Kund:innen auf dem Laufenden zu halten.
  • Du stärkst deine Kundenbeziehung: Autoresponder E-Mails sind immer relevant und sorgen somit für ein besseres Kundenerlebnis. Mit Autoresponse E-Mails kannst du die Customer Journey aller Kund:innen in Echtzeit betreuen und versendest immer die richtige Botschaft zur richtigen Zeit. Und das wiederum stärkt das Vertrauen in deine Marke.
  • Du steigerst deine Umsätze: Nutze die Momente, in denen das Interesse an deiner Marke am größten ist. Biete beispielsweise in deinen automatisierten Willkommens-Mail einen Rabattcode an und lass so Umsätze wachsen.

Autoresponder sind nur etwas für große Unternehmen?

Weit gefehlt. 

Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen profitieren davon. Denn mithilfe des einfachen Automatisierungsprozesses lassen sich im Nullkommanix personelle, zeitliche und finanzielle Engpässe im Bereich des digitalen Marketings deutlich reduzieren.

Und das Beste an E-Mail Autorespondern? Die Einrichtung ist denkbar einfach.

Betrachte Autoresponder E-Mails einfach als Ergänzung zu deiner Marketing-Kampagne.

Anwendungsbeispiele für Autoresponder im E-Mail Marketing

Es gibt unzählige Beispiele dafür, wie du E-Mail Autoresponder in der Praxis einsetzen kannst. 

Im Folgenden stellen wir dir die beliebtesten Anwendungsbeispiele vor.

Autoresponder-Beispiel: Double Opt-in Mail

Du weißt ja: Im E-Mail Marketing führt kein Weg am Datenschutz vorbei. Seit dem 25. Mai 2018 gilt in der gesamten Europäischen Union die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Das heißt: Wenn dein Unternehmen personenbezogene Daten von EU-Bürger:innen erhebt und verarbeitet, benötigst du zum Versenden deiner E-Mails immer das Einverständnis deiner Kontakte.

Mit einer Double Opt-in Mail geht das kinderleicht. Im Prinzip läuft das Double Opt-in-Verfahren so ab: 

  • Jemand meldet sich mit seiner oder ihrer E-Mail-Adresse für deinen Newsletter an.
  • Du versendest eine automatisierte E-Mail mit einem individuellen Link, um sich die Anmeldung bzw. Registrierung DSGVO-konform bestätigen zu lassen.
  • Et voilà: Du hast einen Kontakt mehr in deiner Verteilerliste. Ohne Klick auf diesen Link darfst du keine E-Mails versenden. 

Obwohl die DSGVO nicht explizit zum Double Opt-in-Verfahren verpflichtet, ist es definitiv die einfachste Lösung, um die aktive und eindeutige Einwilligung deiner Empfänger:innen einzuholen.

Außerdem bist du mit Double Opt-in Mails nicht nur datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite, sondern stellst auch sicher, dass deine Kontakte eine korrekte E-Mail-Adresse eingegeben haben und deinen Newsletter auch wirklich erhalten möchten. Und das wirkt sich wiederum positiv auf deine Empfängerqualität und damit auch auf deine Zustellrate aus.

Long story short: Double Opt-ins sind Autoresponder Mails, die wirklich jeder Marketer verwenden sollte.

Autoresponder-Beispiel: Willkommens-Mailing

Die automatisierte Willkommens-Mail ist ebenfalls eine sehr beliebte Autoresponder E-Mail und erfolgt in der Regel direkt nach der Bestätigung der Newsletter-Anmeldung, also nach Abschluss des Double Opt-ins

Sie gehört zu denjenigen E-Mails mit der höchsten Öffnungsrate. Denn deine Empfänger:innen haben sich schließlich soeben aktiv und freiwillig in deinem Onlineshop oder für deinen Newsletter angemeldet. Nutze dieses Potenzial!

Heiße neue Newsletter-Abonnent:innen willkommen und schaffe so von Anfang an eine enge Kundenbindung. Denn: Der berühmte erste Eindruck zählt auch im E-Mail Marketing. 

Versende Autoresponder Welcome Mails aber nicht nur, um neue Abonnent:innen zu begrüßen und dich für das Interesse an deiner Marke zu bedanken. Nutze die Aufmerksamkeit, um beispielsweise auch deine Blog Highlights zu bewerben oder Empfänger:innen mit einem exklusiven Rabatt-Coupon zu überraschen.

Lass dich gerne von unserer Autoresponder-Willkommens-Mail inspirieren, die wir im Rahmen unseres Brevo Blog Newsletters versenden:

So heißt du deine Kund:innen richtig willkommen: in wenigen Schritten zur perfekten Willkommens-Mail.

Weitere Einsatzmöglichkeiten für E-Mail Autoresponder

Neben automatisierten Double Opt-in E-Mails und Willkommens-Mails gibt es natürlich noch viele weitere Möglichkeiten, um Autoresponder effektiv für dein E-Mail Marketing zu nutzen. 

Beliebte Einsatzmöglichkeiten sind zum Beispiel auch:

  • Geburtstags-/Jubiläums-E-Mails: Vergiss dank Autoresponder nie wieder einen Geburtstag oder ein Jubiläum. Personalisierte E-Mails wie diese sind nicht nur super einfach umzusetzen, sondern auch super effektiv. Versende zur Feier des Tages ein individuelles Geschenk (exklusive Event-Einladung, Rabatt-Coupon, E-Book Downloadlink etc.) und zeige auf diese Weise besondere Wertschätzung.
  • Warenkorbabbrecher-Mails: Warenkorbabbrecher:innen sind im E-Commerce leider keine Seltenheit. Versende automatisierte Nachfass-Mailings, die auf Grundlage der Artikel im Warenkorb ähnliche Produktempfehlungen enthalten. Oder locke sie mit exklusiven und zeitlich begrenzten Angeboten oder Gutscheinen zurück in deinen Onlineshop.
  • Reaktivierungs-Mails: Ruf dich bei inaktiven Kontakten wieder ins Gedächtnis und mache auf dich aufmerksam. Versende deine automatisierte Reaktivierungs-Mail beispielsweise an Kontakte, die (je nach Versandfrequenz) deinen Newsletter in den letzten 3 Monaten nicht geöffnet haben.
  • Onboarding Mails: Onboarding-E-Mails sind eine super Möglichkeit, um mit neuen Kund:innen in Kontakt zu bleiben und sie mit deinem Produkt vertraut zu machen. Leite Nutzer:innen Schritt für Schritt an, wann und wo sie es benötigen (z.B. bei der Integration eines bestimmten Plugins).
  • Feedback E-Mails: In Feedback Mails kannst du deine Kund:innen darum bitten, bestimmte Produkte, Dienstleistungen oder Veranstaltungen zu bewerten. Integriere eine Umfrage oder eine Bewertungsskala, um herauszufinden, wie Kund:innen über dein Unternehmen denken.

Erfahre hier alles über die drei beliebtesten Marketing Automation Workflows.

Achtung: Nicht für Transaktions-E-Mails geeignet

Eine wichtige Info, die du immer im Hinterkopf behalten solltest: E-Mail Autoresponder sind nicht für den Versand von Transaktions-E-Mails geeignet. 

Konkret meinen wir damit jegliche Form von Auftragsbestätigungen, Versandbenachrichtigungen oder andere zeitkritische E-Mails, die nach einer Transaktion versendet werden.

Denn Transaktions-E-Mails werden über einen SMTP-Server verschickt und dienen einem anderen Zweck als Marketing E-Mails. 

Noch mehr zum Thema Transaktionsmails erfährst du in unserem ausführlichen Blog-Artikel.

Einige E-Mail-Marketing-Plattformen – Brevo inbegriffen – ermöglichen es dir, sowohl Marketing- als auch Transaktions-E-Mails unter einem Dach zu verwalten. 

Bei Mailchimp, GetResponse und HubSpot beispielsweise ist der Versand von transaktionalen E-Mails zwar möglich, aber nicht wie bei Brevo direkt in der Software verfügbar und integriert. Du müsstest bei Mailchimp und GetResponse noch ein zusätzliches, kostenpflichtiges Add-On (z.B. Mandrill) dazukaufen.

In unserem Mailchimp-Vergleich erfährst du, wie der Anbieter gegenüber anderen Marketing Tools abschneidet. Wenn du nach einer HubSpot-Alternative suchst, empfehlen wir dir unseren HubSpot-Vergleich.

So wählst du das passende Autoresponder Tool

Konnten wir dich bereits von Autoresponder E-Mails begeistern? Wenn ja, dann geht es nun an die Wahl des passenden Tools. 

Zugegeben, der Markt ist groß und macht die Wahl zu einer echten Herausforderung. Es gibt viele Autoresponder-Plattformen, deren Funktionen und Preise sich zum Teil erheblich unterscheiden. 

Bevor du dich für eine Software entscheiden, beantworte dir zunächst folgende Fragen:

  • Wie hoch ist dein Budget
  • Wie viele E-Mails versendest du pro Monat?
  • Wie viele Kontakte hast du in deiner Liste?
  • Welche Automatisierungsfunktionen sind dir wichtig?
  • Hast du vor, transaktionale E-Mails wie zum Beispiel Bestell-, Versand- oder Terminbestätigungen zu versenden? Wie bereits gesagt: Transaktions-Mails sind keine Autoresponder E-Mails, aber viele Marketer:innen bevorzugen es, alle E-Mails unter einem Dach mit einem Tool zu managen und zu versenden. Deshalb solltest du diesen Punkt bei deiner Wahl eventuell auch mit in Erwägung ziehen.

Achte bei der Wahl deiner E-Mail Marketing Software vor allem darauf, was der Dienst in Bezug auf E-Mail-Automatisierung zu bieten hat.

Vergleiche hier alle Funktionen und Preise der 12 beliebtesten Newsletter Softwares.

Wenn du Formulierungen wie „einfache Automatisierungssequenzen” liest, bezieht sich das auf den E-Mail Autoresponder. Achte darauf, dass hierbei alle einfachen Anwendungsfälle, die wir dir oben vorgestellt haben, mit abgedeckt sind. 

Autoresponder sind wie gesagt nur ein Teil von Marketing Automation. Sobald du erste Ergebnisse deiner Autoresponder E-Mails siehst, wirst du mit Sicherheit noch tiefer in die Welt der Marketing-Automatisierung eintauchen wollen. 

Wirf also unbedingt auch einen Blick auf weitere Marketing-Automatisierungsfunktionen (z.B. Segmentierung, Lead Scoring, SMS Automation etc.). 

Die gute Nachricht: Mit dem kostenlosen E-Mail Autoresponder von Brevo kannst du täglich bis zu 300 automatisierte E-Mails an 2.000 Kontakte versenden!

Die noch bessere Nachricht: Auch erweiterte Marketing Automation Workflows sind bereits im kostenlosen Paket von Brevo verfügbar.

Probier es einfach einmal aus. Denn: Warum heute tun, was du gestern hättest automatisieren können?

So richtest du einen E-Mail Autoresponder ein

Theorie schön und gut. Wie sieht das Ganze aber nun in der Praxis aus? 

Wir zeigen dir am Beispiel der Willkommens-Mail, wie du Schritt für Schritt einen E-Mail Autoresponder mit Brevo einrichtest.  

 Schritt 1: Erstelle deine Willkommens-E-Mail-Vorlage

First things first: Erstelle als erstes deine Willkommens-E-Mail-Vorlage, das heißt die E-Mail, die letztlich im Postfach deiner Empfänger:innen landen soll.

Gehe hierfür im Haupt-Dashboard zu „Kampagnen” und klicke auf „Vorlagen”. Du kannst entweder eine neue Vorlage erstellen oder eine der Standardvorlagen von Brevo verwenden.

Speichere am Ende deine Vorlage.

Schritt 2: Erstelle einen Marketing-Automatisierungs-Workflow

E-Mail-Vorlage erstellt? Super. Dann geht es im nächsten Schritt an die Erstellung des E-Mail-Automatisierungs-Workflows. 

Bei Brevo stehen dir hierfür zwei Optionen zur Auswahl. Du kannst entweder:

  • einen eigenen Workflow von Grund auf erstellen

ODER

  • eine Workflow-Vorlage von Brevo verwenden.

Gehe zu „Automations“ und klicke dann auf „Automatisierung erstellen“. Wähle anschließend den Workflow „Willkommensnachricht” aus.

Das System führt dich nun durch alle Schritte, die zur Erstellung deiner Willkommens-E-Mail nötig sind.

Schritt 3: Wähle deine E-Mail-Liste aus

Mal angenommen, du möchtest deine Willkommens-Mail an neue Newsletter-Abonnent:innen verschicken. 

Wie du weißt, ist dein Newsletter-Anmeldeformular immer mit einer Kontaktliste verknüpft, in der neue Abonnent:innen gespeichert und hinzugefügt werden.

Wähle nun diese Verteilerliste in den Workflow-Einstellungen aus. 

So erstellen Sie einen E-Mail Autoresponder für Ihre Willkommensnachricht

Schritt 4: Bestimme den Versandzeitpunkt

Entscheide, wie viel Zeit vergehen soll, bis Abonnent:innen eine Willkommensnachricht von dir erhalten.

Unser Tipp: Lass nicht zu viel Zeit verstreichen und versende die Willkommens-Mail so schnell wie möglich. Wir empfehlen eine Zeitspanne von ca. 1-3 Minuten. So hat dein Kontakt dich garantiert noch in Erinnerung. 

So erstellen Sie einen E-Mail Autoresponder für Ihre Willkommensnachricht

Schritt 5: Wähle deine Willkommen-E-Mail-Vorlage aus

Wähle nun die E-Mail-Vorlage für deine Willkommensnachricht aus, die du im ersten Schritt erstellt und gestaltet hast.

So erstellen Sie einen E-Mail Autoresponder für Ihre Willkommensnachricht

Schritt 6. Aktiviere den Workflow

Du hast es fast geschafft!

Wirf nun einen Blick auf deinen eben erstellen Workflow. Wenn alles korrekt ist, klicke oben rechts auf „aktivieren”.

Et voilà: Du hast deinen ersten E-Mail Autoresponder erstellt.

Falls du noch unsicher bist: In diesem kurzen Video aus unserem kostenlosen E-Mail-Marketing-Seminar (Brevo Academy) wird noch einmal alles Schritt für Schritt erklärt. 

Bring dein E-Mail Marketing mit Autorespondern auf ein neues Level

Du weißt nun, welche Vorteile dir E-Mail Autoresponder bieten und wie du automatisierte E-Mail im Handumdrehen einrichtest.

Wie du gesehen hast, ist die Einrichtung eines Autoresponders mit der passenden Software ein echtes Kinderspiel. Probiere es einfach selbst aus.

Wirf einen Blick auf die Customer Journey und markiere alle Stellen, an denen Autoresponse E-Mails einen echten Mehrwert bringen können.

Automatisiere deine Marketing-Prozesse und verbessere noch heute deine Kundenkommunikation – und treibe deine Umsätze nach oben.

Falls du noch mehr über Automatisierung erfahren möchtest, empfehlen wir dir diese Blog-Artikel:

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