April 14, 2021

Was sind E-Mail Autoresponder und wie richte ich sie ein? 💡

Lesezeit ungefÀhr 14 min
Was sind Autoresponder und wie richte ich sie ein?

Wenn Sie neu im E-Mail Marketing sind, haben Sie sicherlich eines schon bemerkt: An Akronymen und Fachbegriffen mangelt es hier nicht. Der Begriff Autoresponder ist definitiv einer von ihnen.

Wir verraten Ihnen in diesem Artikel alles, was Sie zum Thema Autoresponder wissen mĂŒssen. Denn gerade in schnelllebigen, digitalen Zeiten wie heute ist es wichtig, dass Sie den Marketing Slang fließend drauf haben und stets den Überblick behalten.

Höchstwahrscheinlich haben Sie sogar schon einmal eine Autoresponse E-Mail versendet, ohne es bewusst mit diesem Fachbegriff in Verbindung zu bringen. Denn ein bekanntes Beispiel fĂŒr Autoresponder sind Abwesenheits-E-Mails, die Sie einstellen, bevor Sie in den Urlaub fahren. 

Im E-Mail Marketing funktioniert ein Autoresponder auf ganz Àhnliche Weise. Allerdings mit anderen AnwendungsfÀllen und Endzielen.

đŸ€” Was ist ein E-Mail Autoresponder?

Im Prinzip ganz simpel: E-Mail Autoresponder (auch Autoreply genannt) sind automatisch versendete E-Mails

Der E-Mail-Versand wird durch vordefinierte Ereignisse (sogenannte Trigger) wie zum Beispiel die Anmeldung zum Newsletter ausgelöst.

Fast alle professionellen E-Mail Marketing Softwares (Sendinblue, Mailchimp, etc.) bieten heutzutage irgendeine Form von Autoresponder-Funktion an. Worin sich die Plattformen jedoch unterscheiden, ist der Grad der KomplexitĂ€t dieser Funktion – aber dazu spĂ€ter mehr.

Wichtig fĂŒr Sie zu wissen ist: Ein E-Mail Autoresponder ist quasi die einfachste Form von Marketing-Automatisierung.

Erfahren Sie hier alles, was Sie zum Thema Marketing Automation wissen mĂŒssen und erhalten Sie zudem ein kostenloses E-Book.

Der Unterschied zwischen E-Mail Marketing Automation und E-Mail Autoresponder?

Bei Marketing Automation Workflows handelt es sich um komplexere AblÀufe, wobei das Ergebnis von Wenn/Dann/Sonst-Bedingungen bestimmt wird. Wir empfehlen den Einsatz von Marketing-Automatisierung, wenn Sie automatisch auf die Aktionen bzw. das Verhalten Ihrer Kontakte reagieren wollen. Versenden Sie beispielsweise einen Rabatt-Coupon, dann können Sie eine automatische Nachricht an diejenigen Kontakte verschicken, die auf den Link geklickt haben, sowie eine andere automatische E-Mail an diejenigen Kontakte, die den Link nicht geklickt haben.

Autoresponder-Sequenzen sind hingegen starrer und weniger komplex in ihrem Ablauf. Sie sind besonders geeignet, wenn Sie eine fortlaufende Serie von Nachrichten in bestimmten AbstÀnden versenden möchten. Mehr dazu weiter unten in den Beispielen.

💙 Die Vorteile von Autoresponder E-Mails

Autoresponder E-Mails lassen sowohl auf Kund:innenseite als auch auf Marketer:innenseite Herzen höher schlagen. 

Falls Sie also bisher noch keine Autoresponse E-Mails versenden, dann ĂŒberzeugen Sie ja vielleicht die folgenden Punkte:

  • Sie sparen Zeit: Dank der Autoresponse-Funktion mĂŒssen Sie nicht jede E-Mail manuell erstellen und an all Ihre EmpfĂ€nger:innen einzeln verschicken. Stellen Sie sich mal vor, wie viele unzĂ€hlige Stunden Sie dadurch sparen? Ist die Autoresponder E-Mail einmal erstellt, versendet sie sich ganz von selbst. Immer und immer wieder.
  • Sie entlasten Personal: Gerade in Zeiten von FachkrĂ€ftemangel ist es immer wichtiger, dass sich Mitarbeiter:innen nicht von wiederholenden Aufgaben ablenken lassen, sondern auf ihre KerntĂ€tigkeiten und die wirklich wichtigen Dingen im Arbeitsalltag fokussieren. Damit steigt die ProduktivitĂ€t der Mitarbeiter:innen selbst und somit auch der Erfolg Ihres Unternehmens.
  • Sie verbessern Ihre Kommunikation: Ob die neuesten Angebote, Produkte oder Unternehmens-News – Autoresponder E-Mails sind eine einfache und schnelle Möglichkeit, um Kund:innen auf dem Laufenden zu halten.
  • Sie stĂ€rken Ihre Kund:innenbeziehung: Autoresponder E-Mails sind immer relevant und sorgen somit fĂŒr ein besseres Kund:innenerlebnis. Mit Autoresponse E-Mails können Sie die Customer Journey aller Kund:innen in Echtzeit betreuen und versenden immer die richtige Botschaft zur richtigen Zeit. Und das wiederum stĂ€rkt das Vertrauen in Ihre Marke.
  • Sie steigern Ihre UmsĂ€tze: Nutzen Sie die Momente, in denen das Interesse an Ihrer Marke am grĂ¶ĂŸten ist. Bieten Sie beispielsweise in Ihrer automatisierten Willkommens-Mail einen Rabattcode an und lassen Sie so UmsĂ€tze wachsen.

Autoresponder sind nur etwas fĂŒr große Unternehmen?

Weit gefehlt. 

Vor allem kleine und mittelstÀndische Unternehmen profitieren davon. Denn mithilfe des einfachen Automatisierungsprozesses lassen sich im Nullkommanix personelle, zeitliche und finanzielle EngpÀsse im Bereich des digitalen Marketings deutlich reduzieren.

Und das Beste an E-Mail Autorespondern? Die Einrichtung ist denkbar einfach.

Betrachten Sie Autoresponder E-Mails einfach als ErgÀnzung zu Ihrer Marketing-Kampagne.

😍 Anwendungsbeispiele fĂŒr Autoresponder im E-Mail Marketing

Es gibt unzĂ€hlige Beispiele dafĂŒr, wie Sie E-Mail Autoresponder in der Praxis einsetzen können. 

Im Folgenden stellen wir Ihnen die beliebtesten Anwendungsbeispiele vor.

Autoresponder-Beispiel: Double Opt-in Mail

Sie wissen ja: Im E-Mail Marketing fĂŒhrt kein Weg am Datenschutz vorbei. Seit dem 25. Mai 2018 gilt in der gesamten EuropĂ€ischen Union die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Das heißt: Wenn Ihr Unternehmen personenbezogene Daten von EU-BĂŒrger:innen erhebt und verarbeitet, benötigen Sie zum Versenden Ihrer E-Mails immer das EinverstĂ€ndnis Ihrer Kontakte.

Mit einer Double Opt-in Mail geht das kinderleicht. Im Prinzip lĂ€uft das Double Opt-in-Verfahren so ab: 

  • Jemand meldet sich mit seiner oder ihrer E-Mail-Adresse fĂŒr Ihren Newsletter an.
  • Sie versenden eine automatisierte E-Mail mit einem individuellen Link, um sich die Anmeldung bzw. Registrierung DSGVO-konform bestĂ€tigen zu lassen.
  • Et voilĂ : Sie haben einen Kontakt mehr in Ihrer Verteilerliste. Ohne Klick auf diesen Link können und dĂŒrfen Sie keine E-Mails versenden. 

Obwohl die DSGVO nicht explizit zum Double Opt-in-Verfahren verpflichtet, ist es definitiv die einfachste Lösung, um sich die aktive und eindeutige Einwilligung Ihrer EmpfÀnger:innen einzuholen.

Außerdem sind Sie mit Double Opt-in Mails nicht nur datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite, sondern stellen auch sicher, dass Ihre Kontakte eine korrekte E-Mail-Adresse eingegeben haben und Ihren Newsletter auch wirklich erhalten möchten. Und das wirkt sich wiederum positiv auf Ihre EmpfĂ€nger:innenqualitĂ€t und damit auch auf Ihre Zustellrate aus.

Long story short: Double Opt-ins sind Autoresponder Mails, die wirklich jede:r Marketer:in verwenden sollte.

Autoresponder-Beispiel: Willkommens-Mailing

Die automatisierte Willkommens-Mail ist ebenfalls eine sehr beliebte Autoresponder E-Mail und erfolgt in der Regel direkt nach der BestÀtigung der Newsletter-Anmeldung, also nach Abschluss des Double Opt-ins

Sie gehört zu denjenigen E-Mails mit der höchsten Öffnungsrate. Denn Ihre EmpfĂ€nger:innen haben sich schließlich soeben aktiv und freiwillig in Ihren Onlineshop oder fĂŒr Ihren Newsletter angemeldet. Nutzen Sie dieses Potenzial!

Heißen Sie neue Newsletter-Abonnent:innen willkommen und schaffen Sie so von Anfang an eine enge Kund:innenbindung. Denn: Der berĂŒhmte erste Eindruck zĂ€hlt auch im E-Mail Marketing. 

Versenden Sie Autoresponder Welcome Mails aber nicht nur, um neue Abonnent:innen zu begrĂŒĂŸen und sich fĂŒr das Interesse an Ihrer Marke zu bedanken. Nutzen Sie die Aufmerksamkeit, um beispielsweise auch Ihre Blog Highlights zu bewerben oder EmpfĂ€nger:innen mit einem exklusiven Rabatt-Coupon zu ĂŒberraschen.

Lassen Sie sich gerne von unserer Autoresponder-Willkommens-Mail inspirieren, die wir im Rahmen unseres Sendinblue Blog Newsletters versenden:

Willkommens-E-Mail Blog Newsletter von Sendinblue

Weitere Einsatzmöglichkeiten fĂŒr E-Mail Autoresponder

Neben automatisierten Double Opt-in E-Mails und Willkommens-Mails gibt es natĂŒrlich noch viele weitere Möglichkeiten, um Autoresponder effektiv fĂŒr Ihr E-Mail Marketing zu nutzen. 

Beliebte Einsatzmöglichkeiten sind zum Beispiel auch:

  • Geburtstags-/JubilĂ€ums-E-Mails: Vergessen Sie dank Autoresponder nie wieder einen Geburtstag oder ein JubilĂ€um. Personalisierte E-Mails wie diese sind nicht nur super einfach umzusetzen, sondern auch super effektiv. Versenden Sie zur Feier des Tages ein individuelles Geschenk (exklusive Event-Einladung, Rabatt-Coupon, E-Book Downloadlink etc.) und zeigen Sie auf diese Weise besondere WertschĂ€tzung.
  • Warenkorbabbrecher-Mails: Warenkorbabbrecher:innen sind im E-Commerce leider keine Seltenheit. Versenden Sie automatisierte Nachfass-Mailings, die auf Grundlage der Artikel im Warenkorb Ă€hnliche Produktempfehlungen enthalten. Oder locken Sie sie mit exklusiven und zeitlich begrenzten Angeboten oder Gutscheinen zurĂŒck in Ihren Onlineshop.
  • Reaktivierungs-Mails: Rufen Sie sich bei inaktiven Kontakten wieder ins GedĂ€chtnis und machen Sie auf sich aufmerksam. Versenden Sie Ihre automatisierte Reaktivierungs-Mail beispielsweise an Kontakte, die (je nach Versandfrequenz) Ihren Newsletter in den letzten 3 Monaten nicht geöffnet haben.
  • Onboarding Mails: Onboarding-E-Mails sind eine super Möglichkeit, um mit neuen Kund:innen in Kontakt zu bleiben und sie mit Ihrem Produkt vertraut zu machen. Leiten Sie Nutzer:innen Schritt fĂŒr Schritt an, wann und wo sie es benötigen (z.B. bei der Integration eines bestimmten Plugins).

Erfahren Sie hier alles ĂŒber die drei beliebtesten Marketing Automation Workflows.

Achtung: Nicht fĂŒr Transaktions-E-Mails geeignet

Eine wichtige Info, die Sie immer im Hinterkopf behalten sollten: E-Mail Autoresponder sind nicht fĂŒr den Versand von Transaktions-E-Mails geeignet. 

Konkret meinen wir damit jegliche Form von AuftragsbestÀtigungen, Versandbenachrichtigungen oder andere zeitkritische E-Mails, die nach einer Transaktion versendet werden.

Denn Transaktions-E-Mails werden ĂŒber einen SMTP-Server verschickt und dienen einem anderen Zweck als Marketing E-Mails. 

Einige E-Mail-Marketing-Plattformen – Sendinblue inbegriffen – ermöglichen es Ihnen, sowohl Marketing- als auch Transaktions-E-Mails unter einem Dach zu verwalten. 

Bei CleverReach verwalten Sie hingegen ausschließlich Ihre Marketing E-Mails. Sie benötigen also noch einen weiteren Dienst, um Transaktions-E-Mails zu versenden. 

Bei Mailchimp und GetResponse ist der Versand von transaktionalen E-Mails zwar möglich, aber nicht wie bei Sendinblue direkt in der Software verfĂŒgbar und integriert. Sie mĂŒssten bei Mailchimp und GetResponse noch ein zusĂ€tzliches, kostenpflichtiges Add-On (z.B. Mandrill) dazukaufen.

đŸ› ïž So wĂ€hlen Sie das passende Autoresponder Tool

Konnten wir Sie bereits von Autoresponder E-Mails begeistern? Wenn Ja, dann geht es nun an die Wahl des passenden Tools. 

Zugegeben, der Markt ist groß und macht die Wahl zu einer echten Herausforderung. Es gibt viele Autoresponder-Plattformen, deren Funktionen und Preise sich zum Teil erheblich unterscheiden. 

Bevor Sie sich fĂŒr eine Software entscheiden, beantworten Sie sich zunĂ€chst folgende Fragen:

  • Wie hoch ist Ihr Budget
  • Wie viele E-Mails versenden Sie pro Monat?
  • Wie viele Kontakte haben Sie in Ihrer Liste?
  • Welche Automatisierungsfunktionen sind Ihnen wichtig?
  • Haben Sie vor, transaktionale E-Mails wie zum Beispiel Bestell-, Versand- oder TerminbestĂ€tigungen zu versenden? Wie bereits gesagt: Transaktions-Mails sind keine Autoresponder E-Mails, aber viele Marketer:innen bevorzugen es, alle E-Mails unter einem Dach mit einem Tool zu managen und zu versenden. Deshalb sollten Sie diesen Punkt bei Ihrer Wahl eventuell auch mit in ErwĂ€gung ziehen.

Achten Sie bei der Wahl Ihrer E-Mail Marketing Software vor allem darauf, was der Dienst in Bezug auf E-Mail-Automatisierung zu bieten hat.

Werfen Sie einen Blick in unseren Vergleich der 4 besten E-Mail Marketing Softwares.

Wenn Sie Formulierungen wie “einfache Automatisierungssequenzen” lesen, bezieht sich das auf den E-Mail Autoresponder. Achten Sie darauf, dass hierbei alle einfachen AnwendungsfĂ€lle, die wir Ihnen oben vorgestellt haben, mit abgedeckt sind. 

Autoresponder sind wie gesagt nur ein Teil von Marketing Automation. Sobald Sie erste Ergebnisse Ihrer Autoresponder E-Mails sehen, werden Sie mit Sicherheit noch tiefer in die Welt der Marketing-Automatisierung eintauchen wollen. 

Werfen Sie also unbedingt auch einen Blick auf weitere Marketing-Automatisierungsfunktionen (z.B. Segmentierung, Lead Scoring, SMS Automation etc.). 

Die gute Nachricht: Mit dem kostenlosen E-Mail Autoresponder von Sendinblue können Sie tÀglich bis zu 300 automatisierte E-Mails an 2.000 Kontakte versenden!

Die noch bessere Nachricht: Auch erweiterte Marketing Automation Workflows sind bereits im kostenlosen Paket von Sendinblue verfĂŒgbar.

Probieren Sie es einfach einmal aus. Denn: Warum heute tun, was Sie gestern hÀtten automatisieren können?

đŸ’Ș So richten Sie einen E-Mail Autoresponder ein

Theorie schön und gut. Wie sieht das ganze aber nun in der Praxis aus? 

Wir zeigen Ihnen am Beispiel der Willkommens-Mail, wie Sie Schritt fĂŒr Schritt einen E-Mail Autoresponder mit Sendinblue einrichten.  

 Schritt 1: Erstellen Sie Ihre Willkommens-E-Mail-Vorlage

First things first: Erstellen Sie als erstes Ihre Willkommens-E-Mail-Vorlage, das heißt die E-Mail, die letztlich im Postfach Ihrer EmpfĂ€nger:innen landen soll.

Gehen Sie hierfĂŒr im Haupt-Dashboard zu “Kampagnen” und klicken Sie auf “Vorlage”. Sie können entweder eine neue Vorlage erstellen oder eine der Standardvorlagen von Sendinblue verwenden.

Speichern Sie am Ende Ihre Vorlage.

Schritt 2: Erstellen Sie einen Marketing-Automatisierungs-Workflow

E-Mail-Vorlage erstellt? Super. Dann geht es im nĂ€chsten Schritt an die Erstellung des E-Mail-Automatisierungs-Workflows. 

Bei Sendinblue stehen Ihnen hierfĂŒr zwei Optionen zur Auswahl. Sie können entweder:

  • einen eigenen Workflow von Grund auf erstellen. 

ODER

  • eine Workflow-Vorlage von Sendinblue verwenden.

Gehen Sie auf die Registerkarte „Automation“ und klicken Sie dann auf „Workflow erstellen“. WĂ€hlen Sie anschließend den Workflow “Willkommensnachricht” aus.

So erstellen Sie einen E-Mail Autoresponder fĂŒr Ihre Willkommensnachricht

Das System fĂŒhrt Sie nun durch alle Schritte, die zur Erstellung Ihrer Willkommens-E-Mail nötig sind.

Schritt 3: WĂ€hlen Sie Ihre E-Mail-Liste aus

Mal angenommen, Sie möchten Ihre Willkommens-Mail an neue Newsletter-Abonnent:innen verschicken. 

Wie Sie wissen, ist Ihr Newsletter-Anmeldeformular immer mit einer Kontaktliste verknĂŒpft, in der neue Abonnent:innen gespeichert und hinzugefĂŒgt werden.

WĂ€hlen Sie nun diese Verteilerliste in den Workflow-Einstellungen aus. 

So erstellen Sie einen E-Mail Autoresponder fĂŒr Ihre Willkommensnachricht

Schritt 4: Bestimmen Sie den Versandzeitpunkt

Entscheiden Sie, wie viel Zeit vergehen soll, bis Abonnent:innen eine Willkommensnachricht von Ihnen erhalten.

Unser Tipp: Lassen Sie nicht zu viel Zeit verstreichen und versenden Sie die Willkommens-Mail so schnell wie möglich. Wir empfehlen eine Zeitspanne von ca. 1-3 Minuten. So hat Ihr Kontakt Sie garantiert noch in Erinnerung. 

So erstellen Sie einen E-Mail Autoresponder fĂŒr Ihre Willkommensnachricht

Schritt 5: WĂ€hlen Sie Ihre Willkommen-E-Mail-Vorlage aus

WĂ€hlen Sie nun die E-Mail-Vorlage fĂŒr Ihre Willkommensnachricht aus, die Sie im ersten Schritt erstellt und gestaltet haben.

So erstellen Sie einen E-Mail Autoresponder fĂŒr Ihre Willkommensnachricht

Schritt 6. Aktivieren Sie den Workflow

Sie haben es fast geschafft!

Werfen Sie nun einen Blick auf Ihren eben erstellen Workflow. Wenn alles korrekt ist, klicken Sie oben rechts auf “aktivieren”.

Et voilĂ : Sie haben Ihren ersten E-Mail Autoresponder erstellt.

Falls Sie noch unsicher sind: In diesem kurzen Video aus unserem kostenlosen E-Mail-Marketing-Seminar (Sendinblue Academy) wird noch einmal alles Schritt fĂŒr Schritt erklĂ€rt. 

🚀 Bringen Sie Ihr E-Mail Marketing auf ein neues Level

Sie wissen nun, welche Vorteile Ihnen E-Mail Autoresponder bieten und wie Sie automatisierte E-Mail im Handumdrehen einrichten.

Wie Sie gesehen haben, ist die Einrichtung eines Autoresponders mit der passenden Software ein echtes Kinderspiel. Probieren Sie es einfach selbst einmal aus.

Werfen Sie einen Blick auf Ihre Customer Journey und markieren Sie alle Stellen, an denen Autoresponse E-Mails einen echten Mehrwert bringen können.

Automatisieren Sie Ihre Marketing-Prozesse und verbessern Sie noch heute Ihre Kund:innenkommunikation und treiben Sie UmsÀtze nach oben.

Falls Sie noch mehr ĂŒber Automatisierung erfahren möchten, dann empfehlen wir Ihnen noch diese Blog-Artikel:

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