März 25, 2021

DSGVO-konforme Newsletter-Anmeldung: So erstellen Sie Formulare mit mehreren Checkboxen

Lesezeit ungefähr 11 min
DSGVO-konforme Newsletter-Anmeldung

Anonyme Massenmailings? Das war einmal. Modernes, erfolgreiches E-Mail Marketing muss heutzutage vor allem eines sein: personalisiert.

Finden Sie deshalb so früh wie möglich heraus, was Ihre Kontakte wirklich interessiert. Fragen Sie sie bereits im Newsletter-Anmeldeformular, für welche Themen oder Produktkategorien sie sich interessieren. Am einfachsten lässt sich das mit Checkboxen und dem Erstellen mehrerer Listen umsetzen. 

Doch wie überall geht es auch im E-Mail-Marketing nicht ohne rechtliche Vorgaben und Richtlinien. Seit Inkrafttreten der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 gilt: Kein Newsletter-Versand ohne ausdrückliche Zustimmung Ihrer Empfänger:innen. 

Das bedeutet: Für jede Art von E-Mail, die Sie versenden möchten (Newsletter, Marketing Automation, interessenbasierte Werbe-E-Mails, etc.), benötigen Sie das Einverständnis Ihrer Kontakte. Und auch das lässt sich am besten mit einer entsprechenden Checkbox im Anmeldeformular einholen. 

Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie Schritt für Schritt DSGVO-konforme Anmeldeformulare mit mehreren Listen und Checkboxen erstellen und welche Punkte sie sonst noch beim Thema Datenschutz beachten müssen.

💪 Step by Step: Präferenzen im Formular abfragen

Je personalisierter Ihr Newsletter, desto relevanter und desto besser Ihre Gesamtperformance. Damit Sie personalisierte E-Mail-Kampagnen versenden können, sollten Sie so früh wie möglich herausfinden, wofür sich Ihre Kontakte überhaupt interessieren. 

Mit dem Anmeldeformular-Editor von Sendinblue geht das kinderleicht. Denn hier können Sie bereits im Anmeldeformular ganz einfach mit der Funktion “Anmeldung bei mehreren Listen” nach den Interessen oder Präferenzen Ihrer zukünftigen Abonnent:innen fragen.

Je nachdem wo Ihre Kontakte ihr Häkchen setzen, fügt das Formular sie automatisch der entsprechenden Kontaktliste hinzu (Stichwort: Segmentierung).

Was genau Sie alles abfragen können? Geben Sie Ihren Kontakten zum Beispiel die Möglichkeit, Updates zu bestimmten Themen, Produkten oder anderen Interessengebieten zu erhalten. Oder lassen Sie sie zwischen verschiedenen Versandfrequenzen wählen (z.B. wöchentlich, monatlich oder nur während dem Sale).

Wenn Sie sich entschieden haben, welche Auswahlmöglichkeiten Sie als separates Kontrollkästchen anbieten möchten, dann folgen Sie einfach den drei Schritten in den nächsten Abschnitten.

Gut zu wissen: Sie können auch die Profile von bereits bestehenden Kontakten mithilfe eines Online-Formulars aktualisieren.

Sendinblue bietet Ihnen hierfür einen speziellen Formulartyp – Profilaktualisierungsformular – mit dem Sie auch nachträglich noch Informationen über Ihre Abonnent:innenen sammeln können wie zum Beispiel Kontaktdetails oder Präferenzen und Interessen. Gehen Sie hierzu unter „Kontakte“ zum Bereich „Formulare“ und klicken Sie auf die Registerkarte „Profil aktualisieren„. Dort finden Sie ein einsatzbereites Profilaktualisierungsformular, das Sie in die Fußzeile Ihrer Kampagne integrieren können.

DSGVO-konforme Newsletter-Anmeldung

Schritt 1: Listen erstellen

Erstellen Sie für Ihre Checkboxen zunächst die passenden Kontaktlisten:

Gehen Sie hierfür zu: Kampagnen > Kontakte > Listen > Eine neue Liste erstellen.

Wichtig: Sie benötigen eine Kontaktliste pro Interessengebiet.

Zudem müssen Sie auch immer eine Hauptliste erstellen, die automatisch alle Kontakte enthält, die Ihr Anmeldeformular ausfüllen. Wenn Sie also zum Beispiel drei Interessengebiete in Ihrem Formular abfragen möchten, müssten Sie mit der Hauptliste insgesamt vier Kontaktlisten erstellen.

DSGVO-konforme Newsletter-Anmeldung

In unserem Beispiel haben wir nun also vier Listen erstellt: die Hauptliste, zu der alle Kontakte ohne Unterscheidung hinzugefügt werden, und drei Listen, die den jeweiligen Interessen entsprechen.

Gut zu wissen: Der Name, den Sie Ihrer Liste geben, ist ebenfalls auf dem Anmeldeformular sichtbar, außer Sie ändern ihn direkt im Formular.

Schritt 2: Anmeldeformular erstellen

Rufen Sie die Formularseite auf („Kampagnen > Kontakte > Formulare“) und wählen Sie ein vorhandenes Anmeldeformular oder erstellen Sie einfach ein neues.

Erfahren Sie im kostenlosen E-Mail-Marketing-Seminar unserer Sendinblue Academy, wie Sie Schritt für Schritt ein Anmeldeformular erstellen:

Sie können auch eines Ihrer bestehenden Formulare bearbeiten, indem Sie auf das Bearbeitungssymbol klicken.

Schritt 3: Die Option “Anmeldung bei mehreren Listen” aktivieren

Ziehen Sie das Feld “Anmeldung bei mehreren Listen” einfach aus der linken Seitenleiste des Editors per Drag and Drop in Ihr Formular rein.

DSGVO-konforme Newsletter-Anmeldung

Anschließend können Sie über das Dropdown-Menü für die Auswahl Ihrer Listen in der linken Seitenleiste verschiedene interessen- oder präferenzbasierte Listen auswählen, die im Formular angezeigt werden sollen. 

Außerdem können Sie unter “Anzeigeoptionen” festlegen, ob die Option als Checkbox oder als Mehrfachauswahl-Dropdown-Menü angezeigt werden soll.

Sie haben zudem die Möglichkeit, einen Hilfetext hinzuzufügen, um Ihren Kontakten die angebotene Kategorie näher zu beschreiben, oder Sie lassen das Textfeld einfach leer.

Klicken Sie auf „speichern“. Je nachdem, bei welcher Checkbox Ihre zukünftigen Abonnent:innen ihr Häkchen setzen, fügt Ihr Formular diese nun automatisch der entsprechenden Liste hinzu. Und Sie können personalisierte E-Mail-Kampagnen versenden. 

Gut zu wissen: Sie können die Bezeichnung für jedes Interessengebiet umbenennen, indem Sie den Text direkt im Formular-Editor bearbeiten. 

Denken Sie daran, Ihre Hauptliste auszuwählen, zu der all Ihre Kontakte ebenfalls hinzugefügt werden müssen.

📝 DSGVO-konforme Anmeldeformulare: So geht’s!

Im E-Mail Marketing führt kein Weg an ihm vorbei: dem Datenschutz.

Seit dem 25. Mai 2018 gilt in der gesamten Europäischen Union die DSGVO. Mit Inkrafttreten der neuen Bestimmungen sind die rechtlichen Anforderungen und Konsequenzen für Unternehmen erheblich gestiegen. 

Erfahren Sie hier noch mehr über die DSGVO und die Auswirkungen auf Ihr E-Mail Marketing.

Ihr Unternehmen ist von der DSGVO betroffen, wenn Sie personenbezogene Daten von EU-Bürger:innen erheben oder verarbeiten, ganz gleich in welchem Land Ihr Unternehmen ansässig ist.

Das bedeutet für Sie: Gehen Sie auf Nummer sicher und gestalten Sie Ihr Newsletter-Anmeldeformular von Anfang an DSGVO-konform. 

DSGVO-Checkliste für Ihr Anmeldeformular

Um Ihr Newsletter-Anmeldeformular rechtssicher zu gestalten und Abmahnungen zu vermeiden, sollten Sie unbedingt darauf achten, dass Sie die folgenden Punkte abgedeckt haben:

  • Angaben zum Absender: Aus dem Formular muss klar hervorgehen, wer der Absender des Newsletters ist. Fügen Sie also das Logo oder/und den Namen Ihres Unternehmens hinzu.
  • Hinweis und Einwilligung zur Datenschutzerklärung: Auch wenn die Wenigsten das Kleingedruckte lesen werden, muss der Link zur Datenschutzerklärung unbedingt gesondert als Checkbox angegeben werden. Holen Sie sich die aktive und eindeutige Zustimmung Ihrer Kontakte.
  • Hinweis auf Abmeldemöglichkeit: Weisen Sie eindeutig auf die Abmeldemöglichkeit hin. Alles andere ist nicht nur rechtswidrig, sondern schreckt Ihre Empfänger:innen mit hoher Wahrscheinlichkeit ab. Die Möglichkeit, sich von einem Mailing abmelden zu können, beruhigt am Ende des Tages eben doch. Wer möchte schon ewige Verpflichtungen eingehen?
  • Versandfrequenz: Alle zwei Wochen oder einmal pro Monat – teilen Sie Ihren potenziellen Abonnent:innen mit, wie häufig sie von Ihnen hören werden. Und das Wichtigste: Halten Sie sich daran.
  • Angabe eines Zwecks für die Datenerhebung und -verarbeitung: Teilen Sie potenziellen Abonnent:innen genau mit, welche Inhalte sie zu erwarten haben und halten Sie Ihr Versprechen. Sie möchten einen monatlichen Newsletter mit den neuesten Blog Highlights versenden? Dann tun Sie genau das. Wenn Sie die Daten zu mehreren Zwecken nutzen möchten, müssen Sie beispielsweise über verschiedene Checkboxen mehrere spezifische Zustimmungen einholen (Newsletter, Automation …). Mehr dazu weiter unten im Artikel.
  • Datensparsamkeit: Die Datensparsamkeit spielt im Rahmen der DSGVO eine große Rolle. Als Pflichtfeld abgefragt werden dürfen somit nur Daten, die für den Verarbeitungszweck auch wirklich notwendig sind. Bei der Newsletter-Anmeldung ist dies die E-Mail-Adresse. Alle weiteren Daten können als freiwillige Angaben abgefragt werden.
DSGVO-konforme Newsletter-Anmeldung

Newsletter-Anmeldung mit Double Opt-in

Damit Sie nachweisen zu können, dass Ihr Kontakt eindeutig dem Erhalt Ihres Newsletters zugestimmt hat, hat sich im E-Mail Marketing das sogenannte Double Opt-in-Verfahren etabliert.

Double Opt-in bedeutet, dass Ihre Abonnent:innen nach der Anmeldung eine Bestätigungsmail mit einem individuellen Bestätigungslink zugeschickt bekommen, um die Registrierung abzuschließen. Ohne Klick auf diesen Link erhalten sie keine E-Mails von Ihnen. 

Obwohl die DSGVO nicht explizit zur Double Opt-in-Methode verpflichtet, ist es definitiv die einfachste Lösung, um die aktive und eindeutige Einwilligung Ihrer Empfänger:innen zu erhalten.

Mit einer Double Opt-in Mail sind Sie aber nicht nur datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite, sondern sie bringt noch weitere Vorteile mit sich: Sie stellen damit sicher, dass Ihre Kontakte eine korrekte E-Mail-Adresse eingegeben haben und Ihren Newsletter auch wirklich erhalten möchten. Und das wirkt sich wiederum positiv auf Ihre Empfängerqualität und somit auch auf Ihre Zustellrate aus.

Checkbox für mehrere Nutzungszwecke

Wie Sie bereits oben in der DSGVO-Checkliste gelesen haben: In Ihrem Newsletter-Anmeldeformular muss eindeutig erkennbar sein, wofür sich Ihr neuer Kontakt anmeldet und was genau er oder sie zu erwarten hat (Stichwort: Zweckbindung). Das bedeutet auch, dass für jeden Zweck, für den personenbezogene Nutzerdaten verwendet werden, eine spezifische Zustimmung des Kontakts eingeholt werden muss.

Lassen Sie uns das ganze einmal an einem Beispiel durchspielen:

Angenommen, Sie möchten zukünftigen Abonnent:innen einen monatlichen Newsletter über die neuesten Produkt-Highlights sowie eine einmalige Werbeaktion (z.B ein Rabatt-Coupon in der Vorweihnachtszeit) senden. Darüber hinaus möchten Sie sie in verschiedene Automatisierungsszenarien einbinden (z.B. Warenkorbabbrecher-Mails versenden).

Das bedeutet: Sie benötigen von Ihren Kontakten das Einverständnis für alle drei Nutzungszwecke

Die einfachste Lösung, um die spezifische Zustimmung Ihrer potenziellen Abonnent:innen zu erhalten, ist über das Hinzufügen einer Checkbox.

Das Hinzufügen von Checkboxen ist also nicht nur praktisch, um herauszufinden, wofür sich Ihre Kontakte interessieren, sondern auch datenschutzrechtlich wichtig, wenn Sie personenbezogene Daten zu mehreren Zwecken nutzen wollen.

Für unser Beispiel von oben bedeutet das, dass Sie zunächst drei Kontaktlisten erstellen müssen: 

  • Eine Liste für Kontakte, die dem Erhalt des Newsletters zustimmen
  • Eine Liste für Kontakte, die dem Erhalt von Werbeangeboten zustimmen
  • Eine Liste für Kontakte, die dem Erhalt von E-Mails basierend auf dem Nutzerverhalten zustimmen (Stichwort: Marketing-Automatisierung)

Erstellen Sie anschließend Ihr Newsletter-Anmeldeformular (siehe oben Schritt 2). Wählen Sie dann Ihre erste Liste “Werbe-E-Mails” aus und klicken Sie auf “hinzufügen”. Wiederholen Sie diesen Schritt, bis Sie alle Listen hinzugefügt haben.

DSGVO-konforme Newsletter-Anmeldung

Wir empfehlen Ihnen, unter „Name des Labels“ ausdrücklich um die Zustimmung Ihrer Kontakte zu bitten. Zum Beispiel so: „Ich erkläre mich ausdrücklich damit einverstanden, dass…“.

Last but not least: Wählen Sie am Seitenende Ihre Hauptkontaktliste und klicken Sie auf “speichern”. Nun fügt Ihr Formular neue Abonnent:innen zu Ihrer Hauptliste und den entsprechenden Listen passend zur Auswahl hinzu.

Noch mehr Tipps und Tricks rund ums Thema Datenschutz im E-Mail Marketing gefällig? Dann werfen Sie einen Blick in unseren kostenlosen E-Mail-Marketing-Kurs:

🚀 Nun sind Sie an der Reihe

Lassen Sie Kundenherzen höher schlagen und versorgen Sie Ihre Newsletter-Abonnent:innen mit relevanten Inhalten und maßgeschneiderten Produktempfehlungen. Mit der Funktion “Anmeldung bei mehreren Listen” können Sie Ihrem Anmeldeformular im Nullkommanix Checkboxen hinzufügen und auf diesem Weg herausfinden, wofür sich Ihre Kontakte wirklich interessieren.  

Damit der Versand von interessenbasierten Newslettern auch DSGVO-konform ist, lassen sich über dieselbe Funktion auch Checkboxen hinzufügen, die nach einer eindeutigen und aktiven Zustimmung Ihrer Abonnent:innen fragen. 

Sie möchten ein DSGVO-konformes Newsletter-Anmeldeformular erstellen, aber haben noch nicht die passende E-Mail Marketing Software gefunden? Wir haben für Sie hier die Funktionen und Preise der vier beliebtesten Newsletter Softwares verglichen.

Mit der All-in-One Marketing-Plattform Sendinblue erstellen Sie nicht nur hübsche, sondern auch DSGVO-konforme Newsletter. 

Das Thema Datenschutz spielt bei uns eine große Rolle, weshalb Sie sich sicher sein können, dass der Umgang mit Daten absolut rechtssicher ist. Ob Kontrollkästchen, Abmeldelinks oder Double-Opt-in Mails – mit unseren Newsletter-Anmeldeformularen sammeln Sie effektiv und DSGVO-konform E-Mail-Adressen.

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