Februar 7, 2022

DSGVO-konforme Newsletter-Anmeldung

Lesezeit ungefähr 16 min
DSGVO-konforme Newsletter-Anmeldung

Das Newsletter-Anmeldeformular ist das A und O im E-Mail Marketing. Denn ohne E-Mail-Adressen kein E-Mail-Versand. Nur mit einem Anmeldeformular können Sie Leads gewinnen und Ihre Empfänger:innenliste vergrößern. 

Doch wie überall geht es auch im E-Mail Marketing nicht ohne rechtliche Vorgaben und Richtlinien. Seit Inkrafttreten der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 gilt: Kein Newsletter-Versand ohne ausdrückliche Zustimmung Ihrer Empfänger:innen. 

Das bedeutet: Für jede Art von E-Mail, die Sie versenden möchten (Blog Newsletter, Werbe-E-Mails, etc.), benötigen Sie das Einverständnis Ihrer Kontakte. Und auch das lässt sich am besten mit einer entsprechenden Checkbox im Anmeldeformular einholen. 

Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie Schritt für Schritt DSGVO-konforme und interessensbasierte Anmeldeformulare mit mehreren Listen erstellen und welche Punkte sie sonst noch beim Thema Datenschutz beachten müssen.

📝 DSGVO-konforme Anmeldeformulare: So geht’s!

Wie bereits gesagt: Im E-Mail Marketing führt kein Weg am Datenschutz vorbei.

Seit dem 25. Mai 2018 gilt in der gesamten Europäischen Union die DSGVO. Mit Inkrafttreten der neuen Bestimmungen sind die rechtlichen Anforderungen und Konsequenzen für Unternehmen erheblich gestiegen. 

Erfahren Sie hier, was Sie sonst noch über E-Mail Marketing und die DSGVO wissen sollten.

Ihr Unternehmen ist von der DSGVO betroffen, wenn Sie personenbezogene Daten von EU-Bürger:innen erheben oder verarbeiten, ganz gleich in welchem Land Ihr Unternehmen ansässig ist.

Das bedeutet für Sie: Gehen Sie auf Nummer sicher und gestalten Sie Ihr Newsletter-Anmeldeformular von Anfang an DSGVO-konform. 

DSGVO-Checkliste für Ihr Newsletter-Anmeldeformular

Um Ihr Anmeldeformular rechtssicher zu gestalten und Abmahnungen zu vermeiden, sollten Sie unbedingt darauf achten, dass Sie die folgenden Punkte abdecken:

  • Angaben zum Absender: Aus dem Formular muss klar hervorgehen, wer der Absender des Newsletters ist. Fügen Sie also das Logo oder/und den Namen Ihres Unternehmens hinzu.
  • Hinweis und Einwilligung zur Datenschutzerklärung: Auch wenn die Wenigsten das Kleingedruckte lesen werden, muss der Link zur Datenschutzerklärung unbedingt gesondert als Checkbox angegeben werden. Holen Sie sich die aktive und eindeutige Zustimmung Ihrer Kontakte.
  • Hinweis auf Abmeldemöglichkeit: Weisen Sie eindeutig auf die Abmeldemöglichkeit hin. Alles andere ist nicht nur rechtswidrig, sondern schreckt Ihre Empfänger:innen mit hoher Wahrscheinlichkeit ab. Die Möglichkeit, sich von einem Mailing abmelden zu können, beruhigt am Ende des Tages eben doch. Wer möchte schon ewige Verpflichtungen eingehen?
  • Versandfrequenz: Alle zwei Wochen oder einmal pro Monat – teilen Sie Ihren potenziellen Abonnent:innen mit, wie häufig sie von Ihnen hören werden. Und das Wichtigste: Halten Sie sich daran.
  • Angabe eines Zwecks für die Datenerhebung und -verarbeitung: Teilen Sie potenziellen Abonnent:innen genau mit, welche Inhalte sie zu erwarten haben und halten Sie Ihr Versprechen. Sie möchten einen monatlichen Newsletter mit den neuesten Blog Highlights versenden? Dann tun Sie genau das. Wenn Sie die Daten zu mehreren Zwecken nutzen möchten, müssen Sie beispielsweise über verschiedene Checkboxen mehrere spezifische Zustimmungen einholen (Newsletter, Automation …). Mehr dazu weiter unten im Artikel.
  • Datensparsamkeit: Die Datensparsamkeit spielt im Rahmen der DSGVO eine große Rolle. Als Pflichtfeld abgefragt werden dürfen somit nur Daten, die für den Verarbeitungszweck auch wirklich notwendig sind. Bei der Newsletter-Anmeldung ist dies die E-Mail-Adresse. Alle weiteren Daten können als freiwillige Angaben abgefragt werden.
DSGVO-konforme Newsletter-Anmeldung

Newsletter-Anmeldung mit Double Opt-in

Damit Sie nachweisen zu können, dass Ihr Kontakt eindeutig dem Erhalt Ihres Newsletters zugestimmt hat, hat sich im E-Mail Marketing das sogenannte Double Opt-in-Verfahren etabliert.

Double Opt-in bedeutet, dass Ihre Abonnent:innen nach der Anmeldung eine Bestätigungsmail mit einem individuellen Bestätigungslink zugeschickt bekommen, um die Registrierung abzuschließen. Ohne Klick auf diesen Link erhalten sie keine E-Mails von Ihnen. 

Obwohl die DSGVO nicht explizit zur Double Opt-in-Methode verpflichtet, ist es definitiv die einfachste Lösung, um die aktive und eindeutige Einwilligung Ihrer Empfänger:innen zu erhalten.

Mit einer Double Opt-in Mail sind Sie aber nicht nur datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite, sondern sie bringt noch weitere Vorteile mit sich: Sie stellen damit sicher, dass Ihre Kontakte eine korrekte E-Mail-Adresse eingegeben haben und Ihren Newsletter auch wirklich erhalten möchten. Und das wirkt sich wiederum positiv auf Ihre Empfängerqualität und somit auch auf Ihre Zustellrate aus.

Checkbox für mehrere Nutzungszwecke

Wie Sie bereits oben in der DSGVO-Checkliste gelesen haben: In Ihrem Newsletter-Anmeldeformular muss eindeutig erkennbar sein, wofür sich Ihr neuer Kontakt anmeldet und was genau er oder sie zu erwarten hat (Stichwort: Zweckbindung). Das bedeutet auch, dass für jeden Zweck, für den personenbezogene Nutzerdaten verwendet werden, eine spezifische Zustimmung des Kontakts eingeholt werden muss.

Lassen Sie uns das ganze einmal an einem Beispiel durchspielen:

Angenommen, Sie möchten zukünftigen Abonnent:innen einen monatlichen Newsletter über die neuesten Produkt-Highlights sowie eine einmalige Werbeaktion (z.B ein Rabatt-Coupon in der Vorweihnachtszeit) senden. Darüber hinaus möchten Sie sie in verschiedene Automatisierungsszenarien einbinden (z.B. Warenkorbabbrecher-Mails versenden).

Das bedeutet: Sie benötigen von Ihren Kontakten das Einverständnis für alle drei Nutzungszwecke

Die einfachste Lösung, um die spezifische Zustimmung Ihrer potenziellen Abonnent:innen zu erhalten, ist über das Hinzufügen einer Checkbox.

Das Hinzufügen von Checkboxen ist also nicht nur praktisch, um herauszufinden, wofür sich Ihre Kontakte interessieren, sondern auch datenschutzrechtlich wichtig, wenn Sie personenbezogene Daten zu mehreren Zwecken nutzen wollen.

Für unser Beispiel von oben bedeutet das, dass Sie zunächst drei Kontaktlisten erstellen müssen: 

  • Eine Liste für Kontakte, die dem Erhalt des Newsletters zustimmen
  • Eine Liste für Kontakte, die dem Erhalt von Werbeangeboten zustimmen
  • Eine Liste für Kontakte, die dem Erhalt von E-Mails basierend auf dem Nutzerverhalten zustimmen (Stichwort: Marketing-Automatisierung)

Erstellen Sie anschließend Ihr Newsletter-Anmeldeformular (siehe oben Schritt 2). Wählen Sie dann Ihre erste Liste “Werbe-E-Mails” aus und klicken Sie auf “hinzufügen”. Wiederholen Sie diesen Schritt, bis Sie alle Listen hinzugefügt haben.

DSGVO-konforme Newsletter-Anmeldung

Wir empfehlen Ihnen, unter „Name des Labels“ ausdrücklich um die Zustimmung Ihrer Kontakte zu bitten. Zum Beispiel so: „Ich erkläre mich ausdrücklich damit einverstanden, dass…“.

Last but not least: Wählen Sie am Seitenende Ihre Hauptkontaktliste und klicken Sie auf “speichern”. Nun fügt Ihr Formular neue Abonnent:innen zu Ihrer Hauptliste und den entsprechenden Listen passend zur Auswahl hinzu.

Noch mehr Tipps und Tricks rund ums Thema Datenschutz im E-Mail Marketing gefällig? Dann werfen Sie einen Blick in unseren kostenlosen E-Mail-Marketing-Kurs:

💪 Step by Step: Präferenzen im Formular abfragen

Wie bereits gesagt: Anmeldeformulare sind das Grundgerüst für Ihr E-Mail Marketing.

Nur mit einem Anmeldeformular können Sie Ihre Verteilerlisten wachsen lassen, E-Mail-Kampagnen versenden und letztlich Umsätze ankurbeln.

Mit diesen 10 Tipps sammeln Sie im Nullkommanix E-Mail-Adressen.

Aber anonyme Massenmailings? Das war einmal. Modernes, erfolgreiches E-Mail Marketing muss heutzutage vor allem eines sein: personalisiert.

Denn je personalisierter Ihr Newsletter, desto relevanter und desto besser Ihre Gesamtperformance. Damit Sie personalisierte E-Mail-Kampagnen versenden können, sollten Sie so früh wie möglich herausfinden, wofür sich Ihre Kontakte überhaupt interessieren. Am einfachsten lässt sich das mit Checkboxen und dem Erstellen mehrerer Listen umsetzen. 

Mit dem Anmeldeformular-Editor von Sendinblue geht das kinderleicht. Denn hier können Sie bereits im Anmeldeformular ganz einfach mit der Funktion “Anmeldung bei mehreren Listen” nach den Interessen oder Präferenzen Ihrer zukünftigen Abonnent:innen fragen.

Je nachdem wo Ihre Kontakte ihr Häkchen setzen, fügt das Formular sie automatisch der entsprechenden Kontaktliste hinzu (Stichwort: Segmentierung).

Was genau Sie alles abfragen können? Geben Sie Ihren Kontakten zum Beispiel die Möglichkeit, Updates zu bestimmten Themen, Produkten oder anderen Interessengebieten zu erhalten. Oder lassen Sie sie zwischen verschiedenen Versandfrequenzen wählen (z.B. wöchentlich, monatlich oder nur während dem Sale).

Wenn Sie sich entschieden haben, welche Auswahlmöglichkeiten Sie als separates Kontrollkästchen anbieten möchten, dann folgen Sie einfach unseren drei Schritten.

Schritt 1: Listen erstellen

Erstellen Sie für Ihre Checkboxen zunächst die passenden Kontaktlisten:

Gehen Sie hierfür zu: Kampagnen > Kontakte > Listen > Eine neue Liste erstellen.

Wichtig: Sie benötigen eine Kontaktliste pro Interessengebiet.

Zudem müssen Sie auch immer eine Hauptliste erstellen, die automatisch alle Kontakte enthält, die Ihr Anmeldeformular ausfüllen. Wenn Sie also zum Beispiel drei Interessengebiete in Ihrem Formular abfragen möchten, müssten Sie mit der Hauptliste insgesamt vier Kontaktlisten erstellen.

DSGVO-konforme Newsletter-Anmeldung

In unserem Beispiel haben wir nun also vier Listen erstellt: die Hauptliste, zu der alle Kontakte ohne Unterscheidung hinzugefügt werden, und drei Listen, die den jeweiligen Interessen entsprechen.

Gut zu wissen: Der Name, den Sie Ihrer Liste geben, ist ebenfalls auf dem Anmeldeformular sichtbar, außer Sie ändern ihn direkt im Formular.

Schritt 2: Anmeldeformular erstellen

Rufen Sie die Formularseite auf („Kampagnen > Kontakte > Formulare“) und wählen Sie ein vorhandenes Anmeldeformular oder erstellen Sie einfach ein neues.

Erfahren Sie im kostenlosen E-Mail-Marketing-Seminar unserer Sendinblue Academy, wie Sie Schritt für Schritt ein Anmeldeformular erstellen:

Sie können auch eines Ihrer bestehenden Formulare bearbeiten, indem Sie auf das Bearbeitungssymbol klicken.

Schritt 3: Die Option “Anmeldung bei mehreren Listen” aktivieren

Ziehen Sie das Feld “Anmeldung bei mehreren Listen” einfach aus der linken Seitenleiste des Editors per Drag and Drop in Ihr Formular rein.

DSGVO-konforme Newsletter-Anmeldung

Anschließend können Sie über das Dropdown-Menü für die Auswahl Ihrer Listen in der linken Seitenleiste verschiedene interessen- oder präferenzbasierte Listen auswählen, die im Formular angezeigt werden sollen. 

Außerdem können Sie unter “Anzeigeoptionen” festlegen, ob die Option als Checkbox oder als Mehrfachauswahl-Dropdown-Menü angezeigt werden soll.

Sie haben zudem die Möglichkeit, einen Hilfetext hinzuzufügen, um Ihren Kontakten die angebotene Kategorie näher zu beschreiben, oder Sie lassen das Textfeld einfach leer.

Klicken Sie auf „speichern“. Je nachdem, bei welcher Checkbox Ihre zukünftigen Abonnent:innen ihr Häkchen setzen, fügt Ihr Formular diese nun automatisch der entsprechenden Liste hinzu. Und Sie können personalisierte E-Mail-Kampagnen versenden. 

Gut zu wissen: Sie können die Bezeichnung für jedes Interessengebiet umbenennen, indem Sie den Text direkt im Formular-Editor bearbeiten. 

Denken Sie daran, Ihre Hauptliste auszuwählen, zu der all Ihre Kontakte ebenfalls hinzugefügt werden müssen.

Profilaktualisierungsformular

Sie wissen ja jetzt, wie Sie Präferenzen bereits im Newsletter-Anmeldeformular abfragen.

Aber Sie können auch die Profile von bereits bestehenden Kontakten aktualisieren – und zwar mithilfe eines anderen Online-Formulars.

Sendinblue bietet Ihnen hierfür einen speziellen Formulartyp – Profilaktualisierungsformular – mit dem Sie auch nachträglich noch Informationen über Ihre Abonnent:innenen sammeln können wie zum Beispiel Kontaktdetails oder Präferenzen und Interessen.

DSGVO-konforme Newsletter-Anmeldung

Gehen Sie hierzu unter „Kontakte“ zum Bereich „Formulare“ und klicken Sie auf die Registerkarte „Profil aktualisieren„.

Dort finden Sie ein einsatzbereites Profilaktualisierungsformular, das Sie in die Fußzeile Ihrer Kampagne integrieren können.

Noch mehr Online-Formulare von Sendinblue sowie einen Vergleich der 5 besten Tools zum Online-Formulare erstellen.

finden Sie in unserem ausführlichen Blog-Artikel.

✒️ Mustertexte für Ihre Newsletter-Anmeldung

Überzeugende Anmeldeformulare sind der Grundbaustein Ihres E-Mail Marketings. Denn eins steht fest: ohne Anmeldeformular, keine neuen Kontakte für Ihre Verteilerliste. Lassen Sie sich von den folgenden Mustern für DSGVO-konforme Newsletter-Anmeldeformulare inspirieren.

Beispieltexte für Online Shops

Peek & Cloppenburg

Peek & Cloppenburg setzt, genau wie viele andere Online Shops auch, auf einen kleinen Willkommensrabatt bei der Anmeldung zum Newsletter. Dieser sticht durch den Titel und die Grafik auf der rechten Seite des Anmeldeformulars natürlich bewusst ins Auge und soll potenzielle Kontakte zum Abonnieren animieren.

Der Text des Anmeldeformulars ist mit Informationen zum Inhalt des Newsletters versehen und macht deutlich, dass eine Abmeldung vom Newsletter jederzeit möglich ist. Der Datenschutzhinweis mit Einwilligung wird hier mit einer Checkbox gelöst.

Sportscheck

Der Onlinehändler Sportscheck überzeugt in seinem Newsletter-Anmeldeformular vor allem durch seine Einfachheit. Durch die Vorsegmentierung durch Herren und Damen, kann der Versand des Newsletters je nach Abonnent:in besser personalisiert werden.

Der Einwilligungstext beinhaltet bereits einen Link zur Abmeldung und informiert über die Bedingungen des Gutscheincoupons, den der Kontakt bei seiner Anmeldung erhält.

computeruniverse

Der Technik Online Shop computeruniverse zeigt in seiner Grafik oberhalb der Eingabefelder alle Vorteile des Newsletters auf und lockt den potenziellen Kontakt mit einem 5€ Bestellgutschein bei abgeschlossener Anmeldung.

Auch hier werden die Einwilligungsbedingungen klar formuliert. Durch den Klick auf das Infosymbol können die Leser:innen zudem mehr über die Auswertung der Kundendaten erfahren.

Beispieltexte für Blogs

Sendinblue

Unser DSGVO-konforme Anmeldeformular nimmt bewusst die Perspektive der potenziellen Empfänger:innen ein und spricht diese mit den Worten „Der Newsletter für Marketing Fans“ direkt an. Im Text des Anmeldeformulars wird der/die zukünftige Leser:in über den Inhalt des Newsletters informiert.

Mit Durchlesen der verlinkten Datenschutzbestimmungen und Abhaken der Checkbox, bestätigt der Kontakt den Erhalt des Newslettes.

OMR (Online Marketing Rockstars)

Das Beispiel der Online-Plattform OMR spritzig und zielgruppengerecht geschrieben. Das Anmeldeformular überzeugt durch ein sehr übersichtliches Design und überlässt seinen Abonnent:innen volle Kontrolle über den zukünftigen Inhalt des Newsletters.

Um den Kontakten die Entscheidung noch leichter zu machen, bietet jede wählbare Option ein Beispiel, das den möglichen Inhalt des Newsletters zeigt. Daumen hoch für dieses Anmeldeformular!

Beispieltexte für Non-Profit-Organisationen

Nicht nur E-Commerce Unternehmen bieten gute Beispiele für gelungene und DSGVO-konforme Newsletter-Anmeldeformulare.

Diese gemeinnützige Organisation gibt Ihren zukünftigen Empfänger:innen einen kurzen und knackigen Überblick, welcher Inhalt sie in den kommenden Newslettern erwartet und informiert im Text unter den Eingabefeldern über die Datenschutzbestimmungen.

Beispieltext für Ihre DSGVO-Checkbox

Für jeden Zweck, für den personenbezogene Nutzerdaten verwendet werden, muss eine spezifische Zustimmung des Kontakts eingeholt werden.

Das bedeutet, dass eindeutig erkennbar sein muss, wofür sich Ihr neuer Kontakt anmeldet und was genau er oder sie zu erwarten hat. Wenn Sie Ihre Empfänger:innen beispielsweise über über die neuesten Produkt-Highlights, Werbeaktion (z.B ein Rabatt-Coupons) informieren möchten, benötigen Sie von Ihren Kontakten das Einverständnis für genau diese Nutzungszwecke.

Der Text für diese Einverständniserklärung kann zum Beispiel so aussehen:

  • „Ich willige ein, dass mich (Name/Firma des Verantwortlichen) per E-Mail über [Beschreibung von Waren und/oder Dienstleistungen] informiert. Meine Daten werden ausschließlich zu diesem Zweck genutzt. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.“
  • „Wenn Sie das Formular absenden, erklären Sie sich damit einverstanden, dass Ihre persönlichen Daten zum Zweck der Zusendung eines E-Mail-Newsletters mit Informationen über die Angebote von (Firmenname) und weitere Themen aus (Ihre Themengebiete) verwendet werden. Ihre Daten werden ausschließlich zur Versendung des Newsletters verwendet und nur an unseren E-Mail Marketing-Dienstleister weitergegeben. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.“
  • „Durch Anklicken des Buttons „Abschicken“ erklären Sie sich damit einverstanden, dass die (Firmenname, Adresse) regelmäßig Informationen zu (Thema) per E-Mail zuschickt. Sie können sich jederzeit von diesem Newsletter abmelden.“

Für unser neuestes E-Book zum Thema E-Mail Marketing im E-Commerce haben wir die Einwilligungsbedingungen zum Beispiel so formuliert:

Sie sehen, es gibt viele Wege, den Text für Ihre DSGVO-Checkbox zu formulieren. Achten Sie vor allem darauf, dass Sie den Inhalt des Textes in jedem Fall einhalten. Tun Sie das nicht, verärgern Sie nicht nur Ihre Abonnent:innen, sondern laufen auch der Gefahr eine Abmahnung zu kassieren – und das kann teuer für Sie werden.

🚀 Nun sind Sie an der Reihe

Lassen Sie Kundenherzen höher schlagen und versorgen Sie Ihre Newsletter-Abonnent:innen mit relevanten Inhalten und maßgeschneiderten Produktempfehlungen. Mit der Funktion “Anmeldung bei mehreren Listen” können Sie Ihrem Anmeldeformular im Nullkommanix Checkboxen hinzufügen und auf diesem Weg herausfinden, wofür sich Ihre Kontakte wirklich interessieren.  

Damit der Versand von interessenbasierten Newslettern auch DSGVO-konform ist, lassen sich über dieselbe Funktion auch Checkboxen hinzufügen, die nach einer eindeutigen und aktiven Zustimmung Ihrer Abonnent:innen fragen. 

Sie möchten ein DSGVO-konformes Newsletter-Anmeldeformular erstellen, aber haben noch nicht die passende E-Mail Marketing Software gefunden? Wir haben für Sie hier die Funktionen und Preise der vier beliebtesten Newsletter Softwares verglichen.

Mit der All-in-One Marketing-Plattform Sendinblue erstellen Sie nicht nur hübsche und DSGVO-konforme Newsletter-Anmeldeformulare, sondern auch weitere Online-Formulare erstellen.

Erfahren Sie hier alles über die Online-Formulare von Sendinblue und vergleichen Sie die Funktionen der 5 besten Online Form Builder.

Das Thema Datenschutz spielt bei uns eine große Rolle, weshalb Sie sich sicher sein können, dass der Umgang mit Daten absolut rechtssicher ist. Ob Kontrollkästchen, Abmeldelinks oder Double-Opt-in Mails – mit unseren Newsletter-Anmeldeformularen sammeln Sie effektiv und DSGVO-konform E-Mail-Adressen.

Stichwort Datenschutz: Haben Sie schon von Apple’s neuem Datenschutz-Feature gehört? Erfahren Sie in unserem ausführlichen Blog-Beitrag, welche Auswirkungen die Apple Mail Privacy Protection auf das E-Mail Marketing hat und welche Maßnahmen Sendinblue im Zuge dessen vornimmt.

Der Newsletter für Marketing Fans
Jetzt anmelden und monatlich die besten Tipps und Tricks für erfolgreiches E-Mail Marketing erhalten.
* Die Abmeldung vom Newsletter ist jederzeit möglich.

Sind Sie bereit, Ihr Marketing-Zen zu finden?

Sorgen Sie dafür, dass Ihr Arbeitstag völlig stressfrei verläuft, mit einer Lösung, die nur für Sie entworfen wurde.

Kostenloser Start