Juni 10, 2022

Was kostet ein CRM? Kosten und Nutzen von CRM-Systemen im Überblick 🔎

Lesezeit ungefähr 10 min
rosa sparschwein vor blau-pinkem hintergrund crm system kosten

Sie wollen sich ein CRM-System zulegen? Gute Entscheidung! Denn mit einem CRM können Sie Ihre Kund:innen so gut kennenlernen, dass Sie diese an jedem Punkt ihrer Customer Journey optimal bedienen können. Fast alle CRM-Systeme bieten Basisfunktionen rund um die Verwaltung von Leads und Bestandskund:innen – manche sogar ausgeklügelte Automatisierungsfunktionen und mehr. 

Doch die Nutzen eines CRM-Systems bringen Ihnen nichts, wenn eine solche Software nicht ins Budget Ihres Unternehmens passt. Deshalb schauen wir uns die Kosten von CRM-Systemen einmal näher an. Was kostet ein CRM und welche Faktoren bestimmen den Preis? In diesem Artikel bekommen Sie Antworten.


📊 6 Faktoren, die die Kosten von CRM-Systemen beeinflussen 

Die Kosten eines CRM-Systems können sehr unterschiedlich ausfallen. Um Ihnen trotzdem eine Zahl zu nennen: In unserem CRM-System-Vergleich haben wir 8 CRM Softwares auf Herz und Nieren untersucht, und die Kosten der Anbieter lagen zwischen 8€ und 41€ im Monat. Diese Preisspanne ist natürlich nur ein Richtwert. Folgende 6 Faktoren beeinflussen die Kosten von CRM-Systemen.

1. Art der Software

Wenn Sie bereits nach CRM-Lösungen recherchiert haben, werden Sie festgestellt haben: CRM-System ist nicht gleich CRM-System. Zum einen gibt es zwei verschiedene CRM-Arten: Cloud- und On-premise-Lösungen. Bei ersterer Variante erwerben Sie eine Nutzungslizenz, mit der Sie die Software eines Saas-Anbieters nutzen können. Die Software selbst besitzen Sie also nicht. Anders sieht es bei einer On-premise-Lösung aus: Diese gehört nach dem Kauf ganz Ihnen und wird lokal auf Ihren eigenen Servern installiert.

Je nachdem, für welche Variante Sie sich entscheiden, können unterschiedliche Kosten anfallen. Bei einer Cloud-Lösung zahlen Sie meist einen monatlichen Betrag für eine bestimmte Anzahl an Nutzer:innen; bei einer On-premise Software hingegen Anschaffungsgebühren, Hardware- und Instandhaltungskosten. Pauschal lässt sich nicht sagen, welche der beiden Optionen günstiger ist. Viele Unternehmen entscheiden sich jedoch für ein Cloud-CRM, weil diese meist ausgeklügeltere Funktionen besitzen als On-premise CRMs.

Wofür steht CRM eigentlich und was kann man konkret damit machen? In unserem Übersichts-Artikel beantworten wir diese und weitere Fragen.

2. Umfang der Software

Wer mehr will, zahlt oft auch mehr – das trifft auch auf die meisten CRM-Systeme zu. Dementsprechend müssen Sie für einige Software-Lösungen tiefer in die Tasche greifen als für andere. Während manche CRMs lediglich Basisfunktionen wie die Verwaltung von Kontakten anbieten, können Sie mit anderen sogar E-Mail Marketing betreiben und detaillierte Reportings erstellen.

Hier kommt es ganz auf Ihre Ansprüche an: Wenn Ihnen grundlegende Funktionen rund um die Organisierung Ihrer Kundenkontakte und Sales Pipeline ausreichen, können Sie bei der Wahl einer entsprechenden Software bares Geld sparen. Fragen Sie sich: Muss es eine Lösung mit unzähligen Features sein – wie zum Beispiel Salesforce oder HubSpot – oder tut es eine einfach zu bedienende Software mit den wichtigsten CRM-Funktionen auch?

3. Anzahl der Kontakte 

Die Kosten vieler CRM-Systeme richten sich nach der Anzahl Ihrer Kontakte. Vor allem Software-Anbieter, die außerdem auch E-Mail-Marketing-Funktionen anbieten, rechnen häufig nach der länge Ihrer Kontaktliste ab. Je mehr Kontakte Sie also in Ihrer Datenbank haben, desto höher sind oftmals die Kosten.

Vor allem für mittlere und große Unternehmen oder solche, die sich noch im Wachstum befinden, kann das schnell teuer werden. Deshalb empfiehlt es sich, bereits bei der Auswahl einer CRM Software auf das Preismodell zu achten. Gegebenenfalls eignet sich für Sie ein Anbieter, bei dem Sie eine unbegrenzte Anzahl an Kontakten in Ihr CRM hochladen beziehungsweise Marketing E-Mails an beliebig viele Empfänger:innen schicken können. Das ist zum Beispiel bei Sendinblue der Fall.

Auf der Suche nach E-Commerce Marketing Hacks? Hier verraten wir Strategien, Tipps und Best Practices.

4. Anzahl der Nutzer:innen

Ähnlich sieht es bei der Anzahl der Nutzer:innen aus, die Zugriff auf Ihr CRM haben sollen. In vielen Tarifen beliebter CRM-Anbieter ist die Nutzerzahl beschränkt, sodass Sie zusätzliche Nutzungslizenzen erwerben oder Ihr Paket upgraden müssen, wenn mehrere Teammitglieder auf das CRM-System zugreifen sollen. 

Auch hier lohnt sich der Blick ins Kleingedruckte: Manche CRMs unterscheiden nämlich in Benutzer:innen, die Daten lediglich einsehen können, und solche, die im CRM Änderungen vornehmen dürfen. So kann es sein, dass viele verschiedene Benutzer:innen mit einem CRM arbeiten können, ohne dass Sie dafür extra zahlen müssen, und zusätzliche Kosten lediglich für Nutzer:innen mit Bearbeitungszugriff anfallen. Wenn Sie planen, mehreren Kolleg:innen zu Ihrem CRM hinzuzufügen, schauen Sie bei der Auswahl am besten ins Detail.

5. CRM-Strategie 

Ein CRM-System macht nur Sinn, wenn Sie dieses auch im Einklang mit Ihrer Unternehmensstrategie nutzen. Bevor Sie sich eine Software zulegen, sollten Sie sich deshalb eine passende CRM-Strategie überlegen. Welche konkreten Ziele wollen Sie mit Customer Relationship Management erreichen? Wenn Sie das wissen, können Sie ein CRM wählen, das Ihren Ansprüchen gerecht wird. 

Denn die Kosten eines CRM-Systems richten sich auch danach, was Sie mit dem CRM alles machen wollen. Sie wollen mehr Leads in zahlende Kund:innen konvertieren? Das können Sie bereits mit einem günstigen CRM mit integrierter Vertriebs-Pipeline tun. Möchten Sie zusätzlich Ihr Lead Nurturing effizienter gestalten und individualisierte Marketing-Kampagnen automatisiert an Ihre Kontakte versenden? Dann macht vielleicht eine Software mit umfangreichen Automatisierungsfunktionen Sinn. 

Marketing Automation nimmt Ihnen viel Arbeit ab und macht gleichzeitig Ihre Kundschaft glücklich. Keine Sorge, falls Sie noch nicht viel Erfahrung in diesem Bereich haben: Diese drei Workflows lassen sich kinderleicht automatisieren.

6. Wartung und Schulung 

Ein neues CRM-System in Ihrem Unternehmen einzuführen bedeutet, dass Sie alle, die damit künftig arbeiten sollen, entsprechend schulen müssen. Wenn dies durch ein unternehmensinternes CRM-Projektteam geschieht, kostet das Zeit. Wenn Sie dafür auf eine externe Quelle zugreifen – zum Beispiel einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin Ihres CRM-Anbieters – kostet das gegebenenfalls Geld. Bedenken Sie auch: Je komplexer eine CRM Software ist, desto länger wird es dauern, bis Ihre Mitarbeiter:innen darin versiert sind. 

Ein weiterer Punkt, der die Kosten eines CRM-Systems beeinflussen kann, ist die Wartung beziehungsweise Instandhaltung Ihrer Software. Wenn Sie beispielsweise technische Probleme mit Ihrem CRM haben, benötigen Sie wahrscheinlich IT Support. Wenn Sie ein cloud-basiertes CRM nutzen, wird dieser üblicherweise von Ihrem SaaS-Anbieter gestellt. Sollten Sie sich hingegen für eine On-Premise-Lösung entschieden haben, müssen Sie eventuell einen Spezialisten oder eine Spezialistin von außerhalb hinzuziehen.

Wie Sie die Kosten Ihres CRM-Systems selbst beeinflussen können 

Was kosten CRM-Systeme? Wie Sie gesehen haben, ist es schwierig, darauf eine konkrete Antwort zu finden. Die gute Nachricht ist jedoch, dass Sie selbst Einfluss auf die Kosten Ihres CRM-Systems nehmen können! Mit folgenden Tipps können Sie sicherstellen, dass Sie nicht mehr für ein CRM ausgeben, als nötig.

  • Zahlen Sie nur für Funktionen, die Sie wirklich brauchen. Wenn Sie kein allzu umfangreiches CRM benötigen, können Sie – vor allem zum Einstieg – eine Software wählen, die grundlegende Basisfunktionen anbietet. 
  • Wählen Sie eine Lösung, die so einfach wie möglich und so komplex wie nötig ist. CRMs, die für Ihre Ansprüche eigentlich zu umfangreich sind, können Sie viel Zeit und Geld im Bereich der CRM-Einführung und des IT-Supports kosten.
  • Überlegen Sie sich im Vorfeld, wie Sie Ihr CRM jetzt und in Zukunft nutzen wollen. Wachsen Ihr Team und Ihre Kontaktliste stetig? Dann kann es Sinn machen, von Vornherein ein CRM-System zu wählen, das Ihren Ansprüchen auch in Zukunft gerecht wird. Wenn Sie nach nur wenigen Monaten auf ein neues CRM umsteigen müssen, weil Ihr altes Ihren Anforderungen nicht mehr entspricht, kostet auch das erneut Geld.

🤔 Sind die CRM-Kosten gerechtfertigt? 4 Nutzen eines CRM-Systems 

So viel zu den Kosten, die beim Kauf einer CRM Software auf Sie zukommen können. Doch lohnt es sich überhaupt, Geld für ein CRM-System auszugeben und Zeit in dessen Einrichtung zu investieren?

Generell können Sie mit der systematischen Verwaltung Ihrer Kundenbeziehungen per CRM nichts falsch machen. Ein CRM-System hat demnach praktisch nur Vorteile – welche genau, das haben wir uns in diesem Artikel angeschaut. Hier ist eine Übersicht der 4 größten Nutzen eines CRM-Systems:

Effizienz 

Eine CRM Software hilft Ihnen und Ihren Teams dabei, effizienter zu arbeiten. Da Sie Kundendaten ganz einfach hinzufügen und in Echtzeit aktualisieren können, sind alle wichtigen Informationen immer griffbereit. So müssen Sie nicht mühsam nach bestimmten Infos suchen oder händisch Kundendaten in eine Excel-Liste einpflegen – das spart Zeit. Gleiches gilt für die Organisation Ihres Vetriebsprozesses: Mit einem CRM-System können Sie Leads identifizieren und diese zielgerichtet ansprechen – Stichwort: Lead Management. Wenn Sie wissen, was Ihre (potenziellen) Kund:innen interessiert und was nicht, können Sie sich unpassende Angebote sparen. Auch dadurch sparen Sie Ressourcen

Zu guter Letzt wird auch Ihr Kundenservice dank eines CRM-Systems effizienter. Denn dieser hat jederzeit einen Überblick darüber, welche Kund:innen in der Vergangenheit bereits mit dem Support Kontakt hatten und ob deren Anliegen zufriedenstellend gelöst wurden. So können Ihre Mitarbeiter:innnen Ihre Kundschaft besser betreuen.

Messbarkeit 

Damit Kundeninformationen für verlässliche Prognosen genutzt werden können, müssen diese messbar sein. Das ist bei Daten in einem CRM-System der Fall. Hier können Sie konkret sehen, wie es um Ihre Kundschaft steht. Wie viele Neukund:innen sind im vergangenen Quartal dazu gekommen und wie viele Leads haben tatsächlich einen Deal mit dem Sales Team abgeschlossen? Wie viele Anfragen hat der Kundenservice beantwortet und wie viele davon erfolgreich? 

Das hilft Ihnen, Ihren Erfolg zu beziffern, Strategien neu auszurichten und Zukunftsprognosen zu treffen.

Umsatzsteigerung 

Mit einem CRM-System können Sie den Umsatz Ihres Unternehmens steigern. Klingt zu gut, um wahr zu sein? Stimmt aber! Denn der Hauptgrund, CRM zu betreiben, ist die Steigerung der Kundenzufriedenheit und -bindung. Und wenn Kund:innen Ihrem Unternehmen positiv eingestellt sind, steigt die Chance, dass Sie immer wieder bei Ihnen einkaufen. Gleichzeitig kostet Sie die Haltung von Bestandskund:innen in der Regel deutlich weniger Geld als die Akquise neuer Kund:innen. Das Geld, was Sie mit gut umgesetztem CRM einsparen, können Sie anderswo wieder investieren – und somit Ihrem Umsatz erneut einen Boost verpassen.

Apropos: Wie sieht erfolgreiches CRM eigentlich aus? Wir haben uns 5 Praxisbeispiele bekannter Unternehmen angeschaut und daraus Learnings abgeleitet.

Kosteneinsparung 

Wie eben bereits angesprochen, können Sie mit einem CRM an vielen Ecken Geld sparen. Das mag anfangs vielleicht paradox klingen, da Sie zunächst einmal Geld in eine CRM Software investieren müssen. Doch langfristig gesehen können Sie mit einem CRM-System diverse Kosten reduzieren – vorausgesetzt natürlich, Sie wählen ein CRM-System, das zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt.

Zum Beispiel erlaubt Ihnen ein CRM, individuellere Marketing-Kampagnen zu entwerfen. Wenn Sie wissen, was Ihre Kund:innen wollen, können Sie weniger Geld für breit gestreute Marketing-Nachrichten ausgeben, bei denen Sie hoffen, dass einige davon bei den richtigen Empfänger:innen ankommen. Stattdessen können Sie Kund:innen genau die Produkte oder Dienstleistungen empfehlen, die für sie interessant sind. Mit manchen CRMs können Sie dies sogar automatisiert tun. Ein Beispiel sind automatische E-Mails an Kund:innen, die für längere Zeit inaktiv waren. 

Sie sehen also: Mit einem CRM-System sparen Sie sich jede Menge Zeit, Nerven und Ressourcen – und damit im Endeffekt auch Kosten.

💰 Das Fazit zu CRM-Kosten: Lohnt es sich, Geld für ein CRM-System auszugeben?

Wenn man die Kosten von einem CRM-System den Nutzen gegenüberstellt, kristallisiert sich eines recht schnell heraus: In den allermeisten Fällen lohnt sich ein CRM für große wie kleine Unternehmen – selbst, wenn es Geld kostet. Denn im Laufe der Zeit sparen Sie mit durchdachtem Kundenbeziehungsmanagement genug Ressourcen, um den bezahlten Preis wieder wettzumachen. Wenn Sie die 6 Faktoren, die den Preis von CRM-Systemen beeinflussen, stets im Blick behalten, können Sie sogar selbst dazu beitragen, die Kosten Ihrer CRM-Software so gering wie möglich zu halten.

Letztendlich raten wir Ihnen, bei Ihrer Software-Auswahl nicht nur auf die Kosten zu achten, sondern auch auf Faktoren wie Benutzeroberfläche und Funktionsumfang. Dann können Sie sicher sein, dass die Nutzen Ihres CRMs am Ende auch dessen Kosten rechtfertigen.

Der Newsletter für Marketing Fans
Jetzt anmelden und monatlich die besten Tipps und Tricks für erfolgreiches E-Mail Marketing erhalten.
* Die Abmeldung vom Newsletter ist jederzeit möglich.

Sind Sie bereit, Ihr Marketing-Zen zu finden?

Sorgen Sie dafür, dass Ihr Arbeitstag völlig stressfrei verläuft, mit einer Lösung, die nur für Sie entworfen wurde.

Kostenloser Start