September 12, 2022

Calendly-Alternativen: 8 Terminbuchungs-Tools im Vergleich 🔎

Lesezeit ungefähr 13 min
abreißkalender mit benachrichtigungssymbol calendly alternativen

Ob B2B oder B2C: Wer heutzutage Termine mit Kund:innen vereinbaren will, tut das am besten mit einem Online-Terminbuchungs-Tool. Das ist oft einfacher, als Termine per Telefon oder E-Mail zu vereinbaren. Eine beliebte Software, mit der Sie online Termine vereinbaren können, ist Calendly.

In diesem Artikel erklären wir, was Calendly zu bieten hat und vergleichen das Tool mit 8 Alternativen, die eventuell besser zu Ihnen passen.

💪 Das kann Calendly

Calendly ist eines der bekanntesten Terminbuchungs-Tools. Doch was kann die Anwendung genau? Wir geben Ihnen einen Überblick.

Terminbuchung

Die Kernfunktion von Calendly ist die Terminbuchung. Wenn Leads und Kund:innen Ihre Website besuchen und Sie dort Calendly eingebettet haben, können sie sich mit nur wenigen Klicks einen Slot im virtuellen Terminkalender aussuchen. Sie können den Link zu Ihrem Kalender auch einfach kopieren und per E-Mail und Social Media teilen. 

Automatisierung

Noch smarter wird die Online-Terminbuchung mit Calendly durch zahlreiche Automatisierungsmöglichkeiten. So können Sie beispielsweise Workflows für den Versand von Erinnerungs-Nachrichten und Terminbestätigungen erstellen. Außerdem können Sie gebuchte Termine automatisch verfügbaren Teammitgliedern zuordnen.

Auch im E-Mail Marketing können Sie dank Marketing Automation viel Zeit sparen.

Integrationen 

Wenn Sie möchten – und bereit sind, dafür zu zahlen – können Sie Calendly auch mit Ihrem CRM, Ihrer E-Mail Marketing Software und weiteren Kalendern, z.B. Google Calendar, verbinden. Insgesamt bietet Calendly über 700 App-Integrationen an, die meisten davon allerdings erst ab dem Professional-Tarif. Zu den bekanntesten Integrationen zählen Zoom, PayPal, Google Analytics und MailChimp. 

🤔 Warum sollte ich mich nach einer Calendly-Alternative umschauen?

Klingt nicht schlecht, oder? Trotzdem kann es sich für Sie lohnen, auf der Suche nach einem Terminbuchungs-Tool auch die ein oder andere Calendly-Alternative in Betracht zu ziehen. Warum, erklären wir in diesem Abschnitt.

DSGVO

Der wohl größte Nachteil von Calendly ist die mangelnde DSGVO-Konformität. Calendly ist ein US-amerikanischer Anbieter, dessen Server sich ebenfalls in den USA befinden. Das Problem: Wenn Sie Calendly nutzen, erheben Sie personenbezogene Daten Ihrer Kund:innen, die dann in den USA gespeichert werden. Damit ist der Anbieter nicht zu 100% DSGVO-konform. Das Problem können Sie umgehen, indem Sie ein Tool wählen, das Daten auf Servern innerhalb der EU speichert.

Eingeschränkte kostenlose Version

Calendly können Sie völlig kostenlos nutzen. Das mag zunächst gut klingen, allerdings stoßen Sie bezüglich des Funktionsumfangs mit der Gratis-Version von Calendly schnell an Ihre Grenzen. So sind die meisten Integrationen erst im Professional-Tarif für $12/Monat verfügbar. Außerdem können Sie mit der kostenlosen Version keine Benachrichtigungen verschicken, keine Automatisierungen einrichten und auch keine Zahlungen abwickeln. Bei einigen Calendly-Alternativen sind diese und weitere Funktionen bereits im kostenlosen Tarif inbegriffen. 

Wenn Sie Ihren Kund:innen lieber per E-Mail Termine vorschlagen, finden Sie in diesem Artikel Tipps zur Formulierung.


⚖️ 8 Calendly-Alternativen im Vergleich

So viel zu den Vor- und Nachteilen von Calendly. Wenn Sie sich nun dazu entschieden haben, nach einer Calendly-Alternative zu schauen, hilft Ihnen unser Vergleich vielleicht weiter. Wir haben uns 8 der besten Calendly-Alternativen im Detail angeschaut und die Tools miteinander verglichen.

MeetFox

screenshot der calendly alternative meetfox

Das erste Tool in unserem Vergleich stammt vom österreichischen Anbieter MeetFox. Auch mit MeetFox können Sie personalisierte Buchungsseiten erstellen, über die Ihre Leads und Kund:innen dann Termine mit Ihnen vereinbaren können. Den entsprechenden Buchungslink können Sie auf Ihrer Website, aber auch auf Instagram, Facebook, Google und Co. einbetten. Wie auch Calendly bietet MeetFox eine Synchronisierung mit Outlook- und Google-Kalendern an.

Und MeetFox kann noch mehr: Wenn Sie erst einmal einen Kundentermin vereinbart haben, können Sie direkt im Browser ein Videotelefonat starten, ohne dafür auf einen Drittanbieter (Zoom o.Ä.) zurückgreifen zu müssen. Und wenn Sie möchten, können Sie über MeetFox außerdem Zahlungen abwickeln – zum Beispiel, wenn Sie eine Buchungsgebühr erheben wollen.


Das macht MeetFox zu einer guten Calendly-Alternative:

  • DSGVO-konform: Die Server von MeetFox stehen innerhalb der EU, genauer gesagt in Frankfurt (Main) – ein großer Vorteil gegenüber US-Anbietern wie Calendly. Laut eigener Aussage ist das Tool zu 100% DSGVO-konform.
  • Umfangreicher kostenloser Tarif: Genau wie Calendly bietet auch MeetFox eine kostenlose Version seiner Software an. Der große Unterschied: Bereits mit der Gratis-Version von MeetFox können Sie Zahlungen abwickeln – gegen Gebühr – und Ihre Kund:innen automatisch an gebuchte Termine erinnern.


Doodle

screenshot der calendly alternative doodle

Das Schweizer Terminbuchungs-Tool Doodle dürfte vielen von Ihnen bekannt sein. Mit diesem Tool können Sie Buchungsseiten erstellen, Terminerinnerungen einrichten und dank der Gruppenumfragen-Funktionen auch mit mehreren Personen gleichzeitig Termine planen. Diverse Integrationen sind auch verfügbar, zum Beispiel für Microsoft Teams, Google Meet und Zapier.

Das macht Doodle zu einer guten Calendly-Alternative:

  • Europäischer Serverstandort: Doodle speichert Nutzerdaten auf Servern in Frankfurt und in Irland. Damit wird die Problematik der Datenübertragung in die USA umgangen.
  • Gratis Gruppentermine: Bei Doodle haben Sie die Möglichkeit, entweder 1:1 Meetings mit Kund:innen zu buchen, oder aber mehrere Personen einer Gruppe hinzuzufügen und dieser dann Termine vorzuschlagen. Das ist bereits mit der kostenlosen Version möglich. 


SimplyBook.me

screenshot der calendly alternative simplybookme

Das nächste Tool heißt SimplyBook.me. Auch damit können Sie Ihren Terminkalender in Ihre Website integrieren, oder aber Sie leiten Interessent:innen per Link von Social Media oder Google auf Ihre Buchungsseite weiter. Um letztere ansprechend zu gestalten, können Sie bei SimplyBook.me aus über 20 Designvorlagen auswählen und sie nach Ihren Wünschen anpassen. 

Neben Standard-Funktionen aus dem Bereich der Online-Terminbuchung wartet diese Calendly-Alternative mit jeder Menge fortgeschrittener Features auf. So können Sie zum Beispiel individuelle Anmeldeformulare erstellen, Reportings erstellen und sogar einen HTML E-Mail Editor nutzen.

Die meisten dieser Funktionen sind jedoch erst in den höheren Tarifen erhältlich.


Das macht SimplyBook.me zu einer guten Calendly-Alternative:

  • Funktionsumfang: SimplyBook.me bieten eine Vielzahl an Funktionen, die es bei Calendly – und vielen anderen Calendly-Alternativen – nicht gibt. 


OnceHub (ehemals ScheduleOnce)

screenshot der calendly alternative oncehub

Die nächste Calendly-Alternative in unserer Liste ist OnceHub. Das Besondere an diesem Tool ist, dass Sie damit Terminvorschläge nicht nur auf Ihrer Buchungsseite anbieten können, sondern direkt im Kundenchat. Wenn ein Lead also per Live Chat oder Chatbot mit Ihnen kommuniziert und Interesse zeigt, können Sie ihm direkt im Chat einen Termin vorschlagen. 

Außerdem können Sie mit OnceHub Kontaktformulare erstellen, über die Leads und Kund:innen ebenfalls Termine buchen und mehr über sich und ihr Unternehmen erzählen können. Auch das Vorschlagen von mehreren Terminen an eine Gruppe ist möglich.

Sie sollten jedoch beachten, dass die OnceHub Server in den USA stehen und die Benutzeroberfläche nur auf Englisch verfügbar ist.


Das macht OnceHub zu einer guten Calendly-Alternative:

  • Funktionen: OnceHub bietet eine Reihe interessanter Funktionen an, die Sie bei Calendly so nicht finden.
  • Großzügige Gratis-Version: Während die kostenlose Calendly-Version von nur einer Person genutzt werden kann, sind im kostenfreien Tarif bei OnceHub bis zu 3 Personen inbegriffen.

Sie möchten sich lieber nach anderen Live Chat Softwares umschauen? Dann hilft Ihnen unser Vergleich vielleicht weiter.


Mixmax

screenshot der calendly alternative mixmax

Mixmax ist mehr als nur ein Online-Buchungssystem und sticht auch sonst aus unserem Vergleich heraus. Denn diese Calendly-Alternative ist dafür gedacht, die Funktionalität der Google Suite, also Gmail und Co., zu erweitern. Mit Mixmax können Sie Ihren E-Mails einen Terminkalender hinzufügen, über den Ihre Empfänger:innen mit nur wenigen Klicks Meetings mit Ihnen buchen können.

Darüber hinaus bietet Mixmax Funktionen, die über die Terminvereinbarung hinausgehen. So können Sie mit der Software zum Beispiel E-Mail Tracking betreiben. Wenn Sie das CRM von Salesforce nutzen, können Sie dieses dank Mixmax mit Ihrem Gmail Account verbinden und so Ihre Kundendatenbank immer aktuell halten.

Aber Achtung: Mixmax funktioniert bisher nur mit Gmail.

Das macht Mixmax zu einer guten Calendly-Alternative:

  • Terminbuchung per Gmail: Wenn Sie Termine am liebsten per E-Mail vereinbaren, aber auf einen virtuellen Terminkalender nicht verzichten möchten, dann sollten Sie sich Mixmax näher anschauen.


Setmore

screenshot der calendly alternative setmore

Benutzerdefinierte Buchungsseiten, Zahlungen, Integrationen: Auch mit Setmore bekommen Sie ein solides Tool zur Online-Buchung von Terminen. Generell ist das Tool Calendly sehr ähnlich, sowohl was den Funktionsumfang, als auch den Server-Standort USA angeht. 


Das macht Setmore zu einer guten Calendly-Alternative:

  • Mehr kostenlose User: Bei Setmore können bis zu 4 Nutzer:innen auf die kostenlose Version zugreifen, bei Calendly hingegen nur ein User. Außerdem bekommen Sie Zusatz-Features wie SMS-Erinnerungen und Integrationen mit PayPal und Stripe schon ab $5/Monat.


Chili Piper

screenshot der calendly alternative chili piper

Chili Piper ist ein Tool, das vor allem im Sales-Bereich genutzt wird und dessen Kernkompetenz es ist, Leads in Kund:innen zu konvertieren. Eine Option, online Termine zu buchen, gibt es bei Chili Piper auch – danke eines Feature namens Instant Booker.

Bei der Terminbuchung mit Chili Piper haben Sie einige interessante Möglichkeiten, die bei Calendly fehlen. So können Sie zum Beispiel festlegen, dass nur qualifizierte Leads Termine mit Ihnen buchen können. Und wenn Sie Chili Piper mit Ihrem CRM verbinden, können Sie Ihre Leads automatisch an die qualifiziertesten Sales-Mitarbeiter:innen weiterleiten. So können Sie beispielsweise festlegen, dass Leads aus einer bestimmten Branche immer an ein bestimmtes Team weitergeleitet werden.

Das macht Chili Piper zu einer guten Calendly-Alternative:

  • Sales-Fokus: Wenn Sie nach einer Lösung für Ihr Sales Team suchen und Ihre Conversion Rate mittels Online-Terminbuchungen erhöhen möchten, könnte Chili Piper für Sie interessant sein.
  • Tiefergehende Funktionen bei der Terminzuweisung: Während Sie mit Chili Piper Leads segmentieren und an individuelle Mitarbeiterinnen übergeben können, gibt es bei Calendly lediglich eine Round-Robin-Funktion, mit der gebuchte Meetings automatisch an gerade verfügbare Teammitglieder verteilt werden.


Youcanbook.me

screenshot der calendly alternative youcanbookme

Das letzte Tool in unserem Vergleich der Calendly-Alternativen ist wieder eine reine Terminbuchungs-Software. Mit dem Tool des britischen Anbieters Youcanbook.me können Sie Buchungsseiten einrichten, E-Mail- und SMS-Erinnerungen an Leads und Kund:innen senden und Ihren Kalender, Ihr CRM oder Ihre Newsletter Software verknüpfen. Auch bei diesem Tool sind die Unterschiede zu Calendly eher gering. 

Das macht Youcanbook.me zu einer guten Calendly-Alternative:

  • Benutzerfreundlichkeit: Youcanbook.me hat eine übersichtliche Benutzeroberfläche – diese ist jedoch nur auf Englisch verfügbar.


💰 Preisvergleich: Das kosten die Calendly-Alternativen

Funktionen, DSGVO-Konformität, Benutzeroberfläche: All das sind wichtige Kriterien, die Sie bei der Wahl einer passenden Calendly-Alternative berücksichtigen sollten. Aber auch der Preis spielt eine Rolle – vor allem für kleinere Unternehmen. Deshalb haben wir Ihnen die Preise aller 8 Calendly-Alternativen in folgender Tabelle zusammengefasst.

Anbieter kostenloser Tarif kostenpflichtiger Tarif
Calendly ja ab $8/User/Monat
MeetFox ja ab $10/User/Monat
Doodle ja ab 6,95€/User/Monat
Simplybook.me ja ab 6,70€/15 User/Monat
OnceHub ja ab $10/User/Monat
Mixmax ja ab $9/User/Monat
Setmore ja ab $5/User/Monat
Chili Piper (Instant Booker) nein ab $15/User/Monat
Youcanbook.me ja ab $10/Kalender/Monat


🚀 Welche Calendly-Alternative passt zu mir?

Sie sehen also: Wenn Sie nach einer Calendly-Alternative suchen, haben Sie oft die Qual der Wahl. Wie Sie im Dschungel der Online-Terminplaner dennoch den Überblick behalten und eine Calendly-Alternative wählen, die wirklich zu Ihnen passt? Ganz einfach: Mit unserer Checkliste!

1. Was soll mein Tool können? 

Machen Sie sich zunächst bewusst, wofür Sie das Tool überhaupt nutzen möchten. Wollen Sie eine Buchungsseite in Ihre Website einbetten, oder geht es Ihnen hauptsächlich darum, Ihren E-Mail-Kontakten einen virtuellen Terminkalender mitzuschicken, in den sich diese eintragen können? Legen Sie Wert auf eine Vielzahl ausgefeilter Funktionen, oder reichen Ihnen grundlegende Features aus? 

2. Welche Programme will ich mit meinem Tool verknüpfen?

Wie Sie in unserem Vergleich sehen können, bieten alle unsere Calendly-Alternativen Integrationen an, die es Ihnen erlauben, Ihr Buchungs-Tool mit anderen Softwares zu verbinden. Eine lange Liste an verfügbaren Plugins ist zwar schön und gut, bringt Ihnen aber nichts, wenn die Softwares, mit denen Sie täglich arbeiten, nicht dabei sind. Deshalb lautet unser Tipp: Überlegen Sie sich, welche Anwendungen Sie mit Ihrer Calendly-Alternative synchronisieren möchten – zum Beispiel Ihr CRM-System (HubSpot CRM, Salesforce), Ihre Newsletter Software (MailChimp, Sendinblue) oder Ihren Kalender (Google Kalender, iCloud-Kalender). Falls Sie über Ihr Tool auch Zahlungen abwickeln wollen, sollten Sie sich Integrationen mit PayPal, Stripe und Co. näher anschauen.

3. Wie viele Personen sollen mit meinem Tool arbeiten?

Diese Frage ist vor allem wichtig, wenn es um den Preis geht. Viele Calendly-Alternativen werden teurer, je mehr User auf das Tool zugreifen beziehungsweise je mehr Kalender Sie mit Ihrem Tool synchronisieren. Stellen Sie sich deshalb bereits zu Beginn die Frage, wie viele Zugänge Sie benötigen.

4. Wie wichtig ist mir die Einhaltung der DSGVO?

Viele Unternehmen, die sich nach einer Calendly-Alternative umschauen, tun dies vor allem aus einem Grund: dem Datenschutz. Wenn Sie Wert auf ein zu 100% DSGVO-konformes Terminbuchungs-Tool legen, sollten Sie zum Beispiel auf einen Serverstandort innerhalb der EU achten. Außerdem sollten Sie sich die individuellen Datenschutzbestimmungen der einzelnen Anbieter durchlesen und dann entscheiden, ob die Softwares Ihren Ansprüchen an den Datenschutz genügen.

5. Benötige ich eine deutsche Benutzeroberfläche?

Zu guter Letzt sollten Sie bedenken, dass einige der von uns vorgestellten Calendly-Alternativen keine deutsche Benutzeroberfläche und keinen deutschsprachigen Support anbieten. Das kann zum Problem werden, wenn nicht alle Mitarbeiter:innen mit einem komplett englischsprachigen Tool zurechtkommen.

💡 Fazit: Calendly-Alternativen finden – darauf kommt es an

Ein Tool zur Online-Terminbuchung nimmt Ihnen und Ihren Leads und Kund:innen jede Menge Arbeit ab. Ganz gleich, ob Sie ein kleines Startup oder ein gewachsenes Unternehmen sind – wenn Sie regelmäßig Termine an Leads und Kund:innen vergeben, macht die Nutzung einer solchen Software definitiv Sinn.

Ob die Wahl dabei auf Calendly oder eine Alternative fällt, bleibt natürlich ganz Ihnen überlassen. Am besten machen Sie sich Ihre Ansprüche und Ihr Budget bewusst und entscheiden dann, welches Terminbuchungs-Tool am besten zu Ihnen passt. Die gute Nachricht: Bis auf Chili Piper bieten alle unsere Calendly-Alternativen dauerhaft kostenlose Versionen an. So können Sie in Ruhe testen, welches Tool Ihnen am besten gefällt, ohne auch nur einen Cent dafür zu bezahlen. 

Übrigens: Auch mit Sendinblue können Sie in naher Zukunft online Termine buchen. Bleiben Sie gespannt!

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